- Kế toỏn hạch toỏn và thanh toỏn xõy dựng cơ bản:
2.2.4. Tổ chức lập, luõn chuyển chứng từ và thủ tục nhập xuất kho NVL.
2.2.4.1. Thủ tục, chứng từ nhập kho.
Tất cả NVL do Tổng Cụng ty Điện lực Miền Bắc cấp và Cụng ty Điện Lực Thanh Húa mua đều phải nhập kho, khi nhập kho phải cú đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của từng loại. Căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế của từng dự ỏn hoặc từng hợp đồng, Cụng ty Điện Lực Thanh Hoỏ tiến hành nghiệm thu vật tư, hàng hoỏ khi giao hàng. Cụng ty Điện Lực Thanh Hoỏ tổ chức một Hội đồng nghiệm thu vật tư, hàng hoỏ thực hiện nghiệm thu vật tư nhập kho sau đú lập Biờn bản nghiệm thu vật tư, Biờn bản giao nhận hàng hoỏ với nhà cung cấp hàng và gửi cho phũng Vật tư vận tải. Cỏc loại cụng cụ thụng thường cú giỏ trị sử dụng dưới 1 năm, số lượng ớt, giỏ trị nhỏ hơn 5 triệu đồng một lần mua cho nhiều chủng loại (văn phũng phẩm, bulụng, ốc vớt…) thỡ khụng nhất thiết phải cú Biờn bản nghiệm thu vật tư.
Thủ kho và kế toỏn vật tư tiến hành kiểm tra số lượng, quy cỏch nguyờn vật liệu trờn cơ sở cỏc hoỏ đơn chứng từ nhận từ phũng Vật tư vận tải, nếu thấy khớp đỳng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Ngược lại, thủ kho chưa nhập kho nguyờn vật liệu mà chờ ý kiến của lónh đạo nhà mỏy để xỏc định nhuyờn nhõn và xử lý.
Kế toỏn vật tư căn cứ vào hồ sơ phũng Vật tư vận tải chuyển đến bao gồm cỏc chứng từ: Biờn bản nghiệm thu vật tư, Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị mua vật tư (của phũng Vật tư vận tải), Hoỏ đơn GTGT, Hoỏ đơn cước phớ vận chuyển (nếu
cú) … để hạch toỏn, lập phiếu nhập kho trờn mỏy tớnh theo quy định. Phiếu nhập kho được kế toỏn lập thành 3 liờn, ký và ghi rừ họ tờn vào cả 3 liờn:
Liờn 1: lưu ở phũng Tài chớnh - kế toỏn Liờn 2: lưu ở phũng Vật tư vận tải Liờn 3: lưu đơn vị nhập.
Phiếu nhập kho được chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày thỏng năm nhập và ký tờn vào phiếu nhập, đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xỏc định số lượng tồn kho để kế toỏn vật tư đối chiếu, ký xỏc nhận và nhận phiếu nhập xuất theo định kỳ. Người giao hàng ký tờn khi giao hàng vào kho. Sau khi đó nhập kho vật tư, thủ kho ký vào phiếu nhập và chịu trỏch nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phũng Vật tư vận tải và giữ lại 1 liờn để chuyển cho kế toỏn ghi chộp vào sổ sỏch hạch toỏn.
Như vậy thủ tục nhập kho NVL gồm cỏc chứng từ :
• Hoỏ đơn GTGT (bảng 2.1 và 2.4)
• Biờn bản kiểm nghiệm vật tư (bảng 2.2)
• Phiếu nhập kho (bảng 2.3 và 2.5)
Kiểm tra số thực nhập
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ trỡnh tự nhập kho nguyờn võt liệu
Vớ dụ:
Ngày 04/11/2012 nhập kho vật liệu “ Acquy kớn 2V-60Ah” theo húa đơn số 0080820 và PNK số 0308K02 0001.
Ngày 06/11/2012 nhập kho vật liệu “ Ghớp nhụm 3 BL AC50” theo húa đơn số 0003487 và PNK số 0308K02 0002.
Húa đơn GTGT Biờn bản kiểm nghiệm
Bảng 2.1: HểA ĐƠN GTGT
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL
Ký hiệu: PS/2007B Số: 0080820 Liờn 2: Giao cho khỏch hàng
Ngày 04/11/2012
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Cổ phần Acquy Tia sỏng Địa chỉ: Đại lộ Tụn Đức Thắng – TP Hải Phũng MST: 02001684581
Số tài khoản: 14024826768016
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Anh Sơn Đơn vị: Điện Lực Thanh Hoỏ
Địa chỉ: 98 Triệu Quốc Đạt TP. Thanh Hoỏ MST: 01001004170091
Số tài khoản:18559450238457
Hỡnh thức thanh toỏn: Bằng chuyển khoản
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Acquy kớn 2V – 60Ah Bỡnh 18 1.053.000 18.954.000
Cộng tiền hàng: 18.954.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.895.400
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 20.849.400
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu tỏm trăm bốn mươi chớn ngàn bốn trăm đồng chẵn.