2.5.1. Yêu cầu của kế toán tiền lƣơng.
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của kế toán tiền lƣơng và BHXH trong quá trính sản xuất kinh doanh, yêu cầu của kế toán tiền lƣơng và BHXH là phải dựa trên văn bản quy định của Nhà nƣớc, các thông tƣ của bộ lao động, thƣơng binh xã hội hƣớng dẫn để giải quyết các chế độ của ngƣời lao động nhƣ: Chế độ tiền lƣơng, chế độ thanh toán BHXH khi ngƣời lao động nghỉ việc, ốm đau, tai nạn, thai sản…
- Dựa theo trình tự kế toán để thực hiện các khoản chi.
- Phải đảm bảo tính đúng, tính đủ theo các quy định của chế độ Nhà nƣớc. - Chứng từ kế toán tiền lƣơng và BHXH phải rõ ràng, cụ thể để đảm bảo
cho việc lƣu chữ hồ sơ và thanh toán cho ngƣời lao động.
2.5.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lƣơng.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lƣợng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động, tính lƣơng, các khoản phải trả, phải nộp, phụ cấp, trợ cấp cho ngƣời lao động, phân bổ tiền lƣơng cho các đối tƣợng sử dụng
- Hƣớng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xƣởng, tổ đội các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ hạch toán ban đầu về lao động tiền lƣơng, mở sổ sách
cần thiết và hạch toán các nhiệm vụ về lao động tiền lƣơng đúng chế độ, đúng phƣơng pháp.
- Lập báo cáo về lao động.
- Phân tích tình hình sử dụng quỹ lƣơng, tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, cung cấp các thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan.
2.6. CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƢƠNG TRONG DOANH NGHIỆP.
Trong các doanh nghiệp ở các thành phần kinh tế khác nhau của nền kinh tế thị trƣờng có rất nhiều loại lao động khác nhau: Tính chất, vai trò của từng loại lao động đối với mỗi quá trình sản xuất kinh doanh lại khác nhau. Vì vậy mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức trả lƣơng cho ngƣời lao động sao cho hợp lý, phù hợp với đặc điểm công nghệ, phù hợp với trình độ năng lực quản lý.
Hiện nay, việc trả lƣơng trong các doanh nghiệp phải thực hiện theo luật lao động và theo nghị định số 03/2003/NĐ-CP ngày 15/01/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành tại điều 58 Bộ luật lao động của nƣớc ta. Các doanh nghiệp có thể áp dụng 2 hình thức trả lƣơng nhƣ sau:
- Hình thức trả lƣơng theo thời gian. - Hình thức trả lƣơng theo sản phẩm.
2.6.1. Hình thức trả lƣơng theo thời gian.
Theo hình thức này, cơ sở để tính trả lƣơng là thời gian làm việc và trình độ nghiệp vụ của ngƣời lao động.
Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau, mỗi ngành nghề cụ thể có một thang lƣơng riêng, trong mỗi một thang lƣơng lại tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỷ luật, chuyên môn mà chia làm nhiều bậc lƣơng, mỗi bậc lƣơng có một mức tiền lƣơng nhất định.
Tiền lƣơng theo thời gian có thể tính theo các đơn vị thời gian nhƣ: tháng, tuần, ngày, giờ.
Lƣơng tháng đƣợc quy định sẵn đối với từng bậc lƣơng trong các thang lƣơng, nó có nhiều nhƣợc điểm bởi không tính đƣợc ngƣời làm việc nhiều hay ít ngày trong tháng, do đó không có tác dụng khuyến khích tận dụng đủ số ngày làm việc quy lý hành chính, quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất.
Lƣơng tuần đƣợc trả cho ngƣời lao động căn cứ vào mức lƣơng tháng và số tuần thực tế trong tháng. Lƣơng tuần áp dụng trả cho các đối tƣợng lao động có thời gian lao động không ổn định mang tính chất thời vụ.
Lƣơng ngày trả cho ngƣời lao động căn cứ vào mức lƣơng ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Lƣơng ngày thƣờng áp dụng để trả lƣơng cho lao động trực tiếp hƣởng lƣơng thời gian, tính lƣơng cho ngƣời lao động trong những ngày hội họp, học tập hoặc làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH). Hình thức này có ƣu điểm đơn giản, dễ tính toán, phản ánh đƣợc trình độ kỹ thuật và điều kiện làm việc của ngƣời lao động. Song, nó chƣa gắn tiền lƣơng với kết quả lao động của từng ngƣời nên không kích thích việc tận dụng thời gian lao động, nâng cao năng suất lao động và chất lƣợng sản phẩm.
Mức lƣơng giờ tính dựa trên cơ sở mức lƣơng ngày, nó thƣờng đƣợc áp dụng để trả lƣơng cho lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hƣởng theo sản phẩm. Ƣu điểm của hình thức này là đã tận dụng đƣợc thời gian lao động của công nhân nhƣng nhƣợc điểm là vẫn chƣa gắn tiền lƣơng với kết quả lao động với từng ngƣời, theo dõi phức tạp...
Thực tế cho thấy đơn vị thời gian để trả lƣơng càng ngắn thì việc trả lƣơng càng gần với mức độ hao phí lao động thực tế của ngƣời lao động.
Tiền lƣơng tháng : Tiền lương tháng = Tiền lương cấp bậc, chức vụ 1 ngày × Số ngày làm việc trong tháng
Tiền lƣơng tuần :
Tiền lương tuần = Tiền lương tháng x 12 tháng Số tuần làm việc theo chế độ (52 )
Tiền lƣơng ngày :
Tiền lương ngày = Lương cơ bản x Hệ số cấp bậc 26 (ngày)
Tiền lƣơng giờ :
Tiền lương giờ = Tiền lương ngày Số giờ làm việc theo chế độ
Hình thức trả lƣơng này có nhƣợc điểm là không phát huy đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó không xét đến thái độ lao động, đến cách sử dụng thời gian lao động, sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, chƣa chú ý đến kết quả và chất lƣợng công tác thực tế của ngƣời lao động
Lương thời gian có thưởng
Là hình thức trả lƣơng theo thời gian kết hợp với chế độ tiền thƣởng trong sản xuất. Hình thức này có tác dụng thúc đẩy công nhân viên tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu và đảm bảo chất lựơng sản phẩm. Hình thức trả lƣơng theo thời gian có thƣởng thƣờng áp dụng cho công nhân phụ, làm công việc phụ hoặc công nhân chính làm việc ở nơi có độ cơ khí hóa tự động cao.
2.6.2. Hình thức trả lƣơng theo sản phẩm.
Theo hình thức này, cơ sở để tính trả lƣơng là số lƣợng và chất lƣợng sản phẩm hoàn thành.
Đây là hình thức trả lƣơng phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn bó chặt chẽ thù lao lao động với kết quả sản xuất, kỹ thuật, chuyên môn, nghiệp vụ, phát huy năng lực, khuyến khích tài năng, sử dụng và phát huy đƣợc khả năng của máy móc trang thiết bị để tăng năng suất lao động.
Tuy nhiên bên cạnh đó còn có những hạn chế có thể khắc phục đƣợc nhƣ năng suất cao nhƣng chất lƣợng kém do làm ẩu, vi phạm quy trình, sử dụng quá năng lực của máy móc... đó là do quá coi trọng số lƣớng sản phẩm hoàn thành và một phần cũng do các định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng quá lỏng lẻo, không phù hợp với điều kiện và khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
Bởi vậy, trong việc trả lƣơng theo sản phẩm, vấn đề quan trọng là phải xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật để làm cơ sở cho việc xây dựng đơn giá tiền lƣơng đối với từng loại sản phẩm, từng công việc một cách hợp lý .
Chế độ trả lƣơng theo sản phẩm gồm các hình thức sau: + Trả lƣơng theo sản phẩm trực tiếp.
+ Trả lƣơng theo sản phẩm gián tiếp. + Trả lƣơng theo sản phẩm tập thể. + Trả lƣơng theo sản phẩm có thƣởng. + Trả lƣơng theo sản phẩm lũy tiến.
+ Trả lƣơng khoán khối lƣợng hoặc khoán công việc + Trả lƣơng khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng.
Trả lƣơng theo sản phẩm trực tiếp : Hình thức này đƣợc áp dụng cho công nhân sản xuất trực tiếp. Tiền lƣơng đƣợc trả cho một công nhân đƣợc tính bằng số lƣợng sản phẩm đã hoàn thành theo đúng quy cách, phẩm chất đã quy định.
Trả lƣơng theo sản phẩm gián tiếp: Hình thức này đƣợc áp dụng cho bộ phận công nhân không trực tiếp sản xuất nhƣ vận chuyển nguyên vật liệu, vận chuyển sản phẩm, công nhân bảo dƣỡng, sửa chữa máy móc thiết bị của đơn vị …lao động của những công nhân này không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nhƣng lại gián tiếp ảnh hƣởng đến năng suất lao động của công nhân viên trực tiếp sản xuất trực tiếp mà họ phục vụ, do vậy ngƣời ta căn cứ vào kết quả lao động của công nhân trực tiếp sản xuất để tính trả lƣơng cho những công nhân phục vụ.
Trả lƣơng theo sản phẩm tập thể: Theo cách trả lƣơng này thì trƣớc hết lƣợng sản phẩm đƣợc tính chung cho cả tập thể sau đó tính và chia lƣơng cho từng ngƣời trong tập thể. Tùy theo tính chất công việc sử dụng lao động doanh nghiệp có thể sử dụng theo các cách sau:
Chia lƣơng theo cấp bậc và thời gian làm việc. Chia lƣơng theo bình quân chấm điểm.
Chia lƣơng theo cấp bậc và thời gian làm việc kết hợp với bình quân chấm điểm. Trả lƣơng theo sản phẩm lũy tiến: Theo hình thức này, ngoài tiền lƣơng theo sản phẩm trực tiếp còn căn cứ vào mức độ hoàn thành tỷ lệ luỹ tiến. Mức luỹ tiến này còn có thể quy định bằng hoặc cao hơn định mức sản lƣợng. Những sản phẩm dƣới mức khởi điểm luỹ tiến đƣợc tính theo đơn giá tiền lƣơng chung cố định, những sản phẩm vƣợt mức càng cao thì suất luỹ tiến càng lớn.
Lƣơng trả theo sản phẩm luỹ tiến có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng nhanh năng suất lao động, nhƣng thƣờng dẫn đến tốc độ tăng tiền lƣơng cao hơn tăng năng suất lao động và làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy, hình thức này đƣợc sử dụng nhƣ một giải pháp tạm thời nhƣ áp dụng trả lƣơng ở những khâu quan trọng cần thiết để đẩy nhanh tốc độ sản xuất đảm bảo cho sản xuất cân đối, đồng bộ hoặc có thể áp dụng trong trƣờng hợp doanh nghiệp phải thực hiện gấp một đơn đặt hàng nào đó. Trƣờng hợp không cần thiết thì doanh nghiệp không nên sử dụng hình thức này.
Thêm một số tiền lƣơng theo tỷ lệ lũy tiến. Số lƣợng sản phẩm hoàn thành vƣợt định mức càng cao thì tiền lƣơng tính thêm càng nhiều.
Trả lƣơng theo sản phẩm có thƣởng, phạt: Để khuyến khích ngƣời công nhân có ý thức trách nhiệm trong sản xuất, công tác, doanh nghiệp có chế độ tiền thƣởng khi ngƣời công nhân đạt đƣợc những chỉ tiêu mà doanh nghiệp đã quy định nhƣ thƣởng về chất lƣợng sản phẩm tốt, thƣởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tƣ.
Trong trƣờng hợp ngƣời lao động làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tƣ, không đảm bảo ngày công quy định... thì có thể phải chịu mức tiền phạt trừ vào mức tiền lƣơng theo sản phẩm mà họ đƣợc hƣởng
Thực chất của hình thức trả lƣơng này là sự kết hợp giữa tiền lƣơng trích theo sản phẩm với chế độ tiền thƣởng, phạt mà doanh nghiệp quy định.
Hình thức này đánh vào lợi ích ngƣời lao động, làm tốt đƣợc thƣởng, làm ẩu phải chịu mức phạt tƣơng ứng, do đó, tạo cho ngƣời công nhân có ý thức công việc, hăng say lao động. Nhƣng hình thức này nếu làm tuỳ tiện sẽ dẫn đến việc trả thƣởng bừa bãi, không đúng ngƣời đúng việc, gây tâm lý bất bình cho ngƣời lao động.
Trả lƣơng theo khoán công việc: Theo hình thức này, doanh nghiệp quy định mức tiền lƣơng cho mỗi công việc hoặc khối lƣợng sản phẩm hoàn thành. Ngƣời lao động căn cứ vào mức lƣơng này có thể tính đƣợc tiền lƣơng của mình thông qua khối lƣợng công việc mình đã hoàn thành.
Tiền lương
khoán công việc =
Mức lương quy định cho từng công việc ×
Khối lượng công việc đã hoàn thành
Cách trả lƣơng này áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, có tính chất đột xuất nhƣ bốc dỡ hàng, sửa chữa nhà cửa...
Trả lƣơng khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng đối với đơn vị đã có biên chế lao động. Doanh nghiệp tính toán quỹ tiền lƣơng chế độ của tổng số lao động trong định mức biên chế và giao khoán cho từng phòng, từng ban, từng bộ phận theo nguyên tắc phải hoàn thành công việc. Nếu chi phí ít, bộ phận gián tiếp ít thì thu nhập của công nhân sẽ cao và ngƣợc lại.
Ngoài việc trả lƣơng theo thời gian và theo sản phẩm doanh nghiệp còn áp dụng các cách trả lƣơng khác để tính cho ngày công, giờ công làm thêm, ngày công giờ, công ngừng vắng. Bên cạnh đó công nhân viên còn đƣợc hƣởng chế độ tiền thƣởng,
tiền thƣởng có thể đƣợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ( nếu có mang tính chất thƣờng xuyên ) có thể trích từ quỹ khen thƣởng của công ty. Trong doanh nghiệp có các loại tiền thƣởng nhƣ: Thƣởng tiết kiệm vật tƣ, thƣởng hoàn thành trƣớc tiến độ…
Căn cứ vào các bảng lƣơng thống nhất do Nhà nƣớc quy định còn có các khoản phụ cấp: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại. Chế độ phụ cấp đảm bảo sự công bằng trong phân phối thu nhập, khuyến khích những công nhân đang làm việc ở những nơi khó khăn, nguy hiểm thì tiền công họ nhận đƣợc phải cao hơn công việc binh thƣờng.
Trong việc tính lƣơng cho công nhân còn phải tính lƣơng cho ngày nghỉ phép năm của công nhân, nhƣng do việc của công nhân không đều đặn giữa các tháng, do đó để tránh khỏi đột biến trong giá thành thì doanh nghiệp có thể thực hiện trích trƣớc tiền lƣơng công nhân nghỉ phép để đƣa vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Mức trích trước tiền lương
công nhân nghỉ phép = Tiền lương thực tế phải trả cho người lao động trong tháng X Tỷ lệ trích trước
Tỷ lệ trích trƣớc đƣợc tính nhƣ sau:
Tỷ lệ trích trước = Tổng số tiền lương nghỉ phép kế hoạch Tổng số tiển chính kế hoạch của người lao động
2.7. HẠCH TOÁN KẾT QUẢ LAO ĐỘNG, TÍNH LƢƠNG VÀ TRỢ CẤP BHXH PHẢI TRẢ. BHXH PHẢI TRẢ.
2.7.1. Hạch toán kết quả lao động.
Mục đích hạch toán lao động trong doanh nghiệp không những giúp cho công tác quản lý trong lao động mà còn đảm bảo tính lƣơng chính xác cho từng ngƣời lao động. Nội dung hạch toán lao động bao gồm hạch toán số lƣơng lao động, thời gian lao động và chất lƣơng lao động.
2.7.1.1. Hạch toán số lƣợng lao động.
Để quản lý lao động về mặt số lƣợng doanh nghiệp sử dụng sổ sách theo dõi lao động của doanh nghiệp thƣờng do phòng tổ chức theo dõi. Sổ này hạch toán về mặt số lƣợng từng loại lao động theo nghề nghiệp, theo việc và trình độ tay nghề ( cấp bậc kỹ thuật của công nhân viên ). Phòng tổ chức có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện co trong doanh nghiệp.
2.7.1.2. Hạch toán thời gian lao động
Thực chất là việc hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng ở đây là “bảng chấm công” để ghi chép thời gian lao động và có thể sử dụng tổng hợp phục vụ trực tiếp, kịp thời trong công việc quản lý tình hình huy động sử dụng thời gian lao động. Bảng chấm công đƣợc lập riêng cho từng tổ, đội sản xuất do tổ trƣởng hoặc trƣởng các phòng ban ghi hàng ngày. Cuối tháng bảng chấm công đƣợc sử dụng làm cơ sở để tính lƣơng đối với bộ phận hƣởng lƣơng theo thời gian.
2.7.1.3. Hạch toán kết quả lao động
Mục đích của việc hạch toán này là theo dõi kết quả ghi chép, kết quả của công nhân viên biểu hiện bằng số lƣợng ( Khối lƣợng sản phẩm, công việc hoàn thành ) của từng ngƣời hay từng nhóm lao động. Để hạch toán, kế toán sử dụng các loại chứng từ