HACC1
Thứ nhất: Tổ chức thực hiện tốt công tác phân tích công việc.
Thực trạng:như trên đã phân tích thì hiện nay HACC1 chưa thực hiện tốt công tác phân tích công việc. Họ chưa xây dựng được đầy đủ và rõ ràng các văn bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Giải pháp: HACC1 cần tổ chức thực hiện lại công tác phân tích công việc. Để thực hiện công việc này công ty cần lập bộ phận chuyên trách thực hiện công tác phân tích công việc. Việc này Công ty nên giao cho phòng tổ chức lao động triển khai thực hiện.
Trước mắt công ty cần rà soát lại các vị trí công việc, phân loại các vị trí công việc theo lĩnh vực ngành nghề, theo mức độ quan trọng. Từ đó bộ phần chuyên trách sẽ sẽ xác định các vị trí công việc chủ chốt để xây dựng các văn bản cần thiết trong quá trình phân tích. Công tác phân tích công việc là công tác rất quan trọng những
nó cũng rất khó thực hiện và cần có thời gian nghiên cữu. Chính vì vậy mà Công ty cần xây dựng cho các vị trí công việc chủ chốt, các cán bộ, nhân viên ở công ty mà chưa thể xây dựng cho người lao động được. Để xây dựng được một chương trình làm việc có hiệu quả công ty nên có xây dựng theo quy trình sau:
Bước 1: Xác định công việc cần phân tích.
Bộ phận chuyên trách thực hiện phân tích công việc cần thống kê lại các vị trí công việc ở cơ quan công ty. Sau đó phân loại theo mức độ quan trọng của từng vị trí công việc. Hiện nay công ty nên thực hiện phân tích công việc cho các vị trí sau:
- Giám đốc các chi nhánh
- Trưởng các phòng ban chuyên môn - Phó trưởng các phòng ban chuyên môn - Kỹ sư xây dựng
- Các vị trí được đảm nhận bơi cư nhân nhân kinh tê như: kế toán viên, thủ quỹ, chuyên viên tiền lương, chuyên viên bảo hộ lao động.
Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin
Từ trước đến này công ty chưa tiến hành thu thập thông tin một cách đầy đủ cgo các vị trí công việc. Vì vậy công nên tiến hành thu thập thông tin cho tất cả các vị trí công việc được tiến hành phân tích.
Để làm rõ bản chất của công việc thì các thông tin thu thập được cần liên quan đến các vấn đề sau: trách nhiệm, nhiệm vụ, các hoạt động, các mối quan hệ thuộc về công việc; thông tin về máy móc, thiết bị và các phương tin hố trợ trong công việc; điều kiện làm việc, các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện.
Vì lần đầu công ty thực hiện đầy đủ công tác phân tích công việc. Mặt khác, các vị trí mà công ty lưa chọn phân tích là các vị trí công việc chủ chốt, chủ yếu là lao động trí óc. Vì vậy Công ty nên lưa chọn phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau:
- Thứ nhất là phương pháp phỏng vấn là việc hỏi trực tiếp cán bộ công nhân viên. Đối tượng được lựa chọn phỏng vấn là những người đảm nhận vị trí cần phân tích; những đồng nghiệp làm việc với những người đó; các nhân viên dưới quyền và cấp trên. Các câu hỏi đưa ra phải liên quan đến công việc nhằm thu thập các thông tin liên quan đến các vấn đề đã nêu ở trên. Để có thể thiết kế các câu hỏi phỏng vấn tốt thì cần thành lập nhóm thiết kế câu hỏi gồm những người am hiểu về công việc
cần phân tích. Để có thể thiết kế được các câu hỏi chất lượng thì người thiết kế câu hỏi cần tham khảo các thông tin về công việc trên thị trường. Số lượng người đảm nhận các trí công ty nên phân tích là không nhiều (khoảng 50 người) vì vậy và việc tiến hành phỏng vấn cũng đơn giản.
- Thứ hai là phương pháp sử dụng các bảng hỏi được thiết kế sắn. Trong khi phương pháp phỏng vấn các thông tin thu thập được về bản chất là định tính thì phương pháp bảng hỏi các thông tin thu thập được về bản chất là đã được lượng hóa. Việc thu thập thông tin qua phương pháp này cũng tốn ít thời gian và chi phí phù hợp với yêu cầu cấp thiết của công tác phân tích công việc của HACC1 hiện nay. Các câu hỏi được thiết kế phải liên quan đến nhiện vụ trách nhiệm, các kỹ năng, điều kiện làm việc liên quan đến công việc. Do công ty chưa có kinh nghiệm xây dựng các câu hỏi vì vậy công ty có thể thuê các chuyên gia có kinh nghiệm kết hợp với người phụ trách để xây dựng câu hỏi thu thập thông tin.
Bước 3: Xử lý thông tin thu thập.
Các thông tin thu thập được sẽ được tiến hành xử lý phân tích để viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Để các văn bản được xây dựng khách quan đày đủ thì cần tiến hành theo trình tự sau.
•Viết bản thảo
•Lấy ý kiến của cán bộ nhân viên và người lãnh đạo •Sửa lại bản thỏa trên cơ sở ý kiến đó
•Trình trưởng phòng TCLĐHC và lãnh đạo cao cấp để tiếp tục hoàn thiện bản thảo. Sửa lại bản thảo theo ý kiến đó.
Hình 3.1. Quy trình phân tích công việc
Sau đây em xin đưa ra bản mô tả công việc cho chức danh công việc là kỹ sư giám sát thi công.
Bản mô tả công việc
Kỹ sư giám sát thi công
Chức danh công việc: Kỹ sư giám sát thi công. Phòng: Kĩ thuật thi công.
Ngạch lương: 5 Các nhiệm vụ:
1. Giám sát thi công các công trình theo sự phân công.
a. Trực tiếp kiểm tra, theo dõi, đánh giá quá trình thi công công trình tại hiện trường. Cập nhật thông tin vào sổ nhật ký công tác hàng ngày.
b. Nhắc nhở và đình chỉ thi công khi phát hiện vi phạm quy trình, quy phạm kỹ thuật, chất lượng, an toàn công trình theo thiết kế và biện pháp đã duyệt.
c. Làm đầu mối giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong thực tế thi công trên công trường.
d. Lập biên bản nghiệm thu công việc, hạng mục công trình.
2. Theo dõi công trình xây dựng được phân công
a. Mở sổ theo dõi công trình.
b. Kiểm tra công tác thi công của các đơn vị căn cứ vào khối lượng thực tế, phiếu nghiệm thu...định kỳ/đột xuất
c. Phát hiện các tồn tại về hồ sơ và tổ chức thi công hiện trường, cảnh báo các nguy cơ tiềm ẩn (nếu có).
3. Xác nhận khối lượng, hạng mục đã được nghiệm thu đạt tiêu chuẩn chất lượng hàng tháng của các đơn vị phụ trách.
Xác định công việc cần phân tích
Tiến hành thu thập thông tin
4. Tham gia lập, thẩm định/duyệt biện pháp thi công, thiết kế kỹ thuật các công trình
a. Hướng dẫn, tư vấn đơn vị lập biện pháp thi công công trình. Duyệt sơ bộ các biện pháp thi công do đơn vị trực thuộc lập.
b. Tham gia thẩm định thiết kế kỹ thuật các dự án do Công ty làm chủ đầu tư theo phân công của Trưởng phòng.
5. Nghiên cứu đồ án thiết kế của các công trình được giao giám sát và theo dõi. Phát hiện các sai sót, tồn tại và đưa ra các phương án sửa đổi, bổ sung
6. Thực hiện các công việc khác:
a. Tham gia/hỗ trợ các đơn vị lập hồ sơ dự thầu.
b. Tham gia, đóng góp ý kiến xây dựng quy định công tác thi công trong xây dựng và các tài liệu, văn bản khác có liên quan.
c. Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật tại các đơn vị trực thuộc được phân công
Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện:
Trình độ: Tốt nghiệp đại học xây dựng, hoặc tương đương
Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm làm việc về giám sát theo dõi thi công công trình Kiến thức: Am hiểu tiêu chuẩn kĩ thuật các loại vật tư, thiết bị xây dựng lắp
đặt công trình.
Nắm vững các quy định của luật xây dựng, tiêu chuẩn xây dựng và các quy định có liên quan.
Kỹ năng: Thành thạo nghiệp vụ thi công, thiết kế công trình xây dựng.
Thành thạo tin học văn phòng, các phần mềm Autocad, Project
Khả năng: Làm việc độc lập
Tinh thần trách nhiệm cao
Phát hiện vấn đề và xử lý vấn đề tốt
Môi trường và điều kiện làm việc:
Nơi làm việc chính là trong văn phòng.
Thường xuyên phải làm việc ngoài trời và phải di chuyển nhiều.
Thứ hai: Công ty nên hướng vào việc công bằng trong tuyển dụng, không nên ưu tiên thái quá nguồn tuyển dụng là con em của những người làm việc trong công ty.
Thực trạng hiện nay là công ty đang quá coi trọng con em của cán bộ nhân viên làm việc trong công ty. Việc Công ty ưu tiên thái quá nguồn sẽ gây ra sự thiếu công bằng trong tuyển dụng, làm chất lượng giảm chất lượng các ứng viên được tuyển qua các vòng. Công ty cần khắc phục lạc hậu này, đi đến sự công bằng trong tuyển dụng. Để có thể thực hiện điều này không phải là việc ra một quy định mà
xong. Tư tưởng này đã ăn sâu quan niệm của mối người lao động cũng như lãnh đạo.
Trước mắt công ty không nên xóa bỏ chế độ ưu tiên này mà chỉ thay đổi để không ưu tiên tiên thái quá nguồn này. Để làm được điều này thì lãnh đạo công ty đóng vai trò rất quan trọng. Lãnh đạo công ty cần là người đi trước thực hiện việc thay đổi này. Chính lãnh đạo công ty cần để con em của họ nếu muốn làm việc ở công ty thì cần phải vươt qua các vòng thi tuyển một cách chính thức mà không bị sự can thiệp của họ. Công ty chỉ nên ưu tiên đối tượng này nếu đối tượng này thể hiện được năng lực như các ứng viên khác thì họ được ưu tiên lựa chọn hơn các ứng viên khác.
Trong tương lai, lãnh đạo công ty cần kiên quyết chấm dứt chế độ ưu tiên này trong tuyển dụng nhân lực. Giám đốc công ty cần ban hành quyết định về việc công bằng với tất cả các ứng viên dự tuyển. Nội dụng của quyết định phải nêu rõ: mọi ứng viên đều có cơ hội ngang nhau trong các đợt tuyển dụng. Các ứng viên đều có cơ hội làm việc tại công nếu ứng viên đó muốn cống hiến cho công ty và đáp ứng được các yêu cầu của công việc đưa ra. Mọi ứng viên đều phải tham gia các vòng thi tuyển và hội đồng tuyển dụng tổ chức, đồng thời phải vượt qua vòng thi đó một cách chính thức và công bằng.
Thứ ba: Công ty cần xây dựng lại quy trình tuyển chọn cho lao động quản lý.
Đồng thời các bước trong quy trinh mới công ty cần thực hiện chăt chẽ, khoa học và hiệu quả hơn. Hiện nay quy trình tuyển mộ của công ty là tốt. Trong quy trình tuyển mộ công ty cần chủ ý một số điểm là nên đa dạng hóa cách thông báo tuyển mộ. Công ty nên tiếp cận nhiều hơn với cách thông báo tuyển mộ thông qua hội chợ việc làm, qua các trang Web tuyển dụng và qua các tạp chí báo, truyền hình. Mặt khác công ty nên chú ý nguồn tuyển dụng là các sinh viên mới ra trường có thành tích học tập tốt.
Sau đây em xin đưa ra quy trình tuyển chọn mới cho công ty: Hình 3.2 trang bên Bước 1: Sàn lọc qua đơn xin việc.
Hiện nay HACC1 đã quy định rõ ràng hồ sơ xin việc của ứng viên bao gồm những loại giấy tờ này. Các quy định này được đưa đến các ứng viên thông qua các thông báo tuyển dụng. Tuy nhiên, HACC1 nên yêu cầu các ứng viên viết đơn xin việc bằng tay. Đơn xin việc bao gồm các thông tin liên quan đến bản thân, các thông tin liên quan đến kinh nghiệm làm việc, các văn băng chứng chỉ mà ứng viên có. Thông qua đơn xin việc có thế giúp nhà tuyển dụng đánh giá được phần nào các ứng viên tham gia tuyển. Qua cách trình bày lá đơn xin việc có thể cho các nhà tuyển dụng đó biết được các ứng viên đó có cẩn thận, sáng tạo, và biết tôn trọng hay không. Qua lời văn trong đơn xin việc sẽ cho biết được trình độ lý luận của các ứng
viên đó, thái độ của họ với vị trí ứng tuyển.
Nhà tuyển dụng chỉ nên loại bỏ các ứng viên không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu đưa ra của thông báo tuyển dụng như: thiếu văn bằng chứng chỉ yêu cầu; thiếu kinh nghiệm; thiếu tuổi. Không nên lọai các ứng viên theo cảm giác qua đơn xin việc, mà thay vào đó là đánh giá tạm thời các ứng viên đó, xem đó là một kênh thông tin
Bước 2:Tổ chức thi tuyển.
Hiện nay HACC1 đang áp dụng thi ba môn là chuyên môn, tiếng anh, vi tính. Việc thực hiện thi tuyển và chấm thi ở HACC1 là tương đối tốt. Công ty cần tiếp tục áp dụng và nâng cao hơn nữa chất lượng các bài thi. Các bài thi luôn luôn phải cập nhập các thông tin mới của công việc, của công nghệ… Đối với bài thi chuyên môn, đây là bài thi quan trọng nhất thì nên đưa ra các tình huống có thật xảy ra trong thực hiện công việc để dự đoán được thành tích thực hiện công việc của ứng viên, giúp cho việc lựa chọn được chính xác hơn.
Ngoài ba môn thi này công ty cần áp dụng các trắc nghiệm nhân sự. Hay nói cách khác công ty nên đưa môn thi trắc nghiệm nhân sự thêm vào. Hai loại trắc nghiệm công ty nên đưa và là trắc nghiệm thành tích và trắc nghiệm năng khiếu, khả năng. Để có thể thiết kế được các loại trắc nghiệm này công ty nên thuê ngoài.
Bước 3: Phỏng vấn trực tiếp bởi hội đồng tuyển dụng
Buổi phỏng vấn sẽ cho nhà tuyển dụng xác minh các thông tin thu thập đươc của các ứng viên qua 2 bước trên, giúp nhà tuyển dụng tìm hiểu và đánh giá thêm về khả năng, tiềm năng, tính cách của các ứng viên mà 2 bước trên chưa phát hiện ra.
Hội đồng tuyển dụng nên cử các thành viên tham gia phỏng vấn bao gồm: một cán bộ nhân sự được đào tạo bài bản về tâm lý con người để đánh giá hành vi, thái độ, tính cách, sự nhạy bén; một cán bộ chuyên môn là người quản lý trực tiếp trong tương lai để đánh giá về trình độ chuyên môn, tay nghề, đánh giá các khả năng học hỏi phát triển nghề nghiệp. Một thư ký để ghi chép lại các câu hỏi và câu trả lời.
Hội đồng tuyển dụng có thể phỏng vấn một ứng viên hoặc phỏng vấn theo nhóm tuy theo vị trí cần tuyển. Hội đồng tuyển dụng nên lựa chọn hình thức phỏng vấn không có hướng dẫn, hoặc phỏng vấn theo tình huống. Hại loại hình thức phỏng vấn này sẽ cung cấp được nhiều thông tin về các ứng viên cho hội đồng.
Đây là bước mà người phòng vấn có cơ hội trực tiếp quản bá hình ảnh của công ty. Vì vậy, trong quá trình phỏng vấn người phỏng vấn không nên bỏ qua cơ hội nâng cao hình ảnh của công ty. Tuy nhiên không được cường điệu hóa lên. Các thông tin cung cấp cho các ứng viên phải chính xác với thực tế đang diễn ra tại công ty. Người phỏng có cách truyền đạt các thông tin sao cho có thể làm cho ứng viên
thấy được phương hướng phát triển trong tương lai của công ty, ý chí tinh thần chủ trương của lãnh đạo, những quyền và lợi ích mà ứng viên có thể nhận được.
Bước 4: Tiếp xúc với lãnh đạo công ty.
Việc tiếp xúc với lãnh đạo công ty sẽ cho ứng viên thấy được sự quan tâm của lãnh đạo đối với đợt tuyển dụng này, sự gần gúi của lãnh đạo đối với người lao động. Trong quá trình tiếp xúc người lãnh đạo cần tạo không khí cởi mở thân thiện