3.2.6.1.1 .Cách tính bảo hiểm xã hội
4.2. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ
4.2.1 Một số đề xuất nhằm hồn thiện kế tốn tiền lƣơng và các khoản trích theo
theo lƣơng tại Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nơng thơn 1 Thanh Hóa.
Nhƣ đã nêu trên, phần mềm kế tốn tại Cơng ty đƣợc Tổng Cơng ty chuẩn hố và cài đặt vào chƣơng trình thực hiện kế tốn của Cơng ty. Đó là một thuận lợi lớn cho Công ty nhƣng mặt khác nó cũng có tác động xấu đến việc tổ chức hạch tốn của Cơng ty.
Đó là việc làm kế tốn theo chƣơng trình của Tổng Cơng ty khiến cho bộ máy kế tốn của Cơng ty trở lên thụ động, kém linh hoạt trong việc xử lý các công việc bất thƣờng hay các vấn đề mà Tổng Công ty bỏ qua trong phần hƣớng dẫn thực hiện công tác kế tốn của Cơng ty.
Sau khi nghiên cứu cơng tác tổ chức hạch tốn Tiền lƣơng và Bảo hiểm tại Công ty tôi xin nêu ra một số khuyết điểm và cách sửa đổi mà Công ty nên khắc phục nhƣ sau:
Thứ nhất:
Đầu tiên, trong chứng từ ban đầu hạch toán sử dụng thời gian là bảng chấm công của Công ty, việc ghi chép không đƣợc rõ ràng, thống nhất.
- Việc theo dõi thời gian làm việc của ngƣời lao động để chấm khơng có mặt “O”, hay nghỉ có phép “P” khơng hồn theo giấy nghỉ phép theo quy định. Chỉ cần ngƣời nghỉ có báo miệng trƣớc cho ngƣời chấm cơng thì coi nhƣ ngày nghỉ đó của họ là có phép và đƣợc tính lƣơng theo 100% LCB.Thêm vào đó, Cơng ty cũng khơng có quy định số ngày nghỉ phép tối đa đƣợc hƣởng lƣơng. Đây là một sơ hở rất lớn của lãnh đạo Cơng ty, và kế tốn lƣơng vốn rất biết điều này nhƣng khơng hề có góp ý với phịng tổ chức hành chính - nơi theo dõi chấm cơng, là một theo sai sót khơng đáng có và cũng khơng nên tiếp tục để tình trạng này tồn tại, tái diễn. Nó sẽ gây ra những ảnh hƣởng tiêu cực đến kỷ luật của Công ty.
Thứ hai: 3 cột cuối của trong mục quy đổi trên bảng Chấm cơng của Cơng ty, do
khơng có hƣớng dẫn cách ghi cụ thể của kế toán cho ngƣời chấm cơng nên các cột này thƣờng khơng dƣợc ghi, có tháng nhân viên chấm cơng có ghi thì lại khơng ghi đúng
nơi quy định nào cả.
Việc này tuy kế tốn Tiền lƣơng ở Cơng ty cho là chuyện nhỏ nhƣng thực chất nó gây khơng ít ảnh hƣởng xấu đến q trình tính lƣơng của kế tốn lƣơng. Nếu nhìn vào bảng chấm cơng khơng có ghi gì ở phần Quy đổi này, kế toán sẽ phải mất thời gian quy đổi bảng chấm công vào các cột (làm thay cho phần việc của ngƣời chấm công) để làm căn cứ tính lƣơng CBCNV. Cịn trƣờng hợp ngƣời chấm cơng có ghi chép ở các cột “quy đổi” thì cũng ghi tuỳ tiện, kế tốn sẽ khơng chắc đƣợc là ngƣời chấm cơng ghi số liệu gì ở đó (nội dung của số liệu đƣợc tính), có thể là ngày cơng thực tế làm việc của nhân viên trong tháng hoặc là tổng số ngày công thực tế và số ngày đƣợc hƣởng phép của nhân viên...
Để chấm dứt tình trạng này, làm gọn nhẹ hơn cho cơng tác hạch tốn lƣơng, tơi xin đƣa ra đây một giải pháp cụ thể nhƣ sau:
Kế tốn lƣơng của Cơng ty thay vì sử dụng mẫu biểu Bảng chấm cơng nhƣ hiện nay sẽ sử dụng mẫu biểu Bảng chấm mới cho tồn Cơng ty.
Trong bảng chấm công mới này, phần Quy đổi gồm 3 cột với nội dung giống nhƣ cũ nhƣng tên cột đƣợc ghi rõ hơn để ngƣời chấm công chỉ cần đọc tên cột là có thể hiểu đƣợc cách ghi ở mỗi cột. Tuy nhiên bên cạnh đó, kế tốn lƣơng Cơng ty cũng cần ra quy định bắt buộc, các bảng chấm công trƣớc khi gửi lên phịng kế tốn phải đã đƣợc tính tốn, ghi chép số liệu vào các cột “ Qui đổi” theo đúng qui định, nếu cóp sai sót trong tính tốn phần này, ngƣời chấm cơng và ngƣời có trách nhiệm kiểm tra bảng chấm cơng phải hồn chỉnh trách nhiệm. Có nhƣ vậy, việc thực hiện nghiêm chỉnh các qui định trong công tác kế tốn mới đƣợc nhân viên cơng ty tiếp thu và chấp hành.
Bảng chấm cơng T3 bộ phận văn phịng Cơng ty nếu áp dụng giải pháp mới sẽ đƣợc lập nhƣ sau:
Thứ ba: Hiện tại, ở các xí nghiệp sản xuất các đội sản xuất đang sử dụng bảng
chấm công để theo dõi thời gian làm thêm giờ của ngƣời lao động (là bảng chấm công thứ hai đƣợc lập song song với bảng chấm cơng theo dõi thời gian làm việc chính) với mẫu số bảng chấm công. Làm nhƣ vậy là rất không khoa học bởi vì thời gian làm thêm thực tế thƣờng là tính theo giờ. Thơng thƣờng, các xí nghiệp, các đội xây dựng tính miệng thì ghi vào một cơng thứ tự từ cột số một đến cột số 31. Hết tháng bảng chấm công làm thêm giờ này đƣợc chuyển lên kế tốn lƣơng của xí nghiệp để tính lƣơng cho
Việc ghi chép thời gian làm thêm của ngƣời lao động nhƣ hiện giờ không theo dõi đƣợc chính xác số giờ cơng lao động thêm của nhân viên do nhẩm giờ làm theo trí nhớ rồi gộp lại ghi công dễ bị thiếu hoặc thừa giờ công) gây nên sự thiếu công bằng trong việc tính lƣơng.
Theo tơi, có thể giải quyết vấn đề này một cách đơn giản là kế tốn cơng ty xây dựng nên có mẫu bảng chấm cơng làm thêm hiện tại và áp dụng thống nhất cho tồn cơng ty( ở các bộ phận tính lƣơng).
Thứ tư :- Tại Công ty, số ngƣời không tham gia nộp Bảo hiểm khá nhiều và lẫn
trong các nhân viên nộp Bảo hiểm trên bảng thanh toán lƣơng. Vì vậy nên chăng kế tốn Cơng ty tiến hành tách hai loại nhân viên:
+ Nộp Bảo hiểm
+ Không nộp Bảo hiểm
Để tính lƣơng riêng và khấu trừ hay không khấu trừ Bảo hiểm vào lƣơng một cách đồng loạt. Làm nhƣ vậy, dịng tổng cộng cuối mỗi bảng thanh tốn lƣơng sẽ thể hiện đƣợc rõ đƣợc:
Tổng số tiền trích quỹ Bảo hiểm = % Bảo hiểm phải khấu trừ x tổng số quỹ lƣơng cơ bản của số nhân viên có tham gia nộp Bảo hiểm .
Thứ năm:- Trong điều lệ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế thì mức trích quỹ
BHXH, BHYT phải trích theo “tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lƣu (nếu có) ghi trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp khu vực, đắt đỏ, chứcvụ, thâm niên”.
Như vậy, nếu theo đúng quy định thì tại Cơng ty BHXH, BHYT phải đƣợc tính
theo số tiền sau:
Tổng tiền làm căn cứ để trích quỹ BHXH, BHYT = Mức tiền tháng cơ bản + Phụ cấp lƣu động + Phụ cấp trách nhiệm (nếu có)
Hiện tại Cơng ty mới chỉ trích Bảo hiểm trên mức lƣơng cơ bản của nhân viên, nhƣ vậy là mức BHXH, BHYT đơn vị trích tính vào chi phí sản xuất kinh doanh vẫn cịn ít hơn so với quy định. Đơn vị chƣa làm tròn trách nhiệm đối với quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đây là một vấn đề rất quan trọng mà Công ty cần phải lƣu tâm để điều chỉnh kịp thời, vào chuyện này, gây tâm lý không tốt cho ngƣời lao động đối với Công ty.
sách và công nhân viên hợp đồng (cả hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn). Cho nên dẫn đến việc quản lý lao động đơi khi cịn chƣa chặt chẽ. Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch tốn Cơng ty cần phải tiến hành phân loại lao động và xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trƣng nhất định. Cơng ty có thể áp dụng việc phân loại lao động theo các tiêu thức sau:
+ Phân theo thời gian lao động:
Cơng ty có thể chia lao động thành lao động thƣờng xuyên, trong danh sách (gồm hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn) và lao động tạm thời. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm đƣợc tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch tuyển dụng, bồi dƣỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với Nhà nƣớc đƣợc chính xác.
+ Phân loại theo quan hệ với q trình sản xuất:
Cơng ty có thể phân loại thành lao động trực tiếp sản xuất: Nhƣ cán bộ kỹ thuật trực tiếp sử dụng máy móc, cơng nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện lao vụ, dịch vụ. Những ngƣời phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu...).
Và phân loại thành lao động gián tiếp sản xuất: Nhƣ nhân viên kỹ thuật, nhân viên hƣớng dẫn kỹ thuật nhân viên quản lý kinh tế....
Cách phân loại này giúp cho Công ty đánh giá đƣợc tính hợp lý của lao động, từ đó có biện pháp tổ chức bố trí lao động cho phù hợp .
+ Phân loại theo chức năng của lao động: * Lao động thực hiện chức năng sản xuất.
* Lao động thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, tiếp thị nghiên cứu thị trƣờng.
* Lao động thực hiện chức năng quản lý.
Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động đƣợc kịp thời, chính xác, phân định đƣợc chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
Thứ bảy :
Thực hiện trích trƣớc tiền lƣơng của ngƣời lao động vào chi phí sản xuất kinh doanh.
sẽ tính theo lƣơng cấp bậc. Việc khơng trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép là chƣa hợp lý vì chỉ dựa vào thực tế của những năm trƣớc nếu tiền lƣơng nghỉ phép phát sinh tăng đột biến trong khi đó sản phẩm trong kỳ làm giảm đi đáng kể và số tiền lƣơng này đƣợc phân bổ vào giá thành sản phẩm sẽ làm giá thành bị biến động tăng bất hợp lý. Theo em nên thực hiện việc trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép của ngƣời lao động theo cơng thức sau:
= (% trích trƣớc) x Tiền lƣơng chính phải trả cho CNSX ở các bộ phận SX chính trong tháng
+ Khi trích trƣớc kế tốn ghi
Nợ TK 622 : Lƣơng nghỉ phép trích trƣớc Có TK 335 : Lƣơng nghỉ phép trích trƣớc + Thực tế phát sinh kế toán ghi
Nợ TK 335: Số tiền lƣơng thực tế phát sinh Có TK 334: Số tiền lƣơng thực tế phát sinh
Thứ tám :
Về sử dụng TK 335 để hạch tốn việc tính lƣơng và thanh tốn lƣơng với cơng nhân hợp đồng chƣa phù hợp vì đây khơng phải là một khoản chi phí trích trƣớc.
Mà theo em, Công ty nên phản ánh tiền lƣơng công nhân hợp đồng trên tài khoản 334 để phục vụ yêu cầu quản lý. Có thể mở 2 tài khoản cấp 2.
TK 3341: Phải trả ngƣời lao động
Phải trả ngƣời lao động: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền thƣởng có tính chất lƣơng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
TK 3348: Phải trả ngƣời lao động khác
Tỷ lệ trích trước =
Tổng tiền lương nghỉ phép, theo kế hoạch năm phải trả cho công nhân sản xuất ở các bộ phận sản xuất chính Tổng tiền lương chính phải trả cho CNSX ở các bộ phận sản xuất chính theo kế hoạch năm
Phải trả ngƣời lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho ngƣời lao động khác ngồi cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền cơng, tiền thƣởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của ngƣời lao động.
Thứ chín :
Sổ chi tiết tài khoản 338 là do kế toán BHXH lập là tổng hợp của cả 3 tài khoản cấp II (TK 3382,3383,3384). Sổ chi tiết chƣa phân biệt đƣợc tình hình trích nộp của các khoản trích đó. Theo em, Công ty nên lập 3 sổ chi tiết cho từng TK cấp II đó. Đƣợc nhƣ vậy sẽ dễ dàng theo dõi một cách chi tiết từng TK cũng nhƣ việc đối chiếu, kiểm tra các TK đó. Nhƣ mẫu sau
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA
Tài khoản: 338
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng
Số phát sinh Số hiệu Ngày,tháng N C A B C D E 1 2 Số dƣ đầu quý…… Cộng số phát sinh X Số dƣ cuối quý X
- Sổ này có .... trang, đánh từ trang 01 đến trang.......
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S10- DN
(ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ
4.2.2 Phƣơng hƣớng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động ở Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nơng thơn 1 Thanh Hóa.
4.2.2.1. Phƣơng hƣớng hồn thiện kế tốn tiền lƣơng.
+ Để có thể quản lý một cách có hiệu quả tiền lƣơng thì Cơng ty có thể phân tích tình hình sử dụng quỹ lƣơng và phân tích khoản mục chi phí nhân cơng trong giá thành sản phẩm.
+ Hồn thiện cơng tác kế tốn tiền lƣơng theo hƣớng đảm bảo tính cơng bằng cho ngƣời lao động bằng việc tính chính xác, đầy đủ, kịp thời.
+ Nâng cao trình độ cho đội ngũ kế tốn, hạch tốn cơng việc trên máy vi tính để đảm bảo tính chính xác
4.2.2.2. Phƣơng hƣớng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
+ Để quản lý chặt chẽ lao đông của Công ty cần quy định tất cả các cán bộ công nhân viên và các đối tƣợng lao động khi đƣợc nhận vào làm việc tại Cơng ty thì cần phải thực hiện việc ký hợp đồng và phải trải qua quá trình thử việc.
+Thực hiện nghiêm túc trong việc chấm công và lên bảng chấm công phải hợp lý, theo đúng quy định.
+ Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và đa dạng hoá sản xuất nhƣ mục tiêu của Công ty đã đề ra, cán bộ trong Cơng ty cần phải có đội ngũ quản lý giỏi, có kinh nghiệp, có tay nghề cao. Vì vậy cần coi trọng cơng tác đào tạo, nâng cao tay nghề cho cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty, phát huy tính sáng tạo của những cá nhân, lắng nghe ý kiến đóng góp của mọi ngƣời.
4.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM PHÁT TRIỂN CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI
Để duy trì, ổn định và phát triển trong Cơng ty trong thời gian tới, tơi có một số kiến nghị nhƣ sau:
1. Cơng ty cần có những chính sách khen thƣởng động viên kịp thời, cần phải quan tâm hơn nữa về vấn đề an toàn cho ngƣời lao động cho cơng nhân. Hình thức trả lƣơng hợp lý là địn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích cơng nhân khơng ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất lƣợng sản xuất. Việc tăng lƣơng thoả đáng, chính sách đãi ngộ kịp thời sẽ là động
lực là cuộc sống đối với ngƣời lao động họ sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Cơng ty, ngồi ra việc đảm bảo độ tin cậy đối với các bạn hàng, chiếm lĩnh mở rộng thị trƣờng.
2. Công ty nên đƣa cán bộ đi đào tạo, nhất là đội ngũ kế toán trực tiếp, áp dụng phần mềm kế tốn, nhằm làm giảm tối thiểu giờ cơng, tăng năng suất lao động, tăng cƣờng trang thiết bị nhƣ máy tính, máy in cho phịng kế tốn,…. Cơng ty cần chú trọng vào việc đào tạo nhân lực thông qua các quỹ đầu tƣ phát triển, đặc biệt là việc đào tạo, đào tạo lại, chuyên tu đội ngũ các nhà làm tài chính thống kê, cụ thể là bộ phận Kế toán.
3. Công ty phải luôn áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào cơng tác tài chính, kế tốn. Để giúp cho bộ máy kế tốn trong Cơng ty ngày càng hồn thiện và làm việc có hiệu quả.
4. Công ty phải luôn luôn đổi mới, trang thiêt bị cơ sở vật chất, kỹ thuật và mở rộng thị trƣờng, để Cơng ty có đƣợc một vị trí vững chắc trong thị trƣờng hiện nay.
KẾT LUẬN
Qua q trình thực tập Cơng ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nơng thơn 1 Thanh Hóa , từng bƣớc làm quen với chứng từ sổ sách, phƣơng pháp hạch toán