6. Nội dung nghiên cứu
2.2.1.3 Quy trình kiểm tra sử dụng vốn vay
SƠ ĐỒ 2.4: QUY TRÌNH KIỂM TRA SỬ DỤNG VỐN
(Nguồn: Phòng QHKH Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom).
Diễn giải quy trình:
Đại Á Ngân hàng tiến hành kiểm tra, giám sát mục đích sử dụng vốn vay của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo cho khoản vay của doanh nghiệp vay tại Ngân hàng được sử dụng đúng mục đích, và phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng mà Ngân hàng và doanh nghiệp đã ký kết. Công tác kiểm tra, giám sát giúp cho Ngân hàng, hạn chế được những rủi ro xảy ra, để có những biện pháp xử lý nhằm thu hồi được nợ gốc và lãi đúng hạn.
a. Xây dựng kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay
Tùy vào quy trình cho vay của Đại Á Ngân hàng, mà Trưởng / phó phòng QHKH lên kế hoạch xây dựng công cuộc kiểm tra sử dụng vốn vay. Hình thức, nội dung kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay phải phù hợp với mục đích sử dụng vốn vay và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Lên kế hoạch kiểm tra qua việc sử dụng vốn vay của doanh nghiệp qua thực tế và trên chứng từ. Các chứng từ sử dụng vốn vay là công cụ để chứng minh cho việc sử dụng vốn đúng mục đích.
Đối với các khoản vay để bổ sung vốn sản xuất kinh doanh, thì nhân viên QHKH phải xem xét tình hình tài chính, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với các khoản vay theo dự án đầu tư, các khoản vay ngắn hạn, nhân viên QHKH cần xây dựng kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay theo hợp đồng tín dụng, sau khi cấp tín dụng lần đầu.
Thực hiện kế hoạch kiểm tra sử
dụng vốn vay
Lập biên bản hoặc báo cáo sau khi kiểm
tra sử dụng vốn Xây dựng kế
hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay
Nội dung của việc kiểm tra, giám sát sử dụng vốn vay phải thể hiện được quá trình kiểm tra là qua kiểm tra thực tế, hay kiểm tra qua chứng từ, kiểm tra định kỳ hay kiểm tra khi doanh nghiệp nhận được khoản tiền vay đầu tiên.
b. Thực hiện kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay
Tùy vào mục đích sử dụng vốn vay của doanh nghiệp, mà nhân viên QHKH tiến hành kiểm tra, giám sát vốn vay bằng hình thức kiểm tra thực tế, hoặc kiểm tra qua chứng từ, hoặc kết hợp cả hai hình thức trên.
Kiểm tra thực tế:
Là việc kiểm tra mà nhân viên QHKH kiểm tra trực tiếp mục đích sử dụng vốn vay, và hoạt động tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh (trường hợp bổ sung vốn sản xuất kinh doanh) của doanh nghiệp, cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh, nơi cư trú hoặc nơi sử dụng vốn vay, hiện trạng tài sản đảm bảo. Kiểm tra thực tế giúp nhân viên QHKH xác định được tính phù hợp của thực tế với chứng từ do doanh nghiệp cung cấp, hay Đại Á Ngân hàng thu thập được. Tùy theo mục đích sử dụng vốn của doanh nghiệp, mà nhân viên QHKH sử dụng những mẫu biểu khác nhau.
Kiểm tra chứng từ:
Là việc kiểm tra mà cán bộ tín dụng, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chứng từ chứng minh cho việc sử dụng vốn vay. Chứng từ được chia ra làm 2 nhóm:
+ Nhóm 1: nhóm chứng từ thông thường bao gồm: - Hợp đồng, đơn đặt hàng (nếu có).
- Các chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.
Ví dụ: Nếu doang nghiệp mua hàng hóa của doanh nghiệp khác ở trong nước thì nhân viên QHKH kiểm tra các chứng từ liên quan như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường và kiểm tra số liệu của hóa đơn.
Nếu mua hàng hóa từ cá nhân, thì nhân viên QHKH kiểm tra các chứng từ liên quan như: hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn bán lẻ, và kiểm tra số hiệu của hóa đơn.
Nếu mua hàng hóa từ nhập khẩu thì nhân viên QHKH kiểm tra các chứng từ liên quan như: hóa đơn, chứng từ vận tải, bảng kê đóng gói, tờ khai hải quan.
Tuy nhiên, các mẫu chứng từ này có thể được mua hay được doanh nghiệp tự in. Do đó, để kiểm tra các chứng từ này có đúng với mục đích sử dụng vốn của doanh nghiệp không, nhân viên QHKH sẽ kiểm tra những chứng từ này trên trang web của cục thuế.
+ Nhóm 2: là những chứng từ mang tính đặc thù, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên QHKH như: hợp đồng thi công, hợp đồng mua nhà, giấy chủ quyền…..
Trường hợp Đại Á Ngân hàng cấp vốn cho doanh nghiệp để bổ sung vốn lưu động, thì nhân viên QHKH sẽ tiến hành kiểm tra mục đích sử dụng vốn của doanh nghiệp trên thực tế và trên chứng từ. Thời gian kiểm tra tối thiểu 3 tháng / lần. Sau khi giải ngân doanh nghiệp phải cung cấp chứng từ cho Đại Á Ngân hàng tối thiểu 50% chứng từ nhóm 1.
Trường hợp Đại Á Ngân hàng cấp vốn cho doanh nghiệp để tài trợ nhập khẩu, thì nhân viên QHKH sẽ tiến hành kiểm tra mục đích sử dụng vốn của doanh nghiệp trên thực tế và trên chứng từ. Thời gian kiểm tra tối thiểu 3 tháng / lần. Đối với chứng từ, nhân viên QHKH cần kiểm tra: bộ chứng từ, hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận bảo hiểm…..
Trường hợp Đại Á Ngân hàng cấp vốn cho doanh nghiệp để đầu tư tài sản cố định, đầu tư dự án, thì nhân viên QHKH tiến hành kiểm tra mục đích sử dụng vốn của doanh nghiệp trên thực tế và trên chứng từ. Khi dự án chưa hoạt động, nhân viên QHKH kiểm tra doanh nghiệp trước mỗi lần giải ngân tối thiểu 3 tháng / lần. Khi dự án đã hoạt động, nhân viên QHKH kiểm tra khách hàng tối thiểu 6 tháng / lần. Riêng đối với chứng từ, doanh nghiệp phải cung cấp cho Đại Á Ngân hàng tối thiểu 50% chứng từ nhóm 1.
Trường hợp Đại Á Ngân hàng cấp vốn cho doanh nghiệp để mua phương tiện vận tải, thì nhân viên QHKH tiến hành kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay của doanh nghiệp trên thực tế và trên chứng từ. Thời gian kiểm tra không bắt buộc,
nhưng đối với chứng từ doanh nghiệp phải cung cấp cho Đại Á Ngân hàng: giấy chủ quyền xe; giấy chuyển khoản, giấy nộp tiền cho hãng xe, đại lý.
Riêng đối với ngành kinh doanh vàng, kinh doanh phế liệu, nông lâm ngư nghiệp thì chỉ kiểm tra thực tế, không cần kiểm tra chứng từ.
Trường hợp cần thiết, thì nhân viên QHKH có thể trình lên trưởng / phó phòng QHKH để bổ sung thêm lực lượng để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm tra. Khi nhân viên QHKH phát hiện khoản vay có rủi ro, thì cần báo ngay cho trưởng / phó phòng QHKH để tiến hành kiểm tra đột xuất.
c. Lập biên bản hoặc báo cáo sau khi kiểm tra sử dụng vốn vay
Sau mỗi lần kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay của doanh nghiệp, nhân viên QHKH cần lập biên bản hoặc báo cáo và trình lên trưởng / phó phòng QHKH. Biên bản hoặc báo cáo sau khi kiểm tra sử dụng vốn vay của doanh nghiệp, nhân viên QHKH phải nêu được doanh nghiệp có sử dụng vốn vay đúng mục đích như thỏa thuận trong hợp đồng không, giá trị tài sản hình thành từ vốn vay có đảm bảo cho khoản vay hay không…..
Nhân viên QHKH qua kiểm tra thực tế, thấy doanh nghiệp sử dụng vốn vay sai mục đích và sai quy định, quy chế cho vay của Đại Á Ngân hàng, thì nhân viên QHKH lập biên bản trình lên cấp trên và thực hiện thu hồi nợ trước hạn theo quy định của Đại Á Ngân hàng.
Trường hợp nhân viên QHKH qua kiểm tra thực tế, thấy doanh nghiệp sử dụng vốn sai mục đích trong phương án vay, nhưng đúng với quy định quy chế của Đại Á Ngân hàng, và nhu cầu cho vay của doanh nghiệp. Nhân viên QHKH sẽ làm tờ trình trình lên cấp phê duyệt cấp tín dụng ban đầu để xem xét.
Trường hợp nhân viên QHKH qua kiểm tra thực tế, thấy tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh không tốt. Nhân viên QHKH lập tờ trình phân tích phân tích lại khả năng trả nợ của doanh nghiệp, và trình lên cấp phê duyệt cấp tín dụng ban đầu để xem xét.
Riêng đối với các trường hợp khác, khi có sự biến động và thay đổi theo chiều hướng xấu. Nhân viên QHKH trình lên trưởng / phó phòng QHKH và thực hiện theo sự phê duyệt của cấp lãnh đạo.
Tuy nhiên, khi nhân viên QHKH kiểm tra các chứng từ của doanh nghiệp, mà doanh nghiệp không cung cấp các chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay của mình. Nhân viên QHKH lập biên bản và trình lên phê duyệt cấp tín dụng ban đầu để xem xét, hoặc thu hồi nợ trước hạn.