- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho trưởng phòng khoa,
4.3.2.Hạn chế và nguyên nhân
3- Thanh toán tiền làm thêm giờ
4.3.2.Hạn chế và nguyên nhân
4.3.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những mặt ựã ựạt ựược, HTKSNB của Bệnh viện vẫn ựang trong quá trình hoàn thiện nên vẫn có một số hạn chế như:
Mặc dù ban lãnh ựạo Bệnh viện ựã có những nhận thức rất tiến bộ về một HTKSNB hiện ựại, tuy nhiên, ban lãnh ựạo chưa có ựược một phương pháp tiếp cận khoa học trong xây dựng và vận hành HTKSNB. Chắnh vì vậy, hiện nay, việc xây dựng HTKSNB trong công tác quản lý tài chắnh của Bệnh viện mới chỉ dừng ở việc ban hành các thủ tục kiểm soát thông qua các quy trình nghiệp vụ mà thiếu ựi các bước cơ bản như nâng cao nhận thức cho cán bộ công nhân viên về HTKSNB, ựánh giá rủi ro một cách hệ thống...
Lập dự toán ngân sách năm chưa ựược coi trọng ựúng mức, còn mang tắnh hình thức và thiếu căn cứ khoa học. Dự toán ngân sách năm chưa thực sự là công cụ ựể giám sát việc chi tiêu tại ựơn vị. Việc lập dự toán ngân sách năm vẫn mang tắnh chất hình thức, chất lượng dự toán chưa cao, chưa sát với thực tế, dự tắnh tổng nhu cầu kinh phắ sử dụng không phải là căn cứ ựể chấp hành dự toán. Dự toán ngân sách năm chỉ có ý nghĩa xác ựịnh nhu cầu chi mà không phải là mức khống chế tối ựa của từng nội dung chi trong dự toán. Do vậy, việc nâng cao chất lượng lập dự toán ngân sách năm không ựược coi trọng ựúng mức.
Việc lập kế hoạch kinh phắ cho từng năm cụ thể còn bị ựộng vì chưa ựưa ra ựược một mức khoán cụ thể về vật tư y tế cho các khoa chuyên môn và gặp phải một số vướng mắc nhất ựịnh trong quá trình thực hiện cũng như gây ra một số khó khăn khi kiểm soát những hoạt ựộng nàỵ điều này ảnh hưởng không nhỏ tới môi trường kiểm soát của Bệnh viện và khiến hoạt ựộng kiểm soát gặp không ắt khó khăn ựối với hoạt ựộng chưa ựược lập kế hoạch hoặc kế hoạch còn chậm so với thực hiện.
Thời gian xây dựng dự toán vào ựầu quý 3 của năm trước vì vậy bệnh viện chưa ựánh giá ựược tình hình thực hiện của năm trước ựể làm căn cứ xây dựng dự toán cho năm sau như các khoản chi về nghiệp vụ chuyên môn, dịch vụ công cộng, các khoản tiết kiệm ựể trắch lập các quỹ.
Bệnh viện mới chỉ ựưa vào dự toán ựược nguồn thu viện phắ còn các nguồn thu khác không xác ựịnh ựược.
Thuyết minh dự toán còn sơ sài, chung chung chưa nêu rõ các vướng mắc của năm trước khi thực hiện dự toán, cũng như các kiến nghị và các biện pháp khắc phục.
Bộ phận kế toán ựơn vị do số lượng còn rất thiếu, chủ yếu mới thực hiện ựược một phần chức năng thông tin kế toán, tập hợp chứng từ kế toán ựể ghi sổ và lập báo cáo tài chắnh theo chế ựộ quy ựịnh; chưa tổ chức ựược hệ thống thông tin nội bộ ựịnh kỳ, kịp thời phục vụ cho công tác ựiều hành của lãnh ựạo ựơn vị. đặc biệt, chưa thực hiện ựầy ựủ chức năng quan trọng nhất của kế toán là kiểm tra, kiểm soát toàn bộ việc sử dụng các nguồn lực tài chắnh của ựơn vị, chưa kết hợp ựược chức năng thông tin và chức năng kiểm soát của kế toán trong các phương pháp kế toán. Một số chứng từ gốc khi ựưa vào lưu trữ vẫn còn chưa hợp pháp, hợp lệ, thiếu sự kiểm soát chặt chẽ.
Việc phân loại, sắp xếp chứng từ, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán chưa hợp lý, gây khó khăn cho việc tra cứu và chưa bảo ựảm chắc chắn việc ngăn ngừa những hành ựộng có thể làm mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán.Chứng từ kế toán ựược lưu trữ từ năm 1995 ựến nay chưa làm các thủ tục hủy .Chắnh vì vậy việc quản lý bảo quản chứng từ gặp rất nhiều khó khăn.
Việc sử dụng phần mềm kế toán còn nhiều vấn ựề trong bước lập trình mà ựơn vị chưa kiểm soát ựược. Nên khi làm báo cáo quyết toán năm vẫn còn nhiều
biểu bảng chưa phù hợp với ựơn vị, nhiều nội dung trong báo cáo tập hợp số liệu chưa ựúng không cân ựối giữa sổ kế toán với báo cáo quyết toán kế toán viên khi nhập số liệu vào máy nhiều khi vẫn sai lỗi chắnh tả, hạch toán nhầm tài khoản, nhiều biểu mẫu chưa ựúng theo quy ựịnh của Bộ tài chắnh.
Các thủ tục kiểm soát ựối với từng chu trình nghiệp vụ ựược thiết lập khá chặt chẽ song do những ựiều kiện khách quan và chủ quan mà các thủ tục này chưa ựược thực hiện ựầy ựủ, nhiều khi mang tắnh hình thức.Trong mỗi chu trình kiểm soát có một số những vấn ựề tồn tại ựã ựược nêu rạ
Bộ phận kiểm toán nội bộ là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của HTKSNB, KTNB là bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt ựộng kiểm soát, chủ yếu là kiểm soát sau khi các nghiệp vụ kinh tế ựã phát sinh, ựược ghi sổ và lập báo cáo tài chắnh. Tuy nhiên, vì lý do khách quan, ựơn vị chưa có bộ phận KTNB, do vậy, chưa thực hiện ựược hình thức kiểm toán tắnh hiệu quả, tắnh kinh tế của các hoạt ựộng tài chắnh cũng như hiệu lực và hiệu quả của ựơn vị hoặc một chức năng nào ựó.
Trong cơ chế tự chủ một phần về tài chắnh từ các nguồn thu sự nghiệp như hiện nay, hoạt ựộng KTNB càng có ý nghĩa hơn khi các ựơn vị phải có những biện pháp cụ thể, hữu hiệu ựể sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn kinh phắ, tài sản bảo ựảm phục vụ tốt cho việc hoàn thành các nhiệm vụ và tạo ra nguồn kinh phắ tiết kiệm hình thành nguồn thu ựể nâng cao ựời sống cán bộ công nhân viên. Mặt khác, giám ựốc bệnh viện ựược trao quyền rộng rãi trong việc quyết ựịnh các khoản chi tiêu thấp hoặc cao hơn ựịnh mức Nhà nước quy ựịnh trên cơ sở ựảm bảo hiệu quả của hoạt ựộng. Trong cơ chế ựó, việc kiểm toán tắnh kinh tế, tắnh hiệu quả, kiểm toán bộ phận và kiểm toán chức năng ựược ựặt ra như một yêu cầu thiết yếu ựể giúp giám ựốc bệnh viện ựánh giá ựược hiệu quả của từng mục chi, của từng bộ phận, chức năng trong ựơn vị. đồng thời xác ựịnh ựược những khoản chi, bộ phận, chức năng gây lãng phắ, không hiệu quả trong hoạt ựộng ựể có những biện pháp kịp thời khắc phục. Những kết quả ựó chỉ có thể do hoạt ựộng kiểm toán nội bộ mang lạị
Tóm lại, Bệnh viện ựa khoa tỉnh Bắc Ninh là ựơn vị ựã có những nhân tố thành phần của HTKSNB, tuy nhiên vẫn chưa ựầy ựủ và là một HTKSNB trong công tác quản lý tài chắnh chưa ựủ mạnh.
4.3.2.2 Nguyên nhân
Việc tổ chức và hoàn thiện HTKSNB trong công tác quản lý tài chắnh hợp lý và hiệu quả ựối với Bệnh viện ựa khoa tỉnh Bắc Ninh là yêu cầu cấp bách trong giai ựoạn hiện nay, ựó là do các nguyên nhân:
Bệnh viện ựa khoa tỉnh Bắc Ninh khảo sát thực tế cho thấy có những bất cập, hạn chế là do các nguyên nhân như sau:
Thứ nhất: Công tác kiểm soát quản lý tài chắnh chưa coi trọng ựúng mức, thực hiện quản lý phần nhiều theo kinh nghiệm thuần tuý. đơn vị mặc dù ựã có các quy chế, quy ựịnh về kiểm soát nội bộ song còn rời rạc, chưa có hệ thống nên chưa kiểm soát ựược toàn bộ hệ thống kinh tế tài chắnh.
Thứ hai: đội ngũ làm công tác tài chắnh còn rất thiếu, chưa ngang tầm với nhiệm vụ, nghiệp vụ chưa vững, chưa chịu học hỏi nắm bắt kinh nghiệm, nhiều khi làm việc theo lối mòn không năng ựộng sáng tạo trong công việc.
Thứ ba: Hệ thống các văn bản chế ựộ kế toán và quản lý tài chắnh ựối với các ựơn vị dự toán ngân sách còn chưa ựầy ựủ, chưa ựược cập nhật thường xuyên, liên tục, nhiều khi nghiên cứu vận dụng chưa ựúng.