1.1.2.1. Tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý đào tạo Công nghệ thông tin là một tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
CNTT đã hỗ trợ nâng cao chất lượng và hiệu quả đào tạo, thực hiện đổi mới PPDH.
Về nội dung: CNTT và truyền thông giúp GV tiếp cận và chia sẻ được nhiều nội dung trong quá trình dạy học, hỗ trợ giáo trình, tài liệu cho GV, SV.
Về phương pháp: CNTT tạo điều kiện cho GV tiếp cận nhiều phương pháp, sử dụng mô hình, biểu bảng, tính toán nhờ CNTT; chứng minh các kết luận trong điều kiện thực hành thí nghiệm thực tế khó có thể tổ chức thông qua các thí nghiệm ảo trên máy tính. Việc sử dụng công nghệ DH theo chương trình hoá hoặc E-learning góp phần quan trọng tạo môi trường giao tiếp thầy – trò, trò – trò. Đối với SV - HS, CNTT góp phần cá nhân hoá người học, gia tăng đáng kể vai trò chủ động của SV - HS trong việc tiếp cận kiến thức và do đó nhấn mạnh phương pháp học để chiếm lĩnh tri thức.
Về thái độ: CNTT góp phần gây hứng thú cho HS - SV nhờ các mô hình, hình ảnh phong phú, đa dạng, thể hiện trạng thái động của sự vật, hiện tượng mà trong thực tế về điều kiện không gian, thời gian khó có thể diễn tả được.
Về đánh giá: khách quan hoá quá trình đánh giá qua việc sử dụng phương pháp trắc nghiệm khách quan, đặc biệt người học có thể tự đánh giá qua các nội
dung và bài tập do GV thiết kế trong từng học phần, qua sử dụng các phần mềm thi trắc nghiệm ... Bước vào thế kỷ XXI, CNTT đã hỗ trợ đắc lực việc dạy học ở các trường và là một yêu cầu không thể thiếu trong quá trình dạy học.
1.1.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý đào tạo
CNTT là ngành khoa học công nghệ cao, nó có nhiều tác dụng trong cuộc sống xã hội, mang lại hiệu quả lớn trong mọi mặt của xã hội trong đó có quản lý. Ứng dụng CNTT làm cho việc quản lý trở nên sâu sát hơn, cụ thể hơn, người quản lý không mất nhiều thời gian vào những việc cụ thể mà dành nhiều thời gian hơn cho công việc hoạch định chiến lược cho tổ chức, cho đơn vị.
+ Sử dụng CNTT trong hoạt động dạy học của giáo viên
Trong báo cáo của Bộ GD&ĐT đã ghi rõ: “Tiếp tục đổi mới mạnh mẽ phương pháp dạy và học, coi trọng vai trò chủ động của người học, phát huy năng lực sáng tạo trong cách tiếp thu và vận dụng tri thức vào cuộc sống ... Từng bước đưa công nghệ thông tin vào tất cả các khâu trong quá trình dạy và học... tạo điều kiện áp dụng các công nghệ dạy học hiện đại và các mô hình giáo dục tiên tiến”. [5, tr.23]
CNTT làm cho tất cả các thông tin được cập nhật nhanh chóng, các thông tin của đơn vị được công khai với cộng đồng. Sự công khai thông tin làm cho cộng đồng đánh giá được đơn vị, làm cho đơn vị thân thiện với cộng đồng, với người học. Thông tin được công khai cũng làm cho cộng đồng chấp nhận đơn vị, làm cho gia đình, đơn vị chủ quản đơn vị nắm được tình hình học tập của con em, của nhân viên mình kịp thời. Ngoài ra, CNTT giúp người học có thể tham khảo thông tin phục vụ bài học, có thể tự học trong những thời gian khác nhau, ở những địa điểm khác nhau, làm cho trở nên chủ động học tập theo hướng “trường học thân thiện, sinh viên tích cực”.
CNTT làm cho quá trình quản lý nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Máy tính là một công cụ chủ yếu trong CNTT, máy tính thực hiện những phép tính toán rất nhanh và chính xác. Công nghệ truyền thông đã dần tiến tới trình độ hoàn thiện ở mức độ cao nên thông tin được truyền đi nhanh chóng, rộng khắp. Nhờ CNTT, thông tin quản lý được truyền đến người quản lý hầu như tức thì, trực tiếp không thông qua khâu trung gian nên người quản lý nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng, chân thực. Từ nguồn thông tin đó, người quản lý có thể xử lý thông tin quản lý kịp thời và chính xác.
CNTT làm cho những quyết định quản lý sát với thực tế đang diễn ra, làm cho quyết định quản lý có hiệu quả hơn. Do xã hội luôn luôn thay đổi nên trạng thái của
đơn vị biến đổi không ngừng. Các quyết định quản lý cũng vì vậy mà không đồng nhất như nhau trong thời điểm khác nhau. Tốc độ thay đổi của xã hội hiện đại càng nhanh càng yêu cầu người lãnh đạo phải cân nhắc tức thời để ra được quyết định quản lý phù hợp với tình hình thực tế.
CNTT giúp cho việc cân nhắc các điều kiện thực tế một cách nhanh chóng, đặc biệt là việc tính toán các đại lượng có thể đo đếm được. Khả năng tính toán của CNTT có thể là một cơ sở để hỗ trợ cho các nhà quản lý ra quyết định một cách đúng đắn một cách nhanh nhất, dành nhiều thời gian hơn vào công việc khác.
+ Tác dụng của ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học
CNTT làm cho người thầy nhanh chóng nắm bắt thông tin, cập nhật những kiến thức mới, làm cho bài giảng phong phú, sinh động. Dưới con mắt của người học, người thầy là một tấm gương về tri thức. Nguồn tri thức xã hội luôn phát triển theo dòng thời gian, càng về thời gian gần đây, lượng tri thức đó càng được phát triển với gia tốc lớn hơn. Trong những tri thức đó, có những thông tin không có lợi ẩn vào đó, náu mình trong khối thông tin đó, ngụy trang bởi những lý luận có vẻ hợp lý, khoa học. Các thông tin đó nhanh chóng đưa lên nhiều phương tiện thông tin đại chúng nên mọi người đều biết.
Muốn giữ vững vị trí của mình trong con mắt của người học, người thầy phải luôn cập nhật kiến thức mới, những tri thức mới để hướng dẫn cho người học. Hơn nữa, người thầy cần phải phân biệt được thông tin cần thiết cho cuộc sống xã hội, những thông tin nào không có lợi cho cuộc sống để định hướng cho người học để phòng tránh.
CNTT giúp cho sinh viên quan sát những hiện tượng tự nhiên lớn một cách dễ dàng, giúp sinh viên quan sát những thí nghiệm nguy hiểm mà không làm ảnh hưởng đến sức khỏe của sinh viên, giúp tiết kiệm những đồ dùng dạy học đắt tiền. Một trong thế mạnh của công nghệ thông tin là sự mô phỏng các hiện tượng tự nhiên. Công nghệ mô phỏng làm cho thế giới tự nhiên trở nên trực quan, sinh động hơn. Sinh viên có thể quan sát trên những mô phỏng về một số hiện tượng thực tế mà con người không thể quan sát trực tiếp được. Từ đó giúp cho người học nắm vững kiến thức hơn. Người học cảm thấy những giờ học nhẹ nhàng hơn, hứng thú hơn, góp phần làm cho trường học trở nên một môi trường thân thiện.
CNTT làm cho quá trình dạy học được mở rộng về không gian và thời gian, giúp cho các giáo viên có trình độ cao có thể giảng cho nhiều sinh viên cùng học.
Công nghệ truyền dẫn thông tin của ngành CNTT làm cho thông tin được truyền đến nhiều nơi trên thế giới một cách nhanh chóng và với giá thành càng ngày cảng giảm. Việc giá thành truyền thông tin giảm nhanh làm cho việc truyền thông tin trở nên phổ biến và nhiều người có thể sử dụng được công nghệ này. Sự phổ biến của CNTT thể hiện ở hệ thống mạng internet. Hiện nay, mạng internet phổ biến khắp mọi nơi từ thành phố đến nông thôn và trở nên thân thiện với người sử dụng. Số lượng người biết sử dụng internet và số thuê bao internet tăng lên nhanh chóng. Sự gia tăng này càng thúc đẩy các hãng kinh doanh trong lĩnh vực thông tin đầu tư vào việc thu thập, lưu trữ thông tin, tăng cường việc cải tiến, bổ sung tính năng của các chương trình tìm kiếm nhằm làm cho người sử dụng dễ dàng tìm kiếm thông tin trên kho dữ liệu khổng lồ trên toàn hành tinh. Hiện nay, hầu hết những thông tin con người cần đến đều có thể tìm được trên internet.
CNTT làm cho người học hứng thú trong giờ học. Sự ứng dụng CNTT trong dạy học làm cho các kiến thức của thầy giáo luôn sống động, luôn được cập nhật. Chương trình mô phỏng những hiện tượng tự nhiên khiến cho người học không chỉ được nhìn thấy một cách trực quan mà còn làm cho người học có thể tương tác với các hiện tượng đó thông qua máy tính. Thông qua những hoạt động, quá trình nhận thức của người học trở nên tự nhiên, sâu sắc hơn
CNTT làm thay đổi quá trình dạy học với nhiều hình thức phong phú. Mối giao lưu, tương tác giữa người dạy và người học đặc biệt là giữa người học và máy- thông tin đã trở thành tương tác hai chiều với nhiều kênh truyền thông (multimedia) là kênh chữ, kênh hình, động hình, âm thanh, màu sắc ... mà đỉnh cao là học trên mạng Internet (E- Learning).
+ Công nghệ quản lý
Từ xưa đến nay, lĩnh vực quản lý mà nội dung cơ bản là sự điều khiển, chủ yếu do con người đảm nhận, có sự hỗ trợ phần nào của các máy móc cơ khí trong các công việc phụ, nên hiệu quả rất thấp. Ngày nay, nhờ có hệ thống điều khiển tự động, thông qua CNTT, phương thức quản lý đã thay đổi góp phần đưa năng suất và chất lượng công việc tăng vọt. Lĩnh vực quản lý lại bao trùm lên tất cả mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội, dù trình độ nền kinh tế là cao hay thấp, nên CNTT đã đem lại một cuộc cách mạng hết sức rộng rãi trên phạm vi toàn thế giới. Vì thế, có nhà nghiên cứu coi thời đại ngày nay là thời đại cách mạng quản lý, mà công cụ trực tiếp là công nghệ thông tin.
Làm thay đổi cung cách điều hành và QLGD, hỗ trợ công cuộc cải cách hành chính để làm việc hiệu quả hơn (kinh tế, thời gian, thông tin, tri thức) và quản lý quá trình học tập.
Vai trò của CNTT đối với ĐT rất to lớn. CNTT vừa là phương tiện, vừa là mục đích của ĐT. CNTT là phương tiện ở chỗ: do có những ưu việt, nó được sử dụng rộng rãi đến mức khó có thể thiếu được trong việc thu thập, xử lý, trao đổi, lưu trữ, tra cứu và sử dụng thông tin quản lý. Với những ưu việt của việc ứng dụng CNTT trong quản lý, ngày nay đã có một ngành khoa học được gọi là MIS, được nghiên cứu về khoa học thu thập, phân tích và xử lý hệ thống thông tin quản lý cho các ngành kinh tế- xã hội, trong đó có giáo dục đào tạo.
Con người mà chúng ta đào tạo ra nhằm phục vụ cho sự nghiệp CNH - HĐH đất nước, hoà nhập được với thế giới trong thế kỷ 21 cần thiết phải có những phẩm chất, tư chất và những kỹ năng đáp ứng được yêu cầu mới của đất nước, của thời đại, trong đó có những hiểu biết cơ bản và kỹ năng sử dụng CNTT trong mọi công việc và mọi lĩnh vực hoạt động của mình. Vì vậy dạy cho SV những hiểu biết cơ bản, rèn luyện cho các em những kỹ năng cần thiết về CNTT là mục đích của GD - ĐT.
Trước yêu cầu bức xúc và đòi hỏi thực tế của xã hội, đào tạo chuyên gia về CNTT phải đón đầu nhu cầu thị trường quốc tế và trong nước về số lượng và chất lượng, muốn vậy ứng dụng và phát triển CNTT trong GD - ĐT phải đi trước một bước. Quản lý ĐT phải là người hiểu rõ hơn ai hết về vai trò của CNTT, để từ đó tăng cường giảng dạy, đào tạo và coi trọng ứng dụng CNTT trong hoạt động giáo dục của mình. Hạ tầng viễn thông - internet phải đi trước và đủ mạnh đáp ứng việc ứng dụng và phát triển CNTT.
* Sử dụng CNTT trong quản lý hoạt động học tập của sinh viên
Ứng dụng và phát triển CNTT ở nước ta là một việc bức thiết, nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp CNH - HĐH.
Việc quản lý đào tạo bằng CNTT đem lại lợi ích to lớn: tiện lợi, nhanh chóng, chính xác, tránh phình to bộ máy hành chính. Với sự hỗ trợ của công nghệ chữ ký điện
tử, người học có thể được in bản xác nhận kết quả học tập thông qua mạng… SV khi mới vào trường phải được đưa vào quản lý hồ sơ, quá trình học tập, rèn luyện trên máy vi tính của trường và chuyển lên Sở, lên Bộ, quản lý SV trên sổ điểm điện tử, học bạ điện tử. Việc làm này ngày càng có nhiều trường phổ thông trên khắp các địa phương trong cả nước hưởng ứng tích cực.
Trong các đơn vị giáo dục tất cả các công việc cần thiết và có thể ứng dụng tin học thì sẽ dần được tin học hoá. Như quản lý thi tuyển sinh, quản lý thi tốt nghiệp, quản lý thời khoá biểu, quản lý tài chính, quản lý giáo viên, quản lý thư viện, quản lý tài sản, CSVC, quản lý công văn...
CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT được phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn thông và tự động hoá. (Theo Nghị định 49/CP) - Công cụ của CNTT là hệ thống máy tính điện tử và hệ thống truyền dẫn thông tin. Những công cụ, máy móc của ngành công nghệ thông tin thực hiện những thao tác xử lý thông tin rất nhanh, chính xác. Các kết quả của xử lý thông tin bằng công nghệ thông tin có độ tin cậy cao. Những quyết định quản lý dựa trên thông tin đã được xử lý bằng nghệ thông tin vì vậy có được tính chặt chẽ, hợp lý, có tính kịp thời nên có hiệu quả cao.
- Lĩnh vực công nghệ phần cứng: Đây là lĩnh vực mà CNTT thực hiện những yêu cầu sản xuất các thiết bị phục vụ công việc, tích hợp các thiết bị để
thực hiện các công việc.
- Ứng dụng CNTT trong phần mềm quản lý đào tạo. Các cơ sở đào tạo khác đã ứng dụng những phần mềm chuyên biệt để quản lý đào tạo. Đặc biệt việc sử lý những công việc quản lý đào tạo như sau:
+ Phần mềm tuyển sinh. + Phần mềm quản lý điểm.
+ Phần mềm hỗ trợ sắp xếp thời khóa biểu. + Phần mềm quản lý điểm.
+ Phần mềm quản lý thi và kiểm tra. + Phần mềm hỗ trợ ra đề thi trắc nghiệm.
- Khả năng vận dụng vào quản lý đào tạo: Những phần mềm nêu trên có khả năng ứng dụng lớn trong công tác quản lý đào tạo.
+ Tác dụng của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý