- Trong biểu mẫu lập có thể sai lỗi chắnh tả (Sai tên người bệnh ),
4.2.3.Hệ thống KSNB trong quản lý các khoản ch
4.2.3.1Mua sắm và sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế phục vụ khám chữa bệnh
Kinh phắ dành cho mua thuốc thường từ nguồn ngân sách nhà nước và nguồn thu viện phắ. Lượng kinh phắ dành cho mua thuốc chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kinh phắ của bệnh viện.
4.2.3.1.1 Hoạt ựộng lựa chọn thuốc và mua sắm thuốc phục vụ khám chữa bệnh Lựa chọn thuốc: Bệnh viện ựã thực hiện theo ựúng sự chỉ ựạo của Sở Y tế, các loại thuốc, vật tư y tế ựược mua theo kết quả ựấu thầu toàn ngành. Trong năm 2011 và 2012, bệnh viện ựa khoa tỉnh Bắc Ninh thực hiện mua thuốc theo kết quả ựấu thầu của Sở Y tế Bắc Ninh. Năm 2011, ựơn vị trúng thầu là Công ty cổ phần dược phẩm Bắc Ninh. Năm 2012, Công ty cổ phần dược phẩm Bắc Ninh trúng các gói thầu số 1- Thuốc tiêm và thuốc truyền, gói thầu số 2- Thuốc dùng ựường ống và một số ựường dùng khác, gói thầu số 4- Thuốc thành phẩm ựông y, gói thầu số 5- Các vị thuốc Y học cổ truyền dạng chế, gói thầu số 6- Các vị thuốc Y học cổ truyền dạng sống, gói thầu số 8- Vật tư y tế; Công ty TNHH MTV dược liệu trung ương 3 trúng gói thầu số 3- Thuốc hiếm và Liên doanh nhà thầu Công ty cổ phần công nghệ Quang Thành- Công ty cổ phần kinh doanh thiết bị y tế đông Dương trúng thầu gói số 9 Ờ Hóa chất xét nghiệm.
Nhập thuốc: Các công ty cung ứng giao hàng ựến tận kho thuốc của khoa Dược bệnh viện. Tất cả các loại thuốc, hoá chất phải ựược kiểm nhập trước khi nhập kho ựể kiểm tra ựối chiếu hóa ựơn, phiếu báo lô với thực tế về tên thuốc, hàm lượng, số lượng, quy cách ựóng gói, nơi sản xuất, số lô sản xuất, hạn dùng của thuốc, hóa chất. Hội ựồng kiểm nhập gồm: Trưởng khoa Dược, phòng Tài chắnh - Kế toán, thủ kho, thống kê dược, cán bộ cung ứng. Sau khi kiểm tra xong nếu thuốc, hóa chất ựảm bảo cả về chất lượng và ựủ số lượng, lập biên bản kiểm nhập có ựầy ựủ chữ ký của hội ựồng kiểm nhập và vào sổ kiểm nhập thuốc. Căn cứ vào biên bản kiểm nhập và hồ sơ về mua sắm thuốc và hóa chất, kế toán theo dõi kho dược viết phiếu nhập kho 4 niên, có ựầy ựủ chữ ký của giám ựốc, KTT, kế toán, thủ kho và người mua hàng ký trên phiếu nhập khọ
Thanh toán: Toàn bộ hồ sơ giấy tờ về mua sắm thuốc, hóa chất ựược chuyển về phòng tài chắnh kế toán, KTT căn cứ vào nguồn kinh phắ ựược sử dụng trong năm ựể duyệt nguồn thanh toán. Bệnh viện ựa khoa tỉnh Bắc Ninh thanh toán theo ựúng số lượng ựã mua và ựúng giá ựã trúng thầụ Phương thức thanh toán của bệnh viện ựược thực hiện chủ yếu bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
4.2.3.1.1 Hoạt ựộng xuất kho sử dụng thuốc phục vụ khám chữa bệnh.
Sơ ựồ 4.7. Quy trình xuất thuốc phục vụ khám, chữa bệnh
Tại bệnh viện ựa khoa tỉnh Bắc Ninh, các bác sỹ chỉ ựịnh thuốc cho người bệnh vào hồ sơ bệnh án, ựiều dưỡng cập nhật thuốc vào mạng theo từng bệnh nhân, tổng hợp lập phiếu lĩnh thuốc hàng ngày, trưởng khoa ựiều trị ký duyệt và chuyển xuống khoa Dược. Sau khi phiếu lĩnh thuốc hàng ngày ựược trưởng khoa Dược ký duyệt, khoa Dược sẽ cấp phát thuốc theo phiếu lĩnh thuốc cho các khoa phòng ngày một lần. Thuốc lĩnh về khoa ựiều trị ựiều dưỡng nhập vào kho trên máy rùi tiến hành xuất thuốc cho từng bệnh nhân. Cuối tháng, thống kê kho dược và các khoa
ựiều trị tổng hợp số thuốc ựã lĩnh trong tháng theo phiếu lĩnh thuốc, kế toán theo dõi kho dược sẽ kiểm tra ựối chiếu rùi tiến hành viết phiếu xuất kho thuốc hóa chất cho từng khoa trong bệnh viện. Tại bệnh viện ựa khoa tỉnh Bắc Ninh từ năm 2010 ựã ứng dụng phần mềm quản lý bệnh viện VIMES ựã giúp kiểm soát việc sử dụng ựến từng người bệnh, lượng thuốc tồn tại khoa ựiều trị và quản lý hạn dùng, lô sản xuất của thuốc sử dụng trong bệnh viện.
4.2.3.2. Mua sắm và sử dụng y cụ, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt ựộng chuyên môn
Chu trình mua sắm ựược thực hiện theo chu trình sau:
Sơ ựồ 4.8. Chu trình mua sắm vật tư
Qua chu trình trên, chúng tôi ựã gặp gỡ và trao ựổi với những người trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý vật tư như sau
Phòng, khoa KH mua vật tư Giám ựốc bệnh viện Qđ chọn mua Phòng TCKT Các thủ tục mua sắm Các thủ tục nhập kho HH TT tiền cho nhà cc Kho bạc Nhà cung cấp Phiếu nhập kho Thủ kho Báo giá Hồ sơ mua sắm 3 báo giá Chứng từ chuyển tiền
Nguồn phỏng vấn ông trưởng khoa vật tư- Bệnh viện ựa khoa tỉnh Bắc Ninh
Hộp 4.3 :Vấn ựề mua y cụ, vật tư tiêu hao phục vụ cho khám chữa bệnh
Qua những nội dung trên, chúng tôi thấy rằng quá trình mua sắm vật tư, dụng cụ của bệnh viện ựã quản lý rất chặt chẽ những vẫn còn một số tồn tại như bảng sau:
Hộp 4.3. Vấn ựề mua y cụ, vật tư tiêu hao phục vụ cho khám chữa bệnh
Theo lời ông Nguyễn Xuân Phương Ờ Trưởng phòng vật tư: Chúng tôi mua vật tư phục vụ cho hoạt ựộng khám chữa bệnh ựược thực hiện theo các bước sau:
Lập kế hoạch mua vật tư: căn cứ vào kế hoạch hoạt ựộng, chúng tôi tắnh toán số lượng vật tư tiêu thụ cần thiết. Sau khi ựược giám ựốc phê duyệt kế hoạch, chúng tôi cử nhân viên của phòng ựi lấy 3 báo giá của các công ty cung cấp vật tư về báo cáo giám ựốc, Phòng TCKT kiểm tra giá cả thị trường và ựối chiếu với 3 báo giá do chúng tôi lấy về. Sau ựó hội ựồng bệnh viện họp xem xét quyết ựịnh chọn công ty có giá bán thấp nhất và ựảm bảo chất lượng. Căn cứ vào biên bản chọn mua của hội ựồng, giám ựốc ra quyết ựịnh chọn muạ Sau ựó tôi trực tiếp ựi làm hợp ựồng mua bán và trình giám ựốc ký.
Nhập vật tư dụng cụ: Khi nhập kho có sự kiểm tra và bàn giao tay ba giữa thủ kho, phòng TCKT là kế toán theo dõi vật tư và Phòng vật tư (nhân viên trong phòng và tôi), vật tư ựược giao tại kho vật tư của bệnh viện. Sau khi kiểm tra xong nếu vật tư ựảm bảo cả về chất lượng và ựủ số lượng theo hợp ựồng, lập biên bản bàn giaọ Căn cứ vào biên bản bàn giao và hồ sơ về mua sắm vật tư, CCDC kế toán theo dõi kho vật tư viết phiếu nhập kho 4 niên, có ựầy ựủ chữ ký của giám ựốc, KTT, kế toán, thủ kho và người mua hàng ký trên phiếu nhập khọ
Thanh toán : Toàn bộ hồ sơ giấy tờ về mua sắm ựược chuyển về phòng tài chắnh kế toán, KTT căn cứ vào nguồn kinh phắ ựược sử dụng trong năm ựể duyệt nguồn thanh toán, kế toán thanh toán chuyển trả tiền cho người bán theo từng nguồn kinh phắ ựược kế toán trưởng duyệt.
Bảng 4.6. Dự ựoán rủi ro sảy ra trong quá trình mua vật tư dụng cụ
Công việc Dự ựoán các khả năng rủi ro Nguyên nhân Biện pháp ựã sử dụng Hạn chế
1-Lấy 3 báo giá hàng hóa
-Giá cả cao hơn thực tế
-Ghi không ựúng nước sản xuất
-Nhà cung cấp ghi cao hơn giá trên thị trường -Thông ựồng về giá cả giữa người mua và người bán
-Quy ựịnh trưởng phòng vật tư phải chịu trách nhiệm trước Giám ựốc Bệnh viện về việc lấy 3 báo giá
-Khó kiểm tra sự trung thực của 3 báo giá
2-Lập kế hoạch mua vật tư (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Mua không ựúng theo nhu cầu thực tế
-Số lượng vật tư này vẫn còn dư tại các khoa
-Trưởng các khoa lập kế hoạch không sát thực tế
-Không kiểm tra số vật tư còn dư tại khoa -Không có ựịnh mức cụ thể về số lượng y cụ,vật tư tiêu hao
-Trưởng các phòng khoa yêu cầu các y, bác sỹ XD kế hoạch vật tư tiêu hao -Khi xây dựng KH phải trừ ựi số vật tư còn tồn tại khoa
-Không tắnh ựược lượng vật tư tiêu hao cho loại kỹ thuật -Không biết số tồn kho vật tư tại khoa
3-Kiểm tra báo giá -Không thể kiểm tra ựược giá cả -Do nhiều loại vật tư Phòng TCKT kiểm tra giá cả, trên thông tin ựại chúng
-Có rất nhiều chủng loại vật tư nên không kiểm tra ựược 4-Thành lập hội ựồng
mua sắm
-Khi lập biên bản còn bị sai xót nhầm lẫn tên vật tư, số lượng, số tiền
-Do thư ký hội ựồng cập nhật sai
5-Lập hợp ựồng mua bán
-Hợp ựồng còn sai tên tài khoản, tên ngân hàng, tên vật tư ...
-Hợp ựồng làm không ựúng mẫu quy ựịnh
-Không kiểm tra kỹ các nội dung trong hợp ựồng
-Phòng tài chắnh kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra
-Kiểm tra kiểm soát không kỹ
6-Kiểm tra vật tư nhập kho
-Nhập không ựúng theo theo hợp ựồng ký kết
-Biên bản kiểm tra không ghi rõ có ựảm bảo chất lượng không
- Có sự nhầm lẫn giữa y cụ và vật tư tiêu hao
-Chủng loại nhiều nên chỉ kiểm tra số lượng -Có sự thông ựồng giữa thủ kho, kế toán , người mua hàng
-Thành lập ban kiểm tra vật tư trước khi nhập khọ -Phải ựánh giá chất lượng trước khi nhập kho
-Không biết rõ tên vật tư, y cụ, dụng cụ
-Nhiều loại vật tư không kiểm tra ựược chất lượng
7-Lập các chứng từ thanh toán
-Nhầm lẫn nội dung thanh toán, số tiền, tài khoản
-Thiếu các chứng từ kèm theo (Hợp ựồng thanh lý phải có 2 bộ, biên bản chọn mua, 3 báo giá, giấy ựề nghị ,biên bản kiểm tra vật tư nhập kho) -Ngày tháng trên chứng từ có thể không logic
-Kế toán không kiểm soát kỹ các chứng từ thanh toán
-Do kế toán khi ựem chứng từ ựi thanh toán với Kho bạc nhà nước tỉnh Bắc Ninh, không mang chứng từ về lưu tại ựơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Yêu cầu phải kiểm soát kỹ chứng từ trước khi thanh toán, nếu thiếu phải bổ sung ngay
-Khi bàn giao hồ sơ cho kho bạc phải có ký bàn giao hồ sơ , sau khi nhận lại phải kiểm tra kỹ
-Kế toán nghiệp vụ kém, cẩu thả
-Một người ựi mua khép kắn tất cả các khâu
Xuất kho vật tư công cụ dụng cụ :
- Chúng tôi ựã trao ựổi với trưởng khoa phẫu thuật gây mê hồi sức về việc xuất kho vật tư, y cụ, dụng cụ phục vụ khám chữa bệnh như sau:
Hộp 4.4. Quá trình quản lý sử dụng vật tư
Theo ông đào Khắc Hùng- Trưởng khoa Phẫu thuật gây mê hồi sức
-Căn cứ vào nhu cầu thực tế sử dụng vật tư, y cụ của khoa chúng tôi có giấy ựề nghị lĩnh vật tư. Sau khi giấy ựề nghị lĩnh vật tư ựược trưởng khoa Vật tư duyệt thì phòng vật tư sẽ xuất vật tư cho khoa theo giấy ựề nghị. Số vật tư, dụng cụ này chúng tôi ựem về khoa và giao cho y tá hành chắnh của khoa giữa toàn bộ số vật tư nàỵ Sau ựó hàng ngày sẽ phát ựể sử dụng phục vụ cho hoạt ựộng khám chữa bệnh. Cuối tháng, phòng vật tư và các khoa ựiều trị tổng hợp số vật tư, y cụ, hóa chất ựã lĩnh trong tháng theo phiếu lĩnh vật tư, kế toán theo dõi kho vật tư sẽ kiểm tra ựối chiếu rùi tiến hành viết phiếu xuất kho vật tư hóa chất cho từng khoa trong bệnh viện, tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho vật tư trong tháng.
Qua những nội dung ựiều tra và phỏng vấn trên chúng tôi thấy rằng quá trình xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ này sẽ sảy ra một số vấn ựề tồn tại như sau:
Biểu 4.7. Một số rủi ro trong quá trình xuất vật tư sử dụng ở các phòng, khoa
Công việc Dự ựoán các khả năng rủi ro Nguyên nhân Biện pháp ựã thực hiện Hạn chế
1-Lập giấy ựề nghị xuất kho vật tư, y cụ
-Lĩnh vật tư không theo ựúng thực tế sử dụng
-Vẫn còn tồn kho tại khoa -Ghi sai tên vật tư
-Không kiểm tra kế hoạch sử dụng
-Không kiểm tra dự toán sử dụng
-Yêu cầu kiểm tra kế hoạch sử dụng
-Kiểm tra dự toán sử dụng -Vật tư sử dụng thực tế ựến ựâu mới cho xuất kho
-Không kiểm tra thực tế ,số liệu lĩnh
-Chưa có ựịnh mức vật tư
2-Viết phiếu xuất kho -Ghi sai số lượng
-Thiếu chữa ký trên phiếu xuất kho, thủ kho cũng xuất hàng
-Thủ kho không kiểm tra phiếu xuất kho
-Cuối tháng KTT kiểm tra lại các chứng từ xuất kho
-Kế toán không kiểm tra kỹ chứng từ
3-Quá trình sử dụng -Người nhận hàng không ký sổ -Không vào sổ theo dõi dụng cụ, công cụ,
-Không lập biên bản kiểm kê cuối mỗi kỳ
-Phòng tài chắnh không kiểm tra thực tế sử dụng
-Thủ kho của kho quên không ghi sổ khi phát vật tư (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Cẩu thả và năng lực quản lý kém
-Thông ựồng giữa người giao và người nhận
-Yêu cầu các khoa bố trắ nhân viên có khả năng quản lý -Phòng TCKT không hướng dẫn cách vào sổ -Các y bác sỹ chỉ biết sử dụng không ký nhận vật tư
4.2.3.3. Kiểm soát trong mua sắm tài sản cố ựịnh
Căn cứ vào quyết ựịnh giao dự toán ngân sách nhà nước, căn cứ vào việc hướng dẫn sử dụng kinh phắ chương trình mục tiêu y tế, căn cứ nhu cầu thực tế các phòng khoa ựã có KH mua sắm từ ựầu năm, phòng Vật tư lập danh mục các thiết bị cần mua sắm theo kế hoạch ựề nghị của các phòng khoa, Phòng Vật tư (lấy 3 báo giá) và khảo sát giá thiết bị ựể lập kế hoạch mua sắm. Sau ựó hội ựồng bệnh viện họp xem xét và quyết ựịnh lựa chọn thiết bị ựể ựáp ứng với yêu cầu khám chữa bệnh. Phòng Vật tư chịu trách nhiệm lập hồ sơ danh mục thiết bị ựề nghị mua sắm và trình Sở Y tế. Giám ựốc Sở Y tế tỉnh Bắc Ninh ra quyết ựịnh giao nhiệm vụ cho phòng KHTC chủ trì thành lập hội ựồng thẩm ựịnh mua sắm thiết bị. Sau khi hội ựồng thẩm ựịnh có kết quả thẩm ựịnh, báo cáo Giám ựốc Sở ra quyết ựịnh cho phép bệnh viện ựược mua các danh mục thiết bị. Căn cứ vào quyết ựịnh cho phép phòng TCKT lập hồ sơ gửi cơ quan thẩm ựịnh ựể thẩm ựịnh giá cả, thông số kỹ thuật. Khi có chứng thư thẩm ựịnh bệnh viện trình Sở y tế ra quyết ựịnh phê duyệt danh mục thiết bị ựược mua sắm và quyết ựịnh phê duyệt kế hoạch ựấu thầụ Căn cứ vào các quyết ựịnh ựược phê duyệt phòng TCKT ựề nghị Sở y tế Bắc Ninh phê duyệt hồ sơ thầu và kế hoạch ựấu thầụ Khi ựược phê duyệt, bệnh viện ựăng báo mời thầu và tiến hành mở thầu, chấm thầu và khâu cuối cùng bệnh viện phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu với nhà thầu ựạt ựiểm kỹ thuật cao nhất và có giá gói thầu thấp nhất và gửi thông báo trúng thầu ựến nhà thầụ Sau ựó ký kết thương thảo và hoàn thiện hợp ựồng. Sau thời gian quy ựịnh trong hợp ựồng nhà thầu bàn giao tài sản cho bệnh viện, bệnh viện thành lập hội ựồng nhận bàn giao thiết bị bao gồm ựại diện ban giám ựốc bệnh viện, các phòng tài chắnh kế toán, các khoa chuyên môn và thuê công ty giám ựịnh kiểm tra thiết bị trước khi bàn giao (Cấp chứng thư kiểm ựịnh thiết bị) kiểm tra thông số kỹ thuật ,tình trạng thiết bịẦ (căn cứ hợp ựồng mua cung cấp ựể kiểm tra). Khi có hồ sơ và thủ tục bàn giao, và nhà thầu ựã nộp bảo lãnh dự