tin học hoá quản lý đào tạo”
4.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp
- Hoàn thiện các điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho ứng dụng CNTT vào quản lý, bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý đào tạo. Đảm bảo 90% cán bộ quản lý có máy tính riêng, có nối mạng LAN và mạng internet.
- Thống nhất các quy định về chuẩn thông tin theo quy định, thống nhất hướng luân chuyển thông tin trong hệ thống. Đảm bảo thông tin trong toàn Trung tâm thống nhất và phù hợp với nhu cầu tin học hóa trong quản lý.
- Hoàn thiện tổ chức bộ phận chuyên trách CNTT để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến CNTT.
- Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ ứng dụng CNTT vào QLĐT. - Tạo điều kiện cho cán bộ quản lý đào tạo, chuyên viên đào tạo khai thác và sử dụng CNTT vào quản lý đào tạo
- Nâng cao ý thức trách nhiệm trong sử dụng CNTT vào QLĐT và bảo quản cơ sở vật chất của của nhà trường
4.2.2.2. Nội dung của giải pháp
Về việc hoàn thiện cơ sở vật chất
- Xây dựng hạ tầng truyền thông
Hạ tầng truyền thông bao gồm một hệ thống các thiết bị, đường truyền dẫn kết nối PGD với các đơn vị giáo dục. Hạ tầng truyền thông là một trong những hạng mục quan trọng nhất cần xây dựng trong tiến trình đổi mới quản lý giáo dục bằng Công nghệ thông tin và truyền thông giai đoạn 2013 - 2020. Một hạ tầng truyền thông hiện đại là cơ sở để hình thành và phát triển chính phủ điện tử, theo đó luồng thông tin trao đổi trong nội bộ cơ quan phòng, từ các phòng tới các trường, giữa phòng với Sở, giữa các trường với nhau, giữa các đơn vị giáo dục với nhân dân được thực hiện thông suốt, hỗ trợ kịp thời, hiệu quả cho quá trình ra quyết định của các cấp lãnh đạo
Các chức năng chính của hạ tầng truyền thông :
+ Cung cấp dịch vụ truy nhập tới các hệ cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm dữ liệu của phòng, đồng thời đảm bảo việc kết nối và trao đổi thông tin với mạng của huyện, của Sở, của Thành phố.
+ Cung cấp dịch vụ thư tín điện tử với các đơn vị giáo dục, với các đơn vị khác trong mạng diện rộng của UBND thành phố, của Sở GD -ĐT.
Việc xác định thiết kế cho hạ tầng truyền thông phụ thuộc vào khả năng đầu tư của ngành, của huyện và nhu cầu trao đổi thông tin thực tế giữa ngành với các đơn vị giáo dục.
Căn cứ trên tình hình thực tiễn nước ta hiện nay, có thể lựa chọn giải pháp dùng Internet thuê bao. Đây là giải pháp đơn giản nhất nhưng cũng rất bài bản, thực hiện được ngay, nhưng giá thành đắt, không phù hợp với điều kiện của ngành GD - ĐT.
+ Đầu tư xây dựng phòng CNTT - Multimedia tại nhà trường đạt chuẩn quốc gia; mỗi phòng được trang bị từ 20 - 30 máy tính. Các máy tính tại phòng máy và các
bộ phận khác trong một đơn vị trường học được xây dựng thành mạng cục bộ có trang bị công nghệ Mutimedia để sử dụng các phần mềm dạy học. Mạng máy tính của trường học được hình thành như một “thư viện điện tử”, vừa sử dụng các phần mềm dạy - học trên máy tính của các môn văn hoá và các môn chuyên ngành và sách giáo khoa điện tử của các môn học đó, góp phần đổi mới phương pháp dạy học.
+ Xây dựng các mạng cục bộ tại các đơn vị trường học được kết nối Internet và vào mạng Intranet của phòng giáo dục.
So với giải pháp phần cứng (cơ sở hạ tầng thông tin) thì giải pháp phần mềm mang tính ổn định về lâu dài và cần được quan tâm đầu tư một cách thoả đáng. Chính giải pháp này mới mang lại sức sống cho mạng. Thực tiễn triển khai còn quá khiêm tốn của công tác quản lý qua mạng như hiện nay không xuất phát từ nguyên nhân “thấp kém về cơ sở hạ tầng thông tin”, mà xuất phát từ sự thiếu năng động trong việc tìm kiếm và đề xuất giải pháp.
+ Thiết lập trung tâm tích hợp dữ liệu
Việc thiết lập trung tâm tích hợp dữ liệu của nhà trường là một vấn đề cần quan tâm đúng mức để thực hiện tốt việc đổi mới quản lý giáo dục bằng Công nghệ thông tin và truyền thông.
Trung tâm tin học tích hợp dữ liệu có trách nhiệm tập hợp các cơ sở dữ liệu được hình thành từ việc tin học hoá các hệ thông thông tin quản lý của ngành. Các cơ sở dữ liệu này được cài đặt trên các máy chủ có công suất cực lớn, có khả năng đáp ứng chính xác các yêu cầu về truy nhập dữ liệu từ các cơ sở giáo dục, giáo viên, học sinh.
Hoàn thiện, nâng cấp hệ thống mạng nội bộ (LAN) trong toàn nhà trường. Mạng LAN có tác dụng lớn trong viêc chuyển giao thông tin nội bộ. Nhiều thông tin được chuyển giao giữa lãnh đạo và các phòng ban, giữa các phòng ban với nhau. Mạng LAN có thể được dùng để phổ biến thông tin trong toàn thể cán bộ, giáo viên. Mạng LAN cũng có thể dùng để thay chế độ họp giao ban thường kỳ. Một số trường học đã sử dụng phương pháp này thay cho phương pháp tập trung toàn bộ cán bộ đào tạoquản lý, giáo viên lại để hợp giao ban thường kỳ. Ngoài ra, mạng LAN có thể để chuyển giao những biểu mẫu báo cáo để cán bộ đào tạo quản lý báo cáo định kỳ. Chương trình quản lý chạy trên mạng nội bộ giúp cho cán bộ đào tạo quản lý, giáo viên, học sinh cập nhật tình hình học tập hàng ngày, lãnh đạo có thể nắm được thông tin nhanh chóng mà không cần phải tham khảo ý kiến nhân viên, không phải yêu cầu nhân viên báo cáo.
Trang bị máy tính hợp lý tại các phòng làm việc, các máy tính phải được nối mạng LAN và nối mạng internet. Các máy tính trang bị tại các phòng giúp cán bộ đào tạo đào tạo, giáo viên chủ động hơn trong ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy. Tại Trường CĐN Du lịch -Thương mai Nghệ An, công việc của cán bộ đào tạo quản lý, giáo viên rất đa dạng.
Ngoài công việc đào tạo, cán bộ quản lý còn theo dõi lịch dạy, chương trình học của học sinh, cán bộ quản lý còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác. Hệ thống máy tính tại các phòng có nối mạng LAN làm cho cán bộ quản lý, giáo viên không mất thời gian đi từ chỗ này sang chỗ khác để thực hiện công việc. Mạng internet làm cho cán bộ đào tạo quản lý, giáo viên luôn luôn nắm được thông tin thời sự khắp nơi trong và ngoài nước, có thể liên lạc với nhiều đối tác với nội dung đa dạng, có thể trao đổi về chuyên môn với đồng nghiệp, với những người có cùng sở thích mà thậm chí không biết về họ, có thể quan hệ với những người có cùng mối quan tâm trên toàn thế giới. Mạng internet giúp cho cán bộ đào tạo quản lý, giáo viên nâng cao trình độ, nâng cao nhận thức, thấy được mức độ quan trọng của thông tin.
Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại và đồng bộ, như: Hệ thống máy tính có nối mạng internet, sự đồng bộ công tác ứng dụng công CNTT trong quản lí tại các phòng ban, thường xuyên nâng cấp các phần mềm quản lí, phần mềm QLKQHT,...Cùng với đó là chế độ báo cáo, việc xây dựng chương trình đào tạo mang tính ổn định thường xuyên sẽ là các điều kiện thuận lợi để chuyên viên Đào tạo thực hiện tốt các kỹ năng nghề nghiệp của mình như: kỹ năng sử dụng CNTT, kỹ năng thu thập và xử lí thông tin, kỹ năng lập kế hoạch,... Cũng cần lưu ý, việc trang bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị cần được thực hiện đồng thời với công tác sử dụng và bảo quản nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.
Trang bị chương trình quản lý chạy trên mạng LAN. Chương trình này cần dễ sử dụng để cán bộ đào tạoquản lý, giáo viên không cần phải có kiến thức sâu về CNTT cũng có thể sử dụng được. Đây là điểm quan trọng vì trình độ CNTT của cán bộ đào tạo quản lý, giáo viên trong nhà trường không đồng đều. Nếu chương trình khó sử dụng sẽ làm cho cán bộ, giáo viên không muốn sử dụng. Chương trình dễ sử dụng làm cho cán bộ đào tạo, giáo viên chóng quen với cách thức sử dụng chương trình, quen với kỹ thuật mới, quen với ứng dụng CNTT trong công việc, nâng dần trình độ CNTT của cán bộ đào tạo, giáo viên. Mặt khác, chương trình cần theo chuẩn dữ liệu chung để
có thể dễ dàng hòa nhập với các chương trình mà cấp trên đã trang bị hay sắp trang bị. Chuẩn dữ liệu thống nhất làm cho việc sử dụng dữ liệu cho nhiều chương trình khác nhau một cách thuận lợi.
Trang bị hệ thống máy tính tại phòng thông tin thư viện. Nhà trường có một phòng thông tin thư viện. Đây là nơi người học có thể đến mượn đọc tài liệu. Đây là nơi tập trung vào lúc những giờ nghỉ, hoặc ngoài giờ học trên lớp. Phòng thông tin thư viện là nơi có thể thu thập được nhiều thông tin từ phía. Lãnh đạo nhà trường cần có lộ trình tăng cường trang bị hệ thống thông tin tại phòng này. Các máy tính cần đủ cấu hình để sử dụng đa dạng nhiều chương trình khác nhau và phải nối mạng internet. Dần dần trang bị thêm các sách điện tử, thay thế dần sách giấy bằng sách điện tử. Người học có thể sử dụng máy tính và mạng internet để truy cập thông tin tại đây. Hơn nữa, người học có thể đề đạt những nguyện vọng của bản thân họ đến nhà trường không cần đến phòng lãnh đạo, gặp trực tiếp lãnh đạo. Đây là cơ hội để lãnh đạo nhà trường nắm bắt những yêu cầu, diễn biến tư tưởng của người học. Do không cần gặp mặt trực tiếp, nên người học có thể nói rất thật những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân đối với nhà trường, với những cán bộ đào tạogiáo viên và người phục vụ của nhà trường. Đây là một kênh thông tin tốt, mang lại nhiều thông tin đa chiều. Nhưng cũng có nhiều thông tin gây nhiễu. Qua việc sàng lọc những thông tin này, xác minh tính đúng đắn của thông tin mà lãnh đạo có thêm những cảm nhận về người học, về cán bộ đào tạogiáo viên và nhân viên phục vụ.
Xây dựng trang thông tin (WEB) của nhà trường. Trang thông tin là một phương tiện truyền bá, thu thập thông tin rất hữu hiệu nếu sử dụng nó đúng đắn. Trang thông tin được xây dựng trên kỹ thuật siêu liên kết (hyper link) các thông tin trong nhiều trang khác nhau. Thông tin trên trang web được thể hiện bằng nhiều hình thức như văn bản, âm thanh, tranh ảnh, phim video… nên rất sống động và thu hút nhiều người tham quan. Do vậy trang thông tin sẽ phổ biến thông tin về nhà trường đến được rât nhiều người trong phạm vi rộng lớn. Trang thông tin cho phép người tham khảo thông tin có thể giao lưu trực tiếp với nhau, với cán bộ đào tạolãnh đạo, cán bộ, giáo viên của nhà trường nên thông tin đến được với người xem là rất cập nhật. Trên trang thông tin có thể tổ chức những cuộc thăm dò ý kiến. Ý kiến được thăm dò có thể sẽ lan truyền rất rộng, nhiều người trả lời. Nhà trường sẽ thu thập được rất nhiều ý kiến khác nhau thông qua trang web để phân tích và hoạch định chiến lược cho đơn vị. Mặt khác, trên trang web có thể tổ chức những dữ liệu mà mọi người có thể truy cập được.
Xây dựng kho dữ liệu dùng chung. Dữ liệu là các thông tin theo một chủ đề nào đó như chương trình, giáo trình, thời khóa biểu, các bài giảng, cá tiểu luận… đã được số hóa. Dữ liệu dùng chung được phát hành trên mạng.
Có dữ liệu mọi người có thể truy cập tự do, bất cứ ai cũng có thể tham khảo, sao chép về làm tài liệu của mình. Thông thường đó là những thông tin có tính quảng bá, quảng cáo cho đơn vị như thông báo tuyển sinh, thông tin về các hoạt động của đơn vị. Có loại dữ liệu mà chỉ có những người có quyền truy cập mới có thể truy cập được. Đó là dữ liệu có tính riêng tư của một người, hoặc của một đơn vị. Người có thể truy cập được dữ liệu riêng như vậy thường là người trong đơn vị hoặc là người có liên quan đến đơn vị và được đơn vị cung cấp quyền truy cập. Trong ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và giảng dạy thường khó khăn và mất nhiều thời gian tìm hiểu nghiên cứu. Vì vậy người nghiên cứu thành công một vấn đề thường có tâm lý không muốn chia sẻ với những người khác, với đồng nghiệp của mình. Hoặc nếu có chia sẻ thì vẫn giấu một yếu tố quan trọng nào đó. Nên có cơ chế để khuyến khích cán bộ đào tạo, giáo viên chia sẻ những sản phẩm mình làm được với toàn thể những người khác. Cần hướng dẫn để cán bộ đào tạo, giáo viên có thói quen chia sẻ, sử dụng chung những kết quả nghiên cứu. Làm cho cán bộ đào tạo hiểu được rằng khi chia sẻ sản phẩm mình sẽ làm cho dữ liệu chung của nhà trường mở rộng, sử dụng sẽ tiện lợi hơn. Dần dần sẽ tạo nên một cơ sở dữ liệu dùng chung trong nhà trường.
Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng để cho cán bộ đào tạo, giáo viên thực hiện được ý tưởng của bản thân. Cơ sở vật chất tạo ra nhu cầu sử dụng nó vào công tác hàng ngày. Nhưng tăng cường cơ sở vật chất cần phải có lộ trình và phù hợp với năng lực ứng dụng của cán bộ đào tạo, giáo viên trong nhà trường, nếu không thì sẽ gây lãng phí.
Về quy định chuẩn thông tin và hướng luân chuyển thông tin trong hệ thống quản lý cần phải thống nhất về chữ, cỡ chữ, kiểu chữ…
4.2.2.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
Trung tâm có hệ thống cơ sở vật chất về CNTT phù hợp với năng lực sử dụng của cán bộ quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý bằng CNTT. Hệ thống mạng LAN có thể phục vụ được các chương trình quản lý. Hệ thống mạng internet phục vụ được việc truy cập thông tin cho cán bộ quản lý và Hệ thống thư viện điện tử và kho dữ liệu dùng chung phù hợp đối tượng học sinh của nhà trường.
- Người Hiệu trưởng phải có tầm nhìn chiến lược lâu dài và phải biết đánh giá, ưu tiên cho những công việc cụ thể.
- Mọi thành viên trong nhà trường, đặc biệt là cán bộ quản lý đào tạo, giáo viên phải có trách nhiệm cùng các bộ phận liên quan trong việc bảo quản, sử dụng và đề xuất mua sắm vật tư thuộc công nghệ.