5. Bố cục của luận văn
2.1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động sản xuất công ty TNHH Nam Kinh
Nam Kinh
Công ty TNHH Nam Kinh hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực sau: - Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng từ nguyên liệu nhựa và các chi tiết cấu kiện từ nhựa.
- Sản xuất, lắp ráp, mua bán, sửa chữa thiết bị vỏ nhựa của điện tử, viễn thông, điện thoại cố định.
- Mua bán vật tƣ, máy móc, thiết bị, vật tƣ, nguyên liệu, sản phẩm nhựa, bao bì các loại.
Trong đó, lĩnh vực chuyên sâu của Công ty TNHH Nam Kinh là tập trung đầu tƣ vào sản xuất các sản phẩm túi Nylon màng mỏng với các sản phẩm nhƣ túi T-shirt (Công ty PANDA), túi siêu thị (Fivimart, Citimart, Big C), túi đục lỗ (Fields, ACB), túi rác...
Công ty luôn nỗ lực phấn đấu để trở thành một công ty cung cấp túi Nylon màng mỏng hàng đầu tại Việt Nam. Trên thị trƣờng, ngƣời tiêu dùng luôn đánh giá các sản phẩm của Công ty có chất lƣợng vƣợt trội và tính hiệu quả cao. Điều đó đƣợc thể hiện thông qua hệ thống khách hàng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau ở trong nƣớc.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động công ty
Bộ máy tổ chức của Công ty đƣợc tổ chức theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng. Điều nhận thấy đầu tiên là sự đơn giản của bộ máy tổ chức, sự đơn giản này là ƣu thế của công ty. Các nhân viên thuộc các bộ phận của Công ty dễ dàng nắm bắt đƣợc các mệnh lệnh của ban lãnh đạo trong thời gian ngắn và ngƣợc lại ban lãnh đạo có thể tíếp thu những thông tin phản hồi từ cấp dƣới không khó khăn và không tốn nhiều thời gian. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ cũng góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty thông qua mức chi phí giành cho quản lý thấp, điều này sẽ góp phần làm hạ giá thành sản phẩm để tăng doanh thu, lợi nhuận làm cho hiệu quả sử dụng vốn đƣợc nâng cao.
23
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
Nguồn: Phòng hành chính – tổng hợp * Giám đốc Công ty
Giám đốc công ty là ngƣời đại diện trƣớc pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm quản trị về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc
Giám đốc Nhà máy Văn phòng
Công ty
Phòng Kinh tế
Nhà máy sản xuất Phòng kinh doanh
Giám đốc Phòng Hành chính - Tổng Hợp Phòng Kế hoạch - Sản xuất Phòng Quản lý chất lƣợng SP Phòng Kỹ thuật - Bảo dƣỡng Kho Phân xƣởng nhựa Phân xƣởng màng mỏng Phân xƣởng nhựa bao bì
24
là ngƣời trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của công ty trong phạm vi quyền hạn đã đƣợc quy định trong các văn bản khác của công ty và ngƣời có quyền quản lý và điều hành cao nhất.
* Văn phòng công ty
Văn phòng công ty là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc công ty, tổng hợp tình hình chung của Công ty, quản lý theo dõi các bộ phận khác của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc công ty về các vấn đề sau:
- Tiếp nhận thông tin liên quan đến Công ty TNHH Nam Kinh về việc của Giám đốc công ty.
- Xử lý các thông tin có liên quan theo sự chỉ đạo của Giám đốc công ty.
- Theo dõi và lựa chọn thông tin trên báo chí, Internet... có liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh, kỹ thuật của công ty; báo cáo cho Giám đốc công ty.
- Soạn thảo các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công việc của phòng và công ty theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
- Chịu trách nhiệm biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
- Tổ chức các cuộc họp của Công ty, đón tiếp khách. - Quản lý, theo dõi các bộ phận khác của Công ty.
- Phục vụ các cuộc họp, các cuộc làm việc Giám đốc Công ty với các cơ quan hữu quan bao gồm: Chuẩn bị nội dung, lịch trình điều kiện về vật chất và quản lý hồ sơ, biên bản, các thông báo của Giám đốc Công ty.
- Phối hợp với phòng Tổ chức hành chính để tổ chức các cuộc họp của Công ty.
- Làm các công việc khác theo sự chỉ đạo, phân công của Giám đốc Công ty.
25
Phòng Kinh tế là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các hoạt động tài chính kế toán, xuất nhập khẩu và bán hàng. Tiếp nhận và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động tài chính kế toán của Công ty.
- Quản lý hoạt động tài chính của Công ty theo pháp luật.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh để xây dựng giá bán các sản phẩm trong từng giai đoạn.
- Phối hợp với nhà máy đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các nhu cầu về vốn cho các hoạt động nhập khẩu nguyên liệu sản xuất, phụ tùng, vật tƣ thay thế, các hoạt động đầu tƣ.
- Làm các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Công ty. * Nhà máy Sản xuất bao bì nhựa
Nhà máy là bộ phận trực tiếp sản xuất, giúp việc cho Giám đốc trong các hoạt động sản xuất. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về các vấn đề:
- Lập kế hoạch sản xuất và điều hành sản xuất đảm bảo đáp ứng đúng và đủ mọi yêu cầu của khách hàng.
- Kiểm soát và theo dõi các quá trình sản xuất theo quy định và hƣớng dẫn.
- Chịu trách nhiệm về chất lƣợng của sản phẩm.
- Lập kế hoạch nguyên vật liệu, phụ tùng phục vụ cho sản xuất của phân xƣởng.
- Duy trì sự hoạt động của máy móc thiết bị, thiết bị phụ trợ khác phục vụ sản xuất.
- Kiểm soát và thực hiện các hoạt động kỹ thuật phục vụ sản xuất. - Kiểm soát việc xử lý tiếp theo để đảm bảo loại trừ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp.
- Xây dựng và thực hiện các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lƣợng sản phẩm và hiệu quả sản xuất.
26
- Tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo định kỳ cho công nhân để nâng cao tay nghề hoặc về vệ sinh an toàn lao động.
- Phối hợp với phòng Kinh tế để có kế hoạch sản xuất phù hợp và hiệu quả.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì, bảo dƣỡng định kỳ các thiết bị máy móc, xử lý khắc phục sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất.
* Giám đốc Nhà máy:
- Giám đốc Nhà máy chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc Công ty. - Giám đốc Nhà máy có trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của Nhà máy sản xuất tiết kiệm, hiệu quả.
- Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất của Nhà máy.
- Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của Nhà máy.
- Đảm bảo an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong Nhà máy. - Định kỳ báo cáo với Giám đốc Công ty về hoạt động của phân xƣởng sản xuất.
* Phòng Hành chính - Tổng hợp
Phòng Hành chính - Tổng hợp là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc Nhà máy trong các hoạt động tổ chức, hành chính. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Nhà máy về các vấn đề:
- Công tác tổ chức, chế độ, chính sách:
+ Trợ giúp Giám đốc trong công tác tuyển dụng, sa thải ngƣời lao động.
+ Trợ giúp, tham mƣu cho Giám đốc Nhà máy giải quyết mọi vấn đề liên quan đến các chế độ chính sách của ngƣời lao động trong Nhà máy.
+ Xây dựng chính sách về lao động, tiền lƣơng, thi đua, khen thƣởng, kỷ luật... phù hợp với các quy định của pháp luật và Nhà máy
27 - Các hoạt động hành chính:
+ Tiếp cận và xử lý thông tin liên quan đến hoạt động hành chính của Nhà máy.
+ Tiếp cận và xử lý thông tin liên quan đến nguồn lực của Nhà máy. + Soạn thảo các văn bản có liên quan đến các hoạt động của phòng và Công ty theo yêu cầu của Giám đốc Nhà máy.
+ Tổ chức các khoá đào tạo định kỳ, đào tạo nâng cao trình độ của ngƣời lao động nhằm đáp ứng các yêu cầu phát triển của Nhà máy và Công ty.
+ Tổ chức các phong trào thể thao, văn hoá, văn nghệ.
+ Tổ chức các khoá huấn luyện an toàn vệ sinh lao động định kỳ theo quy định của pháp luật lao động
+ Chịu trách nhiệm cung cấp trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động cho toàn bộ các bộ phận trong Nhà máy.
+ Chịu trách nhiệm điều động, bố trí xe thuộc sự quản lý của phòng theo yêu cầu công tác.
+ Quản lý, bảo trì, bảo dƣỡng các thiết bị tài sản hiện có của Nhà máy. + Phân loại, lƣu trữ các tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty gọn gàng, khoa học.
+ Chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề liên quan đến hoạt động an toàn vệ sinh lao động trong Công ty.
+ Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn về tài sản thiết bị hiện có của Nhà máy.
- Các hoạt động đối ngoại: duy trì và thiết lập các mối quan hệ công tác với các cơ quan hữu quan: chính quyền địa phƣơng, công an, báo chí...
- Làm các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc công ty, Giám đốc Nhà máy.
28
Phòng Kỹ thuật - Bảo dƣỡng là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc trong các hoạt động kỹ thuật, sáng kiến cải tiến, nghiên cứu triển khai công nghệ mới. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về các vấn đề sau:
- Xây dựng các quy trình về vận hành máy, bảo trì, bảo dƣỡng các thiết bị, máy móc hợp lý, hiệu quả để áp dụng trong toàn bộ các phân xƣởng sản xuất.
- Xây dựng và theo dõi cải tiến các quy trình về vận hành máy, bảo trì, bảo dƣỡng các thiết bị, máy móc, khuẫn mẫu hợp lý hiệu quả.
- Nghiên cứu và đƣa vào áp dụng, thử nghiệm các giải pháp kỹ thuật công nghệ mới, sản phẩm mới.
- Giám sát về kỹ thuật các thiết bị, máy móc nhập khẩu.
- Thực hiện sửa chữa bảo dƣỡng lớn máy móc thiết bị theo kế hoạch đã đƣợc phê duyệt.
- Làm các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Nhà máy.
* Phòng Quản lý chất lƣợng sản phẩm
Phòng quản lý chất lƣợng sản phẩm là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc Nhà máy trong các hoạt động quản lý chất lƣợng. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Nhà máy về các vấn đề:
- Đảm bảo mọi sản phẩm khi xuất xƣởng phải đạt các yêu cầu của khách hàng về chất lƣợng.
- Tiếp nhận các thông tin, ý kiến phản hồi của khách hàng để kịp thời có những biện pháp khắc phục và kịp thời trả lời khách hàng.
- Giám sát quá trình sản xuất ở tất cả các công đoạn.
- Phối hợp với ca sản xuất về các vấn đề có liên quan nhằm nâng cao chất lƣợng của sản phẩm cũng nhƣ hiệu suất hoạt động của các phân xƣởng sản xuất.
- Kiểm tra các sản phẩm mẫu và trực tiếp cấp mẫu cho khách hàng. - Làm các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Nhà máy.
29 * Phòng Kế hoạch sản xuất
Phòng Kế hoạch sản xuất là bộ phận tham mƣu. Giúp việc cho Giám đốc Nhà máy trong hoạt động sản xuất.
- Đảm bảo mọi sản phẩm khi sản xuất phải đạt các yêu cầu của khách hàng về chất lƣợng.
- Giám sát quá trình sản xuất ở tất cả các công đoạn.
- Phối hợp với ca sản xuất về các vấn đề có liên quan nhằm nâng cao chất lƣợng của sản phẩm cũng nhƣ hiệu suất hoạt động của các máy.
- Làm các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Nhà máy * Bộ phận Kho
- Quản lý toàn bộ hệ thống kho tàng của Công ty.
- Phân chia mặt bằng, khu vực sắp xếp hàng hoá trong kho.
- Phân loại, sắp xếp hàng hoá trong kho theo từng chủng loại một cách gọn gàng, ngăn nắp và khoa học.
- Bảo quản hàng hoá trong kho đảm bảo đủ số lƣợng, chất lƣợng, dễ dàng vận chuyển.
- Thực hiện nhập, xuất hàng hoá chính xác, minh bạch, đầy đủ chứng từ theo đúng chủng loại và số lƣợng.
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ, số liệu cho phòng kế toán và các bộ phận có liên quan.
- Phối hợp với bộ phận kế toán tiến hành kiểm kê kho định kỳ hoặc đột xuất một cách chính xác.