6. Nội dung nghiên cứu
2.2.2.1 Hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình kiểm soát cho vay đối với doanh
a. Mục đích kiểm soát
Hoạt động tín dụng là hoạt động quan trọng nhất trong tất cả các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng vì nó đem lại nguồn thu nhập cao, song bên cạnh đó lại tiềm ẩn không ít nhưng rủi ro. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong quy trình cho vay cũng có thể dẫn đến những thiệt hại đáng kể cho Ngân hàng, việc không thu hồi được nợ đã cho vay thì Ngân hàng là bên chịu tổn thất nhiều nhất. Ngân hàng không những không thu hồi được nợ, lãi mà còn mất chi phí sử dụng vốn, chi phí cấp tín dụng, chi phí xử lý tài sản đảm bảo (nếu có).
Trong quy trình kiểm soát cho vay nói chung và quy trình kiểm soát cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng chứa đựng rất nhiều rủi ro mà trong đó có cả chủ quan lẫn khách quan.
Chính vì vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Ngân hàng để kiểm soát quy trình cho vay là hết sức quan trọng và cần thiết nhằm mục đích phát hiện ngăn chặn kịp thời những rủi ro trong quy trình cho vay.
b. Hoạt động kiểm soát
Kiểm soát việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm định tín dụng
• Quy trình kiểm soát việc tiếp nhận hồ sơ
Trong quy trình kiểm soát việc tiếp nhận hồ sơ, nhân viên QHKH kiểm soát căn cứ vào hồ sơ tiền vay để nhằm đảm bảo kịp thời phát hiện các sai sót.
Trong bộ hồ sơ do khách hàng lập, kiểm soát chủ yếu là:
Thông tin về tư cách pháp lý của khách hàng: Khách hàng phải lập theo đúng mẫu của Ngân hàng, các giấy tờ pháp lý là bản sao có thể không công chứng tại văn phòng công chứng như phải có bản chính đối chiếu và nhân viên QHKH khi đối chiếu phải ký tên xác nhận đã đối chiếu vào bản sao.
Hồ sơ vay vốn:
Trong giấy đề nghị vay vốn, cán bộ kiểm soát sẽ kiểm tra sự đảm bảo đầy đủ các yếu tố:
- Tên và địa chỉ khách hàng vay. - Sổ tiền vay.
- Mục đích sử dụng tiền vay. - Các cam kết về sử dụng tiền vay.
• Quy trình kiểm soát về thẩm định khoản vay
Đây là khâu quan trong nhất trong quy trình kiểm soát. Có một thực tế là các khách hàng thường nghĩ là lập các báo cáo phương án vay là thủ tục, hình thức Ngân hàng cứ cho vay, miễn sao khách hàng trả nợ là được, nếu không trả được nợ thì Ngân hàng phát mãi tài sản đảm bảo, có thêm dự án, phương án chỉ thêm rắc rối. Chính điều này có thể dẫn đến đầu tư sai lầm khiến cho dự án đầu tư không những
không tạo ra giá trị cho khách hàng mà còn làm tổn thất tài sản khiến khách hàng lâm vào tình cảnh phá sản. Vì vậy việc kiểm soát lại một lần nữa nhằm đưa ra kết luận hoàn chỉnh hơn về khả năng trả nợ và hạn chế rủi ro.
Do đó nhân viên QHKH theo sát ngay từ đầu với dự án, phương án, phải nắm được ngành nghề, đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh của từng khách hàng vay, thông tin thẩm định phải được khai thác phân tích, tổng hợp từ nhiều nguồn, coi trọng công tác phòng ngừa rủi ro, khai thác thông tin một cách có hiệu quả, để có đánh giá khách quan toàn diện trong công tác thẩm định.
Nhân viên QHKH cần tìm hiểu rõ quy trình và các sản phẩm cho vay của Ngân hàng nhằm có cách đánh giá và nhận xét một cách chính xác nhất. Dựa theo quy trình thẩm định hồ sơ nhân viên QHKH cần thẩm định và trình bày tờ trình thẩm định đầy đủ các mục theo yêu cầu của tờ trình mẫu. Đối với khách hàng doanh nghiệp, báo cáo tài chính thường tồn tại hai báo cáo là báo cáo thuế và báo cáo thực. Trong tờ trình thẩm định, phần tờ trình chính khi đưa báo cáo tài chính để phân tích thì nhân viên QHKH đưa báo cáo thuế và không cần phân tích. Tuy nhiên sẽ có phần phụ lục hợp đồng với báo cáo thực được phân tích đầy đủ nhằm đánh giá đúng tình hình tài chính của khách hàng.
• Kiểm soát về quy trình phê duyệt khoản vay
Khi tờ trình thẩm định hoàn thành và đưa ra các cấp phê duyệt, trên tờ trình yêu cầu chữ ký của nhân viên QHKH, chữ ký nháy của trưởng bộ phận khách hàng doanh nghiệp, ý kiến đề xuất và chữ ký của cấp kiểm soát (thường là trưởng phòng QHKH). Nếu các hồ sơ được trình về hội sở thì cần có ý kiến và chữ ký của cả Giám đốc chi nhánh. Sau đó cần đóng dấu tại phòng Hành chánh – Nhân sự, phòng Hành chánh – Nhân sự sau khi đóng dấu cần vô sổ đóng dấu.
Kiểm soát viên nội bộ sẽ kiểm tra việc thực hiện quy trình cho vay có đúng theo quy định của Ngân hàng:
Việc ra quyết định cho vay phải phù hợp với thẩm quyền ra quyết định của cấp phê duyệt hay không.
Mức cho vay so với vốn tự có của khách hàng so với giá trị tài sản thế chấp có phù hợp với quy định của quy chế cho vay và quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Thời hạn cho vay của dự án có đúng quy định hiện hành về quy chế cho vay.
Trong quy trình kiểm soát, khi cần thiết có những vướng mắc chưa rõ, kiểm soát viên nội bộ cần trao đổi với nhân viên trực tiếp giải quyết cho vay như là nhân viên QHKH, nhân viên quản lý tín dụng, nhân viên pháp lý chứng từ, nhân viên ngân quỹ đễ làm rõ những vấn đề đó.
• Thẩm định về tài sản đảm bảo tiền vay
Hiện nay do với chiến lược hoạt động chuyên môn hóa tập đoàn tài chính đa năng nên tài sản đảm bảo là bất động sản được chuyển cho công ty cổ phần Địa ốc Đại Á (Daialand) thẩm định và gửi cho phòng QHKH.
Đối với các tài sản là động sản như xe thì dựa trên giá bán do các công ty liên kết cho vay mua xe của Daiabank; lô hàng thế chấp thì được định giá bởi phòng Thẩm định tài sản trực thuộc Hội sở.
Quá trình xử lý nghiệp vụ phát sinh và giải ngân
Trong quy trình giải ngân, kiểm soát viên phải kiểm tra những thông tin sau: - Mã /tên khách hàng: Sự trùng khớp giữa chứng minh thư người vay, giữa người nhận tiền, và người có tên trong hồ sơ vay vốn. Nếu người nhận tiền là bên thứ ba thì cần có ủy nhiệm chi có chữ ký của pháp nhân đứng tên vay.
- Tài khoản cho vay: kiểm soát các hạch toán vào tài khoản chính xác, hợp lý. - Số tiền giải ngân: phải phù hợp với hợp đồng cho vay và đúng theo số tiền ghi trên giấy nhận nợ.
- Thời hạn vay: phù hợp với khoản vay, hình thức vay. Đúng theo quy định trong quy chế cho vay của Ngân hàng.
- Lãi suất: đúng với lãi suất quy định hiện hành của Tổng Giám đốc nhưng không được trái với các quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Nhân viên quản lý tín dụng kiểm soát sự phù hợp của giấy nhận nợ, kiểm tra chữ ký, mẫu dấu của khách hàng. Lưu ý các chứng từ có dấu hiệu sửa chữa, tẩy xóa (khi sửa chữa cần có ký nháy của nhân viên sửa và đóng dấu “correct”)…
Tóm lại, việc kiểm soát cần xem xét chứng từ phải đúng mẫu quy định, đầy đủ nội dung, đủ các chữ ký và con dấu, ngày tháng ghi trên giấy nhận nợ phù hợp với hợp đồng, chữ ký của người vay đúng mẫu đăng ký tại cơ quan công chứng.
Kiểm soát quá trình giám sát tín dụng và thẩm định định kỳ
Chậm nhất 15 ngày sau khi giải ngân là phải kiểm tra việc sử dụng vốn vay. Cụ thể:
- Kiểm tra sử dụng tiền vay, xem khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích không và đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng.
- Tiền vay được chuyển cho ai. Để thanh toán hợp đồng kinh tế nào. Có phù hợp với giấy đề nghị nhận tiền vay hay không.
Kiểm tra biện pháp tổ chức triển khai và tiến độ thực hiện dự án, phương án; đánh giá hiệu quả dự án, phương án vay vốn.
Kiểm tra hiện trạng, tình hiện biến động, thay đổi tài sản đảm bảo (số lượng, giá trị).
Kiểm tra sự thay đổi (nếu có) nguồn thu nhập của khách hàng vay (thu từ dự án, tiền lương, hay thu nhập khác).
Sau khi kiểm tra việc sử dụng khoản vay, nhân viên QHKH sẽ lập biên bản kiểm tra và báo báo đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng để báo cáo giám đốc, từ đó làm cơ sở phân loại nợ, trích lập dự phòng hạn chế rủi ro. Kiểm soát viên sẽ kiểm tra sự phù hợp của báo cáo này.
Kiểm soát và quản lý rủi ro
•Đối với rủi ro lãi suất
Để hạn chế rủi ro, Daiabank luôn quan tâm chặt chẽ đến việc điều hành lãi suất theo hướng chủ động và linh hoạt: lãi suất cho vay, lãi suất huy động…đối với từng loại hình sản phẩm, dịch vụ trong từng thời kỳ, thu hẹp chênh lệch kỳ hạn bình quân giữa tài sản có và tài sản nợ, theo điểm và các địa bàn khác nhân trên cơ sở
đảm bảo tính hiệu quả cao nhất. Daiabank áp dụng chính sách lãi suất thả nổi linh hoạt theo lãi suất thị trường trong từng thời kỳ, từ đó giảm thiểu rủi ro về lãi suất.
Hoạt động của Hội đồng Quản lý Tài sản nợ - Tài sản có và xử lý rủi ro trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban chức năng thuộc Ban Điều hành trong mô hình quản trị rủi ro hướng đến việc tiếp cận các thông lệ quốc tế cũng giúp nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro lãi suất của Daiabank.
• Đối với rủi ro tín dụng
Để hạn chế rủi ro, Daiabank thực hiện các biện pháp sau:
- Thực hiện chính sách phân tán rủi ro theo ngành, không tập trung vốn vào một hoặc vài ngành kinh tế mà trải đều trên nhiều ngành từ sản xuất đến thương mại, dịch vụ, tiêu dùng cá nhân.
- Qui định cụ thể hạn mức tín dụng đối với từng chi nhánh từng cấp phán quyết tín dụng, thực hiện mở rộng cơ chế tập thể quyết tín dụng, thu hẹp mức phán quyết tín dụng đối với cá nhân, đồng thời ban hành đầy đủ các qui định hướng dẫn chi tiết quá trình cấp tín dụng và quản lý sau cho vay.
- Chủ động trích lập quỹ dự phòng rủi ro theo qui định của pháp luật nhằm đảm bảo an toàn cho hoạt động tín dụng của Ngân hàng. Thường xuyên kiểm tra trước, trong và sau khi cho vay.
Kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ khách hàng
Hồ sơ khách hàng được lưu trữ tại bộ phận quản lý tín dụng nhằm giải quyết những vấn đề phát sinh khi cần thiết. Mỗi nhân viên quản lý tín dụng sẽ kiểm soát một số lượng hồ sơ như đã được bàn giao (có biên bản bàn giao). Khi nhân viên QHKH hay có bộ phận có liên quan đến quy trình cho vay mượn hồ sơ thì phải được ghi chép vào sổ theo dõi, có ký mượn và ký trả đầy đủ. Định kỳ, kiểm soát viên nội bộ sẽ kiểm tra tính đầy đủ của một bộ hồ sơ hoàn chỉnh lưu tại bộ phận quản lý tín dụng, yêu cầu sửa chữa và bổ sung những phần còn thiếu sót sao cho phù hợp với quy định của Ngân hàng.
Kiểm soát viên sẽ theo dõi về tài sản thế chấp, cầm cố trên số sách có khớp đúng chủng loại và giá trị như trong hợp đồng đảm bảo tiền vay; phải khớp đúng về
mặt thời gian, kiểm tra bộ phận kế toán và ngân quỹ có làm đúng thủ tục xuất nhập tài sản theo đúng quy định không.
Đối với những tài sản đảm bảo do Ngân hàng giữ và quản lý trong thời gian vay vốn kiểm soát viên sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng chủng loại tài sản, bảo xem có khớp đúng với hợp đồng đảm bảo tài sản và số sách kế toán không. Đối với những tài sản niêm phong thì đã niêm phong theo quy định chưa, kiểm tra việc bảo quản tài sản xem đảm bảo về mặt chất lượng và an toàn chưa. Đối với những khoản vay thế chấp bằng chính lô hàng thì việc cắt cử bảo vệ theo dõi và giám sát lô hàng cần được quan tâm nhiều hơn.
Kiểm tra việc sắp xếp chứng từ của một bộ hồ sơ theo quy đinh như là việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Ngân hàng nhằm để có thể truy xuất thông tin khi cần thiết một cách nhanh chóng nhất.
Kiểm soát việc thu nợ và xử lý nợ quá hạn
Theo quy định trong hợp đồng khi đến kỳ trả lãi hoặc gốc, nhân viên quản lý tín dụng sẽ có nhiệm vụ tính toán số tiền lãi đồng thời thông báo số tiền cần phải thu cho nhân viên QHKH nhân viên QHKH sẽ đôn đốc, nhắc nhở khách hàng về việc trả nợ... (Khách hàng có thể trả nợ trước thời hạn).
Tuy nhiên, không phải mọi khoản vay đều được thanh toán đúng hạn. Khi đó, bộ phận quản lý tín dụng và bộ phận QHKH tiến hành xem xét thẩm định lại để ra phương án cơ cấu lại thời hạn nợ trên cơ sở khả năng tài chính của mình và đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng vay.
Nếu đến kỳ trả nợ mà khách hàng không trả được đúng hạn và không được Ngân hàng điều chính kỳ han trả nợ thì hợp đồng tín dụng được chuyển sang nợ quá hạn.
Trong trường hợp khách hàng vay sử dụng vốn sai mục đích, vi phạm hợp đồng, có những sai phạm mà không khắc phục sửa chữa tùy theo mức độ mà Ngân hàng sẽ tạm ngừng cho vay hoặc chấm dứt cho vay.
Trong trường hợp khách hàng cố tình lừa đảo, gian lân, vi phạm hợp đồng bảo đảm tiền vay, cố tình tránh không trả thì Ngân hàng được phép chấm dứt hợp đồng cho vay và tiến hành khởi kiện.
2.2.2.2 Những hạn chế trong quy trình kiểm soát cho vay đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Ngân hàng TMCP Đại Á chi nhánh Trảng Bom: