kế toỏn mỏy.
Tổ chức mó húa cỏc đối tượng quản lý
Mó húa là hỡnh thức để thực hiện việc phõn loại, gắn ký hiệu, xếp lớp cỏc đối tượng cần quản lý. Nhờ đú sẽ cho phộp nhận diện, tỡm kiếm một cỏch nhanh chúng, khụng cần nhầm lẫn cỏc đối tượng trong quỏ trỡnh xử lý thụng tin tự động, mặt khỏc cho phộp tăng tốc độ xử lý thụng tin, tăng độ chớnh xỏc, giảm thời gian nhận vật liệu và tiết kiờm bộ nhớ. Nguyờn tắc chung của việc mó húa cỏc đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, cú hệ thống, đảm bảo tớnh thốn nhất, nhất quỏn và phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành, phần mềm kế toỏn.
Việc xỏc định cỏc đối tượng cần mó húa là hoàn toàn tựy thuộc vào yờu cầu quản trị của doanh nghiệp. Thụng thường trong cụng tỏc kế toỏn NVL, những đối tượng chủ yếu sau cần được mà húa:
- Danh mục tài khoản (TK152, TK111, TK331, TK621…) - Danh mục chứng từ ( Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…) - Danh mục vật tư, sản phẩm, hàng húa.
- Danh mục khỏch hàng (nhà cung cấp). - Danh mục kho
Khai bỏo cài đặt
Sau khi mó húa cho cỏc đối tượng, doanh nghiệp phải khai bỏo cài đặt thụng tin đặc thự liờn quan đến đối tượng này. Vớ dụ, liờn quan đến vật liệu, sản phẩm, hàng húa ta cú thể khai bỏo về: kho, tờn, mó, đơn vị tớnh,… Thụng qua việc cài đặt những thụng số này thỡ khi làm việc những đối tượng nào, mỏy sẽ tự động hiện lờn cỏc thụng số cài đặt, khai bỏo liờn quan đến đối tượng đú ( do đó ngầm định).
Chứng từ kế toỏn
Tổ chức chứng từ kế toỏn là khõu đầu tiờn của cụng tỏc kế toỏn nhằm cung cấp thụng tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thụng tin biến đổi thành thụng tin kế toỏn cung cấp cho cỏc đối tượng sử dụng.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm
- Xỏc định và xõy dựng hệ thống danh mục chứng từ trờn mỏy. - Tổ chức luõn chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toỏn NVL với cỏc bộ phận khỏc cú liờn quan như: kế toỏn tổng hợp, kế toỏn chi phớ và giỏ thành….. Cuối cựng, chứng từ kế toỏn phải được chuyển về bộ phận kế toỏn đảm nhiệm phần hành kế toỏn NVL để tiến hành nhập liệu.
Hệ thống tài khoản kế toỏn
Trong phần mềm kế toỏn thường cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựa trờn hệ thống tài khoản do Bộ Tài chớnh ban hành.
Cỏc doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mỡnh mà xõy dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 theo cỏc đối tượng quản lý đó được mó húa chi tiết.
Trỡnh tự kế toỏn
Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm. Để tăng cường tớnh tự động húa cú thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phần danh mục. Vật liệu cú đặc thự là quản lý tại kho riờng và cú thể chia phần hành kế toỏn vật liệu thành hai phần hành là kế toỏn cỏc nghiệp vụ nhập và kế toỏn cỏc nghiệp vụ xuất vật liệu. Với vật liệu, khi nhập kho và xuất kho phải chỉ rừ tờn kho bảo quản, lưu giữ và đú là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu. Trong điều kiện ứng dụng mỏy vi tớnh thỡ việc kế toỏn chi tiết NVL tại kho và tại phũng kế toỏn rất thuận tiện, nhất là khi doanh nghiệp tổ chức hạch toỏn chi tiết NVL theo phương phỏp ghi thẻ song song mà ở phũng và ở kho cú mỏy vi tớnh nối mạng.
Với cỏc nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giỏ mua, cỏc chi phớ mua được tớnh vào giỏ vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập kho cựng một phiếu nhiều loại vật liệu thỡ chương trỡnh cũng cho phộp nhập cựng nhưng phải cựng kho. Nếu phỏt sinh chi phớ mua cần phõn bổ chi phớ cho từng loại vật liệu nhập kho để làm căn cứ tớnh giỏ vốn xuất kho.
Đối với những nghiệp vụ xuất vật liệu thỡ chương trỡnh phải tự động tớnh giỏ vốn xuất kho. Theo quy định, giỏ vốn của vật liệu xuất kho cú thể được tớnh bằng một trong cỏc phương phỏp: giỏ thực tế đớch danh, bỡnh quõn gia quyền, nhập trước
– xuất trước, nhập sau – xuất trước. Vật liệu xuất kho cú thể là xuất cho quản lý hoặc cỏc mục đớc khỏc nhau nhưng thụng thường là cho sản xuất và giỏ trị vật liệu
CHƯƠNG 2