5. Kết cấu của đề tài
2.2.2.2. Tổ chức phân tích cơng việc
Mục đích của phân tích cơng việc giúp xây dựng bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc cho từng chức danh. Hiện tại, cơng ty đã triển khai thực hiện phân tích cơng việc, nhưng chỉ thực hiện ở một vài phịng như nhân sự, thiết kế, kinh doanh và bộ phận sản xuất như nghiền, sấy phun, ép....Mục đích của phân tích cơng việc là để lập bảng hướng dẫn thao tác cơng việc cho cơng nhân ở các bộ phận này. Tuy vậy, việc mơ tả cơng việc tương đối cịn gị bĩ, khuơn mẫu. Việc thực hiện phân tích cơng việc chưa thực sự hồn thiện.
Bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc là nền tảng trong cơng tác QT NNL. Nhân viên cĩ thể tạm xem là hồn thành những cơng việc sự vụ theo bản mơ tả cơng việc trên do lãnh đạo giao. Nhờ bản mơ tả cơng việc, giúp BGĐ dễ dàng xác định và qui trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện cơng việc. Mặt khác, bản mơ tả cơng việc cụ thể giúp xây dựng tiêu chuẩn yêu cầu đối với NV thực hiện cơng việc cũng như đánh giá thực hiện cơng việc tương đối thuận lợi sau này.
Việc xây dựng tiêu chuẩn cơng việc cho một số chức danh chỉ mang tính tự phát, khơng đồng bộ. Cơng ty để cĩ thể tuyển được đúng người phù hợp đảm đương được cơng việc, trước hết phải căn cứ vào chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong cơng ty, trong đĩ bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc là nhằm xác định được những cơng việc nào cần tuyển thêm người và cần người cĩ những phẩm chất, trình độ và kỹ năng phù hợp.
Tại cơng ty Bách Thành, thì giám đốc chỉ đạo phịng HCNS kết hợp các phịng ban khác thực hiện phân tích cơng việc. Từ việc các trưởng phịng xây dựng bản phân tích cơng việc bằng phương pháp quan sát tại nơi làm việc, bằng kinh nghiệm và chuyên mơn để xác định nhiệm vụ phải thực hiện cho nhân viên. Nên người chịu trách nhiệm chính là trưởng phịng chứ khơng phải nhân viên phịng
HCNS. Do vậy, các trưởng phịng là người trực tiếp quản lý NV phịng mình và hiểu rõ cơng việc nên thơng tin trên bản phân tích chính xác.
Tuy vậy, qua phân tích thực tế nhận thấy cơng tác phân tích cơng việc cũng cịn những hạn chế sau:
- Việc phân tích cơng việc hiện tại do các trưởng phịng ban xây dựng chỉ phân tích cơng việc chung của phịng, chưa tiến hành phân tích cơng việc cho từng NV. Các trưởng phịng khơng lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin và khơng cĩ phương pháp rõ ràng. Quá trình thu thập thơng tin chỉ dựa theo hiểu biết cá nhân về cơng việc, chứ khơng thu thập từ nhân viên, nếu cĩ chỉ mang tính hình thức.
-Phịng HCNS chưa thực hiện đúng vai trị trong cơng tác phân tích cơng việc, khơng cĩ NV phụ trách phân tích cơng việc, kỹ năng phân tích cịn hạn chế. Chỉ thu thập và phối hợp thực hiện, giám sát các phịng ban thực hiện phân tích.
- Việc phân tích cơng việc chưa thực hiện theo đúng phương pháp và đầy đủ. Một vài chức danh khơng cĩ bản mơ tả cơng việc cụ thể, dẫn đến nhân viên tự mày mị thực hiện, cĩ thể dẫn đến sai nguyên tắc làm việc mà khơng hề biết. Từ chỗ khơng cĩ bản mơ tả và bản tiêu chuẩn cơng việc, nên NV khơng biết rõ định hướng phấn đấu để cĩ thể ứng tuyển vào các chức danh này, khi tuyển chọn vào các vị trí này chỉ mang tính chủ quan của người xét duyệt.
- Việc xác định số lượng nhân viên cần thiết tại từng phịng ban khơng chính xác và mang tính khoa học. Đồng thời, nhu cầu nhân sự phát sinh cũng chưa cĩ cơ sở khoa học để đảm bảo đĩ là nhu cầu thực sự cần thiết.
- Việc khơng xây dựng đầy đủ các bản mơ tả, phân tích cơng việc cụ thể tại từng vị trí trong bộ máy, khơng tạo ra cơ sở để đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, đề bạt. Do đĩ, việc đánh giá, khen thưởng chỉ dựa vào việc bình bầu, cảm tính của tập thể phịng hay của quản trị viên cơ sở tạo sự thiếu cơng bằng, chủ quan.
- Hiện tại, nhĩm lao động trực tiếp ở từng bộ phận được phân cơng cơng việc rõ ràng, NLĐ chịu mọi trách nhiệm về cơng việc của mình. Tuy vậy, việc qui định về qui trình làm việc hoặc xử lý lỗi trong qui trình chưa đề cập cụ thể, việc xác định mức độ thiệt hại khi làm sai qui trình gây hư hỏng sản phẩm chưa được quan tâm đúng mức, chỉ mới dừng lại ở mức độ nhắc nhỡ, chưa cĩ chế tài, xử phạt răn đe.
- Đối với nhĩm lao động gián tiếp, do khơng phân tích chuyên sâu nội dung của từng chức danh trên từng lĩnh vực, nên khơng thể thực hiện bản mơ tả cơng việc
chi tiết, dẫn đến tình trạng phân cơng trùng lắp, khơng quản lý được cơng việc, khơng đánh giá được hiệu suất cơng việc và năng lực của nhân viên. NV giải quyết cơng việc theo sự vụ phát sinh, khơng chủ động trong việc lập kế hoạch thực hiện, khơng cĩ mục tiêu và khơng xác định rõ trách nhiệm cá nhân đối với cơng việc.