2.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Đại Hội Đồng Cổ Đông
Hội Đồng Quản Trị
Ban Tổng Giám Đốc
Ban Kiểm Soát
P. Quản trị chất lượng (Đại diện ban lãnh đạo)
Phòng Hành chánh quản trị Trung tâm phát triển kinh doanh XNK Phòng chứng khoán - Đầu tư tài chính Ban quản lý các dự án Phòng đầu tư chứng khoán Phòng công nghệ thông tin T.tâm quản trị nguồn tài nguyên nhân lực Phòng tài chính kế toán T.tâm quản lý và khai thác tài sản
2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
Đại hội đồng cổ đông : đây là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty. Đại hội cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần.
Ban kiểm soát : số lượng thành viên Ban kiểm soát phải có từ ba (03) đến năm (05) thành viên. Có trách nhiệm giám sát các hoạt động trong công ty. Trong Ban kiểm soát phải có ít nhất một thành viên là người có chuyên môn về tài chính kế toán. Thành viên này không phải là nhân viên trong bộ phận kế toán, tài chính của công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang làm thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty.
Hội đồng quản trị : mọi hoạt động kinh doanh và các công việc của công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị. Đây là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông.
Ban tổng giám đốc : Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm (và miễn nhiệm). Tổng giám đốc được giao đầy đủ các quyền hạn cần thiết để thi hành các nghị quyết của ĐHĐCĐ và các nghị quyết, quyết định của HĐQT, là người có thẩm quyền cao nhất trong việc điều hành hoạt động hàng ngày của công ty trên cơ sở thực thi hiệu quả các cam kết chất lượng đã đề ra. Tổng giám đốc là người đại diện về mặt pháp luật của công ty FIDECO trước các cơ quan Nhà nước, các cơ quan pháp luật và trong quan hệ dân sự cũng như quan hệ kinh tế với các pháp nhân và thể nhân mà công ty giao dịch.
Phòng quản trị chất lượng : xây dựng, quản lý và duy trì hệ thống chất lượng của công ty. Cụ thể là triển khai hoạt động chất lượng, quản lý, duy trì hệ thống văn bản chất lượng. Thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng thông qua hoạt động của Ban chỉ đạo, Ban cải tiến và vai trò Đại diện lãnh đạo. Tổ chức thực hiện chương trình đào tạo cho cán bộ nhân viên trong phạm vi liên quan về kiến thức quản trị chất lượng.
Phòng hành chính quản trị : chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc và được Tổng giám đốc chỉ đạo trực tiếp về việc thực hiện chứ trách được giao, về việc điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng hành chính quản trị nhằm phục vụ cho các hoạt động của công ty. Cụ thể như công
tác văn thư lưu trữ, giải quyết các thủ tục pháp lý, điều hành bảo vệ và đội xe, tiếp tân – tổng đài phục vụ, quản lý cũng như bảo trì – sửa chữa tài sản của công ty. Trung tâm phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu : chịu trách nhiệm trước Tổng
giám đốc và Phó tổng giám đốc về việc thực hiện chức trách được giao, chủ yếu là có trách nhiệm xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu và kế hoạch kinh doanh hàng năm trình Phó tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo cho ý kiến trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt chính thức.
Phòng chứng khoán – đầu tư tài chính : thiết lập và hoàn tất thủ tục phát hành cổ phiếu chính thức cho các cổ đông của công ty FIDECO theo quy định của Nhà nước và Điều lệ công ty. Theo dõi, cập nhật kịp thời việc chuyển nhượng số cổ phần đúng theo quy định tại Điều lệ công ty. Thực hiện các kế hoạch, phương án đầu tư tài chính đã được duyệt.
Phòng đầu tư chứng khoán : thực hiện các chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ đầu tư kinh doanh chứng khoán của công ty. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc về mọi hoạt động đầu tư, kinh doanh chứng khoán. Có trách nhiệm đề xuất với Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc về các quyết định đầu tư, kinh doanh trên thị trường chứng khoán. Thu thập, nghiên cứu, phân tích và tổng hợp thông tin về thị trường chứng khoán.
Phòng công nghệ thông tin : có trách nhiệm tham mưu đề xuất cho Ban tổng giám đốc về công tác phát triển ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho chiến lược phát triển kinh doanh của công ty. Phòng công nghệ thông tin tổ chức, đề xuất phương án khai thác, lưu trữ toàn bộ các thông tin dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động của công ty một cách khoa học, hệ thống và hiệu quả. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin trên hệ thống mạng, cho phép truy xuất dễ dàng, nhanh chóng đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý, điều hành. Chịu trách nhiệm xây dựng phần mềm ứng dụng Info track phục vụ chương trình tin học hóa của công ty, tổ chức hướng dẫn, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên, nâng cao kỹ năng kiến thức tin hoc, sử dụng thành thạo các chương trình ứng dụng phục vụ công việc chuyên môn và tin học hóa các văn bản của hệ thống chất lượng ISO. Tổ chức quản lý khai thác và bảo quản toàn bộ thiết bị và thông tin của hệ thống máy tính đạt hiệu quả cao nhất. Tổ chức thực hiện xây dựng, khai thác hệ thống chương trình
ứng dụng đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Trung tâm quản trị nguồn tài nguyên nhân lực : tham mưu về công tác tổ chức nhân sự và nguồn nhân lực, thực hiện các chế độ lao động và tiền lương theo pháp luật và theo quy định của công ty, lên kế hoạch đào tạo cán bộ nhân viên trên cơ sở hoạt động hàng năm của công ty và yêu cầu bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cán bộ nhân viên của các bộ phận phụ thuộc công ty.
Phòng tài chính kế toán : thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán, đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời về tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty. Tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về kế toán, thống kê. Đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác các thông tin để có thể đưa ra những quyết định cần thiết trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như đánh giá một cách tương đối xác thực hiệu quả các mặt hoạt động của công ty trong từng thời gian một cách hiệu quả.
Trung tâm quản lý và khai thác tài sản : xây dựng kế hoạch và lập các phương án quản lý, khai thác các tài sản của công ty với mục đích kinh doanh nhằm mang lại lợi nhuận cho công ty.
Ban quản lý các dự án : tổ chức triển khai thực hiện các dự án từ giai đoạn đầu là thiết lập dự án đến giai đoạn cuối là tổ chức kinh doanh các sản phẩm có được từ các dự án này nhằm mang lại lợi ích tốt nhất cho công ty
2.4. Tổ chức công tác kế toán – tài chính
2.4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán và tài chính
Công ty áp dụng hệ thống chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ/BTC và tuân thủ các chuẩn mực kế toán.
Trong các hình thức sổ sách kế toán công ty đã lựa chọn hình thức “chứng từ ghi sổ” kết hợp với thẻ “nhật biên” (chỉ áp dụng đối với tài khoản tiền mặt) để phù hợp với mô hình kế toán của công ty và cũng để dễ dàng trong việc quản lý.
Trình tự ghi sổ của công ty
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán định khoản trực tiếp trên máy tính rồi vào các thẻ chi tiết (tiền mặt, vật tư hàng hóa, ngân hàng, các khoản
tạm ứng …) theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh của một tháng và in các phiếu có liên quan (phiếu thu,
phiếu chi) theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành đã lập sẵn trên máy. Riêng đối với các tài khoản tiền mặt song song với thẻ chi tiết, tài khoản tiền mặt còn có sổ quỹ (hay báo cáo quỹ tiền mặt theo dõi theo từng ngày, từng phần thu, chi)
- Đối với các nghiệp vụ không có chứng từ gốc như : hạch toán các bút toán kết chuyển và trích lập khấu hao tài sản cố định, bút toán điều chỉnh, công nợ phát sinh thừa thiếu thì kế toán dựa vào các chứng từ liên quan để lập chứng từ ghi sổ và được cập nhật vào máy.
- Cuối tháng từ thẻ chi tiết các tài khoản, kế toán viên sẽ lên bút toán tập trung (công ty không sử dụng sổ cái) và lên bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu giữa thẻ chi tiết tài khoản với các chứng từ sổ sách có liên quan, kế toán sẽ in ra thẻ chi tiết các tài khoản, bảng tổng hợp công nợ, bảng cân đối kế toán và các báo biểu có liên quan.
Sơ đồ hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty FIDECO
Sơ đồ 2.2 : Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty
Chứng từ gốc
Sổ quĩ
Chứng từ ghi sổ
Thẻ chi tiết tài khoản (lập trên máy)
Bút toán tập trung (lập trên máy)
Bảng cân đối phát sinh
Bảng cân đối kế toán và bảng biểu
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Ứng dụng hệ thống thông tin trong kế toán tại công ty : hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm FOXPRO vào việc thiết lập các số liệu , hạch toán kế toán bằng máy tính phục vụ cho tất cả các hoạt động kế toán từ việc định khoản đến việc thiết lập các thẻ chi tiết , thẻ nhật biên (đối với tài khoản tiền mặt) và cuối tháng là lưu trữ tại máy tính và lên báo cáo.
2.4.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và tài chính.
Sơ đồ 2.3 : Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.4.3. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận
Trưởng phòng tài chính – kế toán (kiêm kế toán trưởng)
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác kế toán tại công ty .
- Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ và ký duyệt các chứng từ thanh toán thu chi : hợp đồng, lệnh chi qua ngân hàng, chứng từ hóa đơn, các phiếu nhập kho, xuất kho.
- Hướng dẫn kiểm tra việc ghi chép sổ sách đúng theo chế độ kế toán quy định.
- Kiểm tra việc lập báo cáo và phân tích tài chính định kỳ. - Tổ chức xét duyệt và thuyết minh bảo vệ quyết toán. Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp Kế toán hàng hóa Kế toán công nợ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán tiền gửi ngân hàng
Trưởng phòng tài chính – kế toán
Kế toán ĐT - XDCB
- Lập bảng kê khai nộp thuế thu nhập doanh nghiệp hàng quý theo quy định của cơ quan thuế.
- Lập các chứng từ ghi sổ về các nghiệp vụ tính lương, trích bảo hiểm, trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước, chi phí phải trả.
- Thực hiện hạch toán các nghiệp về tài sản cố định và công cụ lao động. - Kiểm tra các số liệu trước khi kết chuyển để tính kết quả kinh doanh Kế toán tiền mặt
- Thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ về thanh toán tiền mặt.
- Đối chiếu các kế hoạch thu chi đã được Tổng giám đốc thông qua để lập các chứng từ thu chi tiền mặt trên cơ sở xuất trình chứng từ đầy đủ.
- Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia công tác kiểm quỹ theo định kỳ khi có yêu cầu.
- Kiểm tra thường xuyên số dư tài khoản tiền mặt, kiểm tra sổ chi tiết mỗi loại tiền.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
- Thực hiên chính xác, kịp thời và ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng các chứng từ về mua bán, chuyển đổi ngoại tệ, thanh toán tiền hàng, thuế và các khoản trích nộp.
- Liên hệ với ngân hàng để theo dõi các chứng từ về ngân hàng (giấy báo nợ, giấy báo có) kịp thời.
- Kiểm tra thường xuyên số dư tiền gửi, kiểm tra sổ chi tiết mỗi loại tiền. Kế toán hàng hóa
- Kiểm tra tính hợp lệ của bộ hợp đồng, chứng từ xuất nhập khẩu tự doanh và ủy thác.
- Theo dõi chi tiết tồn kho hàng hóa, đối chiếu với khối kinh doanh, khối xuất nhâp khẩu để xác định số dư hàng tháng theo mã hàng.
Kế toán công nợ
- Theo dõi tình hình thanh toán công nợ từng khách hàng trong và ngoài nước. - Hạch toán đầy đủ chính xác các nghiệp vụ về công nợ.
Thủ quỹ
- Giao dịch các ngân hàng để thực hiện chính xác và đảm bảo an toàn cho các nghiệp vụ giao nhận tiền của đơn vị.
- Kiểm tra cuối ngày đối chiếu với báo cáo quỹ hàng ngày. - Thực hiện kiểm tra quỹ cuối tháng theo định kỳ.
Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản
- Theo dõi việc thực hiện hạch toán các nghiệp vụ đầu tư xây dựng cơ bản, hợp tác liên doanh
2.5 Quá trình phát triển
2.5.1. Khái quát quá trình phát triển của công ty từ ngày thành lập đến nay.
Khi mới thành lập công ty FIDECO tập trung hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và sản xuất thủy hải sản. Đến nay công ty đã đa dạng hóa các hình thức hoạt động trong đó có các nghiệp vụ xuất nhập khẩu ủy thác, tự doanh, đầu tư hợp tác vào nhiều lĩnh vực khác nhau. Các hoạt động này đều được cấp giấy phép hoạt động bổ sung.
Đối với nghiệp vụ xuất nhập ủy thác : đây là ngành truyền thống của công ty, hoạt động tham gia kênh lưu thông phân phối của thị trường quốc tế.. Chức năng chính của công ty là thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu. Về hình thức công ty FIDECO được ủy thác để làm đại lý bán hàng cho các nhà xuất khẩu trong nước hoặc đại lý mua hàng cho các nhà nhập khẩu trong nước.
Đối với nghiệp vụ tự doanh : công ty FIDECO hoạt động như thành phần của kênh lưu thông phân phối chủ yếu là trong nước. Nhiệm vụ của công ty là tạo điều kiện lưu chuyển hàng hóa từ người sản xuất trong nước đến khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chức năng chính trong kênh lưu thông phân phối này của công ty là phân phối sản phẩm trong đó có quản lý kho hàng. Về hình thức, công ty FIDECO tham gia kênh này ở vị trí người bán buôn.
Đối với nghiệp vụ đầu tư hợp tác : công ty hoạt động như là nhà đầu tư độc lập hoặc hợp tác đầu tư. Nhiệm vụ của công ty trong lĩnh vực này là tìm kiếm các dự án khả thi có triển vọng. Chức năng chính của công ty là tài trợ hoặc tìm tài trợ, tham gia thành lập và thực hiệc các dự án. Về hình thức, công ty FIDECO sẽ là chủ một phần hoặc toàn bộ dự án. Đối với các dịch vụ khác như cho thuê nhà và đầu tư tài chính công ty FIDECO cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng.
Trải qua hơn 20 năm hoạt động kinh doanh công ty FIDECO đã đạt được những thành tựu cũng như các danh hiệu cao quý như : Huân Chương Lao Động Hạng 3, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ tặng cho đơn vị và các cá nhân xuất sắc, Bằng khen của UBND