II. Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tạo
2. Giải pháp đầu tư tạo nguồn hàng cho xuất khẩu
Như đã phân tích thực trạng hoạt động tạo nguồn quế cho xuất khẩu ở trên, Công ty xác định phương hướng là giảm dần tỷ trọng nguồn hàng từ hình thức tạo nguồn mua hàng, đặc biệt là hình thức mua đứt bán đoạn, đồng thời tăng dần từ hình thức liên doanh liên kết với các lâm trường trồng quế, các Công ty cung ứng quế với khối lượng lớn và thường xuyên. Có vậy, Công ty mới có thể tạo dựng được những nguồn hàng ổn định đáp ứng yêu cầu khách hàng ngoại đạt ra, hoạt động tạo nguồn thực sự phát huy hiệu quả đóng góp tích cực vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Cụ thể, Công ty có thể áp dụng các biện pháp sau:
Hiện nay, Công ty đang tiến hành liên doanh liên kết với lâm trường Yên Bái, ứng trước 20% vốn đầu tư cho lâm trường: Công ty tiếp tục duy trì hoạt động liên doanh này, nếu khả năng tài chính cho phép, Công ty có thể tăng tỷ lệ vốn đầu tư cho lâm trường, phối hợp chặt chẽ thường xuyên hơn nữa với trường Đại học Nông nghiệp I để cử cán bộ kỹ thuật lên giúp đỡ
nông trường, các hộ trồng quế ở huyện Văn Yên (Yên Bái) và các địa phương khác về phương pháp trồng và chăm sóc quế mới nhất. Công ty có thể mở rộng hoạt động liên doanh liên kết với một số các nông trường khác ở các khu vực trồng quế nổi tiếng như: Quảng Nam, Đà Nẵng rất thuận tiện cho hoạt động xuất khẩu quế từ các cảng lớn Miền trung, nam. Ngoài ra, Công ty có thể cấp tín dụng, hỗ trợ kỹ thuật cho các hộ sản xuất có kinh nghiệm trồng quế, có độ tin tưởng cao và họ phải cam kết bán sản phẩm của mình cho Công ty.
Bằng sự hỗ trợ đặc biệt này sẽ làm tăng sản lượng quế hàng năm của nông trường và các hộ nông dân, giúp họ cải thiện đời sống. Mặt khác, còn giúp cho Công ty tăng sản lượng thu mua, chất lượng quế đảm bảo, duy trì nguồn hàng một cách đảm bảo. Từ đó uy tín của Công ty ngày càng được củng cố, được bà con nông dân tin cậy, thuận lợi cho việc thu gom quế. Công ty cũng nên mở rộng mối quan hệ nâu dài, ký kết các hợp đồng kinh tế dài hạn vớ các doanh nghiệp tư nhân, các Công ty xuất nhập khẩu ở các tỉnh làm nhiệm vụ trung gian thu gom quế xuất khẩu. Có thể giúp đỡ họ khi họ gặp khó khăn, tăng cường uy tín của Công ty để giữ nhà cung cấp thường xuyên khi cần thiết. Đây cũng là một biện pháp để có được nguồn hàng ổn định.
Nếu làm tốt những điều trên Công ty có cơ sở để tạo ra nguồn hàng lớn, nhanh chóng, ổn định, tuy rằng vốn đầu tư ban đầu có thể lớn. Hơn nữa, đầu tư ban đầu xẽ tạo tiền đề cho sự lớn mạnh của hoạt động kinh doanh xuất khẩu quế trong những năm tiếp theo.
3. Đa dạng các hình thức mua hàng
Chúng ta không phủ định vai trò của các hình thức mua hàng. Chúng ta chỉ giảm tỷ trọng nguồn hàng từ hình thức này là nhằm giảm bớt những hạn chế trong hoạt động mua hàng, mua hàng theo thói chụp giựt, không có hệ thống có ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh nâu dài của Công ty, chứ không phải triệt tiêu các hình thức mua hàng và ngược lại phải phát huy những ưu điểm của nó. Việc đa dạng hoá các hình thức muahàng sẽ đảm bảo có được nguồn hàng đúng với yêu cầu một cách đầy đủ, chính xác, kịp
thời, đồng bộ. Hơn nữa nó còn giúp Công ty thích nghi cao với sự thay đổi không ngừng của thị trường. Việc áp dụng nhiều hình thức mua hàng có thể giúp đáp ứng nhu cầu của từng trường hợp cụ thể một cách tốt nhất, áp dụng linh hoạt các hình thức mua hàng sẽ làm cho việc thu mua của Công ty tiến hành đúng thời hạn, sẽ làm cho hoạt động xuất khẩu của Công ty thúc đẩy, tránh tình trạng bỏ qua những cơ hội tốt. Ngược lại việc cứn nhắc trong các hình thức mua hàng sẽ không có được hàng hoặc ít ra cũng không tận dụng hết thời cơ gây nên tình trạng không phù hợp yêu cầu về giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng…
Trong thời gian qua Công ty mới chỉ áp dụng hai hình thức mua hàng chủ yếu là mua đứt bán đoạn và mua bằng hình thức ký kết các hoạt động kinh tế với đơn vị sản xuất chế biến quế, cá doanh nghiệp tư nhân, các tư thương có hàng. Ngoài các hình thức mua hàng trên, Công ty có thể áp dụng các hình thức khác như hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp tư nhân, đơn vị sản xuất chế biến quế, tư thương thu gom quế để họ có điều kiện tạo ra nguồn hàng lớn, ổn định, chất lượng cao, giá cả hợp lý đáp ứng được đơn đặt hàng của Công ty, đồng thời giúp Công ty chủ động nguồn hàng, đặc biệt trong những trường hợp đột xuất.
Trao đổi hàng hoá với nguyên tắc lấy đồng tiền làm thước đo giá trị. Hình thức này cho phép đáp ứng nhu cầu của cả hai bên, nó giúp cho hai bên có thể tận dụng ưu thế của mình về hàng hoá mình có. Hình thức này tỏ ra phù hợp với Công ty, bảo lẽ Công ty là Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I kinh doanh nhiều mặt hàng nên có thể đáp ứng được yêu cầu về hàng hoá của bên cung ứng quế cho mình, vừa giúp cho Công ty giải quyết vấn đề tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu vừ giúp có được nguồn hàng quế xuất khẩu như yêu cầu. Hình thức này còn gíup duy trì mối quan hệ lâu dài giữa hai bên trong tương lai.
Ký quỹ trước để mua bao sản phẩm. Đây là hình thức đặt cọc cho người sản xuất và người trung gian thu gom quế trong việc tiêu thụ. Hình
thức này có thể đảm bảo nguồn hàng cho Công ty, tránh trường hợp bị đối thủ cạnh tranh giành mất nguồn hàng cung cấp có lợi.
Trên đây, là một số hình thức mua hàng mà Công ty có thể áp dụng để tăng thêm nguồn hàng cho mình. Bên cạnh đó Công ty cũng lên quan tâm mở rộng quan hệ kinh doanh với các doanh nghiệp khác để có thể thực hiện hiệu quả hơn các hình thức mua hàng.
4. Biện pháp nâng cao chất lượng nguồn hàng cho xuất khẩu:
Nâng cao chất lượng, Công ty có thể đảm bảo tốt nhu cầu của khách hàng, tạo lòng tin với khách hàng và từ đó tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài và ổn định. Công ty cần đưa ra một loạt các biện pháp nhằm giữ vững và nâng cao chất lượng nguồn hàng quế cho xuất khẩu như sau:
Tạo điều kiện giúp đỡ hoặc cung cấp cho lâm trường và các hộ nông dân trồng quế giống cây tốt, các thiết bị kỹ thuật mới, tiên tiến nhất chăm sóc cây trồng cho năng suất và chất lượng tốt. Bên cạnh đó luôn đôn đốc, kiểm tra các hoạt động nuôi trồng và thu hoạch của lâm trường, hộ nông dân, để có sự hỗ trợ điều chỉnh kịp thời, không ảnh hưởng xấu đến chất lượng quế sau khi thu hoạch, kiểm tra chặt chẽ hàng hoá trong khâu thu mua, có thể sử dụng máy móc để kiểm tra độ tinh dầu của nô hàng có đảm bảo như đơn đặt hàng hay không, trước khi nhập hàng và vận chuyển về kho tập kết hàng. Đối với những cán bộ thu mua dày dặn kinh nghiệm thì họ có thể không cần dùng đến máy mà chỉ dựa vào trực quan để kiểm tra độ dầu của quế. Nó vừa giúp Công ty mua được nguồn hàng có chất lượng đảm bảo, vừa làm giảm chi phí tạo nguồn.
Sau khi đã tiếp nhận hàng hoá và vận chuyển về kho tập kết để sơ chế trước khi xuất khẩu thì công tác bảo quản là hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nguồn hàng đã có. Đặc biệt đối với mặt hàng quế yêu cầu điều kiện bảo quản hết sức nghiêm ngặt bởi nếu bảo quản không tốt thì có thể làm giảm độ dầu cho quế, làm mốc quế, chất lượng giảm sút nghiêm trọng, không thể xuất khẩu được. Chính vì vậy, Công ty nên hết sức chú trọng đầu tư xây dựng, nâng cấp kho chứa hàng (Gia Lâm) một cách
thường xuyên, trang bị các thiết bị kho hàng cần thiết để kho luôn đảm các yêu cầu kỹ thuật, không ảnh hưởng xấu đến chất lượng nguồn hàng trong kho như phải thoáng mát, phải được để trên kệ cách đất, độ ẩm hợp lý (13% là lý tưởng) … cần phải thường xuyên kiểm tra mặt hàng trong kho, nếu có hiện tượng hỏng phải có biện pháp xử lý kịp thời để đảm bảo cho hàng hoá còn lại. Trong thời gian tới Công ty nên mở rộng diện tích giao hàng, trang bị thêm cơ sở vật chất kho để công tác bảo quản luôn được bảo quản với số lượng nguồn hàng lớn.
Cho quế sau khi được thu hoạch thường được sơ chế trước khi xuất khẩu như cắt, cạo vỏ, phơi khô, đóng gói… nên có thể ảnh hưởng, làm thay đổi chất lượng quế xuất khẩu, cho nên Công ty cần quan tâm đảm bảo chất lượng trong và sau sơ chế; Cần đào tạo tay nghề công nhân sơ chế, trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho quá trình này.
Công ty cần đưa ra các văn bản hay quy định về chất lượng nguồn hàng nhằm gắn trách nhiệm của các cán bộ thu mua với Công ty, giải quyết tốt nghiệp vụ kinh tế phát sinh để nâng cao trình độ ý thức trách nhiệm của họ với công việc được giao. Công ty cũng nên có chính sách khuyến khích thưởng các cán bộ làm tốt công tác tạo nguồn, phạt những người chưa hoàn thành nhiệm vụ.
Trong điều kiện kinh tế thị trường, các nguồn hàng trôi nổi rất nhiều nên muốn khai thác nguồn hàng này với chất lượng cao, Công ty phải đảm bảo tổ chức mạng lưới thông tin sâu rộng, chính xác, thường xuyên kiểm tra những thông tin đó và có chế độ thưởng cho những người giới thiệu nguồn hàng tốt, khối lượng lớn.
Công ty cũng có thể nghiên cứu trước bạn hàng cung cấp xem khả năng sản xuất hay cung ứng của họ như thế nào như nguồn hàng quế thu mua của họ từ đâu, có đảm bảo chất lượng hay không, số lượng là bao nhiêu, uy tín của họ từ trước tới nay. Từ đó có thông tin đầy đủ, tin cậy hơn về chất lượng nguồn hàng, tránh rủi ro trong mua hàng. Như vậy Công ty có thể tạo ra nguồn hàng có chất lượng cao, Công ty cần thực hiện tổng hợp nhiều biện
pháp và phải chấp nhận đầu tư một khoản chi phí nhất định cũng như tăng cường hơn các công tác quản lý trong khâu tạo nguồn.
5. Biện pháp tổ chức hệ thống mua hàng.
Để giúp cho hoạt động mua hàng đật hiệu quả cao, giảm chi phí, một trong những khâu quan trọng của hoạt động mua hàng của Công ty là phải thiết lập một hệ thống mua hàng hợp lý. Căn cứ quan trọng nhất để phân bố mạng lưới thu mua là nhu cầu hàng hoá về xuất khẩu. Dựa vào nhu cầu hàng hoá, Công ty nghiên cứu tìm hiểu thị trường có thể đáp ứng yêu cầu hàng hoá, những thị trường tập trung lớn nhất loại hàng hoá mà Công ty đang cần thu mua. Ngoài căn cứ nói trên, khi đặt mạng lưới tạo nguồn và thu mua, Công ty cũng phải tính đến các điều kiện về giao thông vận tải, thông tin liên lạc thuận tiện, môi trường và trạng thái thị trường thu mua, chi phí đầu tư, chi phí bổ sung, và hiệu quả thu mua đối với mặt hàng quế xuất khẩu, thị trường lớn để có thể đặt mạng lưới thu mua là Yên Bái, Quảng Ninh, Quảng Nam - Đà Nẵng.
Hiện nay, do Công ty chủ yếu thu mua qua trung gian và liên kết với Lâm Trường Yên Bái, nên việc thu mua chủ yếu do nông trường và Công ty tự tổ chức còn mạng lưới của Công ty chưa phát triển. Điều này góp phần đẩy giá thu mua lên cao. Trong thời gian tới, Công ty nên tổ chức lại hệ thống thu mua cho hợp lý, kết hợp với lâm trường Yên Bái tổ chức hệ thống thu mua khắp tỉnh Yên Bái để có thể thu mua được nguồn hàng quế chất lượng cao ở Yên Bái. Công ty cần khôi phục lại hoạt động của chi nhánh đại diện trong Đà Nẵng để đảm nhiệm việc thu mua khu vực miền Trung, Nam, tranh thủ được các nguồn hàng có chất lượng cao, ngoài ra có thể tiếp tục củng cố hoạt động của mạng lưới thu mua từ các tư thương, tư thương nhỏ ở những nơi mà nguồn hàng phân tán, nhỏ, không đều sẽ giúp cho Công ty tiết kiệm chi phí mua hàng. Có mạng lưới thu mua rộng khắp là một lợi thế nhưng cũng là khó khăn lớn trong quản lý và điều hành tại Công ty. Cho nên Công ty nên thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các đơn vị này báo cáo tình hình hoạt động của mình cho Công ty.
6. Biện pháp giảm chi phí trong hoạt động tạo nguồn hàng xuấtkhẩu. khẩu.
Trong hoạt động kinh doanh Thương mại, chi phí mua hàng được coi là khoản chi phí lớn nhất. Nguồn tiền để trang trải chi phí mua hàng chính là vốn lưu động của Công ty. Nguồn vốn lưu động còn phải dùng một phần đáng kể vốn vay hoặc vốn ứng trước của đơn vị nguồn hàng. Cùng một loại hàng mua phải lựa chọn loại hàng có chất lượng thấp nhất. Chi phí mua hàng có vai trò quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Vì chi phí trong mua hàng và tạo nguồn là một phần lớn của chi phí kinh doanh. Nếu chi phí tạo nguồn càng thấp thì chi phí kinh doanh nói chung cũng càng thấp và ngược lại. Chi phí thấp sẽ đẩy doanh thu và lợi nhuận nên (lợi nhuận bằng doanh thu trừ chi phí). Hơn nữa, trong điều kiện cạnh tranh, nếu Công ty càng tối thiểu hoá được chi phí thì giá bán càng thấp, từ đó sẽ kích thích khách hàng mua hàng của Công ty, giúp tăng doanh thu, tạo điều kiện để thắng đối thủ cạnh tranh.
Như vậy giảm chi phí trong tạo nguồn là một biện pháp cần thiết phải được thực hiện để tăng cường bán hàng tăng doanh thu và lợi nhuận. Giảm chi phí trong khâu này, Công ty nên chú trọng vào một số vấn đề sau:
Trước hết Công ty cần giảm đơn giá mua hàng. Công ty nên tăng cường nghiên cứu thị trường đầu vào. Khi mua phải chọn thị trường mua hàng với giá hạ nhất. (Trong điều kiện chất lượng không đổi).
Nếu gọi Py là đơn giá mua hàng của thị tường y.
Px là đơn giá mua hàng của thị trường x. Ta có thể tính được khoản chi phí có thể tiết kiệm được do kinh doanh hàng hoá: R = (Px - Py) * Q.
R lớn hay nhỏ phụ thuộc:
Chênh lệch (Px - Py) =H. Trong hai tưrờng hợp H = 0 và H <0 không nên mua hàng vì giá trị trường thấp bằng hoặc thấp hơn.
H càng lớn càng tốt thì khi đó giá mua thấp hơn giá bán càng nhiều càng tốt, Công ty sẽ có lãi nhiều hơn. Giá mua hàng càng thấp thì chi phí mua
hàng cũng càng thấp và ngược lại. Vì vậy chọn mua hàng của người cung ứng có giá rẻ nhất, đồng thời cũng cần so sánh với giá có thể bán ra hàng hoá đó cho khách hàng. Trong chi phí tạo nguồn ngoài giá mua hàng còn có nhiều khoản chi phí khác như chi phí vận chuyển, trả tiền vay, chi phí hao hụt tự nhiên… nên giảm chi phí tạo nguồn tạo nguồn đồng nghĩa với việc giảm các chi phí nói trên. Công ty có thể thực hiện một số biện pháp sau:
Tổ chức bộ phận thu mua và mạng lưới thu mua có quy mô phù hợp với khối lượng hàng hoá thu mua. Lựa chọn nguồn hàng nào phù hợp nhất cho Công ty trong việc vận chuyển hàng hoá để giảm thiểu chi phí vận chuyển.
Tăng cường quản lý và sử dụng tối đa các cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản của Công ty trong tạo nguồn để tăng cường hiệu quả của công tác này.
Thực hiện đúng kỷ luật tài chính và tín dụng