Cơng việc tính lƣơng, tính thƣởng và các khoản khác phải trả cho ngƣời lao động đƣợc thực hiện tập trung tại phịng kế tốn doanh nghiệp.
Để tiến hành hạch toán tiền lƣơng, tiền thƣởng, trợ cấp bảo hiểm xã hội…..kế toán trong các doanh nghiệp phải sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán quy định theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế tốn bao gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng chấm cơng làm thêm giờ - Bảng thanh tốn tiền lƣơng - Bảng thanh toán tiền thƣởng - Giấy đi đƣờng
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Bảng thanh toán tiền th ngồi - Hợp đồng giao khốn
- Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng
- Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội
2.8.1.1. Bảng chấm công (Mẫu số 01a - LĐTL).
Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hƣởng BHXH… của công nhân viên và là căn cứ để tính trả lƣơng, BHXH trả thay lƣơng cho từng công nhân viên trong cơ quan.
2.8.1.2. Bảng chấm công làm them giờ (Mẫu số 01b - LĐTL).
Theo dõi ngày cơng thực tế làm thêm ngồi giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho ngƣời lao động trong đơn vị.
2.8.1.3. Bảng thanh toán tiền lƣơng (Mẫu số 02 – LĐTL).
Bảng thanh toán tiền lƣơng là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lƣơng, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lƣơng cho ngƣời lao động, kiểm tra việc
thanh toán tiền lƣơng cho ngƣời lao động làm việc trong đơn vị đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lƣơng.
2.8.1.4. Bảng thanh toán tiền thƣởng (Mẫu số 03- LĐTL)
Là chứng từ xác nhận số tiền thƣởng cho từng ngƣời lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi ngƣời lao động và ghi sổ kế toán.
2.8.1.5. Giấy đi đƣờng (Mẫu số 04- LĐTL)
Giấy đi đƣờng là căn cứ để cán bộ và ngƣời lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi cơng tác và thanh tốn cơng tác phí, tàu xe sau khi về đơn vị.
2.8.1.6. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành (Mẫu số 05 – LĐTL). LĐTL).
Là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành của đơn vị hoặc cá nhân của ngƣời lao động. là cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lƣơng hoặc tiền công cho ngƣời lao động.
2.8.1.7. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số 06– LĐTL).
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền lƣơng, tiền công làm thêm giờ mà ngƣời lao động đƣợc hƣởng sau khi làm việc ngồi giờ theo u cầu cơng việc.
2.8.1.8. Bảng thanh tốn tiền làm th ngồi (Mẫu số 07 – LĐTL).
Bản thanh tốn tiền th ngồi là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền đã thanh toán cho ngƣời đƣợc thuê để thực hiện những công việc không lập đƣợc hợp đồng, nhƣ: Thuê lao động bốc vác, thuê vận chuyển thiết bị, thuê làm khốn 1 cơng việc nào đó.... Chứng từ đƣợc dùng để thanh tốn cho ngƣời lao động th ngồi.
2.8.1.9. Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08 – LĐTL).
Là văn bản ký kết giữa ngƣời giao khoán và ngƣời nhận khoán về khối lƣợng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện cơng việc đó, đồng thời là cơ sở thanh tốn tiền cơng lao động cho ngƣời nhận khoán.
Thời gian để tính lƣơng, tính thƣởng và các khoản khác phải trả cho ngƣời lao động đƣợc tính theo tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan ( nhƣ giấy nghỉ ốm, biên bản ngừng việc…). Tất cả các chứng từ trên phải đƣợc kế toán kiểm tra trƣớc khi tính lƣơng, tính thƣởng và phải bảo đảm đƣợc các yêu cầu của chứng từ kế tốn.
Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lƣơng, tính thƣởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế tốn tiến hành tính lƣơng, tính thƣởng, trợ cấp phải trả cho ngƣời lao động theo hình thức trả lƣơng, trả thƣởng đang áp dụng tại doanh nghiệp và lập bảng thanh toán tiền lƣơng, thanh toán tiền thƣởng. Thông thƣờng tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lƣơng và các khoản khác cho ngƣời lao động đƣợc chia làm hai kỳ: Kỳ một lĩnh lƣơng tạm ứng, kỳ hai sẽ nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản phải khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lƣơng, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những ngƣời chƣa lĩnh lƣơng cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phịng kế tốn kiểm tra.
2.8.1.10. Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (Mẫu số 09- LĐTL) LĐTL)
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán là chứng từ nhằm xác nhận số lƣợng, chất lƣợng công việc và giá trị của hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.
2.8.1.11. Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng (Mẫu số 10- LĐTL)
Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn mà đơn vị và ngƣời lao động phải nộp trong tháng (hoặc quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và cơng đồn. Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lƣơng.
2.8.1.11. Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11- LĐTL)
Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lƣơng, tiền công thực tế phải trả (gồm tiền lƣơng, tiền công và các khoản phụ cấp), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí cơng đồn phải trcihs nộp trong tháng cho các đối tƣợng sử dụng lao động (ghi Có Tk 334, Tk 335, Tk 338 (3382,3383,3384))
2.8.2. Hạch toán tổng hợp tiền lƣơng.
Để hạch tốn tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, kế tốn sử dụng tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên” dùng để phản ảnh các khoản thanh tốn với cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.
Nội dung và kết cấu TK 334.
- Các khoản tiền lƣơng, phụ cấp lƣu động, tiền công, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã ứng, đã trả trƣớc cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng, tiền công của công nhân viên. - Các khoản tiền công đã ứng trƣớc, hoặc đã trả với lao động thuề ngồi.
Bên Có:
- Các khoản tiền lƣơng, tiền cơng, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp khác phải trả cho công nhân viên.
- Các khoản tiền cơng phải trả cho lao động th ngồi.
Số dƣ bên Có:
- Các khoản tiền lƣơng, tiền cơng, tiền thƣởng và các khoản khác cịn phải trả cho công nhân viên.
- Các khoản tiền cơng cịn phải trả cho lao động thuê ngoài.
2.8.2.1. Thanh tốn với cơng nhân viên của doanh nghiệp.
* Tính tiền lƣơng, phụ cấp lƣơng, phụ cấp lƣu động, tiền công, tiền chi cho lao động nữ, các khoản mang tính chất lƣơng theo quy định phải trả cho công nhân viên hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, sản xuất công nghiệp, lĩnh vực đầu tƣ xây dựng cơ bản.
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang. Nợ TK 622 – Chi phí nhân cơng trực tiếp.
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công ( 6231) Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 334 – Phải trả cơng nhân viên (3341). * Tính tiền thƣởng phải trả cho cơng nhân viên, kế tốn ghi: Nợ TK 353 – Quỹ khen thƣởng, phúc lợi.
Có TK 334 – Phải trả cơng nhân viên (3341).
* Tính khoản bảo hiểm xã hội ( ốm đau, thai sản, tai nạn…) phải trả công nhân viên, kế toán ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
* Tính số tiền lƣơng nghỉ phép thực tế phải trả cho cơng nhân viên, kế tốn ghi: Nợ các TK 623; 627; 641; 642,622 hoặc
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả.
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên.
* Các khoản khấu trừ vào lƣơng và thu nhập của công nhân viên nhƣ tiền tạm ứng, bảo hiểm y tế, tiền bồi thƣờng…kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên. Có TK 141- Tạm ứng.
Có TK 338-Phải trả, phải nộp khác. Có TK 138-Phải thu khác.
* Tính thuế thu nhập của công nhân viên, ngƣời lao động phải nộp Nhà nƣớc, ghi:
Nợ TK 334- Phải trả cơng nhân viên.
Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc.
* Khi thực thanh toán các khoản tiền lƣơng, các khoản mang tính chất lƣơng, tiền thƣởng và các khoản phải trả khác cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên. Có TK 111-Tiền mặt.
Có TK 112-Tiền gửi ngân hàng.