H s do DN l p và cung c p: Khi có nhu c u vay v n, DN g i đ n Ngân hàng các gi y t sau đây.
- H s pháp lý: khách hàng g i đ n Ngân hàng khi thi t l p quan h vay v n l n đ u. Tu theo lo i hình pháp nhân, doanh nghi p t nhân, Cty h p danh, l nh v c, ngành ngh kinh doanh, có các gi y t sau: Quy t đ nh thành l p doanh nghi p ; i u l doanh nghi p (tr DN t nhân); Quy t đ nh b nhi m Ch t ch H QT, T ng giám đ c (giám đ c), k toán tr ng, quy t đ nh công nh n ban qu n tr , ch nhi m h p tác; ng ký kinh doanh; Gi y phép hành ngh ; Gi y phép đ u t (đ i v i DN có v n đ u t n c ngoài); Biên b n góp v n, danh sách thành viên sáng l p (Cty c ph n, Cty TNHH); H p đ ng liên doanh (đ i v i DN liên doanh); Quy t đ nh giao v n và các v n b n giao tài s n c a C c qu n lý v n và tài s n Nhà n c t i doanh nghi p (đ i v i DNNN); Quy ch phân c p qu n lý tài chính đ i v i DN có phân c p; Gi y ch ng nh n v n đ u t ban đ u (DNTN); Các th t c v k toán theo qui đ nh c a ngân hàng nh đ ng ký m u d u, ch ký c a ch tài kho n ho c ng i đ c u quy n, đ ng ký ch ký c a cán b giao d ch v i ngân hàng, gi y đ ng ký m tài kho n ti n g i ( n u ch a m ).
- H s kho n vay: cán b tín d ng thu th p đ c càng nhi u các t t các tài li u này, gi y đ ngh vay v n ; K ho ch s n xu t kinh doanh ; các báo cáo tài chính 3 n m g n nh t đã đ c ki m toán và quý g n nh t g m b ng t ng k t tài s n, báo cáo k t qu ho t đ ng SXKD, thuy t minh báo cáo tài chính, l u chuy n ti n t còn đ i v i pháp nhân ho t đ ng ch a đ c 2 n m thì g i báo cáo tài chính th i đi m g n nh t ; Các báo cáo tài chính d tính cho 3 n m s p t i và c s tính toán; B ng kê các lo i công n t i Ngân hàng BIDV, các t ch c tín d ng khác; B ng kê các kho n ph i thu ph i tr l n; Các hóa đ n kinh t v hàng hoá, xu t nh p kh u...; H s khách có liên quan nh H b o hi m hàng hoá, d toán chi phí ho t đ ng đ c duy t...Ngoài ra, đ i v i kho n vay trung và dài h n còn c n thêm báo cáo nghiên c u ti n kh thi, kh thi ho c báo cáo đ u t , quy t đ nh phê duy t d án đ u t c a c p có th m quy n, thi t k k thu t và t ng d toán...
41
- H s đ m b o ti n vay: tr ng h p cho vay không c n b o đ m c n có gi y cam k t c a DN th c hi n b o đ m b ng tài s n khi Ngân hàng yêu c u, ch th c a Chính ph v cho DN vay không có b o đ m. Tr ng h p ph i b o đ m b ng tài s n c a khách hàng DN thì th t c gi y t ph c t p h n nhi u. G m có gi y t pháp lý ch ng nh n quy n s h u tài s n nh b n chính quy n s h u tài s n, gi y ch ng nh n đ ng ký, gi y phép l u hành, ch ng nh n quy n s d ng đ t, các ch ng t có giá...; gi y ch ng nh n b o hi m tài s n ; các lo i gi y t khác liên quan. Tr ng h p b o đ m b ng tài s n hình thành t v n vay c n có gi y cam k t th ch p tài s n hình thành t v n vay, công v n c a Chính ph cho phép đ c b o đ m b ng tài s n hình thành t v n vay. Tr ng h p b o lãnh b ng tài s n c a bên th ba ngoài gi y t nh tr ng h p b o đ m b ng tài s n c a khách hàng còn c n cam k t b o lãnh b ng tài s n c a bên th ba đ DN vay v n.
- H s do Ngân hàng l p : đ c l p sau khi ngân hàng thu th p thông tin khách hàng, h s vay v n, th m đ nh cho vay. Bao g m: báo cáo th m đ nh tái th m đ nh; biên b n h p h i đ ng tín d ng trong tr ng h p ph i qua h i đ ng tín d ng; các lo i thông báo nh thông báo t ch i cho vay, thông báo cho vay, thông báo gia h n n , thông báo n đ n h n, thông báo n quá h n, thông báo t m ng ng cho vay, thông báo ch m d t cho vay ; s theo dõi cho vay – thu n (dùng cho cán b tín d ng).
- H s do khách hàng và ngân hành cùng l p: Ch đ c l p khi ngân hàng ch p nh n cho vay v n. Bao g m: h p đ ng tín d ng ; gi y nh n n ; h p đ ng b o đ m ti n vay; biên b n k m tra sau khi cho vay; biên b n xác đ nh n r i ro b t kh kháng trong tr ng h p b n r i ro. Tu th c ti n ho t đ ng kinh doanh, mà giám đ c Chi nhánh đi u hành, h ng d n, b sung, hoàn chnh B h s cho vay c th kèm theo các quy đ nh trên đây.
B h s vay v n c a Doanh nghi p cung c p cho ngân hàng th hi n n ng l c tài chính c ng nh tình hình ho t đ ng c a doanh nghi p. Vi c thu th p h s m t cách đ y đ c ng là c s đ Ngân hàng thu th p thông tin v khách hàng, ti n hành th m đ nh m t cách chính xác và toàn di n. H s doanh nghi p và Ngân hàng cùng l p còn đ m b o tính khách quan, th hi n s th ng nh t gi a hai bên, tránh tr ng h p mâu thu n sau này. Nh v y, h s vay v n v a giúp Ngân hàng trong vi c đánh giá doanh nghi p, v a giúp doanh nghi p đ m b o quy n l i trong vay v n.