6. Nội dung nghiên cứu
2.2.1.2 Quy trình giải ngân
SƠ ĐỒ 2.3: QUY TRÌNH GIẢI NGÂN
(Nguồn: Phòng QHKH Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom).
Diễn giải quy trình:
a. Thiết lập hồ sơ vay
Sau khi tiếp nhận hồ sơ vay từ nhân viên QHKH, nhân viên quản lý tín dụng kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ toàn bộ hồ sơ bao gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ tài sản đảm bảo, hồ sơ vay, tờ trình thẩm định khách hàng, phê duyệt cho vay, hồ sơ pháp lý chứng từ,….. Nếu hồ sơ vay thiếu và chưa hợp lệ, thì nhân viên quản lý tín dụng đề nghị nhân viên QHKH bổ sung. Nhân viên quản lý tín dụng tiến hành kiểm tra những giấy tờ như:
Hồ sơ pháp lý bao gồm những giấy tờ sau:
- Giấy đăng ký kinh doanh (sao y bản chính). - Giấy phép đầu tư (nếu có).
Thiết lập hồ sơ vay
Kiểm soát hồ sơ trước khi giải
ngân
- Các văn bản pháp lý về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp. - Mã số thuế (sao y bản chính), giấy chứng nhận mẫu dấu chữ ký.
- CMND/Hộ chiếu của chủ tài khoản hoặc người ủy quyền (sao y bản chính). - Các quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng (nếu có).
Hồ sơ tài chính bao gồm những giấy tờ sau:
- Báo cáo tài chính 3 năm gần nhất. - Tờ khai thuế VAT.
- Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, hàng tồn kho. - Các hợp đồng kinh tế đầu ra, đầu vào.
- Hóa đơn.
- Danh mục bảng kê tài sản cố định, bảng khấu hao tài sản cố định.
Hồ sơ tài sản đảm bảo bao gồm:
- Bảng định giá tài sản đảm bảo.
- Tài sản đảm bảo là bất động sản hồ sơ bao gồm:
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở / tờ khai lệ phí trước bạ, bản vẽ hiện trạng, giấy phép xây dựng, quyết định sữa đổi nhà, hợp đồng mua bán.
+ CMND / Hộ khẩu, đăng ký kết hôn (nếu đã kết hôn), hoặc giấy xác nhận tình trạng độc thân của chủ tài sản đảm bảo.
- Tài sản đảm bảo là động sản hồ sơ bao gồm:
+ Máy móc, thiết bị: hợp đồng mua bán, hóa đơn, hồ sơ kỹ thuật, giấy chứng nhận bảo hiểm và các giấy tờ khác có liên quan.
+ Xe: giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận bảo hiểm, hợp đồng mua bán, hóa đơn và các giấy tờ khác có liên quan.
- Tài sản đảm bảo là hàng tồn kho hồ sơ bao gồm:
+ Bảng kê xuất – nhập – tồn: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ chứng minh.
+ Các hợp đồng cầm cố, thế chấp, giấy phong tỏa theo phê duyệt cấp tín dụng.
Hồ sơ vay bao gồm những giấy tờ sau:
- Kết quả xếp loại tín dụng. - Tờ trình thẩm định khách hàng.
- Phê duyệt cho vay của các cấp có thẩm quyền. - Thông tin CIC.
- Hợp đồng tín dụng, các loại cam kết theo nội dung phê duyệt cấp tín dụng.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của toàn bộ hồ sơ, nhân viên quản lý tín dụng tiến hành lập thông báo cấp tín dụng. Trước khi làm thủ tục công chứng, đăng ký thế chấp nhân viên quản lý tín dụng fax thông báo cho doanh nghiệp (nếu có fax), hay gọi điện thoại giải thích cụ thể nội dung thông báo cấp tín dụng cho doanh nghiệp. Đồng thời, trước khi giải ngân phải có chữ ký của doanh nghiệp trên thông báo cấp tín dụng.
Khi nhân viên quản lý tín dụng lập thông báo cấp tín dụng xong, kiểm soát viên bộ phận quản lý tín dụng sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ trước khi công chứng.
Trong trường hợp có trưởng bộ phận / kiểm soát viên phụ lục chứng từ:
Kiểm soát viên bộ phận quản lý tín dụng, kiểm soát hồ sơ pháp lý chứng từ trước khi công chứng căn cứ theo tờ trình và phê duyệt cho vay để kiểm soát về mặt số lượng, mẫu biểu, các loại cam kết có đầy đủ chữ ký tắt của trưởng bộ phận, kiểm soát viên phụ lục chứng từ không, không cần kiểm tra về mặt nội dung. Đồng thời, kiểm soát viên sẽ đề nghị nhân viên phụ lục chứng từ / quản lý tín dụng bổ sung thêm hồ sơ nếu hồ sơ chưa soạn thảo đầy đủ.
Trong trường hợp không có trưởng bộ phận / kiểm soát viên phụ lục chứng từ:
Kiểm soát viên bộ phận quản lý tín dụng, kiểm soát hồ sơ trước khi công chứng ngoài việc kiểm soát về mặt số lượng, mẫu biểu, các loại cam kết, hợp đồng. Kiểm soát viên sẽ kiểm soát toàn bộ nội dung thông tin trong hồ sơ pháp lý chứng từ.
Hồ sơ sau khi kiểm xong phải có chữ ký tắt của kiểm soát viên bộ phận tín dụng trên hồ sơ.
Sau khi đã kiểm soát xong toàn bộ hồ sơ, thì hồ sơ sẽ được chuyển cho nhân viên phụ lục chứng từ để thực hiện công chứng, và đăng ký thế chấp. Các hồ sơ liên quan đến việc đi công chứng, và đăng ký thế chấp bao gồm: hợp đồng cầm cố / thế chấp, đơn đăng ký cầm cố / thế chấp, giấy đề nghị phong tỏa,…Các hồ sơ còn lại, không liên quan đến việc đi công chứng, và đăng ký thế chấp bao gồm: các loại cam kết, thông báo cấp tín dụng, ủy quyền,….. nếu nhân viên phụ lục chứng từ không hướng dẫn cho doanh nghiệp ký trong khi đi công chứng, thì nhân viên quản lý tín dụng sẽ mời doanh nghiệp đến Ngân hàng để ký tên và đóng dấu đầy đủ. Nhân viên quản lý tín dụng sẽ rà soát lại và đảm bảo toàn bộ hồ sơ liên quan đến hồ sơ vay của doanh nghiệp sẽ phải được ký tên, đóng dấu đầy đủ, hợp lệ trước khi giải ngân.
b. Kiểm soát hồ sơ trước khi giải ngân
Trước khi tiếp nhận tài sản đảm bảo, bộ phận tín dụng kiểm soát lại tài sản đảm bảo như: loại tài sản, toàn bộ thông số của tài sản đảm bảo như: số giấy chứng nhận, số đăng ký, ngày cấp, nơi cấp,…. Bộ phận quản lý tín dụng sẽ tiếp nhận tài sản đảm bảo bản chính sau khi công chứng và đăng ký từ nhân viên pháp lý chứng từ. Căn cứ theo hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp / cầm cố và biên nhận tài sản đảm bảo của nhân viên pháp lý chứng từ với doanh nghiệp, việc tiếp nhận tài sản đảm bảo sẽ được nhân viên pháp lý chứng từ lập phiếu bàn giao tài sản.
Tài sản đảm bảo phải được nhập kho ngay trong ngày khi tiếp nhận từ nhân viên phụ lục chứng từ. Tài sản phải được cho vào trong phong bì lưu tài sản đảm bảo theo quy định của Đại Á Ngân hàng, và được niêm phong bằng các loại giấy niêm tiền. Đồng thời, trên giấy niêm phong phải có 3 mộc dấu của đơn vị ở 3 vị trí khác nhau, chữ ký của nhân viên quản lý tín dụng, kiểm soát viên / trưởng đơn vị và nhân viên / trưởng bộ phận kho quỹ. Sau đó, nhân viên quản lý tín dụng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 bản, có đầy đủ chữ ký của nhân viên quản lý tín dụng, kiểm soát viên / trưởng đơn vị và nhân viên / trưởng bộ phận kho quỹ. Nhân viên quản lý tín dụng sẽ lập sổ, theo dõi việc giao nhận tài sản đảm bảo với bộ phận kho quỹ. Tài sản đảm bảo sau khi được đưa vào kho sẽ được đánh số thứ tự, ngày, tháng, năm, tên đơn vị.
Bộ phận tín dụng sẽ kiểm soát lại số tiền được cấp tín dụng, chữ ký, thông tin tài sản thế chấp,….trong hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp / cấm cố. Khi thấy đầy đủ và hợp lệ, nhân viên quản lý tín dụng tiến hành lập phiếu theo dõi nội dung tuân thủ điều kiện cấp tín dụng. Đối với lần giải ngân đầu tiên của tất cả các loại hình thức vay ngoại trừ cầm cố sổ tiết kiệm, phiếu theo dõi nội dung tuân thủ điều kiện cấp tín dụng nêu rõ tình hình thực hiện các điều kiện cấp tín dụng theo phê duyệt cho vay. Trên phiếu phải có đầy đủ chữ ký của kiểm soát viên bộ phận quản lý tín dụng.
Bộ phận quản lý tín dụng sẽ chuyển hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp sang bộ phận giao dịch để mở tài khoản thanh toán. Mỗi một doanh nghiệp vay sẽ mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại Đại Á Ngân hàng. Việc giải ngân sẽ được thực hiện qua tài khoản tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp vay tại Đại Á Ngân hàng. Số tiền sẽ được chuyển khoản nếu doanh nghiệp có tài khoản hoặc sẽ phải làm thủ tục để rút tiền mặt.
c. Giải ngân
Nhân viên quản lý tín dụng sẽ lập tờ trình giải ngân cho doanh nghiệp. Trong tờ trình giải ngân phải phản ánh đầy đủ, trung thực tình hình thực hiện nội dung phê duyệt cấp tín dụng. Bộ phận quản lý tín dụng, sẽ giải ngân cho doanh nghiệp khi hồ sơ đã hoàn thiện đáp ứng đầy đủ, chính xác toàn bộ các yêu cầu theo tờ trình thẩm định khách hàng và phê duyệt cho vay của các cấp có thẩm quyền.
Sau khi lập tờ trình giải ngân xong, nhân viên quản lý tín dụng sẽ lập giấy nhận nợ, giấy đề nghị thu phí, giấy phong tỏa tài sản đảm bảo. Trước khi giải ngân, nhân viên quản lý tín dụng sẽ kiểm tra trong tài khoản tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp đã đảm bảo thu đủ các loại phí. Giấy nhận nợ sẽ được nhân viên quản lý tín dụng lập thành 3 bản. Giấy đề nghị thu phí được lập thành 2 bản, 1 bản sẽ được chuyển cho bộ phận giao dịch viên, 1 bản sẽ được lưu trong hồ sơ.
Khi đã hoàn thiện các giấy tờ, bộ phận quản lý tín dụng sẽ tiến hành chuyển toàn bộ hồ sơ sang bộ phận giao dịch viên để tiến hành giải ngân.