5. Giới thiệu kết cấu chuyên đề
2.2.3 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
• Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc
Đây là trung tâm quản lý mọi hoạt động của chi nhánh (CN): hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của cấp trên giao.
Quyết định những vấn đề liên quan đến tổ chức, bãi nhiệm , khen thưởng và kỷ luật các cán bộ, công nhân viên của đơn vị. Đại diện CN ký kết hợp đồng với khách hàng. Nơi xét duyệt, thiết lập các chính sách và đề ra chiến luợc hoạt động phát triển kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của CN. Xử lý hoặc kiến nghị với các cấp có thẩm quyền xử lý các tổ chức hoặc cá nhân vi phạm chế độ tiền tệ, tín dụng, thanh toán của CN.
• Phòng khách hàng doanh nghiệp:
Là một trong những phòng giữ vai trò quan trọng của ngân hàng với chức năng tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan trong lĩnh vực tín dụng, thực hiện chức năng cho vay ngắn hạn đối với doanh nghiệp và cá nhân được phép hoạt động sản xuất kinh doanh, cho vay tiêu dùng, cho vay trung dài hạn tùy theo tính chất và khả năng nguồn vốn cho phép của ngân hàng.
Nhiệm vụ của phòng là phải lên kế hoạch cho vay, kế hoạch vốn cần thiết cho từng quý, từng năm để trình ban giám đốc. Phòng có quan hệ chặt chẽ với bộ phận kế toán, thanh toán xuất nhập khẩu để đảm bảo số liệu nhanh chóng, chính xác. Đồng thời phải đề xuất các vấn đề về cho vay như: đối tượng, lãi suất, điều kiện cho vay trong từng giai đoạn cụ thể.
• Phòng thanh toán xuất nhập khẩu:
Với chức năng thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại, tiếp xúc trực tiếp với các ngân hàng nước ngoài, các tổ chức tai chính quốc tế, tài trợ L/C nhập khẩu,
SVTH: Trà Lê Vân Anh Trang 31 tham gia mua bán ngoại tệ và các dịch vụ như: thanh toán thẻ tín dụng, mua bán
ngoại hối…hỗ trợ tích cực cho các đơn vị xuất nhập khẩu để tạo nguồn ngoại tệ cho ngân hàng.
• Phòng tổ chức – hành chính:
Tham mưu cho ban giám đốc trong công tác quy hoạch đào tạo cán bộ của CN, đề xuất các vấn đề có liên quan đến công tác nhân sự của CN, ngoài ra còn là bộ phận thực hiện soạn thảo các chế độ lao động, tiền lương, thi đua, khen thưởng và kỷ luật. Thực hiện nhiệm vụ soạn thảo các văn bản về nội quy cơ quan, chế độ thời gian làm việc, thực hiện chế độ an toàn lao động, xây dựng chương trình nội dung thi đua nhằm nâng cao năng suất lao động.
Ngoài ra, phòng còn thực hiện công tác mua sắm tài sản và công cụ hoạt động kinh doanh của CN, quản lý tài sản, đảm bảo trang thiết bị, dụng cụ làm việc và chăm lo đời sống cho cán bộ, công nhân viên.
• Phòng kế toán giao dịch:
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán thu chi theo yêu cầu của khách hàng, tiến hành mở tài khoản cho khách hàng, hạch toán chuyển khoản giữa ngân hàng và khách hàng, giữa các ngân hàng với nhau, phát hành các loại séc và làm dịch vụ thanh toán khác. Hàng ngày phòng còn thực hiện kết toán các khoản thu chi để xác định lượng vốn hoạt động của ngân hàng.
Phòng kế toán là nơi tiếp nhận chứng từ trực tiếp từ khách hàng, lưu trữ số liệu làm cơ sở cho hoạt động của ngân hàng.
• Phòng kiểm soát nội bộ:
Có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc và nhắc nhở việc thực hiện đúng theo những quy định về nghiệp vụ trong hoạt động của ngân hàng. Là nơi thực hiện việc
SVTH: Trà Lê Vân Anh Trang 32 kiểm tra chứng từ, sổ sách của tất cả các nghiệp vụ phát sinh, ngoài ra còn giải
quyết mọi thắc mắc, khiếu nại và tư vấn về pháp luật. • Phòng tiền tệ - kho quỹ:
Là nơi thực hiện việc thu chi tiền mặt trên cơ sở có chứng từ phát sinh, đảm bảo thực hiện chính xác kịp thời đúng chế độ kho quỹ. Phát hiện và ngăn chặn tiền giả, xác định tiền đúng tiêu chuẩn lưu thông, bảo quản tiền mặt, các giấy tờ, chứng chỉ có giá, hồ sơ tài sản thế chấp.
• Phòng quản lý rủi ro và nợ có vấn đề:
Quan hệ chặt chẽ với phòng khách hàng doanh nghiệp để theo dõi, giám sát các khoản nợ quá hạn của khách hàng. Từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết nhằm phòng tránh những rủi ro có thể xảy ra cho ngân hàng.
• Phòng khách hàng cá nhân:
Thực hiện các nghiệp vụ huy động vốn dưới nhiều hình thức: kỳ phiếu ngân hàng, trái phiếu ngân hàng, sổ tiết kiệm…của cá nhân và các tổ chức kinh tế. Là nguồn vốn cung cấp vốn chủ yếu đáp ứng nhu cầu về vốn hoạt động của ngân hàng.