bản mụ tả cụng việc
3.3.4.1. Mục tiờu của biện phỏp
Trong bất kỡ tổ chức nào, việc đỏnh giỏ đội ngũ núi chung và VCHC núi riờng nhằm thực hiện cỏc mục tiờu sau:
- Cung cấp cỏc thụng tin về chất lượng, tớnh hiệu quả của việc hoàn thành cỏc nhiệm vụ theo chức trỏch. Việc đỏnh giỏ sẽ cung cấp thụng tin, một mặt, giỳp cho đội ngũ VCHC điều chỉnh cụng việc theo hướng tăng chất lượng, hiệu quả. Mặt khỏc, sẽ giỳp tạo động lực, mục tiờu, phương hướng nhằm động viờn VCHC phỏt huy cỏc tiềm năng của họ, thụng qua hỡnh thức khen thưởng, thi đua… đỏp ứng được yờu cầu của đơn vị và cỏc nhu cầu của cỏc nhúm lợi ớch liờn quan.
80
- Cung cấp thụng tin cho cỏc nhà quản lý để qui hoạch, bố trớ, phỏt triển nhõn sự, khai thỏc tối ưu những khả năng và tiềm năng của VCHC. Từ đú cú thể đề xuất cỏc kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, phỏt triển chuyờn mụn, nghiệp vụ và nõng cao trỡnh độ học vấn cũng như ỏp dụng cỏc biện phỏp phỏt triển nhõn sự của đơn vị và cỏc nhúm lợi ớch liờn quan.
Một số tài liệu về quản trị nguồn nhõn lực của nước ngoài cú chỉ rừ việc đỏnh giỏ đội ngũ cần đảm bảo yờu cầu INFROM (Identify-Note-Focus- Offer-Record-Modify).
Identify: Đỏnh giỏ phải theo chuẩn, mục tiờu và tiờu chớ cụ thể Note: Đỏnh giỏ phải chỳ ý đến khả năng cung cấp thụng tin để
người được đỏnh giỏ tiến bộ
Focus: Đỏnh giỏ phải tập trung vào năng lực, kĩ năng và minh chứng về kết quả, sản phẩm cuối
Record: Đỏnh giỏ phải cú tớnh kế thừa, ghi nhận những điểm quan
trọng, đỏng lưu ý
Modify: Đỏnh giỏ phải làm căn cứ để điều chỉnh cụng việc, khuyến
khớch, tạo động lực
3.3.3.2. Nội dung của biện phỏp
- Cỏc phũng, khoa, đơn vị bộ phận xõy dựng bản mụ tả cụng việc chi tiết cho từng vị trớ việc làm và đỏnh giỏ dựa vào bản mụ tả cụng viờ ̣c của mụ ̣t người đang đảm nhiờ ̣m vi ̣ trí đó ;
- Cỏc phũng, khoa, đơn vị xõy dựng qui trỡnh thực hiện cụng việc, lưu đồ xử lớ cụng việc. Trong đú, ghi rừ đối tượng và mối quan hệ thực hiện cụng việc, kết quả đầu ra, sản phẩm cuối;
- Xõy dựng và hoàn thiện qui trỡnh đỏnh giỏ VCHC theo tiờu chớ, thường xuyờn và định kỡ hàng năm, đỏnh giỏ tổng thể và đỏnh giỏ theo qui trỡnh cụng việc; kết hợp đỏnh giỏ và tự đỏnh giỏ; thu thập thụng tin đỏnh giỏ
81
qua nhiều kờnh: đồng nghiệp, nhà quản lý, đội ngũ giảng viờn, sinh viờn và cỏc bờn liờn quan trong hoạt động của đội ngũ này. Cõ̀n tham khảo khuyờ́n cỏo đảm bảo yờu cầu INFROM (Identify-Note-Focus-Offer-Record-
Modify) như đã đờ̀ cõ ̣p trờn.
- Đề xuất phương ỏn thi đua, khen thưởng, động viờn kịp thời.
Việc đỏnh giỏ VCHC theo cỏch tiếp cận trờn, nếu được triển khai đồng bộ, hệ thống, cụng khai và cụng bằng sẽ tạo động lực lớn cho đội ngũ VCHC phỏt huy nội lực, từng bước tiến đến việc xõy dựng “văn húa đỏnh giỏ” trong Nhà trường.
3.3.4.3. Cỏch thức thực hiện
Trong thời gian tới việc đỏnh giỏ đội ngũ VCHC cần được thực hiện theo lộ trỡnh sau:
- Xõy dựng bản mụ tả cụng việc theo chức trỏch, nhiệm vụ và vị trớ việc làm của VCHC. Trờn thực tế, tựy thuộc vào yờu cầu cụng việc của từng phũng, khoa, trung tõm (đơn vị cấp 2), nhà quản lý cú thể đề xuất cỏc bản mụ tả cụng việc cho phự hợp. Khỏc với đội ngũ giảng viờn, giỏo viờn trong Nhà trường, đội ngũ VCHC hiện vẫn chưa cú được sự thống nhất trong đỏnh giỏ được qui định theo cỏc văn bản phỏp qui hoặc chuẩn nghề nghiệp. Điều này càng đặt ra nhiệm vụ cấp thiết về việc phải xõy dựng được cỏc bản mụ tả cụng việc theo vị trớ việc làm. Trờn cơ sở cỏc phũng, khoa, trung tõm đề xuất, Ban giỏm hiệu sẽ phờ duyệt chớnh thức cỏc bản mụ tả cụng việc, ban hành và dựng nú làm cụng cụ để đỏnh giỏ chất lượng hoàn thành cụng việc của VCHC (mức độ hoàn thành, tiến độ, hiệu quả, năng suất v.v.).
- Áp dụng qui trỡnh đỏnh giỏ dựa trờn qui định chức trỏch nhiệm vụ và bản mụ tả cụng việc theo vị trớ việc làm: mỗi VCHC đều được làm quen và cần phải nắm rừ cỏc yờu cầu ghi trong bản mụ tả cụng việc ngay từ khi bắt đầu làm việc. Trờn cơ sở đú, VCHC sẽ chủ động lập kế hoạch, thời gian thực hiện cụng việc, chủ động liờn hệ với cỏc đối tượng khỏc để phối hợp xử lớ,
82 Đề xuất cỏc hành động sau đỏnh giỏ Tiến hành đỏnh giỏ và thụng bỏo kết quả Tập huấn cho những người tham gia đỏnh giỏ Chuyển hành vi đỏnh giỏ thành cỏc tiờu chớ Xõy dựng bản mụ tả cụng việc chi tiết Thụng bỏo, thỏa thuận trước với đội ngũ Đội ngũ VCHC
bỏo cỏo kịp thời những vướng mắc đột xuất để giải quyết v.v. Mặt khỏc, nhà quản lý sẽ căn cứ vào từng yờu cầu của bản mụ tả cụng việc để theo dừi, đụn đốc và kiểm tra, hỗ trợ VCHC thực hiện cụng việc. Quỏ trỡnh này sẽ tạo ra sự hợp tỏc khăng khớt giữa nhà quản lý và VCHC, đồng thời tạo tiền đề cho việc gắn kết giữa đỏnh giỏ với tự đỏnh giỏ, vốn được coi là điểm sỏng trong “văn húa của tổ chức biết học hỏi”.
- Áp dụng đỏnh giỏ đội ngũ VCHC theo mụ hỡnh “đỏnh giỏ 3600)
Mụ hỡnh đỏnh giỏ 3600 nờn được triển khai để đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện
cụng việc của đội ngũ VCHC một cỏch khỏch quan, khoa học và hệ thống.
Cỏc thành tố của quỏ trỡnh thực hiện “đỏnh giỏ 3600” cú thể được túm tắt khỏi lược như sau (Hỡnh 3.2):
Hỡnh 3.2. Mụ hỡnh đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của đội ngũ VCHC một cỏch khỏch quan, khoa học và hệ thống
83
Trong thực tế triển khai ở Trường CĐSPTW, quỏ trỡnh này cú thể tiến hành theo cỏc bước như sau:
Triển khai tự đỏnh giỏ trong đội ngũ VCHC
Cỏc thụng tin tự đỏnh giỏ là nguồn dữ liệu quan trọng nhất, bởi lẽ thụng qua tự đỏnh giỏ, đội ngũ VCHC sẽ cung cấp một cỏch đầy đủ và xỏc thực nhất kế hoạch hoạt động, những mục tiờu và cỏc thụng tin về họ trong quỏ trỡnh phấn đấu thực hiện cụng việc. Vấn đề quan trọng là làm thế nào để mỗi VCHC tự giỏc, cú ý thức đỏnh giỏ một cỏch tự nguyện và khỏch quan (trờn cơ sở nhận thức đỏnh giỏ là vỡ sự tiến bộ của chớnh họ). Tự đỏnh giỏ là quỏ trỡnh tạo cơ hội soi lại việc thực hiện cụng việc ở mỗi cỏ nhõn. Nhà quản lý cấp phũng, khoa, trung tõm cần lưu tõm đến việc làm thế nào tạo bầu khụng khớ cởi mở, thõn thiện trong vấn đề đỏnh giỏ, quan trọng là thu thập thụng tin chứ khụng phải là “phỏn xột”, vạch khuyết điểm, chỉ trớch v.v.
Cấp trờn trực tiếp đỏnh giỏ đội ngũ VCHC
Nhiệm vụ của nhà quản lý cấp trờn là thu thập dữ liệu, thụng tin về kết quả, cỏch thức VCHC thực hiện cụng việc, trờn cơ sở nhận định đa chiều, nhiều phớa như đỏnh giỏ của nhõn viờn cấp dưới, đồng nghiệp, đại diện cỏc bờn liờn qua (đồng nghiệp, giảng viờn, sinh viờn, đội ngũ phục vụ…). Mặt khỏc, cỏc nhà quản lý cũng cú thể giỏn tiếp tham gia vào việc đỏnh giỏ kỹ năng, với mục đớch chớnh là bảo đảm được tớnh kết hợp cho biện phỏp phỏt triển nhõn sự.
Tuy nhiờn, việc đỏnh giỏ của nhà quản lý cấp trờn khụng phải lỳc nào cũng phỏt huy tỏc dụng: khụng nhất thiết phải đỏnh giỏ theo khuụn mẫu mà cú thể trao đổi, chia sẻ ngang cấp, đồng cấp trong cỏc hoạt động chức năng của đơn vị bộ phận.
Việc tận dụng mối quan hệ thõn thiện, tốt đẹp giữa cấp trờn và VCHC cú thể phỏt huy được tỏc dụng đỏnh giỏ thụng qua cỏc trao đổi khụng chớnh thức, đối thoại, phản biện, chia sẻ về mọi khớa cạnh cụng việc. Rừ ràng trong
84
trường hợp này bầu khụng khớ đỏnh giỏ sẽ dễ chịu thõn thiện hơn và cơ hội chia sẻ thụng tin cho cả 2 bờn được nõng cao khiến nhà quản lý và đội ngũ VCHC cảm thấy sự phản hồi đang mang lại tỏc dụng và ý nghĩa. Văn hoỏ tổ chức càng cao thỡ khuụn khổ đối thoại giữa cấp trờn và VCHC càng được mở rộng và đa dạng bấy nhiờu.
Triển khai đỏnh giỏ ngang hàng trong đội ngũ VCHC
Với tư cỏch là những đồng nghiệp, cựng thực hiện một nhúm cụng việc cú tớnh chất tương đối giống nhau (cựng khoa, phũng, trung tõm…), triển khai đỏnh giỏ ngang hành trong đội ngũ VCHC sẽ cung cấp cỏc bằng chứng xỏc thực, tin cậy và khỏch quan. Cỏc khớa cạnh để trao đổi, đỏnh giỏ ngang hàng cú thể là: kiến thức, kĩ năng chuyờn mụn nghiệp vụ, phương thức hành động, thực hiện nhiệm vụ, kết quả sản phẩm cụ thể…
Triển khai đỏnh giỏ bởi cỏc bờn liờn quan
Như trờn đó phõn tớch, đội ngũ VCHC Trường CĐSPTW khỏ đa dạng về trỡnh độ, lĩnh vực thực hiện cụng việc. Trong cụng việc hàng ngày họ phải làm việc, giao tiếp với đội ngũ giảng viờn, cỏc nhà quản lý, sinh viờn, phụ huynh, đối tỏc giao dịch, đội ngũ phục vụ khỏc… của Trường.
Trong mụi trường sư phạm, sinh viờn (đặc biệt là sinh viờn năm cuối) được xem là chủ thể cung cấp nguồn thụng tin đỏnh giỏ khỏ tin cậy về “chất lượng giảng dạy và phục vụ” của Nhà trường. Nếu đội ngũ giảng viờn thường dựa vào ý kiến phản hồi của sinh viờn để cải tiến chương trỡnh khoỏ học, nội dung và phương phỏp dạy học, thỡ đội ngũ VCHC (ở cỏc khoa đào tạo, một số phũng chức năng, trung tõm) sẽ cú cơ hội nhận được cỏc thụng tin xỏc đỏng về chất lượng “dịch vụ” mà họ cung cấp! Cỏc nhà quản lý cũng sử dụng kết quả đỏnh giỏ của sinh viờn để điều chỉnh quỏ trỡnh tổ chức, thực thi chương trỡnh đào tạo, nõng cao chất lượng cỏc cụng tỏc phục vụ đào tạo, NCKH và phục vụ cộng đồng v.v. Cỏc bằng chứng sinh viờn cú thể cung cấp liờn quan đến đỏnh giỏ đội ngũ VCHC được thể hiện trong những vấn đề như sau: i)
85
mối quan hệ , cỏch giao tiếp giữa sinh viờn và VCHC; ii) phương phỏp và tớnh hiệu quả trong xử lớ cụng việc; iii) sự cụng bằng trong giải quyết cụng việc; iv) sự đỏp ứng kỡ vọng của sinh viờn trong giải quyết cụng việc v.v.
Lưu ý vọ̃n dụng viờ ̣c đảm bảo yờu cầu INFROM (Identify-Note-Focus-Offer- Record-Modify) như đã đờ̀ cọ̃p trờn.
- Sử dụng cỏc nguồn thụng tin để đỏnh giỏ và sau đỏnh giỏ
Sử dụng cỏc nguồn thụng tin để đỏnh giỏ, nhận xột nhõn sự là yờu cầu tất yếu để làm tốt cụng tỏc giỏo dục, bồi dưỡng, đào tạo, sử dụng, cất nhắc, bổ nhiệm và sàng lọc nhõn sự.
Trờn cơ sở xỏc định tiờu chuẩn của từng vị trớ cụng việc cho VCHC, xõy dựng qui định về chức trỏch, nhiệm vụ của VCHC, nhà quản lý cần phải tiến hành khảo sỏt phõn tớch, phõn loại và đỏnh giỏ nhõn sự thật chớnh xỏc. Cú hiểu rừ và đỏnh giỏ đỳng VCHC mới bố trớ và sử dụng đỳng người đỳng việc, tạo hiệu quả và chất lượng trong cụng việc, việc cất nhắc, đề bạt mới trỏnh được thiếu sút, sai lầm, phỏt huy được mặt tớch cực, hạn chế được mặt tiờu cực trong bản thõn mỗi VCHC. Cần thực hiện đỏnh giỏ nhõn sự thực chất, trỏnh hỡnh thức, căn cứ vào tiờu chuẩn, nhiệm vụ được giao, khụng đơn thuần theo quỏ trỡnh, bằng cấp, học vị, tuổi tỏc, khụng hẹp hũi, định kiến. Thực hiện đỏnh giỏ nhõn sự dựa trờn nột văn hoỏ đỏnh giỏ, đỏnh giỏ nhõn sự thực chất, thấy rừ thỏi độ của họ đối với cụng việc, hiệu quả cụng việc mà họ thực hiện. Hiểu rừ và đỏnh giỏ đỳng VCHC là một khõu hết sức hệ trọng trong cụng tỏc nhõn sự. Đỏnh giỏ đỳng sẽ cú phương hướng và biện phỏp giải quyết đỳng, khuyến khớch, thỳc đẩy VCHC làm việc và tin tưởng vào cụng việc, kết quả thực hiện.
Túm lại, trờn cơ sở cỏc văn bản phỏp qui của Bộ, ngành, dựa vào chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị bộ phận, căn cứ theo mụ tả cụng việc của từng vị trớ làm việc, Trường CĐSPTW cần sớm ban hành cỏc qui định, qui
86
trỡnh (bảng biểu, mẫu phiếu đỏnh giỏ cho từng loại đối tượng) về đỏnh giỏ đội ngũ VCHC.
3.3.5. Biện phỏp 5: Xõy dựng và hoàn thiện chế độ chớnh sỏch hợp lớ cho đội ngũ VCHC và tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ VCHC
3.3.5.1. Mục tiờu của biện phỏp
- Sớm ban hành cỏc qui định cụ thể để hoàn thiện cơ chế chớnh sỏch quản lý, tạo động lực cho VCHC và thu hỳt đội ngũ cú trỡnh độ chuyờn mụn cao, phẩm chất chớnh trị tốt về cụng tỏc tại đơn vị
- Tăng cường bụ̀i dưỡng và nõng cao chất lượng cuộc sống cho đội ngũ
VCHC (thu nhập bỡnh quõn, phỳc lợi xó hội, cỏc quyền lợi vật chất và tinh
thần...)
3.3.5.2. Nội dung của biện phỏp
Trờn cơ sở cỏc văn bản phỏp qui của Nhà nước, Bộ, ngành, Nhà trường chủ động đề xuất chớnh sỏch cho phự hợp điều kiện thực tế theo hướng tự chủ tài chớnh, tự chịu trỏch nhiệm xó hội, phự hợp với xu hướng cơ chế chuyển đổi của GDĐH nước ta hiện nay.
Trường CĐSPT W cần xõy dựng kế hoạch tổng thể về việc gắn kết đào tạo, bồi dưỡng với cụng tỏc qui hoạch, phỏt triển đội ngũ. Trờn cơ sở đú Nhà trường ban hành cỏc qui định và thực hiện tốt cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng gắn với cụng tỏc chuẩn hoỏ đội ngũ VCHC (căn cứ vào qui hoạch chung, tiờu chuẩn VCHC và tiờu chuẩn nghiệp vụ của từng chức danh viờn chức, vị trớ việc làm).
3.3.5.3. Cỏch thức thực hiện
Mặc dự đó cú nhiều thay đổi về chớnh sỏch cỏn bộ trong những năm gần đõy, nhưng cựng với sự chuyển đổi của cơ chế kinh tế, chớnh sỏch cỏn bộ cú nhiều điểm mới cần được nghiờn cứu giải quyết kịp thời. Để hoàn thiện chế độ chớnh sỏch cho đội ngũ VCHC trong giai đoạn tiếp theo, trường CĐSPTW cần giải quyết tốt những vấn đề sau đõy:
87
- Xõy dựng quy chờ́ chi tiờu nụ ̣i bụ ̣ có lưu ý đờ́n ta ̣o đụ ̣ng lực cho những người có nhiờ̀u đóng góp cho tụ̉ chức thụng qua khích lờ ̣ thu nhõ ̣p. khung chế độ trả thự lao khuyến khớch theo cụng việc và chất lượng cụng việc dựa trờn đỏnh giỏ kết quả thực hiện, hệ thống qui đổi giờ lao động đặc thự...
Đề xuất phương ỏn thu chi, cụng khai tài chớnh trờn cơ sở cải cỏch chế độ tiền lương và thu nhập, đảm bảo lợi ớch vật chất thớch đỏng cho từng đối tượng cỏn bộ, sao cho cải thiện nguồn thu nhập của VCHC, đảm bảo cho tỏi sản xuất sức lao động, gia đỡnh và xó hội phỏt triển.
- Quan tõm, khuyến khớch và tạo điều kiện để VCHC được học tập nõng cao trỡnh độ chớnh trị, trỡnh độ học vấn và trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ (vớ dụ: cử đi học ở cỏc bậc học cao hơn, tham gia cỏc khúa học bồi dưỡng nõng cao, thực tập sinh...). Hỗ trợ kinh phớ, qui đổi giờ lao động, giảm trừ giờ và cỏc chế độ chớnh sỏch (tương đương như viờn chức giảng dạy) cho đội ngũ VCHC.
- Tổ chức định kỡ và thường xuyờn cỏc đợt thi nõng ngạch viờn chức để VCHC cú điều kiện nõng ngạch, bậc lương phự hợp với vị trớ cụng tỏc và sự phấn đấu của họ.
- Ban hành chớnh sỏch đỏnh giỏ viờn chức minh bạch, cụng khai, khen thưởng, kỉ luật rừ ràng và thực hiện nghiờm tỳc, kịp thời cú hiệu quả.
- Ban hành cỏc tiờu chuẩn VCHC làm cơ sở cho việc bố trớ, đỏnh giỏ và sàng lọc đội ngũ. Sắp xếp, bố trớ lại, giải quyết cho nghỉ hưu trước tuổi đối với VCHC khụng cũn đủ điều kiện cụng tỏc tại Trường.
Ngoài cỏc định mức và chớnh sỏch nờu trờn, Nhà trường cú thể quy định cỏc chớnh sỏch bổ sung dựa vào quy chế chi tiờu nội bộ của đơn vị theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP của Chớnh phủ và Thụng tư 07/2009/TTLT-BGDĐT-BNV
