CHO XUẤT KHẨU Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I HÀ NỘI:
1. Công tác nghiên cứu thị trường :
Cơ sở khoa học của công tác tạo nguồn cho xuất khẩu là nhu cầu của khách hàng. Nhu cầu của khách hàng bao giờ cũng là nhân tố hàng đầu để thu hút được nhiều khách hàng về phía mình, nên ngoài việc giao dịch Công ty cố gắng nghiên cứu chi tiết từng nhu cầu, thị hiếu tập quán của khách hàng, yêu cầu của từng hợp đồng, biết họ cần mua chủng loại hàng hoá gì, số lượng bao nhiêu, tiêu chuẩn như thế nào để đáp ứng một cãhs nhanh chóng, chính xác, góp phần giữ được khách hàng cũ và thu hút thêm khách hàng mới, tạo thêm uy tín cho Công ty. Ví dụ như, đối với các đối tác Mỹ, Nhật thì yêu cầu về quy cách hàng hoá là : loại quế có kích thước dài từ 5- 15cm; độ dầu 3- 3,5%, 5%; đòi hỏi về chất lượng quế cũng cao hơn và khắt khe hơn các thị trường khác; đối với bạn hàng Hà Lan , Đức thì chủ yếu nhập khẩu loại quế của ta có độ dầu 3- 3,5%.
Trên cơ sở những nghiên cứu về nhu cầu khách hàng trên thị trường quốc tế, Công ty đồng thời tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường nguồn hàng trong nước để tìm hiểu cặn kẽ, chi tiết các nguồn hàng từ khắp các vùng trồng quế trên cả nước.
Công ty tổ chức các phòng ngiệp vụ đảm nhiệm hoạt động kinh doanh theo từng mặt hàng. Mỗi phòng nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng đó trước giám đốc. Đối với mặt hàng quế thì do phòng nghiệp vụ 7 kết hợp với xí nghiệp quế đảm nhiệm.
Về nội dung nghiên cứu, Công ty tiến hành cả hai phương pháp nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường. Thông qua báo chí, các tài liệu của các bộ ngành liên quan gửi đến, mạng Internet và các hình thức giao dịch điện tử khác( fax, điện thoại...) và định kỳ cử cán bộ xuống các địa
phương trồng quế nắm bắt các nội dung nghiên cứu cần thiết về chất lượng quế từng loại, khả năng cung cấp quế của khu vực, giá cả mua, chi phí vận chuyển, hình thức đầu tư... Từ đó, nắm bắt được khá đầy đủ thông tin cho công tác nghiên cứu thị trường nguồn hàng. Tiếp đến các cán bộ tiến hành phân tích , tổng hợp thông tin, lên danh sách các nhà cung ứng và các hình thức tạo nguồn phù hợp đối với từng nhà cung ứng và từng khu vực trồng quế khác nhau. Qua công tác nghiên cứu thị trường còn giúp Công ty xác định được nhu cầu của khách hàng, căn cứ vào các hợp đồng ngoại, các đơn hàng của khách hàng để xác định được khối lượng nguồn hàng cần thiết.
2. Lập đơn hàng và lựa chọn khu vực thị trường, nhà cungứng: ứng:
Dựa trên nhu cầu của khách hàng đã được xác định ở trên, Công ty tiến hành lập đơn hàng bao gồm các điều kiện về số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện bao gói...biến các đơn hàng , hợp đồng ngoại thành đơn hàng, hợp đồng nội của Công ty. Sau khi đã xây dựng được các đơn hàng, Công ty tiến hành xem xét tại thời điểm đó khu vực thị trường nào có khả năng cung cấp, đáp ứng tốt các điều kiện đề ra để lựa chọn khu vực thị trường có lợi nhất.
Trong khu vực thị trường đó, căn cứ vào đơn hàng để lựa chọn người cung ứng hay đơn vị sản xuất chế biến có lợi nhất về giá cả, phẩm chất, quy cách, điều kiện giao nhận hàng hoá thoả mãn các yêu cầu của khách hàng. Trong từng khu vực thị trường Công ty đều đã xây dựng các quan hệ bạn hàng lâu dài với các doanh nghiệp, đơn vị chế biến quế. Cho nên, việc lựa chọn thị trường và nhà cung ứng không gặp nhiều khó khăn, thường xuyên duy trì được nguồn hàng khá ổn định, chất lượng tương đối, giá cả hợp lý. Nguồn quế được Công ty thu mua nhiều nhất là từ Yên Bái. Công ty đã thiết lập được quan hệ bạn hàng truyền thống với lâm trường Yên Bái bằng hình thức liên doanh, liên kết. Hàng nămct đều trích vốn đầu tư cho lâm trường, phối hợp với trường Đại Học Nông Nghiệp cử cán bộ kỹ thuật xuống tận địa phương hướng dẫn, hỗ trợ từng hộ nông dân trồng quế của lâm trường. Nguồn quế này luôn được đảm bảo về chất lượng, số lượng và thời gian đúng
như yêu cầu từ phía Công ty. Đây có thể coi là nguồn hàng quan trọng nhất và tương đối ổn định mà Công ty đã xây dựng được. Ngoài ra, Công ty còn ký kết các hợp đồng mua bán với các doanh nghiệp tư nhân ở tỉnh Yên Bái làm công tác thu gom hàng như Công ty TNHH Nam Phương, Công ty xuất nhập khẩu lâm sản Yên Bái, Công ty xuất nhập khẩu Yên Sơn- Yên Bái...và một số cơ sở thu mua chế biến quế nhỏ lẻ khác ở Yên Bái. Ngoài khu vực Yên Bái Công ty còn tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán quế với các doanh nghiệp tư nhân ở các khu vực khác như ở Ninh Hiệp- Gia Lâm -Hà Nội; Từ Sơn-Bắc Ninh, Quảng Ninh.... Các doanh nghiệp tư nhân này thực hiện gom hàng theo đơn đặt hàng của Công ty. Đối với một số doanh nghiệp đã có quan hệ làm ăn lâu dài, Công ty có trích trước một phần giá trị hợp đồng để hỗ trợ cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, Công ty có thể tạo được nguồn hàng tương đối đảm bảo từ các doanh nghiệp này.
3. Tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng:
Sau khi đã nghiên cứu nhu cầu , lựa chọn nhà cung ứng, Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế tương ứng. Tại đây ngoài hợp đồng liên doanh, liên kết với lâm trường Yên Bái, để đáp ứng nhu cầu xuất khẩu Công ty thực hiện ký kết hợp đồng với các doanh nghiệp nhằm thu mua hàng hoá. Trong khi tiến hành các hợp đồng mua hàng, cán bộ nhân viên Công ty luôn theo dõi, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện các điều khoản trong hợp đồng theo đúng cam kết đã đề ra giữa các bên. Đây cũng là một biện pháp giúp Công ty hạn chế được những rủi ro trong hoạt động tạo nguồn, có được nguồn hàng đảm bảo như yêu cầu. Qua đó, nâng cao hiệu quả xuất khẩu . Đối với hoạt động thanh toán tiền hàng trong hợp đồng thu mua Công ty trích từ nguồn vốn lưu động của mình để thanh toán, sau khi xuất khẩu thì nguồn vốn đó được bổ sung. Cũng có trường hợp hợp đồng lớn hay với khách hàng truyền thống nhập khẩu quế của Công ty ứng trước tiền hàng nhằm hỗ trợ hoạt động tạo nguồn giúp Công ty phần nào giải quyết vấn đề vốn, vốn vẫn là khó khăn đối với Công ty
Thông thường trong hoạt động mua bán quế giữa Công ty và các nhà cung ứng quy định việc chuyên chở hàng hoá tới kho hàng của Công ty là do các nhà cung ứng đảm nhận. Cho nên sau khi ký kết hợp đồng, đến thời gian quy định, Công ty tổ chức việc tiếp nhận, tập kết hàng hoá tại kho Đình Xuyên- Gia Lâm – Hà Nội. Tại đây quế được tiếp tục gia công nhằm nâng cao chất lượng và đảm bảo đúng yêu cầu của khách hàng. Bao gồm các công đoạn: phơi (nếu cần thiết), sàng quế, cắt quế, cạo vỏ , đóng gói, kiểm định hàng hoá của Công ty và hải quan và đóng hàng container cho xuất khẩu. Thông thường sau khi được cắt nhỏ ( dài từ 5- 15cm) tuỳ theo yêu cầu của khách hàng quế sẽ được đóng thành những bao nhỏ có khối lượng 20- 30kg/bao bằng bao BP hoặc bằng hòm catton tuỳ theo yêu cầu của khách hàng.
Về điều kiện bảo quản quế, kho thông thoáng, có trang bị quạt thông gió, máy hút ẩm, kệ để hàng...để đảm bảo chất lượng quế trước khi xuất khẩu; nếu không quế dễ bị mốc nếu độ ẩm quá cao, còn nếu độ ẩm quá thấp thì có thể ảnh hưởng đến độ dầu của quế. Độ ẩm lý tưởng nhất để bảo quản là 13%. Trong quá trình gia công tại kho Công ty luôn cử cán bộ chuyên môn giám sát, kiểm tra nhằm đảm bảo đúng quy cách, thời gian, không làm ảnh hưởng xấu tới chất lượng quế xuất khẩu. Nói chung Công ty đã làm tốt khâu gia công chế biến và bảo quản tốt nguồn hàng trước khi xuất khẩu, nên không có nhiều ảnh hưởng xấu tới hoạt động xuất khẩu .