II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn
5. Nhĩm rủi ro cơ cấu cho phí
4.2.4 Quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Để tăng lợi nhuận rịng và suất sinh lời trên doanh thu, cơng ty cần cắt giảm bớt chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Phân tích chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ta sẽ cĩ cái nhìn tồn diện để đưa ra giải pháp cắt giảm bớt chi phí cho cơng ty nhằm gia tăng lợi nhuận.
• Chi phí bán hàng
Bảng 4.2: Phân tích chi phí bán hàng Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 CHÊNH LỆCH
2007/2006 2008/2007
Chi phí nhân viên 7.836.000.000 11.256.000.000 16.800.000.000 43,64% 49,25% Chi phí vật liệu bao bì 217.847.328 781.340.420 1.656.114.400 258,66% 111,96% Chi phí dụng cụ, đồ dùng 1.559.486.917 2.118.492.623 2.438.272.500 35,85% 15,09% Chi phí khấu hao TSCĐ 1.227.838.452 4.259.239.940 4.259.239.940 246,89% 0,00% Chi phí dịch vụ mua ngồi 597.045.127 3.492.612.818 4.547.840.627 484,98% 30,21% Chi phí bằng tiền khác 3.414.038.526 6.487.247.132 7.284.136.713 90,02% 12,28%
Tổng chi phí bán hàng 14.852.256.350 28.394.932.933 36.985.604.180 91,18% 30,25%
Nguồn: Phịng Kế Tốn Thống Kê.
Phân tích Bảng 4.1 ta thấy chi phí bán hàng tăng cao qua 3 năm chủ yếu là do: - Chi phí nhân viên bán hàng: tăng cao, năm 2007 tăng 3.420 triệu đồng tức
tăng 43,64% so với năm 2006, năm 2008 tăng 5.544 triệu đồng và đạt 16.800 triệu đồng so với năm 2007. Nguyên nhân là do năm 2007 xí nghiệp may Tân Mỹ bắt đầu đưa vào sản xuất, làm gia tăng tiền lương nhân viên đĩng gĩi, vận chuyển, nhân viên phụ trách các đơn hàng ở xí nghiệp Tân Mỹ. Năm 2008, xí nghiệp may An Phú (Hĩc Mơn) cũng phát triển mạnh và nhận thêm được đơn hàng mới, điều này cũng làm tăng quỹ lương nhân viên bán hàng lên so với những năm trước.
Vì vậy, cơng ty cần tính khối lượng cơng việc và năng suất lao động của mỗi nhân viên bán hàng ở những xí nghiệp trực thuộc nhằm tăng năng suất, chuyển những nhân viên dư thừa qua các xí nghiệp mở rộng quy mơ sản xuất mà khơng cần tuyển thêm. Việc này sẽ giúp cơng ty tăng năng suất, người lao động cĩ thêm thu nhập nhưng vẫn khơng làm tăng lớn khối lượng lương nhân viên bán hàng.
- Chi phí vật liệu bao bì: tăng mạnh qua các năm. Năm 2007 là 781340420 đồng tăng 258,66% so với năm 2006, năm 2008 tăng 111,96% so với năm 2007 và đạt 1.656.114.400 đồng. Nguyên nhân là do số lượng đơn hàng tăng, chi phí vật liệu đĩng gĩi sản phẩm và nhiên liệu dung cho vận chuyển hàng hĩa cũng tăng theo. Tuy nhiên tốc độ tăng chi phí vật liệu bao bì quá lớn so với tốc độ tăng doanh thu, cĩ thể là do giá xăng nguyên liệu tăng nên chi phí vật liệu bao bì cũng tăng mạnh trong năm 2007, 2008.
Cơng ty cần tính tốn thời gian giao hàng, vận chuyển hàng từ các cơng ty con về cơng ty mẹ hoặc vận chuyển ra cảng Sài Gịn sau cho thời gian và quãng đường vận chuyển ngắn nhất để giảm chi phí vận chuyển và bốc dỡ hàng hĩa, bao bì đĩng gĩi vận chuyển.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: qua các năm cĩ xu hướng tăng nhưng vẫn thấp hơn tốc độ tăng doanh thu (năm 2007 tốc độ tăng doanh thu là 59,4%, tốc độ tăng dụng cụ đồ dùng là 35,85% so với năm 2006; năm 2008 tốc độ tăng doanh thu là 19,2%, tốc độ tăng dụng cụ đồ dùng là 15,09%). Tuy nhiên, chi phí dụng cụ đồ dùng chủ yếu là cơng cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hĩa cĩ xu hướng tăng và ở mức trên gần 2,5 tỷ. Cơng ty cĩ thể cắt giảm chi phí này để tăng lợi nhuận cho cơng ty.
Cơng ty cĩ thể cắt giảm chi phí này bằng cách khơng tăng cường mua mới các dụng cụ đo lường mà sử dụng sử dụng các dụng cụ đo lường cũ và thường xuyên nâng cấp thay vì mua mới. Ngồi ra, cơng ty chủ yếu là làm hàng FOB xuất khẩu ra nước ngồi, do đĩ các dụng cụ như cân, cẩu, dụng cụ đĩng thùng cĩ thể sử dụng lại, tránh sự thất thốt phải đầu tư mới mà làm tăng chi phí này lên.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản, bán hàng: là chi phí đã đầu tư ban đầu, nay chích khấu hao theo năm. Tuy nhiên chi phí này qua các năm cũng cĩ xu hướng tăng cao và chiếm tỷ trọng tương đối lớn. Nguyên nhân là do cơng ty đầu tư tài sản cố định cho bộ phận bán hàng tương đối lớn.
Tĩm lại về lâu dài, cơng ty cần tính tốn lại việc mua phương tiện bốc dỡ, vận chuyển với thuê ngồi vận chuyển theo dài hạn phương pháp nào sẽ giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: của cơng ty chủ yếu là tiền thuê kho bãi hải quan khi nhận và xuất hàng, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu. Chi phí này tăng mạnh qua các năm và nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu, chủ yếu là do năm 2007, 2008 tình hình tài chính thế giới biến động mạnh, việc cắt giảm chi tiêu của người dân các nước phát triển giảm đáng kể, dẫn đến việc tìm kiếm các đơn hàng xuất khẩu gặp khĩ khăn,
cơng ty đã chi tiền hoa hồng, chích thanh tốn lại cho các cơng ty để kiếm đơn hàng về cho cơng ty.
Trong những năm tới, cơng ty cần tính tốn thời gian tồn kho tại hải quan khi xuất và nhập hàng, để giảm bớt chi phí lưu kho; mặt khác cơng ty cần tính tốn lại các chính sách hoa hồng và thanh tốn khi bán hàng nhằm giảm bớt chi phí bán hàng cho cơng ty. Hiện nay, chính sách hoa hồng của cơng ty là 1% trên doanh thu tổng đơn hàng, đây là một tỷ lệ tương đối cao, cơng ty cần giảm tỷ lệ hoa hồng này xuống cịn khoảng 0,5% là hợp lý.
- Chi phí bằng tiền khác của cơng ty tương đối cao, qua các năm chiếm từ 1,5% đến 1,9% trên tổng doanh thu. Chi phí này của cơng ty chủ yếu là chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu khách hàng và chi phí hội nghị khách hàng. Mà đặc thù ngành nghề kinh doanh của cơng ty là gia cơng hàng FOB, chi phí này chiếm tỷ lệ như vậy là chưa hợp lý và rất cao.
Vì vậy, cơng ty cần cắt giảm chi phí này xuống, khơng nên chi quá tùy tiện và bất hợp lý trong việc cho các cán bộ ra nước ngồi cơng tác thường xuyên để tìm đơn hàng cho cơng ty. Cơng ty nên quản lý chặt chẽ và tính tốn kỹ lưỡng các chi phí khi cho nhân viên bán hàng ra nước ngồi cơng tác tìm đơn hàng cho cơng ty. Nguyên nhân nguồn thu chủ yếu hiện giờ của cơng ty là từ các đơn hàng quen thuộc và các khách hàng đã hợp tác lâu năm cho các thương hiệu cĩ tiếng như Nike, Haggar, Nautica, Quechua, New ware, Champion, Elleses, Northface,…
• Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bảng 4.3: Phân tích quản lý doanh nghiệp Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 CHÊNH LỆCH
2007/2006 2008/2007
Chi phí nhân viên
quản lý 13.508.880.000 16.364.880.000 28.306.160.000 21,14% 72,97% Chi phí vật liệu quản
lý 1.884.686.000 2.732.794.700 3.962.552.315 45,00% 45,00% Chi phí đồ dùng văn
phịng 3.710.267.139 5.379.887.352 7.800.836.660 45,00% 45,00% Chi phí khấu hao
TSCĐ 1.864.153.900 4.660.384.750 4.660.384.750 150,00% 0,00%Thuế, phí và lệ phí 93.207.695 132.076.950 151.888.493 41,70% 15,00% Thuế, phí và lệ phí 93.207.695 132.076.950 151.888.493 41,70% 15,00% Chi phí dịch vụ mua ngồi - 2.500.000.000 - -100,00% Chi phí bằng tiền khác 2.740.140.960 7.654.875.934 13.209.287.104 179,36% 72,56% Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp 23.801.335.694 39.424.899.686 58.091.109.321 65,64% 47,35% Nguồn: Phịng Kế Tốn Thống Kê
Cĩ xu hướng tăng mạnh qua các năm. Năm 2007 tăng 65,64% so với năm 2006, năm 2008 tăng 47,35% so với năm 2006. Nguyên nhân là do:
- Chí phí nhân viên quản lý: tăng mạnh qua các năm, năm 2007 là 16.364.880.000 đồng tăng 21,14% so với năm 2008, năm 2008 tăng đến 72,97% so với năm 2007 và lên đến 28.306.160.000 đồng. Nguyên nhân là do cơng ty thuê thêm nhiều cán bộ quản lý phục vụ cho nhu cầu tuyển dụng và quản lý khi đưa vào hoạt động xí nghiệp may Tân Mỹ ở Vũng Tàu năm 2007. Tuy nhiên, tốc độ tăng cường nhân viên quản lý là quá cao và khơng phù hợp, thay vì chỉ cần giữ lượng nhân viên quản lý cho tất cả các bộ phận của xí nghiệp may Tân Mỹ là 40 người như năm 2007 thì cơng ty lại tăng lên đến 85 nhân viên quản lý năm 2008, làm cho lượng nhân viên phục vụ cơng tác quản lý quá nhiều trong khi khối lượng cơng việc tăng lên rất ích mà chi phí lương quản lý lại tăng lên quá cao. Cơng ty cần tính tốn lại khối lượng cơng việc cho bộ phận quản lý, thay đổi cơ cấu điều hành doanh nghiệp hiện nay ở xí nghiệp May Tân Mỹ thơng qua việc chuyển cơng tác cho các các bộ quản lý này về các đơn vị khác thay thế cho những cán bộ về hưu và nghĩ việc nhằm giảm bớt chi phí quỹ lương.
- Chi phí vật liệu quản lý và đồ dùng văn phịng: tăng lên quá cao, tốc độ tăng qua các năm lên đến 45%. Nguyên nhân là do tuyển thêm nhiều quản lý ở xí nghiệp May Tân Mỹ, mua sắm các dụng cụ quản lý, chi phí điện nước cũng tăng quá cao. Chi phí này chiếm tỷ lệ gần 2,5% trên tổng doanh thu là bất hợp lý. Cơng ty cần thực hiện chiến lược tiết kiệm điện, nước, giấy bút,… cho khối văn phịng để cắt giảm chi phí này xuống khoảng gần 1% là tốt nhất. Như vậy, cơ hội làm tăng lợi nhuận cho cơng là rất cao.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định của cơng ty cho khối quản lý: tăng qua các năm và cĩ xu hướng tăng mạnh. Cơng ty cần tái cấu trúc lại nhân sự quản lý tại xí nghiệp May Tân Mỹ để đưa tài sản này qua bộ phận quản lý sản xuất nhằm làm giảm bớt chi phí tài sản cố định này.
- Thuế, phí và lệ phí: của cơng ty chiếm tỷ trong khơng đáng kể chủ yếu là thuế thuê nhà xưởng và các khoản thuế khác.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: năm 2007 tăng là do cơng ty đầu tư mua phần mềm quản lý mới cho các xí nghiệp trực thuộc.
- Chi phí bằng tiền khác: của cơng ty tăng quá cao qua các năm, năm 2007 tăng 179,36% so với năm 2006 và tăng từ 2.740.140.960 đồng lên đến 7.654.875.934 đồng, năm 2008 chi phí này tiếp tục tăng cao đến 13.209.287.104 đồng tức tăng 72,56% so với năm 2007. Nguyên nhân chính là do chi phí quản lý đi lại giữa các xí nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh, Vũng Tàu thường xuyên, chi phí hội nghị, tiếp khách, cơng tác phí cho các nhà quản lý ra nước ngồi cơng tác. Chi phí này chiếm tới hơn 3% so với doanh thu thuần. Đây là một khoản chi phí khơng hợp lý. Cơng ty cần phải cắt giảm ngay khoản chi phí này hịng gia tăng lợi nhuận rịng cho cơng ty.
Việc cắt giảm chi phí này cĩ thể thực hiện bằng cách chỉ chi những chi phí cơng tác phí hợp lý, xem xét kỹ các trường hợp nào cần thiết phải ra nước ngồi cơng tác, trường hợp nào là khơng cần thiết. Chi tiếp khách cũng phải hợp lý, tốt nhất cơng ty cần cĩ mức trần hàng tháng nhưng khơng quá cao cho tất cả các cán bộ làm cơng tác ngoại giao thường xuyên, trường hợp nào vượt quá thì xét, nếu hợp lý thì cơng ty chi nếu khơng hợp lý thì cá nhân phải chịu phần chi phí đĩ. Như vậy mới mong giảm được phần chi phí này.