THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CễNG TY CP XÂY DỰNG DỊCH
3.2.3.3. Kế toỏn chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm tại Cụng ty CP Xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An
dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An
• Kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Đõy là khoản mục chi phớ chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong toàn bộ giỏ thành xõy lắp. Nờn việc hoạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp phải chi tiết cho từng đối tượng (cụng trỡnh,hạng mục cụng trỡnh) theo giỏ thực tế của từng loại vật liệu như: giỏ mua, chi phớ thu mua, chi phớ vận chuyển đến chõn cụng trỡnh.
Qua khảo sỏt thực tế cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty CP Xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An cho thấy khi xuất kho nguyờn vật liệu cho thi cụng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh nào kế toỏn đều mở sổ chi tiết hạch toỏn trực tiếp cho cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú, cụng ty hạch toỏn khoản mục chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp vào tài khoản 621.
Để xỏc định giỏ trị vật liệu xuất dựng vào chi phớ sản xuất cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh định kỳ cụng ty tiến hành kiểm kờ kho vật liệu và thường
được tiến hành cựng với kiểm kờ giỏ trị sản phẩm dở dang. Đối với cụng trỡnh cú thời gian thi cụng trờn 3 thỏng thỡ định kỳ (theo quý, 6 thỏng hay 1 năm) phải kiểm kờ một lần.Kết quả kiểm kờ phải được đối chiếu với số liệu trờn thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết của kế toỏn từ đú xỏc định số chờnh lệch giữa kiểm kờ và số kế toỏn và đưa ra cỏc biện phỏp xử lý phự hợp.
Nguyờn vật liệu dựng trong thi cụng cụng trỡnh xõy dựng chủ yếu: xi măng, cỏt, đỏ, gạch, sỏi, thộp…, sơn, đinh, vải bạt che, bảo hộ lao động…
Sơ đụ̀ 3.5: Quy trình hạch toán chi phí nguyờn vật liệu trực tiờ́p
Mỏy tớnh xử lý dữ liệu
Phiếu xuất kho NVL, HĐGTGT và phiếu chi (nếu cú)
Nhập chứng từ kế toỏn vào cỏc phõn hệ nghiệp vụ.
- Kế toỏn hàng tồn kho/cập nhật số liệu/phiếu xuất kho
- Kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả / cập nhật mua xuất thẳng Sổ chi tiết -TK 621, 152 Sổ tổng hợp -Sổ nhật ký chung -Sổ cái các TK 621,152,… Bảng cõn đối số phỏt sinh của cỏc tài khoản
Trong trường hợp vọ̃t liợ̀u mua vờ̀ được xuṍt dùng ngay phục vụ thi cụng, quy trình tạm ứng nguyờn liợ̀u như sau: Căn cứ vào kờ́ hoạch sản xuṍt được giao và thực tờ́ phát sinh tại từng thời điờ̉m tại các đụ̣i cụng trình phòng điờ̀u đụ̣ng thi cụng lọ̃p kờ́ hoạch yờu cõ̀u xử dụng tiờ́n đụ̣ cung cṍp vọ̃t tư trong tháng cùng với giṍy đờ̀ nghị xuṍt kho hoặc đè nghị tạm ứng gửi vờ̀ phòng kờ́ hoạch kỹ thuọ̃t, trong bảng kờ́ hoạch có ghi rõ: Sụ́ lượng, đơn giá, thời gian cõ̀n và những nơi cung ứng. Phòng kờ́ hoạch kỹ thuọ̃t có trách nhiợ̀m kiờ̉m tra, ký xác nhọ̃n, chuyờ̉n tới ban giám đụ́c ký duyợ̀t, sau đó bụ̣ phọ̃n kho tiờ́n hành xuṍt kho, đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình tiờ́n hành nhọ̃n nguyờn vọ̃t liợ̀u thi cụng.
Nờ́u là giṍy đờ̀ nghị tạm ứng thì đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình qua phòng kờ́ toán đờ̉ lĩnh tiờ̀n từ đó đi mua vọ̃t liợ̀u phục vụ thi cụng. Tuy nhiờn giá vọ̃t tư đờ̀u phải do cụng ty phờ duyợ̀t. Vọ̃t tư mua vờ̀ được chuyờ̉n thẳng vào kho của đụ̣i và được xuṍt dùng trực tiờ́t thi cụng cụng trình. Khi có hàng kèm hóa đơn vờ̀, đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình và nhõn viờn kỹ thuọ̃t thủ kho kiờ̉m tra sụ́ lượng, chṍt lượng sau đó thủ kho tiờ́n hành phiờ́u nhọ̃p nho làm 3 liờn: mụ̣t liờn giữ lại làm căn cứ ghi thẻ kho, mụ̣t liờn giao cho đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình làm căn cứ đụ́i chiờ́u, mụ̣t liờn kờ́ toán đụ̣i giư đờ̉ nụ̣p vờ̀ phòng kờ́ toán cụng ty. Kờ́ toán đụ̣i nhọ̃n các hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn mua hàng, phiờ́u nhọ̃p kho, phiờ́u xuṍt kho sau đó gửi vờ̀ phòng kờ́ toán cụng ty.
Kờ́ toán cụng ty sẽ tiờ́n hành kiờ̉m tra tình hợp lý của chứng từ rồi tiờ́n hành nhọ̃p sụ́ liợ̀u vào máy tính. Phõ̀n mờ̀m kờ́ toán sẽ xử lý thụng tin tự đụ̣ng kờ́t xuṍt ra sụ̉ nhọ̃t ký chung, sụ̉ chi tiờ́t tài khoản 621, sụ̉ cái tài khoản 621, bảng tụ̉ng hợp chi tiờ́t chi phí nguyờn vọ̃t liợ̀u trực tiờ́p (phụ lục 1, 2, 3)
•Kờ́ toán chi phí nhõn cụng trực tiờ́p
Chi phí nhõn cụng trực tiờ́p là khoản chi phí chiờ́m tỷ trọng lớn thứ hai trong toàn bụ̣ giá trị cụng trình vì vọ̃y viợ̀c tính toán đúng khoản mục này đóng vai trò quan trọng trong viợ̀c tọ̃p hợpb chi phí sản xuṍt và tính giá thành sản phõ̉m cho từng đụ́i tượng chính xác. Chi phí nhõn cụng trực tiờ́p tại cụng ty là các khoản tiờ̀n cụng của cụng nhõn trực tiờ́p xõy lắp, cụng nhõn chuõ̉n bị thi cụng, cụng nhõn khuõn vác, cụng nhõn thu dọn cụng trường…
Do điờ̀u kiợ̀n máy móc của cụng ty còn nhiờ̀u hạn chờ́ chi phí sử dụng nhõn cụng trực tiờ́p võ̃n chiờ́m tỷ trọng lớn với hình thức sử dụng lao đụ̣ng phù hợp với đặc điờ̉m của loại hình xõy lắp. Hiợ̀n nay cụng ty có hai loại lao đụ̣ng:
+ Lực lượng lao đụ̣ng có trong danh sách cụng ty, lao đụ̣ng ký hợp đụ̀ng ngắn hạn và khụng thời hạn: đõy là lực lượng nòng cụ́t của cụng ty đã được qua đào tạo thi cụng những phõ̀n viợ̀c mang tính phức tạp đòi hỏi cả vờ̀ mặt kỹ thuọ̃t và mỹ thuọ̃t cụng trình.
Hình thức và trả lương cho đụ́i tượng này được áp dụng là “trả lương theo thời gian”.
Cơ sở đờ̉ trả lương: căn cứ vào hợ̀ sụ́ cṍp bọ̃c lương của cụng nhõn viờn và sụ́ ngày cụng nhõn viờn đó thực tờ́ làm viợ̀c trong tháng để tính ra sụ́ tiờ̀n phải trả. Hàng tháng viợ̀c theo dõi và chṍm cụng cho cán bụ̣ cụng nhõn viờn được thực hiợ̀n qua bảng chṍm cụng. Lực lượng này thường là cụng nhõn lỏi máy, đụ̣i trưởng cụng trình, giám sát cụng trình, cán bụ̣ cụng nhõn viờn quản lý…
Tiờ̀n lương cơ bản Sụ́ ngày làm viợ̀c
Lương theo thời gian = x
bình quõn/ngày trong tháng (4) Mức lương cơ bản x Hợ̀ sụ́ lương
Tiờ̀n lương cơ bản bình quõn/ngày = (5) Sụ́ ngày làm viợ̀c trong tháng
Cụng ty tiờ́n hành các khoản trích theo lương cho lực lượng này theo đúng quy định của nhà nước, cụng ty luụn đảm bảo cụng viợ̀c cho sụ́ lượng lao đụ̣ng này. Tiờ̀n lương của lực lượng này thường tính vào chi phí lương nhõn viờn quản lý của chi phí sản xuṍt chung và chi phí lương nhõn viờn lái máy thi cụng.
+ Lực lượng lao đụ̣ng bờn ngoài theo thời vụ tại cụng trỡnh do các đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình trực tiờ́p thuờ theo vụ viợ̀c phát sinh tại cụng trình. Do các cụng trình ở nhiờ̀u khu vực khác nhau nờn khi có nhu cõ̀u thuờ nhõn cụng đụ̣i trưởng đụ̣i cụng
trình tiờ́n hành ký hợp đụ̀ng làm khoán với các đụ̣i sản xuṍt ở địa phương hoặc thuờ nhõn cụn thi cụng tại địa phương nơi thi cụng cụng trình đờ̉ tiờ́t kiợ̀m chi phí phụ cṍp lưu đụ̣ng cho cụng nhõn, giá thuờ nhõn cụng rẻ.
Hình thức trả lương cho đối tượng lao động này là theo khụ́i lượng cụng viợ̀c. Cơ sở đờ̉ trả lương: Căn cứ vào khụ́i lượng cụng viợ̀c hoàn thành và đơn giá tiờ̀n lương cụng viợ̀c khoán. Đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình tiờ́n hành khoán theo cụng viợ̀c, khi hợp đụ̀ng làm khoán thực hiợ̀n xong, đụ̣i trưởng sẽ lọ̃p biờn bản nghiợ̀m thu khụ́i lượng cụng viợ̀c hoàn thành, biờn bản thanh toán và biờn bản thanh lý hợp đụ̀ng. Sau đó thanh toán tụ̉ng thờ̉ lương theo hợp đụ̀ng với đại diợ̀n tụ̉ thuờ ngoài mà khụng cõ̀n tiờ́n hành chṍm cụng và chia lương.
Đụ́i với các cụng trình ở xa có kờ́ toán đụ̣i đóng chụ́t tại cụng trình. Cuụ́i tháng đụ̣i trưởng đưa bảng chṍm cụng cho kờ́ toán đụ̣i tính lương tháng từng lao đụ̣ng. Kờ́ toán đụ̣i tiờ́n hành lọ̃p bảng thanh toán tiờ̀n lương cho cụng nhõn sau đó gửi lờn phòng tài chính kờ́ toán của cụng ty. Kờ́ toán cụng ty xem xét và tạm ứng cho đụ̣i trưởng tiờ̀n đờ̉ thanh toán lương cho cụng nhõn. Khi nhọ̃n lương cụng nhõn sẽ ký nhọ̃n vào bảng lương đó rụ̀i kờ́ toán đội sẽ lờn cụng ty sẽ hoàn ứng.
Sơ đụ̀ 3.6: Quy trình hạch toán chi phí nhõn cụng trực tiờ́p
Mỏy tớnh xử lý dữ liệu
-Bảng chṍm cụng - Hợp đụ̀ng làm khoán - Biờn bản nghiợ̀m thu cụng viợ̀c hoàn thành
Nhọ̃p vào máy tính dùng phõ̀n mờ̀m Execl đờ̉ tính lương
Bảng phõn bụ̉ tiờ̀n lương và bảo hiờ̉m xã
hụ̣i Bảng lương
Nhọ̃p sụ́ liợ̀u đã tính toán (phiờ́u kờ́ toán) vào phõ̀n mờ̀m kờ́ toán Sụ̉ chi tiờ́t - TK 622, 334, 338… Sụ̉ tụ̉ng hợp - Sụ̉ nhọ̃t ký chung - Sụ̉ cái các TK 622, 334
Bảng cõn đụ́i sụ̉ phát sinh của các tài khoản
Ghi chú: Nhọ̃p sụ́ liợ̀u hàng ngày
In sụ̉, báo cáo cuụ́i tháng, quý, năm
Cuụ́i tháng căn cứ các chứng từ gốc do đụ̣i xõy lắp gửi lờn kờ́ toán cụng ty tiờ́n hành tọ̃p hợp và lọ̃p bảng phõn bụ̉ tiờ̀n lương và bảo hiờ̉m xã hụ̣i cho toàn cụng ty. Sau đó kế toán tiờ́n hành nhọ̃p dữ liợ̀u vào máy tính, phõ̀n mờ̀m kờ́ toán sẽ xử lý và tự đụ̣ng kờ́t xuṍt ra sụ̉ nhọ̃t ký chung, sụ̉ chi tiờ́t tài khoản 622, sụ́ cái tài khoản 622 và bảng tụ̉ng hợp chi tiờ́t chi phí nhõn cụng trực tiờ́p (phụ lục 4, 5)
• Kờ́ toán chi phí sử dụng máy thi cụng
Hiợ̀n nay nhu cõ̀u sử dụng máy thi cụng đóng vai trò quan trọng trong viợ̀c thi cụng các cụng trình, đờ̉ ký được các gói thõ̀u cụng ty cõ̀n phải có các chiờ́n lược xõy dựng cụ thờ̉ tiờ́t kiợ̀m chi phí muụ́n thờ́ cụng ty phải có máy thi cụng phù hợp đờ̉ tăng năng suṍt lao đụ̣ng đảm bảo chṍt lượng cụng trình vờ̀ thời gian và tiờ́n đụ̣ thi cụng. Nhọ̃n thức được tõ̀m quan trọng của máy móc và đõ̉y nhanh quá trình tự đụ̣ng hóa nhiờ̀u khõu trong sản xuṍt dõ̀n dõ̀n thay thờ́ sức lao đụ̣ng, cụng ty đã mua mụ̣t sụ́ loại máy thi cụng khá đụ̀ng bụ̣ với nhiờ̀u chủng loại áp dụng cụng nghợ̀ thi cụng mới tiờn tiờ́n góp phõ̀n tiờ́t kiợ̀m chi phí.
Nhưng do đặc điờ̉m của ngành xõy dựng là điờ̉m thi cụng phõn bố ở nhiờ̀u địa bàn khác nhau nờn đụ́i với những cụng trình ở gõ̀n cụng ty thì dùng máy móc hiợ̀n có ở cụng ty còn những cụng trình ở xa đờ̉ tiờ́t kiợ̀m chi phí vọ̃n chuyờ̉n, đảm bảo được tiờ́n đụ̣ thi cụng thì cụng ty sẽ giao nhiợ̀m vụ thuờ máy thi cụng cho đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình.
Khi có nhu cõ̀u sử dụng máy thi cụng, các đụ̣i đờ̀u phải tiờ́n hành báo cáo với cụng ty và viờ́t giṍy đờ̀ nghị điờ̀u đụ̣ng máy thi cụng gửi vờ̀ cụng ty. Trong kờ́ hoạch có ghi đõ̀y đủ sụ́ lượng máy và thời gian cụ thờ̉ sử dụng máy. Phòng kỹ thuọ̃t sẽ tiờ́p nhọ̃n và xem xét các loại máy mà đụ̣i yờu cõ̀u, sau đó phòng kỹ thuật sẽ lọ̃p tờ trình liờn quan đờ́n ban giám đụ́c xem xét và ra lợ̀nh điờ̀u đụ̣ng xe, máy thi cụng. Trường hợp đơn vị khụng có loại máy thi cụng đó hoặc cụng trình thi cụng ở xa thì đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình sẽ tiờ́n hành thuờ máy thi cụng, khi đó các bờn lọ̃p hợp đụ̀ng thuờ máy trong đó quy định rõ khụ́i lượng cụng viợ̀c phải làm, thời gian và sụ́ tiờ́n
mà cụng ty phải trả bờn cho thuờ máy thi cụng. Sau khi ký hợp đụ̀ng thuờ máy, máy được đưa vào sử dụng. Hằng ngày thợ lái ghi nhọ̃t trình xe máy hoạt đụ̣ng, cuụ́i tháng đại diợ̀n chủ phương tiợ̀n cùng đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình đờ̉ cùng xác định sụ́ giờ máy chạy. Biờn bản xác nhọ̃n này cùng với đơn giá thuờ máy trong hợp đụ̀ng ban đõ̀u là căn cứ đờ̉ hai bờn tính ra chi phí thuờ máy phải trả.
Các chi phí liờn quan đờ́n viợ̀c sử dụng máy thi cụng bao gụ̀m: Chi phí nhõn viờn lái máy, chi phí nhiờn liợ̀u sử dụng cho máy móc, chi phí khṍu hao máy thi cụng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiờ̀n khác: chi phí thuờ máy, chi phí sửa chữa máy,…
+ Đụ́i với chi phí nhiờn liợ̀u, vọ̃t liợ̀u phục vụ cho máy thi cụng hoạt đụ̣ng: như dõ̀u, xăng, bình điợ̀n…được hạch toán tương tự như chi phí nguyờn vọ̃t liợ̀u trực tiờ́p. Căn cứ vào phiờ́u xuṍt kho, bảng kờ vọ̃t tư sử dụng cho máy thi cụng đụ̣i trưởng cụng trình gửi lờn kờ́ toán tiờ́n hành nhọ̃p sụ́ liợ̀u vào phõ̀n mờ̀m kờ́ toán.
+ Đụ́i với chi phí nhõn cụng lái máy: tùy thuụ̣c vào khụ́i lượng cụng viợ̀c mà cụng ty điờ̀u đụ̣ng lao đụ̣ng hợp lý. Nhõn viờn lái máy là lực lượng lao đụ̣ng có trong danh sách của cụng ty nờn viợ̀c tính lương theo thời gian làm viợ̀c phụ thuụ̣c vào bảng chṍm cụng và phải tiờ́n hành trích các khoản trích theo lương đúng quy định hiợ̀n hành. Thu nhọ̃p của nhõn viờn lái máy bao gụ̀m tiờ̀n lương, tiền lương làm thờm giờ, phụ cṍp ăn ca. Đõy là lương thỏa thuọ̃n khụng tính theo thang bọ̃c hợ̀ sụ́ lương, hợ̀ sụ́ lương chỉ là căn cứ đờ̉ tính BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Cuụ́i tháng căn cứ vào bảng chṍm cụng do đụ̣i trưởng gửi lờn, kờ́ toán sẽ tiờ́n hành lọ̃p bảng thanh toán tiờ̀n lương cho cụng nhõn.
Sơ đụ̀ 3.7: Quy trình hạch toán chi phí sử dụng máy thi cụng
Mỏy tớnh xử lý dữ liệu
Ghi chú: Nhọ̃p sổ liợ̀u hàng ngày In sụ́, báo cáo cuụ́i tháng, quý, năm
+ Đụ́i với chi phí khṍu hao máy thi cụng: cụng ty tọ̃p hợp trực tiờ́p cho từng cụng trình, hạng mục cụng trình theo phương pháp đường thẳng, chi phí khṍu hao máy thi cụng do kờ́ toán tiờ̀n mặt kiờm tài sản cụ́ định tính toán và lọ̃p bảng trích khṍu hao máy thi cụng cho từng cụng trình, hạng mục cụng trình. Trích khṍu hao hàng tháng của máy thi cụng được thực hiợ̀n trờn phõ̀n mờ̀m kờ́ toán theo cụng thức của phõ̀n mờ̀m đã định sẵn và các thụng tin như khai báo ban đõ̀u vờ̀ TSCĐ.
+ Đụ́i với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: như chi phí thuờ máy thi cụng, chi phí sửa chữa máy… được đụ̣i trưởng đụ̣i cụng trình tọ̃p hợp các chứng từ liờn quan như: hóa đơn mua hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiờ́u chi… và gửi vờ̀ phòng kờ́ toán của cụng ty định kỳ làm căn cứ hạch toán ghi sụ̉.
Nờ́u máy thi cụng được sử dụng cho nhiờ̀u đụ́i tượng khác nhau thì kờ́ toán tọ̃p
Bảng cõn đụ́i sụ̉ phát sinh của các tài khoản
- Hóa đơn GTGT, phiờ́u xuṍt kho, bảng kờ vọ̃t tư…
Nhọ̃p vào Execl đờ̉ tính toán
Bảng phõn bụ̉ khṍu hao, bảng phõn bụ̉ lương…
Nhọ̃p sụ́ liợ̀u đã tính toán vào phõ̀n mờ̀m kờ́ toán Sụ̉ chi tiờ́t - TK 623, 214, 334, 338… Sụ̉ tụ̉ng hợp - Sụ̉ nhọ̃t ký chung - Sụ̉ cái các TK 623, 334,338…
hợp toàn bụ̣ chi phí có liờn quan sau đó phõn bụ̉ cho các đụ́i tượng theo tiờu thức sau: CP sử dụng MTC ΣCP sử dụng MTC cần phõn bổ cho Thời gian sử dụng
= x
phõn bổ cho CT A Σthời gian sử dụng MTC MTC của CTA
Kờ́ toán cụng ty sẽ tiờ́n hành kiờ̉m tra tính hợp lý của chứng từ rụ̀i tiờ́n hành nhọ̃p sụ́ liợ̀u vào máy tính. Phõ̀n mờ̀m kờ́ toán sẽ xử lý thụng tin tự đụ̣ng kờ́t xuṍt ra sụ̉ nhọ̃t ký chung, sụ̉ chi tiờ́t tài khoản 623, sụ̉ cái tài khoản 623, bảng tụ̉ng hợp chi tiờ́t chi phí sử dụng máy thi cụng (phụ lục 6, 7, 8)
• Kờ́ toán chi phí sản xuṍt chung
Chi phí sản xuṍt chung là khoản chi phí có liờn quan đờ́n viợ̀c tụ̉ chức, phục vụ quản lý thi cụng của các đụ̣i xõy lắp ở cụng trường xõy dựng như: Chi phí nhõn viờn quản lý đụ̣i, chi phí nguyờn vọ̃t liợ̀u, cụng cụ dụng cụ dùng cho quản lý, chi phí điợ̀n nước, chi phí tiờ́p khách, chi phí kiờ̉m nghiợ̀m… đõy là những khoản chi phí khụng trực tiờ́p cṍu thành nờn thực thờ̉ xõy lắp nhưng lại có mụ̣t vai trò quan trọng giúp cho hoạt đụ̣ng sản xuṍt diờ̃n ra nhịp nhàng đờ̀u đặn. Các khoản chi phí này phát sinh khá thường xuyờn và đa dạng nờn viợ̀c quản lý chi phí sản xuṍt chung vụ cùng quan trọng.
Tại cụng ty CP Xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ