3.2.6.1.1 .Cách tính bảo hiểm xã hội
3.2.6.1.2. Cách tính trợ cấp BHXH
Kế tốn cơng ty dựa vào các chứng từ “ Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH ” và “ Giấy thanh toán trợ cấp BHXH ” để tính trợ cấp BHXH cho công nhân theo công thức sau :
Trợ cấp
BHXH =
Mức lương tối thiểu ×(HS lương + HS phụ cấp)
× Số ngày nghỉ phép × 75%
26 (ngày)
Ví dụ : Kế tốn cơng ty tính trợ cấp BHXH cho nhân viên Nguyễn Thị Hải ở bộ phận
văn phòng trong tháng 11 năm 2012 nghỉ 4 ngày do bị ốm với hệ số lƣơng 1,46 và mức lƣơng cơ bản là 1.050.000 (đồng)
Chứng từ:
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH ( phụ lục số 03 ) Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH ( phụ lục số 04 )
Bảng thanh toán tiền trợ cấp BHXH ( phụ lục số 05 )
Trợ cấp
BHXH =
Mức lương tối thiểu ×(HS lương + HS phụ cấp)
× Số ngày nghỉ phép × 75% 26 (ngày) Trợ cấp BHXH = 1.050.000 × ( 1,46 + 0,3 ) × 4 × 75% 26 (ngày) =213.231 (đồng ) 3.2.6.2 BHYT.
Giống nhƣ quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm y tế đƣợc trích lập tập trung tại cơng ty với mức trích là 4,5% tổng quỹ lƣơng cơ bản của ngƣời lao động trong cả
Cơng ty, thực tế trong kỳ hạch tốn và đƣợc nộp cho cơ quan BHYT 3 tháng một lần. Các mức phân bổ trích BHYT nhƣ sau:
- Nhân viên quản lý công ty:
+ 1,5% khấu trừ trực tiếp lƣơng ngƣời lao động. + 3% tính vào chi phí quản lý Cơng ty.
- Nhân viên các đội sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty: + 1,5% khấu trừ trực tiếp lƣơng của nhân viên.
+ 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
Các đội phải trích và nộp 4,5% này lên quỹ BHYT tập trung của Công ty theo quy định.
- Công nhân xây dựng ở các đội xây dựng trực thuộc công ty và một số nhân viên khác khơng thuộc diện tham gia đóng BHXH thì Cơng ty khơng trích lập quỹ BHYT cho những ngƣời này.
- Ngồi ra, những nhân viên nghỉ khơng lƣơng ở cơng ty phải mang số tiền 4,5% BHYT lên công ty và nộp vào quỹ BHYT cơng ty ít nhất ba tháng một lần ( Cơng ty khơng có trách nhiệm nộp thay cho nhân viên 4,5%).
Ví dụ :
- Kế tốn tính bảo hiểm y tế khấu trừ trực tiếp vào lƣơng của Ơng Nguyễn Bùi Hịa
Chứng từ: Bảng thanh tốn lƣơng bộ phận văn phịng tháng 11 năm 2012 ( phụ lục số 02 )
BHYT = Tổng mức lƣơng × 1,5% =3.779.000 × 1,5% = 56.685 (đồng )
- Kế tốn tính bảo hiểm y tế khấu trừ trực tiếp vào lƣơng của Ông Trần Quốc Trung
Chứng từ: Bảng thanh toán lƣơng bộ phận đội quản lý tháng 11 năm 2012 ( phụ lục số 07 )
BHYT = Tổng mức lƣơng × 1,5% =3.044.000 × 1,5% = 45.660 (đồng )
3.2.5.3 KPCĐ.
Khác với quỹ BHXH, BHYT quỹ KPCĐ của công ty sau khi tập trung lại sẽ nộp lên quỹ KPCĐ lên cơng đồn cấp trên.
Quỹ KPCĐ đƣợc trích lập theo tỷ lệ 2% tổng quỹ lƣơng thực trả cho ngƣời lao động trong Công ty trong kỳ hạch toán (quý).
Trong 2% này, 1% sẽ đƣợc giữ lại làm quỹ KPCĐ chi trả cho các hoạt động cơng đồn tại mỗi bộ phận tính lƣơng ( Cơng ty, đội), còn lại 1% phải tập trung nộp lên quỹ KPCĐ cấp trên.
Toàn bộ số tiền trích lập quỹ KPCĐ đƣợc phân bổ hoàn tồn vào chi phí sản xuất kinh doanh, cụ thể:
- Ở văn phịng Cơng ty: Tính vào phí nhân viên quản lý.
- Ở các đội sãn xuất: Tính vào chi phí nhân viên từng bộ phận (nhân viên sản xuất, nhân viên quản lý)
Đối với nhân viên ở các đội sản xuất ,nhân viên nghỉ khơng lƣơng thì KPCĐ khơng đƣợc trích cho số ngƣời này.
Ví dụ :
- Kế tốn tính kinh phí cơng đồn khấu trừ trực tiếp vào lƣơng của Ơng Nguyễn Bùi Hòa nhƣ sau :
Chứng từ: Bảng thanh tốn lƣơng bộ phận văn phịng tháng 11 năm 2012 ( phụ lục số 02)
KPCĐ = Tổng mức lƣơng × 1% =3.779.000 × 1% = 37.790 (đồng )
- Kế tốn tính kinh phí cơng đồn khấu trừ trực tiếp vào lƣơng của Ông Trần Quốc Trung nhƣ sau :
Chứng từ: Bảng thanh toán lƣơng bộ phận đội quản lý tháng 11 năm 2012 ( phụ lục số 07 )
KPCĐ = Tổng mức lƣơng × 1% =3.044.000 × 1% = 30.440 (đồng )
3.2.5.4 BHTN
Giống nhƣ quỹ bảo hiểm xã hội và quỹ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đƣợc trích lập tập trung tại cơng ty với mức trích là 2% tổng quỹ lƣơng cơ bản của ngƣời lao động trong cả Công ty, thực tế trong kỳ hạch toán và đƣợc nộp cho cơ quan BHTN 3 tháng một lần.
Các mức phân bổ trích BHTN nhƣ sau: - Nhân viên quản lý cơng ty:
+ 1% tính vào chi phí quản lý Cơng ty.
- Nhân viên các đội sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty: + 1% khấu trừ trực tiếp lƣơng của nhân viên.
+ 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
Các đội phải trích và nộp 2% này lên quỹ BHTN tập trung của Công ty theo quy định.
Điều kiện hƣởng bảo hiểm thất nghiệp:
TheoNghị định 127/2008/NĐ-CPngày 12/12/2008 của Chính phủ Quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành một số Điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm thất nghiệp quy định cụ thể:
1. Đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ mƣời hai tháng trở lên trong vòng hai mƣơi bốn tháng trƣớc khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật lao động hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.
2. Đã đăng ký với cơ quan lao động khi bị mất việc làm, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.
3. Chƣa tìm đƣợc việc làm sau mƣời lăm ngày kể từ ngày đăng ký với cơ quan lao động theo quy định tại khoản 2 nêu trên.
Trợ cấp thất nghiệp:
1. Trợ cấp thất nghiệplà khoản tiền hàng tháng đƣợc trả cho ngƣời lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp khi bị thất nghiệp có đủ điều kiện hƣởng bảo hiểm thất nghiệp theo quy định hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền theo quy định.
2. Mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lƣơng, tiền cơng tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của sáu tháng liền kề trƣớc khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật lao động hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.
3. Thời gian hƣởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng phụ thuộc vào thời gian làm việc có đóng bảo hiểm thất nghiệp của ngƣời lao động và tổng thời gian đƣợc hƣởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng.
Ví dụ :
Chứng từ: Bảng thanh tốn lƣơng bộ phận văn phịng tháng 11 năm 2012 ( phụ lục số 02
BHTN = Tổng mức lƣơng × 1% =3.779.000 × 1% = 37.790 (đồng )
Kế tốn tính bảo hiểm thất nghiệp khấu trừ trực tiếp vào lƣơng của Ông Trần Quốc Trung nhƣ sau :
Chứng từ: Bảng thanh toán lƣơng bộ phận đội quản lý tháng 11 năm 2012 ( phụ lục số 07 )
BHTN = Tổng mức lƣơng × 1% =3.044.000 × 1% = 30.440(đồng )
3.2.7. Quy trình hạch tốn chi tiết tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của công ty. của công ty.
Công đoạn
Trách nhiệm thực
hiện Lƣu đồ
Biểu mẫu áp dụng, tài liệu liên quan
1 Trƣởng bộ phận Bảng chấm cơng Phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành 2 Phịng hành chính Bảng chấm cơng Phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành
3 Kế tốn tiền lƣơng
Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
4 Kế tốn trƣởng, giám đốc
Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
5 Kế tốn tiền lƣơng
Phiếu chi Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
6 Thủ quỹ
Phiếu chi Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
7 Kế tốn tiền lƣơng, thủ quỹ
Phiếu chi Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
Lƣu đồ 3.1 : quy trình tính và thanh tốn tiền lƣơng cho công nhân viên
Chấm công Xác nhận sản phẩm, cơng việc hồn thành
Kiểm tra xác nhận
Tính tốn
Kiểm tra, ký duyệt
Phiếu chi
Thanh tốn lƣơng
Diễn giải chi tiết :
Bảng chấm cơng
- Mục đích: Dùng để theo dõi ngày cơng thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ việc, hƣởng BHXH. Để làm căn cứ tính lƣơng, BHXH cho từng ngƣời lao động trong Công ty.
- Phạm vi hoạt động: ở mỗi bộ phận phòng ban đều phải lập một bảng chấm công riêng để chấm công cho ngƣời lao động hàng ngày, hàng tháng.
- Trách nhiệm ghi: Hàng tháng tổ trƣởng hoặc ngƣời đƣợc ủy nhiệm ở từng phịng ban có trách nhiệm chấm công cho từng ngƣời, ký xác nhận rồi chuyển cho phịng ban có trách nhiệm chấm công cho từng ngƣời, ký xác nhận rồi chuyển cho phịng kế tốn lƣơng để làm căn cứ tính lƣơng và các chế độ cho ngƣời lao động.
Bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
+ Mục đích: bảng này dùng để tập hợp và phân bổ tiền lƣơng thực tế phải trả gồm: lƣơng chính, phụ cấp, các khoản khác nhƣ: BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tƣợng sử dụng lao động. Ghi có vào TK334, TK335, TK338.
+ Phƣơng pháp và trách nhiệm ghi: Căn cứ vào các bảng thanh toán lƣơng, thanh toán làm ca đêm, làm thêm giờ....Kế toán tập hợp, phân lại chứng từ theo từng đối tƣợng sử dụng lao động. Tính tốn số tiền để ghi vào các dịng phù hợp với bảng. Cột ghi TK 334 hoặc Tk 335.
Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ và tổng số tiền lƣơng phải trả (theo quy định hiện hành) theo từng đối tƣợng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ để ghi vào các dịng cho phù hợp .
Cột ghi có TK338, số liệu bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH đƣợc sử dụng để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và các ô kế tốn có liên quan. Đồng thời sử dụng để tính thực tế giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành
Phiếu chi
+ Mục đích: dùng để phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
+ Phƣơng pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu chi phải đƣợc đóng dấu thành quyển ghi sổ từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu chi phải ghi rõ số quyển, số phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tôc trong một kỳ kế toán. từng phiếu chi phải
đƣợc ghi rõ, đầy đủ nội dung và phải đƣợc kế toán trƣởng, thủ trƣởng xem xét ký duyệt trƣớc khi xuất quỹ.
Phiếu chi đƣợc lập thành 2 hoặc 3 liên đặt giấy than viết một lần. - Liên 1: Lƣu nơi lập biểu
- Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với các chứng từ gốc để kế toán ghi vào sổ kế tốn.
- Liên 3 (nếu có) giao cho ngƣời nhận
Bảng tổng hợp thanh tốn các khoản trích theo lƣơng
- Nội dung: Bảng tổng hợp thanh tốn lƣơng có tác dụng theo dõi chi tiết số tiền lƣơng đƣợc hƣởng sau khi đã trừ hết các khoản khấu trừ của từng bộ phận.
- Cơ sở lập: Căn cứ vào bảng thanh toán lƣơng của bộ phận
- Phƣơng pháp ghi: Lấy các dòng tổng cộng của bảng thang tốn lƣơng của các bộ phần văn phịng để tổng hợp lƣơng của bộ phận văn phòng
3.2.8. Kế tốn tổng hợp tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. 3.2.8.1. Kế tốn tổng hợp tiền lƣơng.
3.2.8.1.1 Chứng từ sử dụng.
Chứng từ kế tốn tiền lƣơng các doanh nghiệp thơng thƣờng sử dụng các chứng từ bắt buộc sau:
- Bảng chấm công (01-LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền lƣơng (02-LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thƣởng (05-LĐTL) - Bảng lƣơng
Ngồi ra có thể sử dụng các chứng từ hƣớng dẫn khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến các thơng tin bổ sung cho việc tính lƣơng, phụ cấp bảo hiểm xã hội.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành (06-LĐTL) - Phiếu báo làm thêm giờ (07-LĐTL)
- Hợp đồng giao khoán (08-LĐTL) - Biên bảo điều tra tai nạn lao động (09-LĐTL)
3.2.8.1.2 Tài khoản sử dụng TK 334 – “Phải trả công nhân viên”
khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
3.2.6.1.3 Sổ kế toán sử dụng.
- Sổ chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết, sổ cái
3.2.6.1.4 Tóm tắt quy trình kế tốn phải trả cơng nhân viên.
Sơ đồ 3.5- Quy trình kế tốn phải trả cơng nhân viên.
3.2.6.1.5 Ví dụ minh họa.
Ví dụ 1:
Ngày 30/11 /2012, cơng ty tính lƣơng cho bộ phận văn phịng số tiền 22.782.385 đồng Chứng từ Bảng chấm công bộ phận văn phòng Tháng 11/2012 ( phụ lục số 01 ) Định khoản: Nợ TK 642: 22.782.385 đồng Có TK 334: 22.782.385 đồng Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01 Ngày 30 tháng 11 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản Số tiền
(VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C D E
Tính lƣơng cho bộ phận văn phòng 642 334 22.782.385 Cộng 22.782.385 Kèm theo:02 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 11 năm 2012 Ngƣời lập
Ví dụ 2:
Ngày 30/11/2012 cơng ty tính các khoản khấu trừ vào lƣơng của cơng nhân viên trong bộ phận văn phòng
Chứng từ: Bảng thanh tốn tiền lƣơng bộ phận văn phịng Tháng 11/2012 ( phụ lục số 02 )
Định khoản :
Nợ TK 338 2.164.327 (đồng)
Có Tk 334 2.164.327 (đồng)
Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 02 Ngày 30 tháng 11 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản Số tiền
(VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C D E
Tính các khoản trích theo lƣơng cho bộ phận văn phòng 338 334 2.164.327 Cộng 2.164.327 Kèm theo:02 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 11 năm 2012 Ngƣời lập
Ví dụ 3: Ngày 10/11/2012, chuyển khoản thanh toán lƣơng tháng 10/2012 cho
nhân viên trong công ty số tiền 300.000.000đ. Chứng từ: Giấy báo Nợ (phụ lục số 10 )
Định khoản:
Nợ TK 334: 300.000.000đ
Có TK 112: 300.000.000đ
Chứng từ ghi sổ:
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 03 Ngày 10 tháng 11 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản Số tiền
(VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C D E
Chuyển khoản thanh tốn lƣơng cho nhân viên trong
cơng ty 334 112 300.000.000
Cộng 300.000.000
Kèm theo:02 chứng từ gốc
Ngày 10 tháng 11 năm 2012
Ngƣời lập
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN
(ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CÁI QUÝ IV/2012
TÊN TÀI KHOẢN: PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN SỐ HIỆU : 334 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Số dƣ đầu quý