Nguồn nhân lực hành chính nhà nước là hệ thống cán bộ công chức hành chính. Có thể hiểu: nguồn nhân lực hành chính là tổng thể các tiềm năng
lao động của những con người làm việc trong bộ máy hành chính. Tiềm năng lao động của con người bao gồm toàn bộ sức lao động (vốn kiến thức, kĩ năng làm việc, trình độ chuyên môn, đặc điểm tâm lý, các mối quan hệ…) của con người sử dụng trong quá trình làm việc. Tiềm năng lao động trở thành khả năng hiện thực nếu nó được sử dụng và quản lý đúng đắn. Ở nước ta hiện nay, nguồn nhân lực hành chính bao gồm toàn bộ tiềm năng lao động của các con người (gọi dưới tên gọi là cán bộ công chức được Chính phủ sử dụng để thực thi chức năng hành pháp của Nhà nước.
Các thuật ngữ sử dụng trong nguồn nhân lực hành chính ở Việt Nam:
- Cán bộ: Theo cách hiểu thông thường, cán bộ được coi là tất cả những người làm việc trong bộ máy chính quyền, Đảng, đoàn thể, quân đội; dưới góc độ hành chính, cán bộ được coi là những người có mức lương từ cán sự trở lên, để phân biệt với những người có mức lương thấp hơn cán sự.
Hiện nay, ở nước ta, khái niệm được dùng với nhiều nghĩa khác nhau: Trong tổ chức đảng và đoàn thể thường được dùng với 2 nghĩa: một là, chỉ những người được bầu vào các cấp lãnh đạo; hai là, những người làm công tác chuyên trách hưởng lương trong các tổ chức Đảng, đoàn thể. Trong quân đội là những người giữ cương vị chỉ huy từ tiểu đội trưởng trở lên (cán bộ tiểu đội, trung đội, đại đội, cán bộ tiểu đoàn, trung đoàn, sư đoàn…) hoặc là sĩ quan từ cấp uý trở lên.
Trong hệ thống bộ máy nhà nước, khái niệm cán bộ về cơ bản được hiểu với nghĩa trùng với khái niệm công chức, chỉ những người làm việc trong cơ quan nhà nước thuộc ngạch hành chính, tư pháp, lập pháp, kinh tế, văn hoá xã hội. Đồng thời, cán bộ cũng được hiểu là những người có chức vụ chỉ huy, phụ trách lãnh đạo.
- Công chức: Công chức là một khái niệm chung được sử dụng phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới để chỉ những công dân được tuyển vào làm
việc thường xuyên trong cơ quan nhà nước, do ngân sách nhà nước trả lương. Rất khó có một khái niệm chung về công chức cho tất cả các quốc gia; thậm chí, ngay trong một quốc gia, ở từng thời kì phát triển khác nhau, thuật ngữ này cũng mang những nội dung khác nhau. Một số nước chỉ giới hạn công chức trong phạm vi những người tham gia các hoạt động quản lý nhà nước. Một số nước khác có quan niệm rộng hơn, cho rằng công chức không chỉ bao gồm những người trực tiếp thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước mà còn bao gồm cả những người làm việc trong các cơ quan dịch vụ công. Ở Việt Nam, khái niệm công chức được gắn vơi sự phát triển của nền hành chính nhà nước. Và phạm vi công chức là rất hẹp, chỉ những người được tuyển dụng giữ một chức vụ thường xuyên trong các cơ quan chính phủ, tức là đội ngũ công chức hành chính nhà nước, theo cách nói hiện nay. Suốt một thời gian khá dài (từ đầu những năm 1960 đến cuối những năm 1980), khái niệm công chức ít được sử dụng, thay vào đó là khái niệm cán bộ, công nhân viên chức nhà nước, không phân biệt công nhân viên chức với công chức. Khi thực hiện công cuộc đổi mới và tiến trình cải cách hành chính đòi hỏi phải chẩn hoá đội ngũ cán bộ công chức nhà nước, thuật ngữ công chức nhà nước được sử dụng trở lại theo đúng nghĩa của nó. Nghị định 169/HĐBT ngày 25/5/1991 quy định như sau: “công dân Việt Nam được tuyển dụng và bổ nhiệm giữ một công vụ thường xuyên trong một công sở của nhà nước ở trung ương hay địa phương, ở trong nước hay ngoài nước đã được xếp vào một ngạch, hưởng lương do ngân sách nhà nước cấp gọi là công chức”. Pháp lệnh cán bộ công chức sửa đổi bổ sung năm 2003 đã nêu các đối tượng cán bộ công chức, gồm: cán bộ công chức hành chính; cán bộ viên chức sự nghiệp; cán bộ công chức xã phường thị trấn và công chức dự bị. trên cơ sở đó, nghị định 117/2003/NĐ- CP quy định: công chức là những người được nhà nước tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc được giao nhiệm vụ thường xuyên làm việc trong các cơ quan nhà nước,
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện, hoặc trong cơ quan, đơn vị thuộc quân đội nhân dân hay công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, được phân loại theo trình độ đào tạo, ngành chuyên môn, được xếp vào một ngạch hành chính, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước.
- Viên chức:được hiểu là những người làm việc thông thường và những người có chức vụ trong các cơ quan, tổ chức công hoặc tư, được hưởng lương theo ngạch, bậc, trình độ và chức vụ. Theo cách hiểu như vậy, khái niệm “viên chức” có nội hàm rộng hơn khái niệm “công chức”, công chức là những viên chức làm việc trong bộ máy công quyền, trong các cơ quan tổ chức nhà nước. Cũng giống như thuật ngữ công chức, khái niệm công chức trong một quãng thời gian ít đợc sử dụng mà được dùng chung trong cụm từ cán bộ, công nhân viên chức.
Theo Nghị định 116/2003/NĐ- CP ngày 10/10/2003, viên chức là công dân Việt Nam, trong biên chế, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào một nghạch viên chức hoặc giao giữ một nhiệm vụ thường xuyên trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, hưởng lương từ ngân sách Nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp theo quy định của pháp luật. Như vậy, viên chức là những nhân viên làm việc trong cơ quan ytế, giáo dục, khao học- công nghệ, văn hoá thông tin, thể dục thể thao, doanh nghiệp… của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể nhân dân, các hội nghề nghiệp, mà lâu nay thường được gọi là công chức sự nghiệp.