6. Nội dung nghiên cứu
2.2.2.2 Những hạn chế trong quy trình kiểm soát cho vay đối với doanh nghiệp
a. Hạn chế về môi trường kiểm soát
Ngân hàng còn hạn chế về các tài liệu văn bản và thông tư về hoạt động kiểm soát trong cho vay đối với doanh nghiệp. Cụ thể như hiện nay Ngân hàng vẫn không có đầy đủ các tài liệu, văn bản, thông tư để hướng dẫn cụ thể về việc kiểm tra, kiểm soát trong cho vay đặc biệt là đối với doanh nghiệp, vì hoạt động của doanh nghiệp luôn diễn ra phức tạp, nên việc theo dõi là rất khó khăn. Vì vậy, mà kiểm soát làm việc chủ yếu dựa vào kinh nghiệm nghề nghiệp của mình là chính. Do vậy, mà việc kiểm soát sẽ diễn ra không thống nhất với nhau, không nằm trong khuôn khổ. Việc này sẽ làm cho các sai sót trong lúc kiểm tra dễ dàng xảy ra.
Chất lượng công việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ còn hạn chế do hồ sơ vay vốn quá nhiều, khối lượng công việc lớn, số lượng cán bộ kiểm tra còn ít, nhưng phải thực hiện kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động của Chi nhánh nên sẽ dễ dẫn đến những sai sót không được phát hiện kịp.
Chưa hình thành được bộ phận riêng biệt để thực hiện kiểm tra và giám sát công tác cho vay đối với doanh nghiệp vừa va nhỏ. Chính vì vậy, mà việc gian lận hoặc bỏ qua những sai sót trong quá trình kiểm soát là không thể tránh khỏi đồng thời chất lượng của quá trình kiểm soát sẽ không được đảm bảo gây thiệt hại cho Ngân hàng.
Hiệu quả công việc của kiểm soát viên, kiểm soát nội bộ còn hạn chế: Các kiểm soát chưa ý thức được vai trò quan trọng của các cuộc kiểm soát. Đa số các kiểm soát được đều động từ các phòng ban, nên khả năng làm việc của họ chưa cao và chưa khoa học. Tuy chịu trách nhiệm về kiểm soát hoạt động tín dụng nhưng đôi khi các kiểm soát vẫn chưa hiểu rõ về các văn bản, quy định về tín dụng.
Chưa phân công rõ nhiệm vụ và chuyên môn cho các kiểm soát: Các kiểm soát nội bộ nói chung và các kiểm soát viên trong quy trình tín dụng nói riêng cần phải có sự phân công rõ ràng để đảm bảo cho công việc được hiệu quả.
b. Hạn chế về hoạt động đánh giá và quản lý rủi ro
Hiện nay Ngân hàng chưa có bộ phận quản lý rủi ro, công tác thông tin phòng ngừa là rất khó, bộ phận tín dụng sẽ không đảm nhiệm hết được các công việc không phát hiện kịp thời các rủi ro xảy ra trong Ngân hàng.
Khả năng đánh giá và phân tích của kiểm soát viên còn hạn chế: Các kiểm soát viên khi kiểm soát hoạt động tín dụng không phải lúc nào cũng có đủ kiến thức, chuyên môn và kinh nghiệm, nên kiểm soát viên khó có thể đánh giá được thông tin tín dụng khách hàng. Điều này dẫn đến việc xảy ra các sai sót khá cao.
Các công việc kiểm tra hoạt động tín dụng của kiểm soát viên chủ yếu kiểm tra và xem xét lại các biên bản kiểm tra và kết quả thẩm định của nhân viên QHKH để đánh giá. Nếu kiểm soát viên dựa vào đó mà đánh giá thì sẽ không phát hiện được những rủi ro, khi kết quả thẩm định của nhân viên QHKH không khách quan và chính xác.
Việc kiểm tra tuy khá chặt chẽ nhưng ban lãnh đạo không trực tiếp gặp gỡ khách hàng mà chỉ thông qua tờ trình thẩm định của nhân viên QHKH dể xem xét có đồng ý cho vay hay không thì việc rủi ro sai sót, gian lận, cố tình từ phía nhân viên QHKH là điều không thể tránh khỏi.
c. Hạn chế về hệ thống thông tin
Hệ thống phần mềm hiện tại chỉ giúp Ngân hàng quản lý hoạt động cho vay trong nội bộ Ngân hàng Ngoại thương ở mức độ đơn giản như quản lý dư nợ, trả gốc, lãi… chứ chưa có các phần mềm hỗ trợ nhân viên QHKH trong việc ra quyết định cho vay.
Bên cạnh đó việc thẩm định và xem xét hồ sơ để đưa ra quyết định cho vay chủ yếu là dựa trên nguồn thông tin mà doanh nghiệp cung cấp. Đôi khi nguồn thông tin nay cũng chưa chắc chính xác và trung thực. Các nguồn thông tin về doanh nghiệp ở Ngân hàng còn rất hạn chế. Tuy nhiên trong quá trình thẩm định thì
thông tin CIC cũng cung cấp cho các nhân viên QHKH biết được thông tin doanh nghiệp có quan hệ tín dụng với các Ngân hàng khác hay không. Song bên cạnh đó, nguồn thông tin CIC vẫn còn hạn chế nó không cung cấp được nguồn thu nhập tài chính của doanh nghiệp.
d. Hạn chế về quy trình cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nhân viên QHKH kiêm nhiều việc vừa tiếp nhận và vừa thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hàng dễ dẫn đến có sự móc nối giữa nhân viên QHKH và khách hàng, làm gia tăng rủi ro.
Chưa phát huy được sự sáng tạo của nhân viên QHKH khi thực hiện thẩm định vì chủ yếu là thẩm định trên các mẫu đã có sẵn.
Thiếu chuyên viên có trình độ chuyên môn để có thể đánh giá đúng hoạt động của khách hàng.
Hầu hết các nhân viên đều nắm được các thủ tục cần thiết khi cho vay đối với doang nghiệp vừa và nhỏ nhưng lại ít biết rõ các quy định trong những trường hợp đặc biệt , vì các trường hợp này không thường xuyên xảy ra và hoạt dộng kiểm soát cũng thường ít chú ý đến. Việc thực hiện kiểm tra đối với công tác thẩm định, công tác giám sát sau khi cho vay còn mang tính hình thức, thiếu chặt chẽ.
2.2.2.3 Những nguyên nhân của những hạn chế trong quy trình kiểm soát cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom:
a. Do áp lực về cạnh tranh
Khi đất nước hội nhập thì việc các Ngân hàng nước ngoài đầu tư vào Việt Nam là điều không thể nào tránh khỏi. Số lượng Ngân hàng mọc lên ngày càng nhiều, điều đó sẽ dẫn đến việc cạnh tranh giữa các Ngân hàng với nhau. Các Ngân hàng cạnh tranh với nhau trên nhiều phương diện, về lãi suất, đưa ra nhiều loại sản phẩm và dịch vụ phục vụ để nhẳm thu hút lượng khách hàng, không những thế
Ngân hàng còn rút ngắn thời gian giải quyết vay vốn cho khách hàng. Nhưng cũng không quen việc chấp hành đúng các quy định của Ngân hàng nhà nước đặt ra.
b. Do áp lực kinh doanh
Khi nước ta hội nhập kinh tế thì cuộc sống và mức sống của con người ngày một cao hơn. Cùng với tốc độ phát triển đó, thì hệ thống các Ngân hàng cũng không ngừng phát triển. Chính vì vậy, mà các Ngân hàng ngày càng đẩy mạnh tốc độ hoạt động của mình, và mở rộng thêm quy mô ở nhiều nơi cụ thể là Ngân hàng TMCP Đại Á nói chung và Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom nói riêng cũng thực hiện hoạt động này. Tốc độ hoạt động của Ngân hàng ngày càng tăng cao ở mỗi năm. Để đạt được mức tăng cao như vậy thì Ngân hàng phải chịu áp lực về chỉ tiêu mà Ngân hàng đặt ra và phải hoàn thành nó một cách hiệu quả nhất. Khi mức chỉ tiêu đề ra đạt được hiệu quả, điều đó cho nghĩa là Ngân hàng đã có một lượng khách hàng vay vốn tại Ngân hàng khá lớn, và khối lượng công việc của nhân viên QHKH cũng rất nhiều trong khi đó thì Nhân viên QHKH của Ngân hàng còn ít không thể làm hết khối lượng công việc lớn như vậy. Chính vì điều này không tránh khỏi những sai sót có thể xảy ra.
c. Do vấn đề nhân sự trong Ngân hàng
Tình trạng thiếu hụt nhân sự xảy ra không chỉ ở Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom, mà còn xảy ra trong nhiều lĩnh vực ngành nghề kinh doanh khác. Việc thiếu hụt nguồn nhân sự đang là nỗi lo của tất cả các Ngân hàng. Để có được nguồn nhân sự có chuyên môn, chất lượng, đủ năng lực và kinh nghiệm là rất khó. Vì vậy, mà các kiểm soát viên tại Ngân hàng đang trong tình trang thiều hụt, chất lượng chuyên môn còn chưa cao, nên các kiểm soát viên không kiểm tra, kiểm soát được tất cả những sai sót và thiếu sót trong tín dụng do tình hình nhân sự còn hạn chế.
Bên cạnh đó, vấn đề về tiền lương và tiền thưởng cũng được các nhân viên trong Ngân hàng hết sức quan tâm. Mức lương hiện tại của nhân viên tại Ngân hàng còn thấp hơn so với các Ngân hàng nước ngoài, mức lương đó chưa phù hợp với năng lực hiện tại của nhân viên bên cạnh đó nhân viên chủ yếu chỉ được tiền thưởng
vào dịp cuối năm. Do đó, mà các cán bộ nhân viên đã xin nghỉ và chuyển sang làm việc tại các Ngân hàng khác khá nhiều. Vì đa phần các Ngân hàng nước ngoài trả lương cao hơn có rất nhiều ưu đãi.
d. Xuất phát từ công tác kiểm soát nội bộ
Các cuộc kiểm tra, kiểm soát nội bộ từ Hội sở, Chi nhánh đến Phòng giao dịch còn ít, chưa thường xuyên chưa tổ chức được các cuộc kiểm soát đột xuất. Vì vậy, mà các Chi nhánh và Phòng giao dịch chỉ tổng hợp xem xét lại hồ sơ trước khi có kiểm soát nội bộ tới kiểm tra. Như vậy, thì các cuộc kiểm tra sẽ không đạt được hiệu quả, không có chất lượng về chuyên môn.
e. Xuất phát từ phía nhân viên QHKH
Tất cá các khoản vay vốn tại Ngân hàng đều phải có tài sản đảm bảo. Ngân hàng sẽ thực hiện thu tài sản đảm bảo khi doanh nghiệp không cón khả năng chi trả nợ nữa. Việc làm này, giúp Ngân hàng hạn chế và giảm thiểu được rất nhiều các rủi ro . Bên cạnh đó, với việc có tài sản đảm bảo cho các khoản vay điều này sẽ dẫn đến việc nhân viên QHKH sẽ chủ quan trong khi thu thập thông tin, đặc biệt là trong việc thẩm định khách hàng, nhất là trong việc thẩm định các dự án, phương án. Sự chủ quan này có thể dẫn đến việc nhân viên QHKH thông đồng với doanh nghiệp trong khâu thẩm định.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 này đã giới thiệu về Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom cụ thể là quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng hiện nay.
Bên cạnh đó là phân tích tình hình hoạt động của Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom trong 2 năm 2011 – 2012 về tình hình huy động vốn, doanh số cho vay và kết quả kinh doanh. Nhìn chung, thì tình hình hoạt động trong 2 năm 2011 – 2012 của Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom phát triển ổn định, tốc độ tăng trưởng ngày càng cao.
Ngoài ra còn mô tả từng bước cụ thể về quy trình cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom. Bên cạnh đó là hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình kiểm soát cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom.
Sau khi đã tìm hiểu về quy trình kiểm soát cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận thấy được còn có một số hạn chế. Vì vậy trong chương 3 sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình kiểm soát cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom.
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHO VAY ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP VỪA VÀ
NHỎ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẠI Á CHI NHÁNH TRẢNG BOM
3.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ trong cho vay doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom:
3.1.1 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của môi trường kinh doanh:
Ngân hàng cần hoàn thiện các chính sách phát triển và đào tạo nguồn nhân lực nếu muốn được như vậy thì Ngân hàng cần phải hoàn thiện ngay từ khâu tuyển dụng, tổ chức thi tuyển. Công tác đào tạo cũng được quan tâm chú trọng, bên cạnh việc tham gia các chương trình đào tạo do chi nhánh cử tham gia, thì cán bộ nhân viên cần luôn nêu cao tình thần tự học tự tìm tòi nghiên cứu các văn bản, chế độ quy định và bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ và đáp ứng được sự phong phú trong các mục đích vay vốn của khách hàng.
Ngân hàng cần phải ra và bổ sung các văn bản, quy định và thông tư để cho bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động theo một quy trình cụ thể. Khi Ngân hàng có văn bản, và những quy định cụ thể đối với cho vay doanh nghiệp, thì các kiểm soát viên sẽ kiểm tra tập trung vào vấn đề cần kiểm tra, điều này làm cho các kiểm soát viên kiểm tra chính xác hơn, phát hiện ra được các rủi ro dễ dàng hơn. Có văn bản cụ thể giúp cho việc kiểm soát ít bị lãng phí thời gian.
Ngân hàng cần phải thiết lập một hệ thống cơ cấu quản lý chặt chẽ có như vậy thì mới tạo ra được một môi trường làm việc tốt tạo điều kiện thuận lợi cho các kiểm soát việc làm việc có hiệu quả. Ngân hàng cần phải lên kế hoạch cụ thể về quy trình và lịch trình kiểm tra định kỳ, cụ thể là hàng tháng, hàng quý, hay hàng năm, để xem xét, kiểm tra và đánh giá lại các quy trình phát sinh nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả hoạt động của tín dụng.
Ngân hàng phải phân công rõ rảng trách nhiệm và quyền hạn ở từng bộ phận, từng nhân viên có như vậy thì sẽ hạn chế được những sai sót và đồng thời sẽ tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm với nhau.
Ngân hàng phải xây dựng chính sách về nguồn nhân lực hợp lý có như vậy Ngân hàng sẽ đảm bảo được đội ngũ lao động vừa đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng. dể đạt dược điều này thì Ngân hàng phải có chính sách về tiền lương, tiền thưởng, ưu đãi hợp lý.
Ngân hàng phải tuyển dụng thêm các kiểm soát cho bộ phận kiểm soát nội bộ. Hiện tại thì bộ phận kiểm soát nội bộ chỉ có 7 người, trong khi các Chi nhánh và Phòng giao dịch rất nhiều. Số lượng kiểm soát nội bộ ít như vậy nên lúc kiểm soát hồ sơ dễ dẫn đến thiếu xót. Ban giám đốc Ngân hàng cần phải tuyển dụng thêm kiểm soát viên, nhưng phải có đầy đủ nghiệp vụ chuyên môn để tăng cường cho bộ phận kiểm soát nội bộ. Nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.
Ngân hàng cần quan tâm, khuyền khích tinh thần xây dựng các thủ tục kiểm soát của nhân viên trong phòng QHKH. Vì họ chính là những người trực tiếp thực hiện những công việc nên dễ dàng phát hiện ra những yếu kém còn tồn tại. Do đó, sự đóng góp ý kiến của họ là hết sức quan trọng, vì khi các nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng thủ tục kiểm soát thì họ sẽ chấp hành một cách nghiêm túc và tự giác hơn.
Ngân hàng cần phải hình thành thêm bộ phận kiểm tra và giám sát hoạt động cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ độc lập với các phòng ban khác và trực thuộc phòng kiểm tra, giám sát nội bộ.
Hệ thống thông tin và truyền thông là một hoạt động quan trọng không thể thiếu được trong Ngân hàng. Hệ thống thông tin và truyền thông giúp Ngân hàng kiểm soát được tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động tín dụng. Để đảm bảo cho thông tin không bị thất lạc ra bên ngoài, Ngân hàng đã tiến hành bảo vệ thông tin của mình bằng việc lắp đặt chương trình bảo vệ dữ liệu, mỗi cán bộ nhân viên đều phải có mật khẩu riêng khi đăng nhập vào hệ thống.
Ngoài ra Ngân hàng không ngừng nâng cấp các phần phần mềm ứng dụng, hệ thống máy tính để phục vụ cho hoạt động kiểm soát. Ngân hàng nên tạo lập