3.2.6.1.1 .Cách tính bảo hiểm xã hội
3.2.7. Quy trình hạch tốn chi tiết tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của cơng
của công ty.
Công đoạn
Trách nhiệm thực
hiện Lƣu đồ
Biểu mẫu áp dụng, tài liệu liên quan
1 Trƣởng bộ phận Bảng chấm công Phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành 2 Phịng hành chính Bảng chấm cơng Phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành
3 Kế toán tiền lƣơng
Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
4 Kế tốn trƣởng, giám đốc
Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
5 Kế toán tiền lƣơng
Phiếu chi Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
6 Thủ quỹ
Phiếu chi Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
7 Kế toán tiền lƣơng, thủ quỹ
Phiếu chi Bảng tính lƣơng thời gian Bảng tính lƣơng sản phẩm Bảng tính các khoản trích theo
lƣơng
Lƣu đồ 3.1 : quy trình tính và thanh tốn tiền lƣơng cho cơng nhân viên
Chấm công Xác nhận sản phẩm, cơng việc hồn thành
Kiểm tra xác nhận
Tính tốn
Kiểm tra, ký duyệt
Phiếu chi
Thanh toán lƣơng
Diễn giải chi tiết :
Bảng chấm cơng
- Mục đích: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ việc, hƣởng BHXH. Để làm căn cứ tính lƣơng, BHXH cho từng ngƣời lao động trong Công ty.
- Phạm vi hoạt động: ở mỗi bộ phận phòng ban đều phải lập một bảng chấm công riêng để chấm công cho ngƣời lao động hàng ngày, hàng tháng.
- Trách nhiệm ghi: Hàng tháng tổ trƣởng hoặc ngƣời đƣợc ủy nhiệm ở từng phòng ban có trách nhiệm chấm công cho từng ngƣời, ký xác nhận rồi chuyển cho phịng ban có trách nhiệm chấm công cho từng ngƣời, ký xác nhận rồi chuyển cho phịng kế tốn lƣơng để làm căn cứ tính lƣơng và các chế độ cho ngƣời lao động.
Bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
+ Mục đích: bảng này dùng để tập hợp và phân bổ tiền lƣơng thực tế phải trả gồm: lƣơng chính, phụ cấp, các khoản khác nhƣ: BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tƣợng sử dụng lao động. Ghi có vào TK334, TK335, TK338.
+ Phƣơng pháp và trách nhiệm ghi: Căn cứ vào các bảng thanh toán lƣơng, thanh toán làm ca đêm, làm thêm giờ....Kế toán tập hợp, phân lại chứng từ theo từng đối tƣợng sử dụng lao động. Tính tốn số tiền để ghi vào các dịng phù hợp với bảng. Cột ghi TK 334 hoặc Tk 335.
Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ và tổng số tiền lƣơng phải trả (theo quy định hiện hành) theo từng đối tƣợng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ để ghi vào các dòng cho phù hợp .
Cột ghi có TK338, số liệu bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH đƣợc sử dụng để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và các ơ kế tốn có liên quan. Đồng thời sử dụng để tính thực tế giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành
Phiếu chi
+ Mục đích: dùng để phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
+ Phƣơng pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu chi phải đƣợc đóng dấu thành quyển ghi sổ từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu chi phải ghi rõ số quyển, số phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tôc trong một kỳ kế toán. từng phiếu chi phải
đƣợc ghi rõ, đầy đủ nội dung và phải đƣợc kế toán trƣởng, thủ trƣởng xem xét ký duyệt trƣớc khi xuất quỹ.
Phiếu chi đƣợc lập thành 2 hoặc 3 liên đặt giấy than viết một lần. - Liên 1: Lƣu nơi lập biểu
- Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế tốn cùng với các chứng từ gốc để kế toán ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3 (nếu có) giao cho ngƣời nhận
Bảng tổng hợp thanh tốn các khoản trích theo lƣơng
- Nội dung: Bảng tổng hợp thanh tốn lƣơng có tác dụng theo dõi chi tiết số tiền lƣơng đƣợc hƣởng sau khi đã trừ hết các khoản khấu trừ của từng bộ phận.
- Cơ sở lập: Căn cứ vào bảng thanh toán lƣơng của bộ phận
- Phƣơng pháp ghi: Lấy các dịng tổng cộng của bảng thang tốn lƣơng của các bộ phần văn phòng để tổng hợp lƣơng của bộ phận văn phòng
3.2.8. Kế tốn tổng hợp tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. 3.2.8.1. Kế toán tổng hợp tiền lƣơng.
3.2.8.1.1 Chứng từ sử dụng.
Chứng từ kế tốn tiền lƣơng các doanh nghiệp thơng thƣờng sử dụng các chứng từ bắt buộc sau:
- Bảng chấm công (01-LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền lƣơng (02-LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thƣởng (05-LĐTL) - Bảng lƣơng
Ngồi ra có thể sử dụng các chứng từ hƣớng dẫn khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến các thông tin bổ sung cho việc tính lƣơng, phụ cấp bảo hiểm xã hội.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (06-LĐTL) - Phiếu báo làm thêm giờ (07-LĐTL)
- Hợp đồng giao khoán (08-LĐTL) - Biên bảo điều tra tai nạn lao động (09-LĐTL)
3.2.8.1.2 Tài khoản sử dụng TK 334 – “Phải trả công nhân viên”
khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của cơng nhân viên.
3.2.6.1.3 Sổ kế tốn sử dụng.
- Sổ chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết, sổ cái
3.2.6.1.4 Tóm tắt quy trình kế tốn phải trả công nhân viên.
Sơ đồ 3.5- Quy trình kế tốn phải trả cơng nhân viên.
3.2.6.1.5 Ví dụ minh họa.
Ví dụ 1:
Ngày 30/11 /2012, cơng ty tính lƣơng cho bộ phận văn phịng số tiền 22.782.385 đồng Chứng từ Bảng chấm cơng bộ phận văn phịng Tháng 11/2012 ( phụ lục số 01 ) Định khoản: Nợ TK 642: 22.782.385 đồng Có TK 334: 22.782.385 đồng Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01 Ngày 30 tháng 11 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản Số tiền
(VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C D E
Tính lƣơng cho bộ phận văn phịng 642 334 22.782.385 Cộng 22.782.385 Kèm theo:02 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 11 năm 2012 Ngƣời lập
Ví dụ 2:
Ngày 30/11/2012 cơng ty tính các khoản khấu trừ vào lƣơng của công nhân viên trong bộ phận văn phịng
Chứng từ: Bảng thanh tốn tiền lƣơng bộ phận văn phòng Tháng 11/2012 ( phụ lục số 02 )
Định khoản :
Nợ TK 338 2.164.327 (đồng)
Có Tk 334 2.164.327 (đồng)
Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 02 Ngày 30 tháng 11 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản Số tiền
(VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C D E
Tính các khoản trích theo lƣơng cho bộ phận văn phịng 338 334 2.164.327 Cộng 2.164.327 Kèm theo:02 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 11 năm 2012 Ngƣời lập
Ví dụ 3: Ngày 10/11/2012, chuyển khoản thanh toán lƣơng tháng 10/2012 cho
nhân viên trong công ty số tiền 300.000.000đ. Chứng từ: Giấy báo Nợ (phụ lục số 10 )
Định khoản:
Nợ TK 334: 300.000.000đ
Có TK 112: 300.000.000đ
Chứng từ ghi sổ:
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 03 Ngày 10 tháng 11 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản Số tiền
(VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C D E
Chuyển khoản thanh toán lƣơng cho nhân viên trong
công ty 334 112 300.000.000
Cộng 300.000.000
Kèm theo:02 chứng từ gốc
Ngày 10 tháng 11 năm 2012
Ngƣời lập
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN
(ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CÁI QUÝ IV/2012
TÊN TÀI KHOẢN: PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN SỐ HIỆU : 334 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Số dƣ đầu quý … ... … … … ... … 30/11 01 30/11 Tính lƣơng ở bộ phận văn phịng 642 22.782.385 30/11 02 30/11 Tính các khoản trích theo lƣơng ở bộ phận văn phịng 338 2.164.327
10/11 03 10/11 Chuyển khoản thanh
toán lƣơng cho CNV 112 300.000.000
….. …. ……… ………………… … ...................... …………….
Cộng số phát sinh X 500.000.000 500.000.000
Số dƣ cuối quý X
- Sổ này có .... trang, đánh từ trang 01 đến trang.......
- Ngày mở sổ .........
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ngƣời lập
3.2.6.2. Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lƣơng.
3.2.6.2.1 Chứng từ sử dụng.
- Phiếu nghỉ hƣởng BHXH (03-LĐTL) - Bảng thanh tốn BHXH (04-LĐTL) - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng
Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH Các chứng từ kế tốn có liên quan
3.2.6.2.2 Tài khoản sử dụng:
TK 338 – Phải trả phải nộp khác
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh tốn về các khoản phải trả, phải nộp khác.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 338:
Nợ TK 338 Có
- Kết cấu chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ.
- Kết chuyển doanh thu chƣa thực hiện tƣơng ứng.
- KPCĐ chi tại đơn vị
- Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, quỹ BHYT và KPCĐ.
- Các khoản đã trả, đã nộp khác
SDĐK: Còn phải trả, phải nộp đầu kỳ - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( chƣa rõ nguyên nhân)
- Trích BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định
- Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ
- Tổng số doanh thu chƣa thực hiện phát sinh trong kỳ
- BHXH, KPCĐ vƣợt chi đƣợc cấp bù.
- Trích BHXH, BHYT trừ vào lƣơng của công nhân viên
- Các khoản phải trả khác
SDCK: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán
SDCK:
- Số tiền còn phải trả, phải nộp.
- BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã trích chƣa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chi chƣa hết.
- Trị giá tài sản thừa phát hiện còn chờ giải quyết.
Tài khoản 338 có thể có số dƣ bên Nợ. Số dƣ bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả phải nộp hoặc số BHXH, KPCĐ vƣợt chi chƣa đƣợc cấp bù.
Nội dung phản ánh trên các TK này: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi phí SXKD và BHYT trừ vào thu nhập của CNV đƣợc phản ánh vào bên Có. Tình hình chỉ tiêu sử dụng KPCĐ, tính trả trợ cấp BHXH cho CNV và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý cấp trên đƣợc phản ánh vào bên Có.
TK 338 có các Tài khoản cấp 2 - TK 3381 : Tài sản thừa chờ xử lý - TK 3382 : Kinh phí cơng đồn - TK 3383 : Bảo hiểm xã hội - TK 3384 : Bảo hiểm y tế
- TK 3385 : Phải trả về cổ phần hóa
- TK 3386 : Nhận ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn - TK 3387 : Doanh thu chƣa thực hiện - TK 3388 : Phải trả, phải nộp khác - TK 3389 : Bảo hiểm thất nghiệp
3.2.6.2.3 Sổ kế toán sử dụng.
- Sổ chứng từ ghi sổ. - Sổ cái TK 338.
3.2.6.2.4 Tóm tắt quy trình kế tốn phải trả phải nộp khác.
Sơ đồ 3.7- Quy trình kế tốn phải trả phải nộp khác
3.2.6.2.5 Ví dụ minh họa.
Ví dụ 1:
Ngày 25/11, Phiếu chi số 15, thanh toán các khoản tại Đại Hội bằng KPCĐ tại công ty bằng tiền mặt số tiền 1.351.778đ
Chứng từ: phiếu chi số 15 ( phụ lục số 12 ) Định khoản:
Nợ TK 3382: 1.351.778đ
Có TK 111: 1.351.778đ
Chứng từ ghi sổ:
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 03 Ngày 25 tháng 11 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền (VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C D E
Thanh tốn các khoản chi phí tại đại hội cơng đồn
3382 111 1.351.778đ
Cộng 1.351.778đ
Kèm theo:02 chứng từ gốc
Ngày 25 tháng 11 năm 2012
Ngƣời lập
Ví dụ 2:
Ngày 30/11/2012 cơng ty tính các khoản trích theo lƣơng của bộ phận văn phịng Chứng từ: Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng ( phụ lục số 11 )
Định khoản:
Nợ TK 642 5.239.949 Nợ TK 334 2.164.327
Có TK 338 7.404.276
Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm Ngũ
Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 04 Ngày 30 tháng 11 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền (VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C D E
Các khoản khấu trừ vào lƣơng Các khoản trích theo lƣơng
642 334 338 338 5.239.949 2.164.327 Cộng 7.404.276 Kèm theo:02 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 11 năm 2012 Ngƣời lập
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI QUÝ IV/2012
TÊN TÀI KHOẢN: PHẢI TRẢ PHẢI NỘP KHÁC SỐ HIỆU : 338 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK Đ/Ƣ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Số dƣ đầu quý … ... … … … ... …
25/11 03 25/11 Chi tiêu các khoản KPCĐ
tại công ty 111 1.351.778
30/11 04 30/11
Các khoản khấu trừ vào
lƣơng 642 5.239.949
30/11 04 30/11 Các khoản trích theo lƣơng 334 2.164.327
… … … … ... …
Cộng số phát sinh X 11.154.190 11.154.190 Số dƣ cuối quý X
- Sổ này có .... trang, đánh từ trang 01 đến trang.......
- Ngày mở sổ .........
Ngày 31tháng 12 năm 2012
Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc
CHƢƠNG 4:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN 1 THANH HĨA
4.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN 1 THANH HĨA.
Qua thời gian nghiên cứu về cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng Cơng ty cổ phần xây dựng nơng nghiệp và phát triển nơng thơn 1 Thanh Hóa nói riêng, em có một số nhận xét nhƣ sau:
+ Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của Cơng ty ln chấp hành đúng các chế độ tiền lƣơng, tiền thƣởng, chế độ phụ cấp, trợ cấp các khoản này luôn đƣợc chi trả kịp thời, thực hiện nghiêm túc các quy định của chế độ kế toán và hệ thống chứng từ, sổ sách về tiền lƣơng đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Việc