và ngân sách địa phƣơng tại KBNN Sóc Sơn.
3.3.1. Tổ chức thực hiện quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB từ nguồn NSNN trong nước tại KBNN Sóc Sơn.
3.3.1.1. Áp dụng quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB theo cơ chế một cửa
Thực hiện quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/8/2007 của Tổng giám đốc KBNN về việc ban hành quy chế thực hiện một cửa trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN, hiện nay KBNN Sóc Sơn thực hiện quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ và xây dựng trong nƣớc qua hệ thống KBNN theo Quyết định 686/QĐ-KBNN ngày 18/8/2009 của Tổng giám đốc KBNN.
Quy trình thực hiện kiểm soát chi đầu tƣ XDCB đƣợc thực hiện qua 9 bƣớc. Điểm cần lƣu ý của qui trình là hình thành bộ phận giao dịch “một cửa” đƣợc tách bạch khỏi bộ phận kiểm soát chi. Việc nhận yêu cầu và trả kết quả
cho chủ đầu tƣ (ban quản lý dự án ) đƣợc thực hiện tại bộ phận giao dịch “một cửa” của KBNN.
Có thể khái quát quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ trong nƣớc qua KBNN Hà Nội theo cơ chế một cửa nhƣ sau:
Sơ đồ 3.2: Qui trình KSC đầu tƣ XDCB tại KBNN Sóc Sơn
(Nguồn: Phòng tổng hợp, KBNN Sóc Sơn)
Bƣớc 1: Bộ phận giao dịch một cửa tiếp nhận hồ sơ của chủ đầu tƣ.
Bƣớc 2: Cán bộ kiểm soát chi NSNN tiếp nhận hồ sơ của chủ đầu từ bộ phận giao dịch một cửa và tiến hành kiểm soát hồ sơ (bao gồm hồ sơ ban đầu và hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán), ký các chứng từ thanh toán vốn đầu tƣ và tờ trình lãnh đạo KBNN, trình lãnh đạo phòng ký duyệt.
Bƣớc 3: Phòng Kiểm soát chi NSNN chuyển toàn bộ hồ sơ và chứng từ cho phòng Kế toán
Bƣớc 4: Phòng Kế toán kiểm tra, ký chứng từ, trình toàn bộ hồ sơ và chứng từ cho lãnh đạo KBNN. Lãnh đạo phụ trách KSC đầu tƣ XDCB Bộ phận giao dịch một cửa Phòng KSC NSNN Phòng Kế toán NSNN Chủ đầu tƣ (BQLDA) Đơn vị thụ hƣởng (1) (9) (8) (2) (3) (7) (6) (5) (4)
Bƣớc 5: Lãnh đạo KBNN xem xét hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, giấy rút vốn đầu tƣ, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ và chuyển trả phòng Kế toán.
Bƣớc 6: Phòng Kế toán thực hiện các thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng Bƣớc 7: Phòng Kế toán lƣu 1 liên giấy rút vốn đầu tƣ và 1 liên giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có) và chuyển trả lại toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho phòng KSC NSNN.
Bƣớc 8: Phòng Kiểm soát chi NSNN lƣu hồ sơ theo quy định và trả chứng từ cho chủ đầu tƣ (BQLDA) qua bộ phận giao dịch một cửa.
Bƣớc 9: Chủ đầu tƣ nhận chứng từ tại bộ phận giao dịch một cửa
3.3.1.2 Tiếp nhận, thông báo kế hoạch đầu tư XDCB, mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư XDCB
a. Tiếp nhận, thông báo kế hoạch đầu tƣ XDCB
Tại KBNN Sóc Sơn sau khi nhận đƣợc thông báo kế hoạch đầu tƣ XDCB từ KBNN Trung ƣơng (đối với các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách trung ƣơng) và UBND thành phố, huyện (đối với các dự án thuộc ngân sách thành phố, địa phƣơng), Phòng Tổng hợp lập thông báo kế hoạch đầu tƣ XDCB trình lãnh đạo ký gửi cho các Phòng Kiểm soát chi NSNN theo phân cấp.
Tình hình tiếp nhận, thông báo kế hoạch vốn đầu tƣ XDCB giai đoạn 2008- 2012 đƣợc thể hiện ở bảng số liệu 3.1.
Bảng 3.2: Tổng hợp chi vốn đầu tƣ huyện Sóc Sơn giai đoạn 2008-2012
STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm
2008 2009 2010 2011 2012 I Vốn đầu tƣ Tr.đ 208.410 382.889 305.171 541.424 716.864 1 NSTW Tr.đ 129.952 150.330 180.896 243.974 434.856 2 NSĐP Tr.đ 78.458 232.559 124.275 297.450 282.008 II Số dự án đầu tƣ D.án 58 50 106 110 115 1 NSTW D.án 27 26 32 35 36 2 NSĐP D.án 31 24 74 75 79 III Bình quân vốn/d.án Tr.đ/d.án 3.593 7.658 2.879 4.922 6.234 1 NSTW Tr.đ/dự án 4.813 5.782 5.653 6.971 12.079 2 NSĐP Tr.đ/dự án 2.531 9.689 1.679 3.966 3.569
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy vốn đầu tƣ XDCB Huyện Sóc Sơn tăng đều qua các năm trong giai đoạn 2008-2012, số dự án sủa dụng nguồn vốn này cũng tăng dần qua các năm. Cụ thể:
- Xét về vốn đầu tƣ XDCB: Nguồn vốn đầu tƣ từ năm 2008-2012 tăng đều, đặc biệt tăng nhanh trong giai đoạn 2008-2009 với gần 200.000 triệu đồng; giai đoạn 2011-2012 tăng hơn 150.000 tr.đ. Nhìn chung số vốn đầu tƣ phần lớn là do NSTW cung cấp phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nƣớc, xây dƣng những công trình quan trọng và cần nhiều vốn. NSĐP chủ yếu phục vụ xây dựng những công trình nhỏ thuộc cấp huyện quản lý.
- Số dự án sử dụng vốn đầu tƣ XDCB cũng tăng dần qua các năm. Đặc biệt tăng vọt từ năm 2009-2010 tăng hơn 50 dự án, gấp đôi năm 2009. Số dự án sử dụng NSTW chiếm tỉ trọng ít hơn nhƣng mỗi dự án lại có số vốn đầu tƣ lớn hơn nên vì thế bình quân vốn mỗi dự án sử dụng NSTW có vốn bình quân lớn hơn rất nhiều so với các dự án sử dụng NSĐP.
b. Mở tài khoản thanh toán vốn đầu tƣ
Theo quy định của Bộ tài chính tại Thông tƣ số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 và Quyết định số 30/2005/QĐ-BTC ngày 26/5/2005 của Bộ Tài chính thì chủ đầu tƣ hoặc các ban quản lý dự án (gọi chung là chủ đầu tƣ) đƣợc mở tài khoản tại KBNN nơi thuận tiện cho giao dịch của chủ đầu tƣ và thuận tiện cho việc kiểm soát thanh toán của KBNN . KBNN Sóc Sơn thực hiện mở tài khoản thanh toán vốn đầu tƣ theo từng dự án đầu tƣ.
Hồ sơ mở tài khoản gồm: Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tƣ (trƣờng hợp trong quyết định đầu tƣ không nêu), quyết định thành lập ban quản lý dự án, quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản ( thủ trƣởng đơn vị), kế toán trƣởng (hoặc phụ trách kế toán), giấy đề nghị mở tài khoản, bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký, thông báo kế hoạch vốn đầu tƣ của dự án (trong năm đầu tiên).
Sau khi cán bộ kiểm soát chi đầu tƣ XDCB tiếp nhận hồ sơ đăng ký mở tài khoản từ bộ phận “một cửa” tiến hành kiểm tra sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc chƣa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì dự thảo văn bản và báo cáo trƣởng phòng Kiểm soát chi
NSNN ký gửi chủ đầu tƣ đề nghị chủ đầu tƣ bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chƣa hợp pháp, chƣa hợp lệ.
Đối với hồ sơ mở tài khoản, cán bộ kiểm soát chi NSNN phôtô thêm một bản để lƣu hồ sơ dự án và chuyển cho Phòng (bộ phận) Kế toán. Phòng (bộ phận) Kế toán dự kiến cấp mã các tài khoản theo chế độ quy định và trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo KBNN xét duyệt;
Tiến hành cấp và thông báo mã tài khoản cho đơn vị đăng ký.
3.3.1.3 Kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB
Thành phần hồ sơ bao gồm:
a. Tài liệu gửi 1 lần (tài liệu cơ sở): bản chính hoặc sao y bản chính, riêng hợp đồng kinh tế phải là bản chính.
Tuỳ thuộc vào loại dự án đầu tƣ, các tài liệu cơ bản phục vụ kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ gửi 1 lần bao gồm:
- Cơ sở pháp lý của dự án đầu tƣ: tuỳ thuộc loaị hình dự án đầu tƣ, tài liệu cơ sở thuộc nhóm này có thể là: Dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) và quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Dự án giải phóng mặt bằng, tái định cƣ là văn bản phê duyệt dự án giải phóng mặt bằng, tái định cƣ, phƣơng án bồi thƣờng, hỗ trợ và tái định cƣ đƣợc duyệt.
- Các văn bản, tài liệu liên quan đến dự toán chi phí: dự toán chuẩn bị đầu tƣ đƣợc duyệt, dự toán chi phí bồi thƣờng, hỗ trợ và tái định cƣ đƣợc duyệt; Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trƣờng hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng; Phƣơng án bồi thƣờng, hỗ trợ và tái định cƣ đƣợc duyệt; Dự toán chi phí bồi thƣờng, hỗ trợ và tái định cƣ đƣợc duyệt; Dự toán chi phí tổ chức thực hiện bồi thƣờng, hỗ trợ và tái định cƣ đƣợc duyệt.
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu ( gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trƣờng hợp đặc biệt, lựa chọn nhà thầu tƣ vấn thiết kế kiến trúc công trình xây dựng);
- Hợp đồng giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật ( trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật); Hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cƣ của chủ đầu tƣ; Văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ đối với các hoạt động tự thực hiện. Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, chủ đầu tƣ còn gửi thêm hợp đồng giữa chủ đầu tƣ và đơn vị nhận phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ.
Cán bộ kiểm soát chi đầu tƣ XDCB sau khi nhận hồ sơ từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải kiểm tra ngay sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của từng tài liệu, sự logic về thời gian các văn bản, tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc chƣa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì dự thảo văn bản và báo cáo Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN ký gửi chủ đầu tƣ đề nghị chủ đầu tƣ bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chƣa hợp pháp, chƣa hợp lệ.
b. Tài liệu bổ sung hàng năm:
Nhận thông báo kế hoạch vốn đầu tƣ hàng năm
- Các Phòng KSC NSNN nhận thông báo kế hoạch vốn đầu tƣ hàng năm do KBNN Sóc Sơn thông báo.
c. Công tác kế hoạch hoá nguồn vốn ứng trƣớc:
Những năm qua, KBNN Sóc Sơn thông qua việc thực hiện kiểm soát thanh toán ứng trƣớc từ ngân sách Trung ƣơng cho dự toán ngân sách năm sau đối với vốn đầu tƣ XDCB đã giải quyết đƣợc đƣợc một số mục tiêu sau đây:
- Giải quyết vốn cho một số dự án cấp bách.
- Kịp thời bố trí vốn cho các dự án ODA đã ký hiệp định nhƣng cũng thiếu một số thủ tục đầu tƣ trong nƣớc cần phải thực hiện ngay trong năm, hoặc một số dự án thiếu vốn đối ứng để thực hiện cho kịp tiến độ với việc giải ngân vốn nƣớc ngoài.
Ngoài các tài liệu của dự án nêu trên khi tạm ứng chủ đầu tƣ còn gửi đến KBNN các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ; - Giấy rút vốn đầu tƣ;
- Bão lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tƣ và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng)
Cán bộ thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của chủ đầu tƣ thực hiện kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn, việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); Đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng, kiểm tra nội dung tạm ứng xem có đúng đối tƣợng đƣợc tạm ứng, mức vốn tạm ứng có phù hợp với chế độ tạm ứng theo quy định hay không. Nếu số chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với số đề nghị của chủ đầu tƣ cán bộ thanh toán dự thảo văn bản báo cáo Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN trình Lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ thông qua cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả về kết quả chấp nhận tạm ứng. Nếu số chấp nhận tạm ứng không có sự chênh lệch so với đề nghị của chủ đầu tƣ thì thực hiện các bƣớc luân chuyển hồ sơ chứng từ theo quy trình đã quy định.
Tình hình tạm ứng vốn đầu tƣ giai đoạn 2008-2012 đƣợc thể hiện tại bảng số liệu 3.3.
Bảng 3.3:Tình hình tạm ứng vốn đầu tƣ XDCB giai đoạn 2008-2012
Đơn vị: triệu đồng
Năm Tổng thanh toán Tạm ứng Tỷ lệ (%)
1 2 3 4=3/2 2008 189.093 80.894 43 2009 352.921 120.744 34 2010 480.090 159.033 33 2011 500.932 200.993 41 2012 680.342 280.845 42
(Nguồn: báo cáo kiểm soát chi đầu tư XDCB hàng năm KBNN Sóc Sơn)
Nhìn chung giá trị tổng thanh toán vốn đầu tƣ XDCB qua các năm tại KBNN tăng qua các năm, trong đó giá trị tạm ứng cũng tăng tƣơng ứng và chiếm tỉ lệ cao. Thống kê số liệu tại KBNN Sóc Sơn, tổng thanh toán năm 2008 là 189.093 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 80.894 triệu đồng chiếm 43% giá trị tổng thanh toán; năm 2009 là 352.921 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 120.744 tỷ đồng
chiếm 34% giá trị tổng thanh toán; năm 2012 là 680.342 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 280.845 triệu đồng, chiếm 42% giá trị tổng thanh toán. Nhƣ vậy tỷ lệ thanh toán đạt cao nhƣng số dƣ tạm ứng cao. Việc tạm ứng cao còn có thể dẫn đến hiện tƣợng các nhà thầu chiếm dụng vào những mục đích khác, gây lãng phí vốn. Một số nhà thầu thi công do gặp khó khăn về tài chính, số vốn đƣợc tạm ứng thực tế không đƣa đƣợc vào công trình vì khi tiền tạm ứng về đến tài khoản tại ngân hàng của nhà thầu thì bị ngân hàng khấu trừ vào các khoản nợ đối với ngân hàng nên thực chất không thể tập trung vốn để thi công công trình theo hợp đồng. Hơn nữa, mức tạm ứng không hợp lý dẫn đến làm giảm động lực của các nhà thầu thi công trong việc hoàn thiện các thủ tục nghiệm thu, thanh toán khối lƣợng hoàn thành và chủ đầu tƣ không có điều kiện thu hồi tạm ứng. Mặt khác, việc tạm ứng cao làm cho các chủ đầu tƣ gặp khó khăn trong việc thu hồi tiền tạm ứng nhƣng không triển khai thi công đƣợc nên rất khó để thay thế đƣợc nhà thầu mới.
d. Thanh toán khối lƣợng hoàn thành: * Thanh toán theo hợp đồng
- Tài liệu chứng thực khối lƣợng công việc hoàn thành theo điều khoản hợp đồng hoặc văn bản giao việc: bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng ( quy định tại phụ lục số 2 Thông tƣ số 06/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007 của Bộ Xây dựng về hƣớng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng, bắt đầu từ ngày 5/8/2011 thực hiện theo phụ lục số 03.a Thông tƣ số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011,); Bảng xác định giá trị công việc phát sinh ngoài hợp đồng (quy định tại phụ lục số 4 Thông tƣ số 06/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007 của Bộ Xây dựng về hƣớng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng, bắt đầu từ ngày 5/8/2011 thực hiện theo phụ lục số 04 Thông tƣ số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011).
Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, chủ đầu tƣ còn gửi thêm biên bản thanh lý vật tƣ thu hồi (nếu có)
Thanh toán vốn đền bù giải phóng mặt bằng: bảng kê xác nhận khối lƣợng đền bù giải phóng mặt bằng đã thực hiện theo phụ lục số 03b Thông tƣ số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011.
- Các chứng từ kế toán phục vụ hoạch toán: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu