2.8.1. Kế toán chi tiết tiền lƣơng
2.8.1.1. Chứng từ, thủ tục kế toán.
Công việc tính lƣơng, tính thƣởng và các khoản khác phải trả cho ngƣời lao động đƣợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp.
Để tiến hành hạch toán tiền lƣơng, tiền thƣởng, trợ cấp bảo hiểm xã hội…..kế toán trong các doanh nghiệp phải sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán quy định theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán bao gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng chấm công làm thêm giờ - Bảng thanh toán tiền lƣơng - Bảng thanh toán tiền thƣởng - Giấy đi đƣờng
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - Hợp đồng giao khoán
- Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng
- Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội
* Bảng chấm công (Mẫu số 01a - LĐTL).
Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hƣởng BHXH… của công nhân viên và là căn cứ để tính trả lƣơng, BHXH trả thay lƣơng cho từng công nhân viên trong cơ quan.
* Bảng chấm công làm them giờ (Mẫu số 01b - LĐTL).
Theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho ngƣời lao động trong đơn vị.
* Bảng thanh toán tiền lƣơng (Mẫu số 02 – LĐTL).
Bảng thanh toán tiền lƣơng là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lƣơng, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lƣơng cho ngƣời lao động, kiểm tra việc
thanh toán tiền lƣơng cho ngƣời lao động làm việc trong đơn vị đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lƣơng.
* Bảng thanh toán tiền thƣởng (Mẫu số 03- LĐTL)
Là chứng từ xác nhận số tiền thƣởng cho từng ngƣời lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi ngƣời lao động và ghi sổ kế toán.
* Giấy đi đƣờng (Mẫu số 04- LĐTL)
Giấy đi đƣờng là căn cứ để cán bộ và ngƣời lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí, tàu xe sau khi về đơn vị.
* Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05 – LĐTL).
Là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân của ngƣời lao động. là cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lƣơng hoặc tiền công cho ngƣời lao động.
* Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số 06– LĐTL).
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền lƣơng, tiền công làm thêm giờ mà ngƣời lao động đƣợc hƣởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
* Bảng thanh toán tiền làm thuê ngoài (Mẫu số 07 – LĐTL).
Bản thanh toán tiền thuê ngoài là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền đã thanh toán cho ngƣời đƣợc thuê để thực hiện những công việc không lập đƣợc hợp đồng, nhƣ: Thuê lao động bốc vác, thuê vận chuyển thiết bị, thuê làm khoán 1 công việc nào đó.... Chứng từ đƣợc dùng để thanh toán cho ngƣời lao động thuê ngoài.
* Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08 – LĐTL).
Là văn bản ký kết giữa ngƣời giao khoán và ngƣời nhận khoán về khối lƣợng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở thanh toán tiền công lao động cho ngƣời nhận khoán.
Thời gian để tính lƣơng, tính thƣởng và các khoản khác phải trả cho ngƣời lao động đƣợc tính theo tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan ( nhƣ giấy nghỉ ốm, biên bản ngừng việc…). Tất cả các chứng từ trên phải đƣợc kế toán kiểm tra trƣớc khi tính lƣơng, tính thƣởng và phải bảo đảm đƣợc các yêu cầu của chứng từ kế toán.
Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lƣơng, tính thƣởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế toán tiến hành tính lƣơng, tính thƣởng, trợ cấp phải trả cho ngƣời lao động theo
hình thức trả lƣơng, trả thƣởng đang áp dụng tại doanh nghiệp và lập bảng thanh toán tiền lƣơng, thanh toán tiền thƣởng. Thông thƣờng tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lƣơng và các khoản khác cho ngƣời lao động đƣợc chia làm hai kỳ: Kỳ một lĩnh lƣơng tạm ứng, kỳ hai sẽ nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản phải khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lƣơng, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những ngƣời chƣa lĩnh lƣơng cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán kiểm tra.
* Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (Mẫu số 09- LĐTL)
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán là chứng từ nhằm xác nhận số lƣợng, chất lƣợng công việc và giá trị của hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.
* Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng (Mẫu số 10- LĐTL)
Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và ngƣời lao động phải nộp trong tháng (hoặc quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn. Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lƣơng.
* Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11- LĐTL)
Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lƣơng, tiền công thực tế phải trả (gồm tiền lƣơng, tiền công và các khoản phụ cấp), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn phải trcihs nộp trong tháng cho các đối tƣợng sử dụng lao động (ghi Có Tk 334, Tk 335, Tk 338 (3382,3383,3384))
2.8.2. Hạch toán tổng hợp tiền lƣơng.
Để hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, kế toán sử dụng tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên” dùng để phản ảnh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.
Nội dung và kết cấu TK 334.
Bên Nợ:
- Các khoản tiền lƣơng, phụ cấp lƣu động, tiền công, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã ứng, đã trả trƣớc cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng, tiền công của công nhân viên. - Các khoản tiền công đã ứng trƣớc, hoặc đã trả với lao động thuề ngoài.
Bên Có:
- Các khoản tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp khác phải trả cho công nhân viên.
- Các khoản tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài.
Số dƣ bên Có:
- Các khoản tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên.
- Các khoản tiền công còn phải trả cho lao động thuê ngoài.
2.8.2.1. Thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp.
* Tính tiền lƣơng, phụ cấp lƣơng, phụ cấp lƣu động, tiền công, tiền chi cho lao động nữ, các khoản mang tính chất lƣơng theo quy định phải trả cho công nhân viên hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, sản xuất công nghiệp, lĩnh vực đầu tƣ xây dựng cơ bản.
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang. Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công ( 6231) Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 334 – Phải trả công nhân viên (3341). * Tính tiền thƣởng phải trả cho công nhân viên, kế toán ghi: Nợ TK 353 – Quỹ khen thƣởng, phúc lợi.
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên (3341).
* Tính khoản bảo hiểm xã hội ( ốm đau, thai sản, tai nạn…) phải trả công nhân viên, kế toán ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên.
* Tính số tiền lƣơng nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên, kế toán ghi: Nợ các TK 623; 627; 641; 642,622 hoặc
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả.
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên.
* Các khoản khấu trừ vào lƣơng và thu nhập của công nhân viên nhƣ tiền tạm ứng, bảo hiểm y tế, tiền bồi thƣờng…kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên.
Có TK 141- Tạm ứng.
Có TK 338-Phải trả, phải nộp khác. Có TK 138-Phải thu khác.
* Tính thuế thu nhập của công nhân viên, ngƣời lao động phải nộp Nhà nƣớc, ghi:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên.
Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc.
* Khi thực thanh toán các khoản tiền lƣơng, các khoản mang tính chất lƣơng, tiền thƣởng và các khoản phải trả khác cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên.
Có TK 111-Tiền mặt.
Có TK 112-Tiền gửi ngân hàng.
2.8.2.2.Thanh toán với công nhân thuê ngoài.
* Xác định tiền công phải trả đối với công nhân thuê ngoài, ghi: Nợ TK 622, 623,627, 641,642.
Có TK 334- Phải trả công nhân viên.
* Khi ứng trƣớc hoặc thực thanh toán tiền công phải trả cho công nhân thuê ngoài, ghi:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên.
Có TK 111-Tiền mặt.
2.8.2.3.Tổ chức hạch toán trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất.
Đối với những doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, không có điều kiện bố trí lao động nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán, để tránh sự biến động về chi phí kinh doanh về mặt giá thành sản phẩm, hàng tháng trên cơ sở tiền lƣơng thực tế, tiền lƣơng chính phải trả cho công nhân viên trực tiếp, kế toán phải dự toán tiền lƣơng nghỉ phép của lao động trực tiếp, tiến hành trích trƣớc tính vào chi phí của từng kỳ hạch toán theo số dự toán. Cách tính tiền lƣơng nghỉ phép năm của công nhân sản xuất, trích trƣớc vào chi phí sản xuất nhƣ sau:
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản
xuất theo kế hoạch
=
Tiền lương thực tế phải trả cho công nhân sản xuất
trong tháng × Tỷ lệ trích trước Trong đó: Tỷ lệ trích trước =
Tổng số tiền lương nghỉ phép kế hoạch năm của công nhân sản xuất.
× 100 Tổng số tiền lương chính kế hoạch năm của công
nhân sản xuất.
Cũng có thể trên cơ sở kinh nghiệm nhiều năm, Công ty tự xác định một tỷ lệ trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép kế hoạch của ngƣời lao động một cách hợp lý chứ không phải là tỷ lệ phần trăm quy định trƣớc…. Tiền thƣởng phải trả trong kỳ nào đƣợc tính vào chi phí của kỳ đó. Theo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí sản xuất và kết quả sản xuất cách làm này chỉ thích ứng ở doanh nghiệp có thể bố trí cho ngƣời lao động trực tiếp nghỉ phép tƣơng đối đều đặn giữa các kỳ hạch toán. Cho nên khi trích khấu hao tiền lƣơng nghỉ phép phải trả trong kỳ cho ngƣời công nhân sản xuất vào chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. Có TK 335: Chi phí phải trả.
Khi ngƣời lao động trực tiếp nghỉ phép, phản ánh tiền lƣơng nghỉ thực tế phải trả cho ngƣời lao động trực tiếp, kế toán ghi:
Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch, tiến hành trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép của công nhân sản xuất :
Nợ TK 622
Khi thực tế phát sinh tiền lƣơng nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất : Nợ TK 335
Có TK 334
- Nếu thực tế lớn hơn số trích trƣớc, kế toán định khoản :
Nợ TK 622 Nợ TK 335
Có TK 334
- Nếu thực tế nhỏ hơn số trích trƣớc, kế toán định khoản :
Nợ TK 335
Có TK 334 Có TK 622
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán thanh toán với công nhân viên
TK 353 TK 338 Tiền lƣơng phải trả cho công
nhân viên.
TK 335 Tiền lƣơng phải trả cho công nhân
viên bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
TK 641,642 Tiền lƣơng phải trả cho công
nhân viên phân xƣởng. Tiền lƣơng phải trả cho công nhân viên sản xuất.
Các khoản khấu trừ vào lƣơng. Thanh toán tạm ứng và các khoản khác. TK 141, 338 Trả lƣơng, BHXH và các khoản khác cho cán bộ
công nhân viên.
TK 622 TK 111,112….
Tiền lƣơng phải trả cho công nhân viên sử dụng máy móc thi công.
TK 623
TK 627
TK 138, 338
Tiền lƣơng nghỉ phép phải trả cho công nhân viên. TK 334
2.8.3. Các khoản trích theo lƣơng.
Cùng với tiền lƣơng trong quá trình lao động cũng có thể đƣợc nhận thêm một khoản nữa là bảo hiểm xã hội. Bảo hiểm xã hội là khoản trợ cấp cho công nhân viên trong những trƣờng hợp đau ốm, thai sản, tai nạn lao động….hay nói cách khác bảo hiểm xã hội tạo ra thu nhập thay thế lƣơng cho công nhân viên trong trƣờng hợp bị nghỉ việc tạm thời.
Để theo dõi các khoản trích theo lƣơng kế toán sử dụng TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác”.
Nội dung phản ánh:
Bên nợ:
+ Kết quả giá trị thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
+ Bảo hiểm phải trả cho công nhân viên. + Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
+ Số bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp.
+ Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp tính trên doanh thu nhận trƣớc ( nếu có). + Các khoản đã trả, đã nộp.
Bên Có:
+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( chƣa xác định rõ nguyên nhân ).
+ Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể ( trong và ngoài đơn vị ) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay đƣợc nguyên nhân.
+ Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện nƣớc ở tập thể. + Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trừ vào lƣơng công nhân viên.
+ Bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn vƣợt chi vƣợt đƣợc cấp bù + Các khoản phải trả khác.
Dƣ Có:
+ Số tiền còn phải trả, phải nộp khác.
cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chƣa chi hết. + Trị giá tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết.
Dƣ Nợ ( đặc biệt ):
+ Số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp.
+ Bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn vƣợt chi chƣa đƣợc cấp bù. Trình tự hạch toán:
Hàng tháng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh và tài khoản liên quan, ghi:
Nợ TK334: Phải trả công nhân viên ( phần tính vào thu nhập công nhân viên theo quy định ).
Nợ TK 335: Chi phí phải trả ( phần đƣợc phép tính vào chi phí ). Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp.
Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công. Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung.
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (6411)
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác
- Nộp quỹ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho cơ quan quản lý quỹ:
Nợ TK 338: Phải trả phải nộp khác Có TK 334: Phải trả CBCNV
- Khoản bảo hiểm xã hội doanh nghiệp xây lắp đã chi theo chế độ và đƣợc cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn trả, khi thực nhận đƣợc khoản hoàn trả này, ghi:
Nợ các TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 338: Phải trả phải nộp khác
Khi trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của công nhân trực tiếp sản xuất (chỉ đối với hoạt động sản xuất sản phẩm công nghiệp, hoặc hoạt động cung cấp dịch vụ ).
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 338: Phải trả phải nộp khác.
TK 338 TK 334
Quỹ BHXH trả thay cho công nhân viên.