- Chuyên khảo: Xem xét chuyên sâu về một số chủ ựề trong kiểm soát công tác quản lý tài chắnh như chu trình quản lý các nguồn thu, chu trình mua sắm vật tư,
4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.1.3 Hệ thống kế toán và thông tin kế toán
4.1.3.1. Hệ thống chứng từ kế toán
Bao gồm các chứng từ do ựơn vị khác phát hành như hoá ựơn bán hàng, hoá ựơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ do bệnh viện phát hành như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu nhập kho, xuất khọ Bệnh viện phải thực hiện các qui ựịnh của nhà nước về lập, quản lý và lưu trữ chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán của ựơn vị áp dụng theo mẫu quy ựịnh tại Quyết ựịnh số 19/2006/Qđ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chắnh về việc ban hành chế ựộ kế toán hành chắnh sự nghiệp.
4.1.3.2. Hệ thống sổ kế toán
Bao gồm các sổ chi tiết chứng từ, sổ chi tiết chi hoạt ựộng, sổ chi tiết chi phắ và các sổ tổng hợp như sổ cái, bảng tổng hợp cân ựối tài khoản theo quy ựịnh của Bộ tài chắnh. Ngoài ra còn phải tuân thủ mẫu sổ kế toán áp dụng trên máy vi tắnh phù hợp với việc quản lý của ựơn vị. Mẫu sổ áp dụng theo quyết ựịnh số 19/2006/Qđ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chắnh về việc ban hành Chế ựộ kế toán HCSN.
4.1.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán
Bao gồm hệ thống báo cáo tài chắnh, báo cáo quản trị và báo cáo kiểm kê. Về cơ bản áp dụng theo quyết ựịnh số 19/2006/Qđ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chắnh về việc ban hành Chế ựộ kế toán hành chắnh sự nghiệp.
Nơi gửi báo cáo tài chắnh: Phòng Kế hoạch tài chắnh Ờ Sở y tế, phòng Hành chắnh sự nghiệp Ờ Sở tài chắnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh nơi ựơn vị giao dịch.
Thời hạn nộp báo cáo tài chắnh:
Báo cáo quý: Các báo cáo quý của Bệnh viện nộp Phòng Kế hoạch tài chắnh Ờ Sở y tế, phòng Hành chắnh sự nghiệp Ờ Sở tài chắnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh chậm nhất sau 10 ngày kể từ ngày kết thúc quý.
Báo cáo năm: Các báo cáo nộp lên Phòng Kế hoạch tài chắnh Ờ Sở y tế, phòng Hành chắnh sự nghiệp Ờ Sở tài chắnh, Kho bạc Nhà nước chậm nhất là ngày 15 tháng 2 năm saụ
Mọi hoạt ựộng kế toán như tập hợp, kiểm tra, lưu trữ chứng từ, lập và nộp báo cáọ.. phát sinh tại bệnh viện ựược thực hiện tại phòng Tài chắnh kế toán.
Toàn bộ công tác kế toán của bệnh viện ựã ựược tin học hoá, bệnh viện ựã sử dụng phần mềm kế toán. đây là phần mềm ựược thiết kế xây dựng phù hợp với ựặc ựiểm công tác kế toán của ựơn vị HCSN. Phần mềm ựã ựược nâng cấp và thay ựổi phù hợp với chế ựộ kế toán qua từng năm. đến nay phần mềm ựã ựược hoàn thiện và tương ựối ổn ựịnh, ựược ựánh giá là có hiệu quả cao, giảm tải ựược khối lượng công việc của kế toán bệnh viện.
Bệnh viện ựang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tắnh như sau:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán ựã ựược kiểm tra, xác ựịnh tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có ựể nhập dữ liệu vào máy vi tắnh theo các bảng biểu ựược thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin ựược nhập vào máy theo từng chứng từ và tự ựộng nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối quý, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chắnh. Việc ựối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết ựược thực hiện tự ựộng và luôn ựảm bảo chắnh xác, trung thực theo thông tin ựã ựược nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, ựối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chắnh sau khi ựã in ra giấỵ
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán ựược in ra giấy, ựóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy ựịnh về sổ kế toán ghi bằng taỵ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy vi tắnh ựược thể hiện trên sơ ựồ sau:
Sơ ựồ 4.2. Sơ ựồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tắnh
Về cơ bản tin học hoá công tác kế toán hoàn hoàn không làm thay ựổi qui trình xử lý các nghiệp vụ của kế toán, không làm thay ựổi hệ thống thông tin kế toán. điều khác biệt duy nhất là ở chỗ có những khâu, những phần hành nội dung công việc là do phần mềm máy tắnh thực hiện.
Như vậy có thể thấy Hệ thống kế toán ở bệnh viện ựược tổ chức khá tốt, việc sớm tin học hoá công tác kế toán là một nỗ lực rất lớn của ban giám ựốc cũng như các phòng ban liên quan trong bệnh viện, thể hiện nhận thức của ban giám ựốc về vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong việc ra các quyết ựịnh. Bệnh viện tổ chức tốt công tác kế toán nên ựã tạo ựược mối liên hệ tối ưu giữa các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán, tạo tắnh tổ chức cao trong hoạt ựộng kế toán nói riêng và hoạt ựộng quản lý nói chung. điều này giúp cho HTKSNB tại bệnh viện chặt chẽ, ựầy ựủ và hoàn thiện hơn, các quyết ựịnh quản lý chắnh xác và có hiệu lực.
Phần mềm kế toán
Máy tắnh
Báo cáo tài chắnh Chứng từ
kế toán
Sổ kế toán
Nhập số liệu hàng ngày In sổ báo cáo cuối tháng đối chiếu số liệu kiểm tra
4.1.3.4. Bộ máy kế toán
Về mô hình tổ chức kế toán: Bệnh viện áp dụng mô hình kế toán tập trung ựược thể hiện qua sơ ựồ sau:
Sơ ựồ 4.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện ựa khoa tỉnh Bắc Ninh
Hiện nay, phòng TCKT của bệnh viện gồm 29 cán bộ: Kế toán trưởng; kế toán tổng hợp; kế toán kho; kế toán lương; kế toán tài sản; kế toán theo dõi hoạt ựộng XHH; thủ quỹ; kế toán thu viện phắ. Căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ cũng như cũng như trình ựộ năng lực của từng cán bộ, Kế toán trưởng ựã có văn bản phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn từng cán bộ, quy ựịnh quá trình luân chuyển, lưu giữ chứng từ kế toán. Cụ thể:
Kế toán trưởng: Tham gia các cuộc họp của Bệnh viện, của các Hội ựồng (theo quy ựịnh), giao ban sơ tuần, sơ kết tháng, quý, tổng kết năm; Giám sát, ựiều hành toàn bộ hoạt ựộng của bộ máy kế toán, phụ trách bộ phận kế toán tổng hợp; Ký duyệt
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp và thanh toán Kế toán tài sản Kế toán kho vật tư, hành chắnh, dược Kế toán tiền lương Kế toán theo dõi XHH Kế toán thu viện phắ Thủ quỹ
các hóa ựơn tạm ứng và thanh toán; Kiểm tra lập báo cáo quản trị, báo cáo tài chắnh và ký duyệt các báo cáo gửi các cơ quan có liên quan; Tổ chức việc xây dựng kế hoạch thu- chi ngân sách, lập báo cáo phân tắch tình hình hoạt ựộng của bệnh viện theo từng giai ựoạn.
Phó phòng kế toán tài chắnh: Chịu trách nhiệm quản lý và ựiều hành bộ phận kế toán thu một phần viện phắ; Tổ chức công tác hạch toán trong toàn bệnh viện; Triển khai các văn bản có liên quan ựến thu viện phắ tới các khoa, phòng trong bệnh viện; Phối hợp với thường trực BHYT tại bệnh viện tổ chức giám ựịnh BHYT và các vấn ựề liên quan ựến chế ựộ BHYT cũng như báo cáo về BHYT; Lập các báo cáo có liên quan ựến thu một phần viện phắ theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền và các mẫu cáo thường xuyên (báo cáo số liệu tuần, tháng, năm. báo cáo số liệu theo mẫu của phòng KHTHẦ)
Kế toán tổng hợp và thanh toán: Có nhiệm vụ lập, theo dõi và kiểm tra, kiểm soát chứng từ, ựịnh khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh; lưu trữ các chứng từ và sổ sách kế toán; thực hiện giao dịch với kho bạc, ngân hàng; Lập các báo cáo thường xuyên hàng quý, năm và các báo cáo không thường xuyên; Ngoài ra còn làm các công việc khác khi ựược theo sự phân công của Kế toán trưởng.
Kế toán tài sản: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách ựầy ựủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố ựịnh hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển tài sản cố ựịnh, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cố ựịnh; xác ựịnh thời gian khấu hao TSCđ và tắnh mức khấu hao TSCđ; kiểm kê và ựánh giá lại TSCđ, lập các báo cáo về tài sản cố ựịnh của bệnh viện theo quy ựịnh của Nhà nước.
Kế toán kho gồm 3 kế toán phụ trách là kế toán kho dược, kế toán kho vật tư và kế toán kho Hành chắnh: Có nhiệm vụ tham gia kiểm nhập, kiểm kê hàng, lập chứng từ nhập, xuất khoẦ kịp thời, ựầy ựủ cho các bộ phận theo quy ựịnh; Theo dõi công nợ, lập biên bản xác minh công nợ theo ựịnh kỳ; đối chiếu thường xuyên với thủ kho, nhà cung cấp, kế toán tổng hợp và thanh toán theo quy ựịnh; Kiểm soát nhập xuất tồn, tham gia công tác kiểm kê ựịnh kỳ (hoặc ựột xuất); Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo khác theo quy ựịnh.
Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ trực tiếp kiểm tra và lập bảng thanh toán các khoản tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phẫu thuật, thủ thuật, phụ cấp thường trực, thu nhập tăng thêmẦ; trực tiếp theo dõi và làm thủ tục ựề nghị BHXH thanh toán các khoản tiền nghỉ ốm ựau, thai sản cho CBCNVC.
Kế toán theo dõi hoạt ựộng XHH: trực tiếp theo dõi các hoạt ựộng XHH, tập hợp các chi phắ, báo cáo kết quả hoạt ựộng XHH và phân chia lợi nhuậnẦ
Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, mở ựầy ựủ các loại sổ sách và lập báo cáo theo quy ựịnh; chủ ựộng ựề xuất thời gian ựi nộp tiền vào tài khoản tiền gửi của Bệnh viện tại Kho bạc nhà nướcẦ
Các kế toán thu viện phắ: Làm nhiệm vụ thu một phần viện phắ và thanh toán BHYT, viết biên lai thu tiền viện phắẦ
Các kế toán viên thực hiện theo nhiệm vụ ựược phân công dưới sự chỉ ựạo của Kế toán trưởng nhằm ựảm bảo ựược mục tiêu kiểm soát:
Tắnh có thực của nghiệp vụ phát sinh Sự phê chuẩn của lãnh ựạo
Tắnh ựầy ựủ bảo ựảm sự phản ánh trọn vẹn nghiệp vụ phát sinh Sự ựánh giá bảo ựảm không có sai phạm
Sự phân loại bảo ựảm ghi chép ựúng sơ ựồ tài khoản và các loại sổ sách Tắnh ựúng kỳ
Quá trình chuyển sổ ựúng ựắn.
Về trình ựộ: Trong những năm vừa qua, ựơn vị phát triển mạnh về quy mô, mặt khác yêu cầu quản lý ngày càng cao, các cán bộ kế toán ựã ựược bồi dưỡng cập nhật kiến thức. Hiện nay có 29 cán bộ trong ựó có 12 người có trình ựộ ựại học, 2 cán bộ có trình ựộ cao ựẳng, 15 cán bộ có trình ựộ trung cấp. Các cán bộ kế toán ựều có nhiều năm kinh nghiệm. Trong ựó Kế toán trưởng có kinh nghiệm trên mười lăm năm, kế toán tổng hợp và thanh toán có thời gian là bảy năm, thủ quỹ có thời gian công tác ba mươi năm.
Phòng kế toán ựã sử dụng phần mềm kế toán từ năm 2000, phần mềm ựã ựược nâng cấp lên phiên bản mới, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và lập chứng từ kế toán. Năm 2006 chế ựộ kế toán mới thay ựổi, phần mềm kế toán cũng ựược
nâng cấp ựể phù hợp với chế ựộ kế toán hiện hành. Phần mềm kế toán mới dễ sử dụng, có tắnh năng ựộng, xử lý dữ liệu từ khâu ựầu nhập dữ liệu ựến khâu báo cáo quyết toán tài chắnh ựịnh kỳ và hàng năm theo ựúng các quy ựịnh tài chắnh hiện hành. Năm 2010, bệnh viện ựã sử dụng phần mềm quản lý bệnh viện, ựiều này ựã tạo thuận lợi trong việc quản lý thanh toán viện phắ, quản lý việc sử dụng thuốc, vật tư trong bệnh viện.
Nhờ áp dụng ựược những tiến bộ trong tin học và công tác kế toán nên tất cả các công việc ựều trôi chảy, phục vụ kịp thời, chắnh xác mọi hoạt ựộng của bệnh viện và các quy ựịnh về tài chắnh của Bộ tài chắnh và các cơ quan giám sát cấp trên. Phòng TCKT nhiều năm liền ựược tặng danh hiệu ựơn vị vững mạnh xuất sắc của bệnh viện và là tập thể lao ựộng tiên tiến của Sở Y Tế Bắc Ninh.
Chúng tôi ựã trao ựổi với kế toán trưởng và kế toán viên về hệ thống kế toán và thông tin kế toán tại bệnh viện như sau:
Bảng 4.2. Câu hỏi về hệ thống kế toán và thông tin kế toán
Câu hỏi Có Không Nhận xét
1-Chứng từ kế toán có ựược giám ựốc phê
duyệt trước khi ựưa vào thanh toán không? Có
-Chứng từ ựược giám ựốc phê duyệt trước khi ựưa vào thanh toán
2-Thủ quỹ chi tiền có kiểm tra lại các nội
dung trên phiếu thu chi không? Có
-Thủ quỹ có kiểm tra lại chứng từ
3-Khi thu, chi tiền hồ sơ chứng từ có hợp lệ
không? Có
-vẫn còn thiếu chữ ký và một số chứng từ kèm theo 4-Sổ sách kế toán có ựược in ựầy ựủ theo
quy ựịnh không? Có
-Sổ sách ựược in theo quy ựịnh
5-Phần mền kế toán ựơn vị ựang sử dụng có phù hợp với công tác kế toán của ựơn vị không
Có
-Phần mềm hàng năm ựược nâng cấp
6-Công tác quyết toán của bệnh viện có
ựúng thời hạn quy ựịnh không? Có
-Nộp báo cáo ựúng quy ựịnh
7-Công việc của các nhân viên kế toán có
phù hợp với trình ựộ của họ không? Có
-Công việc phù hợp với trình ựộ
8-Nhân viên kế toán có trung thực không? Có -Nhân viên trung thực 9-Có cần phải bố sung thêm CBCNV
không Có
-Cần bổ sung thêm người
10-Trình ựộ của kế toán trong bệnh viện có
ựồng ựều không? Không
Trình ựộ nghiệp vụ không ựềụ
11-KT có ựược học về kiểm soát nội bộ
không? Không
Qua một số câu hỏi kiểm soát chúng tôi thấy vẫn còn một số tồn tại như: Trong quá trình hạch toán kế toán còn nhầm lẫn khi hạch toán nội dung các tài khoản, kế toán thanh toán, kế toán theo dõi kho bạc ngân hàng là một người nên quy trình công việc không có sự kiểm soát lẫn nhau, kế toán viên chưa ựược học tập về công tác kiểm soát nội bộ.