4.2.3.1. Mục tiêu của giải pháp
- Tạo ra nội dung quản lý phù hợp với việc ứng dụng CNTT. Quản lý thông qua việc ứng dụng CNTT có vai trò to lớn. Nội dung quản lý cần được thay đổi. Theo cách thức truyền thống, các nội dung quản lý được thể hiện trên giấy tờ, văn bản được đưa đến những người có trách nhiệm thực hiện.
Thông tin trên hệ thống máy tính có nhiều chuẩn khác nhau. Việc quy định một chuẩn thống nhất là một việc rất cần thiết. Một chuẩn dữ liệu thống nhất giúp cho toàn bộ hệ thống sử dụng được dữ liệu của tập thể. Chuẩn dữ liệu cần phải để cho mọi hệ thống máy tính đều có thể mở được, có thể sử dụng được. Chuẩn của dữ liệu dạng ký tự đã được quy định là chuẩn 16 bít, dùng bộ mã unicode. Đây là bảng mã có tính phổ dụng cao, chỉ cần dùng bộ mã trên máy tính là có thể sử dụng được dữ liệu của nhà trường. Do lịch sử để lại nên trước đây chuẩn dữ liệu sử dụng là bộ mã TCVN 3. Đây là bảng mã 8 bit, không phổ dụng trên tất cả các hệ thống máy tính. Những máy tính không cài đặt bảng mã này sẽ không sử dụng được dữ liệu được mã hóa theo dạng này. Do những bất tiện trong việc sử dụng nên hiện nay bộ mã chuẩn tiếng Việt được quy định lại là dùng bảng mã unicode. Hiện nay, trong thực tế vẫn có nhiều người sử dụng bộ mã TCVN 3, do vậy khi chuyển giao thông tin giữa các máy tính, một số máy tính không sử dụng được. Để phát triển rộng rãi việc ứng dụng CNTT trong nhà trường, lãnh đạo cần quy định chặt chẽ, nghiêm ngặt việc sử dụng chuẩn dữ liệu. Chuẩn dữ liệu thống nhất giúp cho đơn vị có thể xây dựng được thư viện dữ liệu dùng chung, tạo điều kiện cho cán bộ đào tạo có thể tham khảo trong thư viện để có được những thông tin phục vụ công việc và có thể sử dụng chúng một cách tiện lợi. Thư viện dữ liệu giúp cho cán bộ đào tạo có thể bổ sung những mặt còn thiếu sót cho nhau, giúp cho toàn thể cán bộ đào tạogiáo viên nhanh chóng phổ cập.
Thay đổi quy định hướng lưu chuyển thông thi theo cách thức mới. Thông tin làm cho BGH nắm được trạng thái của hệ thống trong thời điểm cụ thể để ra những
quyết định cụ thể. Thông tin làm cho cán bộ quản lý nắm được phương thức làm việc, trạng thái của nhà trường, phương hướng phát triển. Trước đây thông tin thường đến với các đối tượng trong hệ quản lý bằng các phương tiện thông thường như văn bản, mệnh lệnh của cấp trên với cấp dưới hay báo cáo từ cấp dưới lên cấp trên. Thông tin có thể đến theo nhiều con đường khác nhau như thông qua phương tiện thông tin đại chúng, thông qua các cuộc bàn luận, trò chuyện. Khi CNTT phát triển, thông tin đến với mọi người qua một kênh quan trọng là mạng toàn cầu internet. Thông tin trên internet được thể hiện bằng nhiều hình thức như văn bản, tranh ảnh, phim video. Thông tin trên internet được con người chấp nhận rất chóng vánh, nên internet phát triển rất nhanh, sâu và rộng trong xã hội. Thông tin trên đó rất đa dạng, nhiều lĩnh vực nên con người phải sàng lọc, xử lý thông tin để có được thông tin cần thiết cho bản thân. Mạng nội bộ cũng là một công cụ truyền thông tin hữu hiệu trong một đơn vị. Thông tin trong mạng nội bộ được chuyển giao giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên, giữa người học với cán bộ đào tạogiáo viên, giữa người học với lãnh đạo và ngược lại…
Thông tin trên đó cần phải theo một chuẩn nhất định nếu không thì không sử dụng trực tiếp được. Quy định về hướng luân chuyển thông tin giúp cho các các mối liên hệ trong hệ thống quản lý được nhanh chóng, thông tin có tính thời sự cao.
- Xây dựng diễn đàn thông tin điện tử của BGH, cán bộ, giáo viên, phổ biến trên mạng Internet để hình thành một phương thức trao đổi thông tin mới giữa người dạy, người học, người quản lý và cha mẹ học sinh. Xây dựng hệ thống văn bản, tài liệu, ngân hàng đề thi, sách điện tử phổ dụng,… phục vụ giáo viên, học sinh.
Sử dụng chữ ký số trong lưu chuyển thông tin. Chữ ký số được gán với một thông tin là một thao tác kỹ thuật nhằm xác định con người cụ thể đưa ra thông tin đó. Chữ ký số được tạo ra bằng kỹ thuật mật mã cho phép người nhận thông tin có thể dễ dàng kiểm tra tính chủ quyền của thông tin đó.
Việc sử dụng kỹ thuật chữ ký số làm cho người nhận thông tin tin tưởng đó là thông tin đúng, có tính pháp lý và phải thực hiện. Một số quan niệm về thông tin trên mạng là không có tính pháp lý, không có giá trị nếu như có sự tranh luận về tính xác thực của thông tin đó. Việc đưa chữ ký số vào sử dụng giúp cho các thông tin quản lý có hiệu quả hơn. Thông tin quản lý được lưu chuyển nhanh đến người nhận thông tin mà người nhận thông tin yên tâm là thông tin đó có tính xác thực và có giá trị pháp lý để sử dụng hay thực hiện.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thu thập và xử lý thông tin: Thu thập thông tin là một thao tác mà người quản lý luôn cần thực hiện để các quyết định quản lý được đúng đắn. Việc thu thập thông tin theo cách thức truyền thống thường được thự hiện thông qua những cách thức thông thường như thông qua các cuộc họp, thông qua thăm dò ý kiến… Nhưng những cách thức này thường đem lại lại những thông tin không đầy đủ, không thẳng thắn do những lý do tâm lý con người như ngại va chạm, ngại phát biểu chính kiến, ngại cấp trên hiểu sai về mình. Thông tin có thể không được đầy đủ vì người phát biểu ý kiến có thể không nghĩ trọn vẹn ngay lập tức hết các khía cạnh của vấn đề, thời gian không đủ để tất cả mọi người đều trình bày ý kiến của mình. Thông tin có thể được gửi qua văn bản nhưng việc chuyển các văn bản đến người nhận thông tin cũng phải mất thời gian nhất định. CNTT giúp chúng ta giải quyết rất tốt vấn đề này. Khi cần tham khảo ý kiến mọi người, vấn đề cần tham khảo được đưa lên mạng một cách rộng rãi. Người tham gia ý kiến có thể ở một vị trí rất xa về địa lý, trong một khoảng thời gian đủ để suy nghĩ về các khía cạnh của vấn đề mà phát biểu ý kiến. Người tham gia ý kiến có thể tham khảo ý kiến của người khác trước khi đưa ra ý kiến của mình, có thể tham gia ý kiến nhiều lần mà không lo về thời gian hạn hẹp. Như vậy thông tin thu thập được có tính trọn vẹn hơn, đầy đủ hơn. Nhưng khi tham khảo ý kiến theo phương thức này, cần có sự sàng lọc, xử lý thông tin.
Thông tin trên mạng máy tính quá rộng rãi, ai cũng có thể tham gia trong bất cứ thời điểm nào. Người tham khảo ý kiến phải biết cách sàng lọc, xử lý thông tin để thu nhận được những thông tin hữu ích cho công việc.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm tra: Kiểm tra là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý. Quản lý mà không có kiểm tra thì coi như không quá trình quản lý nữa. Khâu kiểm tra giúp người quản lý nắm được thực trạng của hệ thống mà mình đang phụ trách. Yêu cầu của kiểm tra là phải khách quan, kịp thời, số liệu thu thập được phải chính xác và phản ảnh đúng thực trạng của vấn đề được kiểm tra. Trong cách thực hiện theo truyền thống, BGH yêu cầu các cấp tiến hành kiểm tra và báo cáo kết quả lên cấp trên để xử lý. Cách làm như vậy có nhiều vấn đề tế nhị nên nhiều khi số liệu thu thập thông qua khâu kiểm tra không chính xác và thiếu khách quan.
- Xây dựng các phần mềm phục vụ quản lý đào tạo và hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, đổi mới cách đánh giá, kiểm tra chất lượng dạy và học trong nhà
trường Trường CĐN Du lịch -Thương mai Nghệ An. Trên cơ sở đó hình thành thư viện điện tử, ngân hàng đề kiểm tra, trắc nghiệm kiến thức. Xây dựng cơ sở dữ liệu về học sinh, cán bộ quản lý & giáo viên, về cơ sở vật chất trường học... đáp ứng các yêu cầu về nâng cao hiệu quả QL.
Xây dựng một chương trình quản lý hồ sơ học sinh thống nhất. Hiện tại, do đặc thù công việc, mỗi cán bộ đào tạo phụ trách một chương trình đào tạo. Mỗi giáo viên lại xây dựng một cơ sở dữ liệu riêng của lớp mình phụ trách. Dữ liệu của từng lớp biến đổi thường xuyên, và được giáo viên quản lý cập nhật hàng ngày. Nên có thời điểm, số liệu về lớp của từng bộ có những sai khác nhau. Vấn đề này gây nên sự thiếu đồng bộ giữa các bộ phận với nhau, thiếu đồng bộ giữa các bộ phận với giáo viên quản lý lớp, gây khó khăn trong việc quản lý. Chương trình quản lý hồ sơ tuyển sinh cần chạy trên mạng, máy tính của nhà trường đều có thể truy cập chương trình. Mỗi cán bộ đào tạo, giáo viên có mã số để truy cập, người có mã số nào thì truy cập được trong chương trình, lớp mình quản lý phụ trách. Chương trình quản lý hồ sơ người học cần có một người quản lý bắt đầu từ khâu tuyển sinh. Sau khi tuyển sinh, BGH sẽ giao cho cán bộ đào tạo, giáo viên quản lý lớp phụ trách, chuyên viên CNTT sẽ chuyển quyền truy cập cơ sở dữ liệu lớp cho, cán bộ đào tạo, giáo viên cụ thể. Từ đó, giáo viên quản lý lớp có trách nhiệm cập nhật cơ sở dữ liệu này theo biến động cụ thể của lớp. Chương trình này nếu sử dụng rộng rãi thì lãnh đạo có thể truy cập dữ liệu bất cứ lớp nào, bất cứ thời gian nào để nắm tình hình lớp mà không cần báo cáo của giáo viên quản lý lớp.
Những quy định về lưu thông thông tin và xử lý thông tin làm cho cán bộ giáo viên có định hướng trong việc xử lý thông tin theo chuẩn, theo đường hướng quy định. Thông tin lưu chuyển trong hệ thống máy tính của đơn vị được sử dụng thuận tiện hơn, không gây lãng phí công sức của mọi người, làm cho con người không mất nhiều thời gian vào việc nhập dữ liệu hoặc sửa chữa dữ liệu, giúp cho cán bộ đào tạogiáo viên tập trung thời gian vào nghiên cứu chuyên môn nhiều hơn, góp phần nâng cao trình độ cán bộ quản lý và giáo viên.
Quy định được chuẩn thông tin và hướng lưu chuyển thông tin trong nhà trường. Đặc biệt là chuẩn của dữ liệu dạng ký tự. Từ trước đến giờ, bảng mã chuẩn quy định là bảng mã TCVN 3. Nay quy định chuẩn của thông tin ký tự là bảng mã unicode. Hướng luân chuyển thông tin được mở rộng khi hệ thống mạng được hoàn chỉnh. Hướng luân chuyển mở rộng làm cho thông tin từ các thành phần trong hệ quản
lý được thông suốt với nhau. Cán bộ quản lý có được thông tin chân thực, kịp thời nên nắm chắc trạng thái hệ thống quản lý, từ đó có quyết định quản lý kịp thời.
Có được bộ phận chuyên trách về CNTT để xử lý những sự cố hàng ngày trong nhà trường. Hệ thống CNTT thường hay có những sự cố hỏng hóc bất thường vì rất nhiều lý do. Việc xử lý ngay lập tức có vai trò quan trọng trong việc tin học hóa quản lý. Khi mới hoạt động, trình độ cán bộ quản lý về CNTT chưa cao, ứng dụng vào công việc mà có sự cố thì cán bộ đào tạo, giáo viên sẽ có tâm lý chán nản, so sánh với phương pháp truyền thống. Tâm lý này dễ lan truyền, đặc biệt là trong bộ phận trình độ CNTT không tốt, dễ gây hiệu ứng làm cho toàn bộ cán bộ đào tạogiáo viên không muốn thực hiện.
Về việc tổ chức bộ phận chuyên trách về CNTT
Lãnh đạo tham khảo ý kiến chuyên gia CNTT để đề những công việc liên quan đến CNTT trong Trung tâm. Những nhiệm vụ đó gồm:
Tham mưu cho lãnh đạo những yêu cầu của CNTT. Bộ phận này phải đảm bảo tham mưu đúng, phù hợp với xu thế, phù hợp với điều kiện thực có của nhà trường, để việc sử dụng CNTT có hiệu quả nhất. Nội dung tham mưu phải cân đối giữa các yếu tố qui trình hoạt động của cán bộ quản lý, giáo viên về CNTT, phần cứng, phần mềm, việc bồi dưỡng năng lực cán bộ quản lý, giáo viên .
Trong điều kiện kinh phí còn hạn hẹp, không nên quá chú trọng yếu tố này mà coi nhẹ hoặc bỏ qua yếu tố kia. Việc ứng dụng CNTT vào công việc phải được coi như một hệ thống bao gồm nhiều thành phần. Các thành phần này kết hợp hữu cơ với nhau theo một cấu trúc nhất định. Nếu cấu trúc này bị phá vỡ, hệ thống sẽ bị trục trặc, hoạt động không hiệu quả, gây nên lãng phí cho sự đầu tư của Trung tâm.
Đảm bảo cho hệ thống máy tính, mạng máy tính, mạng internet hoạt động đều, thông suốt. Đây là vấn đề quan trọng trong thời đại thông tin là yếu tố quan trọng. Hệ thống ổn định, cán bộ quản lý sẽ thực hiện nhiều ứng dụng trên máy tính hơn. Hệ thống máy tính gồm hệ thống các linh kiện kết hợp với nhau, kèm theo phần mềm chạy trên hệ thống đó. Phần cứng (máy móc) không có phần mềm thì không thể thực hiện được công việc gì, phần mềm mà thiếu phần cứng thì không có chỗ hoạt động, nên cũng không thể làm được công việc gì dù là nhỏ nhất. Việc đảm bảo hệ thống hoạt động đều cũng là một yếu tố phức tạp, đòi hỏi người cán bộ đào tạophải có một đầu óc tổng hợp, có kiến thưc sâu về CNTT, có kiến thức sâu về kiến trúc máy tính, có kiến thức sâu về phần mềm ứng dụng.
Thu thập thông tin và xử lý thông tin, báo cáo BGH. Thông tin là yếu tố quan trọng trong quản lý và giảng dạy. Thông tin phải có bộ phận xử lý trước rồi báo cáo lên lãnh đạo thì việc xử lý của lãnh đạo sẽ hiệu quả và nhanh chóng hơn. Thông tin có thể từ cấp trên đưa xuống, đây thường là những mệnh lệnh mà cấp dưới phải thực hiện hoặc phối hợp thực hiện. Nguồn thông tin khác có thể từ các đơn vị phối hợp đào tạo đến, đó là những thông tin thông báo để nhà trường biết và phối hợp thực hiện. Thông tin cũng có thể từ phía người học hoặc đơn vị chủ quản của người học. Đây thường là những thông tin góp ý hoặc những câu hỏi về nhà trường. Bộ phận chuyên trách thông tin chủ yếu xử lý thông tin này và báo cáo lên lãnh đạo.
Ngoài ra bộ phận chuyên trách CNTT có trách nhiệm phổ cập ứng dụng CNTT, giải quyết những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình ứng dụng CNTT cho cán bộ quản lý trong nhà trường.
Quy trình thực hiện của giải pháp Về hoàn thiện cơ sở vật chất
Tổ chức rà soát hệ thống cơ sở vật chất hiện có trong nhà trường và năng lực ứng dụng của cán bộ quản lý, đánh giá khả năng phục vụ việc ứng dụng CNTT. Lấy ý kiến cán bộ quản lý về số lượng, chủng loại thiết bị cần đầu tư. Tham khảo ý kiến chuyên gia về thiết kế hệ thống mạng, thư viện điện tử, kho dữ liệu số dùng chung. Từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp.
Về thống nhất chuẩn thông tin và quy định hướng luân chuyển thông tin trong hệ thống
Tổ chức hội thảo, mời chuyên gia CNTT nói về những ưu, nhược điểm của các chuẩn thông tin hiện có, đề ra quy định sử dụng chuẩn thông tin thống nhất.
Về hoàn thiện bộ phận chuyên trách về CNTT