2.9 .TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3.2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HẠCH TỐN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC
3.2.2.4. Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ vừa là dạng chứng từ vừa là dạng tờ rơi, dùng để tập hợp 1 hoặc một số chứng từ gốc. Là loại chứng từ thủ tục để thuận tiện cho việc ghi vào các sổ sách có liên quan. Chứng từ ghi sổ là cơ sở duy nhất để ghi vào sổ đăng ký chứng từ và sổ cái.
3.2.3. Hạch toán sử dụng thời gian lao động của Công ty.
Ở mỗi bộ phận của văn phòng đều theo dõi thời gian làm việc của CBCNV ( Theo mẫu số 01 – LĐTL ): Bảng chấm cơng.
Ở mỗi đội xây dựng có sự phân chia nhóm cơng nhân làm việc theo yêu cầu cầu từng công việc cụ thể đƣợc Công ty giao ở cơng trình. Mỗi nhóm cử ra một ngƣời để lập bảng chấm công và theo dõi ngày làm việc thực tế của các thành viên trong nhóm.
Nếu CBCNV nghỉ việc do đau ốm, thai sản…phải có giấy của bệnh viện, cơ quan y tế và đƣợc ghi vào bảng chấm công theo các ký hiệu quy định nhƣ: Ốm (Ô), nghỉ phép (P)…
3.2.4. Hạch tốn kết quả lao động tại Cơng ty.
Ở bộ phận quản lý, văn phòng, để hạch toán kết qủ lao động làm cơ sở để tính lƣơng, kế tốn sử dụng các nhân tố nhƣ: Thời gian lao động, trình độ thành thạo, tinh thần thái độ…để dánh giá một số chỉ tiêu nhƣ:
- Số ngày nghỉ trong tháng không quá 4 ngày. - Hồn thành xuất sắc cơng việc đƣợc giao.
Đối với ngƣời lao động ở các tổ, đội xây dựng của Cơng ty, chứng từ hạch tốn kết quả lao động là: Phiếu xác nhận cơng việc hồn thành ( Mẫu số 06 – LĐTL ) phiếu này là chứng từ xác nhận công việc hồn thành của các đội, tổ, cơng nhân viên sau khi đã đƣợc nhiệm thu chất lƣợng và thiết kế do cán bộ kỹ thuật và lãnh đạo duyệt.
3.2.5. Hạch tốn BHXH , BHYT, KPCĐ ở cơng ty.
3.2.5.1. BHXH.
Không phân tách độc lập nhƣ quỹ lƣơng, quỹ BHXH của cơng ty đƣợc kế tốn Cơng ty trích lập cho cả nhân viên văn phịng Công ty (nhân viên quản lý Công ty) và cả công nhân ở các đội xây dựng. Cuối q, sau khi trích lập, tồn bộ quỹ bảo hiểm xã hội của Công ty đƣợc nộp lên cơ quan BHXH. Hiện nay theo chế độ hiện hành, Cơng ty trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 24% tổng quỹ lƣơng cấp bậc của ngƣời lao động trong cả Công ty thực tế trong kỳ hoạch tốn.
Thơng thƣờng, Cơng ty tiến hành trích lập 24% quỹ BHXH 3 tháng một lần và phân bổ với các mức nhƣ sau cho các đối tƣợng:
+ Nhân viên quản lý cơng ty:
- 17% tính vào chi phí quản lý cơng ty.
+ Nhân viên các Đội sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty: - 7% trừ trực tiếp vào lƣơng nhân viên.
- 17% phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của Đội.
Các đội phải trích đủ 20% và nộp lên quỹ bảo BHXH của Công ty theo quy định. + Công nhân xây dựng ở các đội xây dựng trực thuộc Công ty và một số nhân viên khác thuộc diện khơng tham gia đóng BHXH thì cơng ty khơng trích BHXH cho những ngƣời này.
+ Ngoài ra, ở cơng ty có những nhân viên thuộc diện nghỉ không lƣơng, theo quy định đóng tồn bộ 24% BHXH vào quỹ BHXH của Cơng ty. Vì vậy hàng quý những ngƣời này phải đem tiền lên nộp quỹ BHXH trên công ty với mức 24% lƣơng cấp bậc.
3.2.5.2 BHYT.
Giống nhƣ quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm y tế đƣợc trích lập tập trung tại cơng ty với mức trích là 4,5% tổng quỹ lƣơng cơ bản của ngƣời lao động trong cả Công ty, thực tế trong kỳ hạch toán và đƣợc nộp cho cơ quan BHYT 3 tháng một lần.
Các mức phân bổ trích BHYT nhƣ sau: - Nhân viên quản lý công ty:
+ 1,5% khấu trừ trực tiếp lƣơng ngƣời lao động. + 3% tính vào chi phí quản lý Cơng ty.
- Nhân viên các đội sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty: + 1,5% khấu trừ trực tiếp lƣơng của nhân viên.
+ 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
Các đội phải trích và nộp 4,5% này lên quỹ BHYT tập trung của Công ty theo quy định.
- Công nhân xây dựng ở các đội xây dựng trực thuộc công ty và một số nhân viên khác khơng thuộc diện tham gia đóng BHXH thì Cơng ty khơng trích lập quỹ BHYT cho những ngƣời này.
- Ngồi ra, những nhân viên nghỉ khơng lƣơng ở cơng ty phải mang số tiền 4,5% BHYT lên công ty và nộp vào quỹ BHYT cơng ty ít nhất ba tháng một lần ( Cơng ty khơng có trách nhiệm nộp thay cho nhân viên 4,5%).
3.2.5.3 KPCĐ.
Khác với quỹ BHXH, BHYT quỹ KPCĐ của công ty sau khi tập trung lại sẽ nộp lên quỹ KPCĐ lên cơng đồn cấp trên.
Quỹ KPCĐ đƣợc trích lập theo tỷ lệ 2% tổng quỹ lƣơng thực trả cho ngƣời lao động trong Cơng ty trong kỳ hạch tốn (q).
Trong 2% này, 1% sẽ đƣợc giữ lại làm quỹ KPCĐ chi trả cho các hoạt động cơng đồn tại mỗi bộ phận tính lƣơng ( Cơng ty, đội), cịn lại 1% phải tập trung nộp lên quỹ KPCĐ cấp trên.
Tồn bộ số tiền trích lập quỹ KPCĐ đƣợc phân bổ hồn tồn vào chi phí sản xuất kinh doanh, cụ thể:
- Ở văn phịng Cơng ty: Tính vào phí nhân viên quản lý.
- Ở các đội sãn xuất: Tính vào chi phí nhân viên từng bộ phận (nhân viên sản xuất, nhân viên quản lý)
Đối với nhân viên ở các đội sản xuất ,nhân viên nghỉ khơng lƣơng thì KPCĐ khơng đƣợc trích cho số ngƣời này.
3.2.5.4 BHTN
Giống nhƣ quỹ bảo hiểm xã hội và quỹ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đƣợc trích lập tập trung tại cơng ty với mức trích là 2% tổng quỹ lƣơng cơ bản của ngƣời lao động trong cả Công ty, thực tế trong kỳ hạch toán và đƣợc nộp cho cơ quan BHTN 3 tháng một lần.
Các mức phân bổ trích BHYT nhƣ sau: - Nhân viên quản lý công ty:
+ 1% khấu trừ trực tiếp lƣơng ngƣời lao động. + 1% tính vào chi phí quản lý Cơng ty.
- Nhân viên các đội sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty: + 1% khấu trừ trực tiếp lƣơng của nhân viên.
+ 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
Các đội phải trích và nộp 2% này lên quỹ BHTN tập trung của Công ty theo quy định. Điều kiện hƣởng bảo hiểm thất nghiệp:
TheoNghị định 127/2008/NĐ-CPngày 12/12/2008 của Chính phủ Quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành một số Điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm thất nghiệp
quy định cụ thể:
1. Đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ mƣời hai tháng trở lên trong vòng hai mƣơi bốn tháng trƣớc khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật lao động hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.
2. Đã đăng ký với cơ quan lao động khi bị mất việc làm, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.
3. Chƣa tìm đƣợc việc làm sau mƣời lăm ngày kể từ ngày đăng ký với cơ quan lao động theo quy định tại khoản 2 nêu trên.
Trợ cấp thất nghiệp:
1. Trợ cấp thất nghiệplà khoản tiền hàng tháng đƣợc trả cho ngƣời lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp khi bị thất nghiệp có đủ điều kiện hƣởng bảo hiểm thất nghiệp theo quy định hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền theo quy định.
2. Mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lƣơng, tiền cơng tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của sáu tháng liền kề trƣớc khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật lao động hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.
3. Thời gian hƣởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng phụ thuộc vào thời gian làm việc có đóng bảo hiểm thất nghiệp của ngƣời lao động và tổng thời gian đƣợc hƣởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng.
3.2.6. Kế tốn tổng hợp tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng.
3.2.6.1. Kế tốn tổng hợp tiền lƣơng.
3.2.6.1.1 Chứng từ sử dụng.
Chứng từ kế tốn tiền lƣơng các doanh nghiệp thơng thƣờng sử dụng các chứng từ bắt buộc sau:
- Bảng chấm công (01-LĐTL) - Bảng thanh toán tiền lƣơng (02-LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thƣởng (05-LĐTL) - Bảng lƣơng
Ngồi ra có thể sử dụng các chứng từ hƣớng dẫn khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến các thong tin bổ sung cho việc tính lƣơng, phụ cấp bảo hiểm xã
hội.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành (06-LĐTL) - Phiếu báo làm thêm giờ (07-LĐTL)
- Hợp đồng giao khoán (08-LĐTL) - Biên bảo điều tra tai nạn lao động (09-LĐTL)
3.2.6.1.2 Tài khoản sử dụng TK 334 – “Phải trả công nhân viên”
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
Kết cấu:
Nợ TK 334 Có
- Các khoản tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng, BHXH, và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng, tiền công của công nhân viên.
- Các khoản tiền công đã ứng trƣớc hoặc đã trả với lao động thuê ngoài.
SDĐK: Số tiền còn phải trả người lao
động.
- Các khoản tiền lƣơng, tiền cơng, tiền thƣởng có tính chất lƣơng và các khoản khác phải trả cho công nhân viên và BHXH.
- Các khoản tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài.
SDCK: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên.
Chú ý: TK 334 có thể có số dƣ bên Nợ, số dƣ bên Nợ TK 334 rất cá biệt – nếu có
phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng và các khoản khác cho ngƣời lao động.
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền thƣởng có tính chất lƣơng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu
nhập của công nhân viên.
- Tài khoản 3342 - Phải trả ngƣời lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho ngƣời lao động khác ngồi cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thƣởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của ngƣời lao động.
TK 334
TK 431 TK 622,627,641,642 TK 111, 112
Thanh toán lƣơng cho CVN bằng Sp, hàng hóa
TK 3331
Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng của CVN
TK 141,138,338
Thanh toán lƣơng và các khoản khác cho CNV bằng TM và
TGNH
Tiền lƣơng phải trả cho CN SXTT,nhân viên PX, Nhân
viên BH, QLDN
Tiền thƣởng phải trả cho CNV
TK 512
Thuế thu nhập phải nộp tính trừ vào lƣơng CNV
TK 333
TK 623
Tiền lƣơng phải trả cho công nhân vận hành máy thi công
TK 338 Tiền BHXH phải trả CNV TK 335 Trích bổ sung lƣơng nghỉ phép do trích ít hơn TK 622 Lƣơng nghỉ phép trích nhiều hơn(4) Trích lƣơng nghỉ phép. (1) Phải trả tiền lƣơng
cho ngƣời lao động nghỉ phép (nếu có
3.2.6.1.3 Sổ kế toán sử dụng.
- Sổ chứng từ ghi sổ - Sổ cái
3.2.6.1.4 Tóm tắt quy trình kế tốn phải trả cơng nhân viên.
Sơ đồ 3.1- Quy trình kế tốn phải trả cơng nhân viên.
3.2.6.1.5 Ví dụ minh họa.
Ví dụ 1:
Ngày 06/10 /2012, công ty tính và trích lƣơng nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất số tiền 14.500.000đ Định khoản: Nợ TK 622: 14.500.000đ Có TK 335: 14.500.000đ Nợ TK 335: 14.500.000đ Có TK 334: 14.500.000đ Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01 Ngày 06 tháng 10 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản Số tiền
(VNĐ) Ghi chú Nợ Có A B C D E Trích trƣớc lƣơng nghỉ phép cho CNSX 335 334 14.500.000 Cộng 14.500.000 Kèm theo:02 chứng từ gốc Ngày 06 tháng 10 năm 2012 Ngƣời lập
(Ký, Họ tên) Kế tốn trƣởng (Ký, Họ tên)
Ví dụ 2: Ngày 10/11/2012, rút TGNH về thanh toán lƣơng tháng 10/2012 cho nhân
viên trong công ty số tiền 300.000.000đ.
Định khoản:
Nợ TK 334: 300.000.000đ
Có TK 112: 300.000.000đ
Chứng từ ghi sổ:
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải
Dƣơng
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm
Ngũ Lão Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng
Mẫu số: S02a- DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 02 Ngày 10 tháng 11 năm 2012 (đvt: VNĐ) Trích yếu
Số hiệu tài khoản Số tiền
(VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C D E
Rút TGNH về thanh toán lƣơng cho nhân viên trong
công ty 334 112 300.000.000
Cộng 300.000.000
Kèm theo:02 chứng từ gốc
Ngày 10 tháng 11 năm 2012
Ngƣời lập
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Mẫu số: S02c1- DN
Hải Dƣơng (ban hành theo QĐ số 15/
Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị - Phƣờng Phạm Ngũ Lão 2006/QĐ- BTC ngày 20/3/
Thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng 2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CÁI QUÝ IV/2012
TÊN TÀI KHOẢN: PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN SỐ HIỆU : 334 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Số dƣ đầu quý… … ... … … … ... … 06/10 01 06/10 Ứng trƣớc lƣơng nghỉ phép cho công nhân 335 14.500.000 10/11 02 10/11 Rút TGNH về thanh
toán lƣơng cho CNV
112 300.000.000 ….. …. ……… ………………… … ...................... ……………. Cộng số phát sinh X 18.500.000.00 0 18.500.000.0 00 Số dƣ cuối quý….. X
- Sổ này có .... trang, đánh từ trang 01 đến trang.......
- Ngày mở sổ .........
Ngày 31tháng 12 năm 2012
Ngƣời lập
3.2.6.2. Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lƣơng.
3.2.6.2.1 Chứng từ sử dụng.
- Phiếu nghỉ hƣởng BHXH (03-LĐTL) - Bảng thanh toán BHXH (04-LĐTL) - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng
- Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH - Các chứng từ kế tốn có liên quan
3.2.6.2.2 Tài khoản sử dụng:
TK 338 – Phải trả phải nộp khác
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh tốn về các khoản phải trả, phải nộp khác.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 338:
Nợ TK 338 Có
- Kết cấu chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ.
- Kết chuyển doanh thu chƣa thực hiện tƣơng ứng.
- KPCĐ chi tại đơn vị
- Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, quỹ BHYT và KPCĐ.
- Các khoản đã trả, đã nộp khác
SDĐK: Còn phải trả, phải nộp đầu kỳ - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( chƣa rõ nguyên nhân)
- Trích BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định
- Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ
- Tổng số doanh thu chƣa thực hiện phát sinh trong kỳ
- BHXH, KPCĐ vƣợt chi đƣợc cấp bù.
- Trích BHXH, BHYT trừ vào lƣơng của công nhân viên
- Các khoản phải trả khác
SDCK: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán
SDCK:
- Số tiền còn phải trả, phải nộp.