* Giai đoạn lập kế hoạch phân tích
Tại PGBank, phòng Kế toán tài chính chưa thực hiện việc lập kế hoạch phân tích một cách chu đáo. Công việc phân tích được trưởng phòng phân công cho từng người trong phòng và thực hiện theo định kỳ. Trong đó, công việc phân tích thường do một hay hai cán bộ phụ trách chính, các cán bộ khác thực hiện công việc trợ giúp theo sự chỉ đạo của cán bộ phụ trách phòng.
* Giai đoạn tiến hành phân tích
Sưu tầm, kiểm tra tài liệu
Tài liệu phục vụ phân tích tình hình tài chính được phòng Kế toán Tài chính tổng hợp tại Hội sở chính PGBank thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:
- Các báo cáo tài chính, bảng cân đối vốn kinh doanh: phòng Kế toán cung cấp
- Các tài liệu kế hoạch kinh doanh
- Các tài liệu tình hình tín dụng: phòng Quản lý rủi ro và các Chi nhánh đưa lên
hệ thống nội bộ PGBank, các nhân viên phân tích có thể vào hệ thống để lấy số liệu.
- Các tài liệu về tình hình nguồn vốn: Khối nguồn vốn cung cấp.
- Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chế độ liên quan đến hoạt động kinh
doanh của Ngân hàng: tra cứu trên hệ thống PGBank
- Ngoài ra còn sử dụng thêm các số liệu tham chiếu từ các NHTMCP khác.
Tuy nhiên, tài liệu đã được sử dụng để phân tích tài chính tại PGBank chủ yếu là báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) để phân tích sơ bộ kết quả thực hiện chỉ tiêu. Ngoài ra còn sử dụng bảng cân đối các
45
tài khoản để thêm các thông tin chi tiết đồng thời dựa vào các tài liệu, thông tin do các Khối,phòng ban chức năng cung cấp để phân tích một cách đầy đủ, chi tiết về nguyên nhân và nhân tố làm ảnh hưởng tới kết quả thực hiện chỉ tiêu.
Do có nhiều nguồn tài liệu nên cần phải kiểm tra, đối chiếu các tài liệu trước khi sử dụng. Số liệu phân tích mới chỉ dừng lại phân tích tổng quan các chỉ tiêu cơ bản, chưa đi sâu phân tích được các mặt, các khía cạnh đa chiều và chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, từng vùng miền; chưa hiệu quả theo từng khách hàng, từng loại sản phẩm dịch vụ… Việc phân bổ chi phí chi tiết đến từng bộ phận phòng ban chưa có chính xác, do đó việc đánh giá kết quả kinh doanh từng bộ phận chưa được chính xác, cần thiết gấp rút phải nâng cấp hệ thống, chương trình phân tích chuyên biệt.
Tiến hành phân tích
Trên cơ sở các tài liệu đã thu thập được, cán bộ phụ trách phân tích tiến hành tính toán so sánh các chỉ tiêu phân tích tương ứng, theo các nội dung phân tích được lựa chọn.
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa hoạt động Ngân hàng, PGBank đã xây dựng một chương trình báo cáo tài chính để khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu Ngân hàng, từ đó tính toán và so sánh một số chỉ tiêu phân tích cơ bản. Chương trình này phần nào hỗ trợ cho phân tích tình hình tài chính tại PGBank. Tuy nhiên, chương trình phân tích báo cáo tài chính chưa thực sự hoạt động ổn định, mới tính toán được kết quả và so sánh một số chỉ tiêu phân tích cơ bản trên phạm vi toàn hệ thống và từng đơn vị thành viên, như các chỉ tiêu phản ánh quy mô, cơ cấu tài sản, nguồn vốn, dư nợ tín dụng. Do đó, cán bộ phân tích chỉ sử dụng chương trình phân tích khi cần báo cáo nhanh các chỉ tiêu phân tích cơ bản. Với các chỉ tiêu có cách tính phức tạp, số liệu chi tiết, cán bộ phân tích phải thực hiện thủ công.
Sau khi có được kết quả so sánh các chỉ tiêu giữa kỳ phân tích với kỳ gốc thể hiện dưới bảng phân tích tổng hợp. Từ bảng đó, cán bộ phân tích rút ra từng nhận xét đối với từng nội dung phân tích.
46
Như vậy, việc phân tích tình hình tài chính tại PGBank mới chỉ dừng lại ở mức độ sử dụng phương pháp so sánh, phương pháp phân chia, để thấy được sự biến động của các chỉ tiêu tổng hợp và chỉ tiêu bộ phận, chưa đi sâu vào phân tích các nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố tới chỉ tiêu phân tích. * Giai đoạn kết thúc phân tích
Lập báo cáo phân tích
Phòng Kế toán Tài chính của PGBank tiến hành lập báo cáo phân tích đối với các kỳ phân tích định kỳ 6 tháng hoặc một năm trên phạm vi toàn hệ thống PGBank. Với các kỳ phân tích theo định kỳ tháng hoặc theo các Khối, phòng ban thông thường chỉ tính toán và báo cáo các chỉ tiêu chính.
Báo cáo phân tích tình hình tài chính định kỳ 6 tháng hoặc một năm trên phạm vi toàn hệ thống thường tập trung chủ yếu vào phân tích kết quả hoạt động kinh doanh và chỉ tiêu lợi nhuận, ít đề cập đến các nội dung khác do hạn chế về mặt hệ thống chương trình phân tích. Nhiều khi báo cáo đi quá chi tiết vào việc phân tích thu nhập và chi phí. Mặc dù báo cáo phân tích phần nào đề cập đến các nhân tố ảnh hưởng tới chỉ tiêu phân tích nhưng chưa tính toán mức độ ảnh hưởng cụ thể. Do đó, các ý kiến đề xuất nhằm phát huy các mặt mạnh, khắc phục những tồn tại thiếu sót để khai thác sử dụng có hiệu quả hơn nguồn lực của Ngân hàng còn ở dạng chung chung, chưa cụ thể.
Báo cáo kết quả phân tích
Kết quả phân tích chủ yếu được báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc của PGBank hoặc công bố các chỉ tiêu chính tại các cuộc họp giao ban hàng tháng, 6 tháng và cuối năm, chưa thực hiện công bố rộng rãi cho cán bộ, công nhân viên. Do đó, cán bộ nhân viên của Ngân hàng khó nắm bắt được tình hình tài chính một cách toàn diện cũng như những điển hình tiên tiến và những tồn tại, thiếu sót của từng bộ phận để từ đó có chương trình làm việc cụ thể, thiết thực, hướng tới lợi ích chung của toàn hệ thống PGBank. Như vậy kết quả phân tích tình hình tài chính của PGBank chưa thực sự phục vụ đủ cho công tác quản lý vĩ mô của Ngân hàng.
47
Hồ sơ phân tích do phòng Kế toán Tài chính lưu trữ. Tuy nhiên việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ còn do từng cá nhân được giao nhiệm vụ phân tích thực hiện, chưa sắp xếp, lưu trữ hồ sơ một cách nhất quán và có hệ thống.