5. Kết cấu của đề tài
2.2.2.3. Cơng tác tuyển dụng nhân viên
Tuyển dụng lao động là quá trình tìm kiếm, tuyển chọn nhân sự cĩ đủ điều kiện theo yêu cầu, nhằm phục vụ tốt nhất cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Mục đích: nhằm tìm kiếm, xác lập các nguồn tuyển dụng và tuyển chọn ứng viên đáp ứng các tiêu chuẩn phù hợp. Đồng thời, đảm bảo việc bố trí nhân sự kịp thời và phù hợp với nhu cầu của các phịng ban, bộ phận theo cơ cấu tổ chức của cơng ty.
Quy trình được thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Kế hoạch tuyển dụng
- 15 ngày trước năm/quý mới, các bộ phận cĩ nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm/quý tới, gửi bản kế hoạch tuyển dụng về phịng HCNS. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, phịng HCNS xem xét, đánh giá lại nhu cầu tuyển dụng và liên hệ trước với các nguồn cung ứng.
Bước 2: Tổng hợp nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng tồn cơng ty
- Trong vịng 7 ngày kể từ khi nhận được đầy đủ các nhu cầu tuyển dụng, phịng HCNS tiến hành tổng hợp và lập kế hoạch tuyển dụng trình TGĐ xét duyệt.
Bước 3: Phê duyệt
- TGĐ xét duyệt và trả lời kết quả sau 05 ngày, sau đĩ phịng HCNS gửi cho các phịng để viết phiếu đề nghị tuyển dụng. Căn cứ vào định biên nhân sự, phịng HCNS nếu thấy cần thiết tuyển người sẽ ký và trình TGĐ duyệt. Nếu khơng cần tuyển thì ghi rõ lý do, trả lại cho phịng ban cĩ nhu cầu trong vịng 10 ngày.
Bước 4: Thơng báo tuyển dụng
- Dựa vào kế hoạch và phiếu đề nghị tuyển dụng được phê duyệt, phịng HCNS ra thơng báo tuyển dụng trên bản tin nội bộ, các nguồn cung ứng lao động bên ngồi và trên phương tiện thơng tin đại chúng (báo, đài, internet...).
Bước 5: Tiếp nhận và xét lọc hồ sơ: Phịng HCNS cĩ trách nhiệm tiếp
nhận hồ sơ, thơng tin ứng viên dự tuyển gởi về từ các nguồn khác nhau, sau đĩ sàng lọc và tuyển chọn hồ sơ hợp lệ/phù hợp và cĩ khả năng để chọn vào phỏng vấn.
Bước 6: Sơ vấn/ phỏng vấn sơ bộ
- Sơ vấn cĩ thể được thực hiện ngay trong quá trình sàng lọc hồ sơ. Với vị trí quan trọng, cần thiết tổ chức làm bài Test (kiểm tra) chuyên mơn hoặc kỹ năng như: vi tính, tiếng Anh... Các bộ phận cĩ nhu cầu tuyển dụng phải gửi đề bài, đáp án, thang điểm chậm nhất 02 ngày trước ngày kiểm tra. Khi ứng viên đã hồn thành kiểm tra, phịng HCNS gửi bài làm cho phịng liên quan chấm điểm. Xong gửi kết quả lại chậm nhất 03 ngày. Nếu đạt thì sắp xếp lịch và mời ứng viên phỏng vấn.
Bước 7: Phỏng vấn
- Bộ phận tuyển dụng chuyển thơng tin ứng viên cho người phỏng vấn trước 2 ngày. Nếu tuyển chức danh NV, thành viên phỏng vấn gồm: Bộ phận tuyển dụng, bộ phận cĩ nhu cầu tuyển dụng hoặc Ban tổng giám đốc (BTGĐ). Nếu tuyển chức danh quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên phỏng vấn gồm: BTGĐ, trưởng phịng HCNS, trưởng bộ phận hoặc người được BTGĐ đề cử tham gia phỏng vấn. Tùy theo vị trí tuyển dụng, ứng viên cĩ thể tham dự 01 vịng hoặc 02 vịng.
Bước 8: Đánh giá sau phỏng vấn: Phịng HCNS cĩ trách nhiệm tổng hợp
kết quả phỏng vấn, tập hợp hồ sơ ứng viên trình TGĐ/người ủy quyền phê duyệt.
Bước 9: Duyệt tuyển dụng
- TGĐ hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt những hồ sơ phỏng vấn đạt yêu cầu do phịng HCNS tổng hợp, đề xuất chuyển lên. Những hồ sơ khơng phê duyệt thì NV nhân sự lưu trữ hồ sơ và cập nhật dữ liệu làm hồ sơ dự trữ.
Bước 10: Tiếp nhận, hội nhập, triển khai chương trình thử việc
- Ứng viên trúng tuyển sẽ được điện thoại hoặc gởi “thư mời nhận việc”. Đối với những vị trí phỏng vấn khơng đạt (trừ NV là cơng nhân sản xuất, tạp vụ), NV nhân sự gửi thư cám ơn qua email, bưu điện hoặc điện thoại.
Bước 11: Đánh giá thời gian thử việc: sau thời gian thử việc, cấp quản
lý trực tiếp cĩ trách nhiệm đánh giá mục tiêu thử việc và thời gian thử việc.
Bước 12: Đề xuất tuyển dụng chính thức: Phịng HCNS đề xuất TGĐ
phê duyệt tuyển dụng chính thức.
Bước 13: Quyết định tuyển dụng: căn cứ đề xuất của phịng HCNS,
Bước 14: Ký hợp đồng lao động: Phịng HCNS cĩ trách nhiệm soạn thảo, trình TGĐ/người ủy quyền ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) theo nội dung được qui định bởi cơng ty và thỏa thuận với nhân viên mới (khơng trái Bộ luật lao động).
Bước 15: Lưu hồ sơ cá nhân: tồn bộ hồ sơ ứng viên từ lúc phỏng vấn
cho đến khi được nhận vào làm việc và trong suốt quá trình làm việc sẽ được cập nhật vào dữ liệu của phịng HCNS (file mềm/cứng) để phục vụ cơng tác nhân sự.
(Xem Phụ lục 2: sơ đồ quy trình tuyển dụng tại cơng ty TNHH gạch men Bách Thành )
Nguồn tuyển dụng của cơng ty chủ yếu từ các nguồn sau:
- Tự tuyển dụng (trực tiếp): thơng qua bảng thơng báo tuyển dụng tại cổng cơng ty và bảng thơng báo tuyển dụng tại khu cơng nghiệp Nhơn Trạch. Cơng ty tuyển dụng bằng nguồn này khi tuyển ở tất cả các chức danh. Theo kết quả khảo sát cĩ đến 82,07% nhân viên được tuyển dụng bằng nguồn này.
- Thơng qua trung tâm giới thiệu việc làm, sàn giao dịch: cơng ty tuyển dụng bằng nguồn này khi tuyển NV thời vụ hoặc lao động phổ thơng. Theo kết quả khảo sát cĩ 7,58 % nhân viên được tuyển dụng bằng nguồn này.
- Thơng qua quảng cáo, internet (các trang web về việc làm) và các phương tiện truyền thơng (báo tuổi trẻ, báo lao động, Đồng Nai): cơng ty tuyển bằng nguồn này đối với các chức danh quản lý như trưởng bộ phận, phĩ giám đốc. Theo kết quả khảo sát cĩ 4,83% nhân viên được tuyển dụng bằng nguồn này.
- Ngồi ra cơng ty cịn tuyển dụng từ các nguồn khác như nguồn nội bộ (đề bạt, thăng tiến), người thân giới thiệu hoặc từ sự gửi gắm của cơ quan cơng quyền. Theo kết quả khảo sát cĩ đến 5,52 % nhân viên được tuyển dụng bằng nguồn này.
Đánh giá tình hình tuyển dụng nhân sự qua khảo sát thực tế
Trong số 150 phiếu phát ra cho cán bộ cơng nhân viên (CBNV) tại cơng ty, cĩ 145 phiếu thu về, kết quả khảo sát (Bảng 2.8) cho thấy cĩ 53,80% NV cho rằng kế hoạch tuyển dụng được xây dựng từng năm; cĩ 51,72% NV đồng ý rằng cơng ty tuyển dụng nhân sự theo đúng quy trình; cĩ 42,76% NV trung lập với ý kiến cho rằng nguồn tuyển dụng đa dạng; cĩ 48,27% NV cho rằng mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn cơng việc rất khơng cụ thể khơng rõ ràng và 54,48% NV khơng đánh giá cao
chất lượng tuyển dụng tại cơng ty. Điều này địi hỏi cơng ty phải đặc biệt quan tâm để cĩ hướng khắc phục trong thời gian tới.
Bảng 2.8: Đánh giá về cơng tác tuyển dụng tại cơng ty
STT Tiêu chí Mức độ đánh giá
(1 là rất khơng đồng ý, đến 5 là rất đồng ý)
1 Kế hoạch tuyển dụng được xây dựng từng năm
3 18 21 78 25
2 Cơng ty tuyển dụng nhân sự theo quy trình tuyển dụng
2 22 17 75 29
3 Nguồn tuyển dụng đa dạng 11 25 62 28 19
4 Mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn
tuyển chọn nhân sự cụ thể, rõ ràng 70
25 14 19 17
5 Anh/chị đanh giá cao chất lượng tuyển dụng tại cơng ty
25 79 11 14 16
( Nguồn: tự khảo sát tháng 4.2013)
Nhận xét thực trạng quá trình tuyển dụng của cơng ty
Ưu điểm:
- Cơng ty đã xây dựng quy trình tuyển dụng rất rõ ràng, chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuyển dụng chặt chẽ hiệu quả. Việc tuyển dụng cĩ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phịng ban. Việc ưu tiên tuyển dụng từ nguồn nội bộ giúp tiết kiệm được chi phí và thời gian, đồng thời tuyển từ nguồn nội bộ giúp NV hiểu rõ nội quy cách thức làm việc, từ đĩ dễ dàng hịa nhập cơng việc mới, rút ngắn được thời gian đào tạo so với tuyển dụng bên ngồi. Động viên NV làm việc hăng hái hơn để được thuyên chuyển lên vị trí cao hơn. Ưu tiên tạo cơ hội thăng tiến cho NV được ứng tuyển vào những vị trí khác đang trống, tạo điều kiện cho NV được giới thiệu người thân, bạn bè của mình vào làm việc tại cơng ty.
- Hình thức tuyển NV từ nội bộ ngành thường được ưu tiên do NV đã được thử thách về lịng trung thành, thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm đối với cơng việc. Họ đã quen và hiểu được mục tiêu của đơn vị. Do đĩ, nhanh chĩng thích nghi với cơng việc mới và biết cách làm thế nào để đạt được mục tiêu nhanh nhất. Hình thức tuyển dụng này cũng tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các NV, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo với hiệu suất cao hơn mà chi phí tuyển dụng lại thấp.
Nhược điểm: Việc xác định các tiêu thức tuyển chọn khá chặt chẽ, thực
hiện bài bản song quy trình gồm 15 bước quá rườm rà, gây mất nhiều thời gian, cơng sức, tiền của cho việc tuyển mới nhân viên.
- Việc tuyển chọn theo nhu cầu tuyển dụng, dựa trên kinh nghiệm là chính dẫn đến sàng lọc ứng viên khơng chính xác. Cách đánh giá ứng viên qua hình thức phỏng vấn ở một số bộ phận mà khơng tiến hành kiểm tra trắc nghiệm nên việc lựa chọn ứng viên đơi khi nặng về cảm tính, tuyển dụng khơng đúng người.
- Phịng HCNS khơng tham gia phỏng vấn đối với chức danh NV nên khơng tích lũy kinh nghiệm để giúp ích cho việc lựa chọn hồ sơ ứng viên sau này.
- Phần quảng cáo tuyển mộ nhân sự khơng mơ tả cụ thể các nhiệm vụ, trách nhiệm của cơng việc mà chỉ trình bày tĩm tắt những thơng tin rất cơ bản về cơng việc, rất ngắn gọn nhằm tiết kiệm chi phí quảng cáo đăng tin, chưa xây dựng bảng phân tích cơng việc cho từng vị trí để áp dụng cho việc tuyển dụng.
- Cơng ty chưa xây dựng kế hoạch cụ thể về nhu cầu tuyển dụng dài hạn, hầu hết chỉ dự báo nhu cầu ngắn hạn. Thiếu khâu xây dựng quy chế tuyển dụng, chưa cử người cĩ thâm niên và nhiều kinh nghiệm tham gia phỏng vấn để đánh giá khả năng nhằm tuyển chọn người tài.
- Chưa tiến hành phân tích hiệu quả của tuyển dụng thơng qua chỉ tiêu như kết quả thực hiện cơng việc của nhân viên mới, số lượng NV mới bỏ việc, chi phí cho một lần tuyển dụng…
- Việc phân tích cơng việc và mơ tả cơng việc mới bước đầu thực hiện ở một số chức danh, cơng việc đơn giản. Cơng tác tuyển dụng chưa thật bài bản và cịn cảm tính, tuyển dụng qua con đường thân quen, thiếu tính quản trị.
- Phạm vi và mức độ áp dụng các kỹ năng tuyển dụng hiện đại như thẩm định hồ sơ, sơ tuyển, kỹ thuật phỏng vấn và năng lực đánh giá, nhất là đánh giá tiềm năng của ứng viên, cịn nhiều hạn chế.
- Tuyển từ nguồn nội bộ gặp phải một số hạn chế, dễ nảy sinh sự bất mãn cho ứng cử viên khơng được chọn, dẫn đến mất đồn kết nội bộ, khơng phục tùng hoặc hình thành nhĩm chống đối. Cĩ thể gây hiện tượng chai lì, thiếu sáng tạo, khơng tạo được bầu khơng khí thi đua làm việc do người được đề bạt thường vận dụng những phương pháp làm việc theo lối cũ.
2.2.2.4. Cơng tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Cơng tác đào tạo và phát triển luơn được ưu tiên hàng đầu. Hiện nay, cơng ty đã xây dựng được quy trình đào tạo nhằm phục vụ nhu cầu sử dụng lao động một
cách hiệu quả. Mục đích nhằm hướng dẫn các thủ tục triển khai thực hiện các yêu cầu đào tạo phù hợp với mục tiêu, chiến lược phát triển, đảm bảo phát huy hiệu quả năng suất, chất lượng cơng việc sau khi đào tạo. Việc đào tạo giúp khắc phục tồn tại, nâng cao trình độ năng lực, tạo ra đội ngũ cơng nhân lành nghề, cĩ chuyên mơn cao và để NLĐ thích ứng với thay đổi của mơi trường kinh doanh, nắm bắt tiếp cận sự phát triển khoa học kỹ thuật, thích ứng nhanh với cơng việc mới.
Quy trình đào tạo tại cơng ty TNHH gạch men Bách Thành gồm 11 bước:
Bước 1: Phân tích xác định nhu cầu đào tạo căn cứ vào:
- Các kế hoạch, mục tiêu chiến lược và tác nghiệp trong tương lai. - Các nhu cầu sắp tới về cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, NV nghiệp vụ. - Sự thay đổi về qui trình cơng nghệ, cơng cụ và trang thiết bị.
- Các yêu cầu về pháp luật và chế định, các tiêu chuẩn tác động đến tổ chức. Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo
- Căn cứ việc phân tích nhu cầu đào tạo, các trưởng phịng xây dựng kế hoạch đào tạo năm. Căn cứ kế hoạch đào tạo của từng phịng ban, phịng HCNS xây dựng kế hoạch đào tạo năm cho tồn cơng ty và căn cứ vào đĩ để tổ chức đào tạo.
Bước 3: Duyệt kế hoạch đào tạo
- Trường hợp TGĐ hoặc người được ủy nhiệm khơng duyệt mà yêu cầu thay đổi thì chuyển về phịng HCNS sửa chữa bổ sung. Trường hợp khơng duyệt mà khơng cĩ ý kiến gì, hoặc cĩ ý kiến khơng chấp thuận thì qui trình dừng ở bước này.
- Nếu được chấp thuận, phịng HCNS lập chương trình đào tạo. Bước 4: Lập chương trình đào tạo
- Chương trình đào tạo được lập căn cứ vào kế hoạch đào tạo hoặc phiếu yêu cầu đào tạo được duyệt. Phịng HCNS cĩ trách nhiệm phối hợp với các giảng viên/người hướng dẫn để soạn thảo chương trình và nội dung bài giảng.
Bước 5: Duyệt chương trình đào tạo
- Trường hợp TGĐ hoặc người được ủy nhiệm khơng duyệt chương trình mà cĩ yêu cầu thay đổi thì chuyển trở về phịng HCNS sửa chữa bổ sung. Trường hợp khơng duyệt mà khơng cĩ ý kiến gì, hoặc cĩ ý kiến khơng chấp thuận chương trình đào tạo thì qui trình dừng ở bước này. Nếu được chấp thuận, phịng HCNS soạn thảo ban hành thơng báo đào tạo.
Bước 6: Chuẩn bị đào tạo
- Trước ít nhất 3 ngày, phịng HCNS yêu cầu giảng viên phải chuyển tài liệu đào tạo để sao lưu và chuẩn bị tài liệu cho học viên. Phịng HCNS cĩ trách nhiệm xem xét, thẩm tra về mặt nội dung tài liệu đào tạo cĩ phù hợp với yêu cầu hay khơng. Nếu khơng phù hợp thì phải yêu cầu biên soạn lại. Trường hợp khơng thể tự xác minh thì mời quản lý cao cấp nhất của lĩnh vực liên quan cùng thẩm định.
Bước 7: Thơng báo đào tạo: phải được gửi đến giảng viên/người hướng dẫn và NV tham gia khĩa học trước ít nhất 02 ngày trước khi lớp học khai giảng.
Bước 8: Thực hiện đào tạo: Phịng HCNS chịu trách nhiệm chuẩn bị địa điểm đào tạo, các cơng cụ, thiết bị, tài liệu... Trước khi buổi đào tạo bắt đầu, phải tiến hành kiểm tra danh sách và nhắc nhở người tham gia đào tạo đúng giờ. Liên hệ với giảng viên để cùng kiểm tra các cơng việc đã và chưa thực hiện.
Bước 9: Kiểm tra cuối khĩa học
- Tùy theo yêu cầu đào tạo sẽ cho học viên làm kiểm tra. Bài kiểm tra phải được chuẩn bị trước, gửi cho phịng HCNS để sốt xét và sao ra phát cho học viên. Cuối khĩa học, học viên sẽ đánh giá khĩa học qua phiếu đánh giá khĩa học.
Bước 10: Kế hoạch ứng dụng (dành cho các cấp quản lý từ cấp trung trở lên và chuyên viên): Là căn cứ để đánh giá hiệu quả đào tạo. NV sau khi tham dự khĩa học phải làm kế hoạch ứng dụng sau đào tạo theo quy định.
Bước 11: Đánh giá hiệu quả đào tạo: căn cứ vào việc mức độ hồn thành