- α: Xác suất của lô tốt β: Xác suất của lô xấu
CHUẨN BỊ LẬP KẾ HOẠCH
LẬP KẾ HOẠCH TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KHÔNG CÓ VẤN ĐỀ HỆ THỐNG CÓ VẤN ĐỀ XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN BÁO CÁO SỰ KHÔNG PHÙ HỢP HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ PTIT
Thông thường quy trình chứng nhận được thực hiện như Hình 4.18
Hình 4.18. Quy trình đánh giá cấp chứng chỉ cho hệ thống quản lý chất lượng
Dù không phải là bắt buộc, nhưng sau khi thiết lập và duy trì một hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, cần phải được một cơ quan thứ ba kiểm tra và cấp giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận hệ thống chất lượng của doanh nghiệp do bên thứ ba cấp sẽ làm cho khách hàng, các nhà nhập khẩu tin tưởng hơn vào năng lực sản xuất và phân phối hàng hóa của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu của họ. Vì vậy, đạt được giấy chứng nhận trở thành lợi thế thương mại.
Có rất nhiều cơ quan chứng nhận hoạt động trên phạm vi toàn thế giới, tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có những thế mạnh riêng của mình. Hiện các doanh nghiệp Việt Nam thường sử dụng các dịch vụ đánh giá của các tổ chức chứng nhận sau:
Raad voor Accreditate (RVA) của Hà Lan
United Kingdom Accreditate Service (UKAS) của Anh
Registrar Accreditation Board (RAB) của Mỹ
Bristish Standard Institution Quality Assurance (BSIQA) của Anh
Bureau Veritas Quality International (BVQI) của Anh Tiếp xúc ban đầu
Initial Contact
Phiếu đăng ký chứng nhận, dự báo chi phí, thỏa thuận về tiêu chuẩn Application Form, Estimated Fees,
Standard Agreements Xem xét Sổ tay CL
Manual Review
Nhận xét từ tổ chức chứng nhận Comment of Certification Body
(CB) Đánh giá của CB Assessment of CB CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN CERTIFICATE ISSUED Hoạt động khắc phục Corrective Action Không chấp nhận Not Acceptable Chấp nhận Acceptable
Báo cáo không phù hợp Non – Conformity Report Theo dõi sự không phù hợp Non – Conformity Follow - up
Chấp nhận Acceptable Không chấp nhận
Not Acceptable
KPMG Quality Registrar (KPMG) của Mỹ
Lloyd’s Registrar Quality Assurance Ltd (LRQA) của Anh
TUV CERT e. V, Bonn của Đức
Certification International của Anh
SGS của Thụy Sỹ
QMS của Úc
PSB của Singapore
QRACERT của Việt Nam
Vì vậy, khi đăng ký chứng nhận, tổ chức cần phải lựa chọn kỹ tổ chức chứng nhận. Có thể làm theo các bước sau:
- Lập ra một danh sách các tổ chức thực hiện có trong nước
- Liên lạc với từng đơn vị, mô tả ngắn gọn yêu cầu đánh giá và nêu rõ đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp và quy trình mô của hệ thống quản lý chất lượng, các tiêu chuẩn đang áp dụng và cần chứng nhận.
- Tìm hiểu kỹ năng lực của các tổ chức chứng nhận bằng cách thăm dò các đơn vị đã được chứng nhận, hoặc tham khảo ý kiến của tư vấn.
- Xem xét uy tín của tổ chức chứng nhận trên thị trường mà doanh nghiệp muốn thâm nhập.
- Yêu cầu bản báo giá cụ thể về các loại phí. Bản báo giá thường gồm phí chứng nhận một lần (trong thời gian ba năm); chi phí hàng ngày cho việc đánh giá công việc trước, trong và sau khi (đánh giá giám sát) cấp chứng nhận; chi phí đi lại và ăn ở.
Sau khi tiếp xúc, nhiều cơ quan chứng nhận sẽ đến khảo sát sơ bộ trước khi đưa ra đề nghị. Cuộc khảo sát này sẽ cho tổ chức cơ hội phán đoán về dịch vụ mà mình có thể được nhận. Thời gian đánh giá tùy thuộc vào quy mô tác nghiệp và vị trí công ty được đánh giá.
Bước 8: Đánh giá của tổ chức chứng nhận
Thông thường, tiêu chuẩn chứng nhận chỉ chấp nhận khi hệ thống quản lý của doanh nghiệp đã vận hành một thời gian nhất định (ít nhất là 3 tháng) kể từ ngày thực hiện hệ thống chất lượng đến khi đánh giá cấp chứng nhận.
Một số chuyên gia đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện ít nhất một cuộc đánh giá nội bộ bao trùm tất cả các yếu tố của hệ thống chất lượng và theo sau đó là một cuộc xem xét của lãnh đạo rồi mới đánh giá cấp chứng nhận.
Đánh giá sơ bộ (Pre – Assessment)
Đây là cuộc đánh giá nháp trước khi cuộc đánh giá chính thức được thực hiện. Cuộc đánh giá này do bên cơ quan cấp giấy chứng nhận thực hiện, nhằm mục đích nhận xét tổng quan về mức độ đầy đủ và phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng, của doanh
đó, họ cũng có thể đưa ra những khuyến cáo cải tiến cho phù hợp. Qua cuộc đánh giá này cơ quan chứng nhận cũng có thể báo cụ thể những chi phí cần thiết để chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.
Quá trình đánh giá
Khi đánh giá, các chuyên gia đánh giá sẽ đánh giá hai phần:
Đánh giá tài liệu (có thể đánh giá một số hay toàn bộ hệ thống tài liệu của doanh nghiệp) để xem nó có đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn liên quan không.
Đánh giá thực hiện và sự phù hợp, để chứng minh hệ thống có được thực hiện theo tài liệu đã lập và có thỏa mãn yêu cầu của tiêu chuẩn không. Đây là cuộc đánh giá tại chỗ (on- site), là một cuộc kiểm tra có hệ thống xem mỗi yếu tố của hệ thống chất lượng có được thực hiện hiệu quả và theo thủ tục không. Cuộc đánh giá này thường được tiến hành sau cuộc đánh giá tài liệu.
Cuộc đánh giá này sẽ bao gồm các bước dưới đây:
- Khai mạc cuộc họp. Cuộc họp giới thiệu nhóm đánh giá, xác định phạm vi đánh giá, thời gian biểu và phương pháp đánh giá, phân loại các phương diện chưa rõ.
- Đánh giá thực tế: Ở bước này các chuyên gia phỏng vấn các nhân viên ở khu vực phân xưởng được chọn để xem công việc ở mỗi khu vực được thực hiện ra sao; chứng minh nó có phù hợp với các chính sách và thủ tục của doanh nghiệp; tìm kiếm bằng chứng khách quan của vấn đề và đối chiếu với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Các chuyên gia thường xem xét các vấn đề sau:
Điều tra than phiền của khách hàng và kiểm chứng xem các hoạt động khắc phục đã được thực hiện chưa.
Yêu cầu cho xem báo cáo đánh giá nội bộ
Hỏi nhân viên xem họ giải quyết các điều khoản đặc biệt trong tiêu chuẩn như thế nào
Hỏi nhân viên tại sao họ thực hiện công việc và viết thủ tục liên quan đến các công việc đó
Hỏi xem có công cụ nào được định chuẩn không, nếu có thì cho xem bằng chứng.
Tìm sai lỗi và kiểm tra xem có bản báo cáo về sự không phù hợp của nó không
Kiểm tra các bản vẽ đã gắn vào máy và xem đa số các mẫu cập nhật có được sử dụng không.
Yêu cầu ban quản lý giải thích hệ thống chất lượng hoạt động như thế nào
Hỏi nhân viên về chính sách chất lượng …
cáo
Chuẩn bị báo cáo đánh giá. Cuối cuộc đánh giá, chuyên gia sẽ chuẩn bị báo cáo chi
tiết về các quan sát và sự không phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn. Trưởng nhóm sẽ rút ra kết luận từ những phát hiện và đưa ra đề nghị.
Thực hiện cuộc họp bế mạc. Trong cuộc họp này chuyên gia đánh giá sẽ nhấn mạnh những điểm tốt, giải thích những quan sát và phát hiện sự không phù hợp khi đánh giá, đề nghị doanh nghiệp nên hay không nên đăng ký chứng nhận.
Một doanh nghiệp được đề nghị đăng ký chứng nhận khi chỉ có những khiếm khuyết nhẹ, có khả năng khắc phục ngay trong vòng ba tháng. Nếu có sự không phù hợp nghiêm trọng, thì đề nghị đăng ký sẽ bị từ chối cho đến khi sự không phù hợp này được giải quyết thỏa mãn ý kiến của chuyên gia. Một số tổ chức chứng nhận sẽ không cấp giấy chứng nhận cho đến khi tất cả các hoạt động khắc phục được kiểm chứng là có hiệu quả. Một số tổ chức khác chỉ áp dụng quy tắc này đối với sự không phù hợp nghiêm trọng.
Các chuyên gia thường chuẩn bị báo cáo cho sự không phù hợp và đưa cho doanh nghiệp để doanh nghiệp thực hiện hoạt động khắc phục. Tất cả các hoạt động khắc phục, dù lớn hay nhỏ, đều phải được hoàn thành trong thời gian quy định (thường tối đa là 13 tuần) và kết quả của hoạt động khắc phục phải được khai báo cho chuyên gia biết. Trong trường hợp không phù hợp nghiêm trọng, thì cần thực hiện đánh giá các hoạt động khắc phục; các hoạt động khắc phục đối với sai lỗi không nghiêm trọng được kiểm tra trong suốt những cuộc đánh giá giám sát.
Nếu không có gì trục trặc trong cuộc đánh giá thì doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận phù hợp ISO 9001:2008. Cuối cuộc đánh giá, chuyên gia sẽ báo là doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận, nhưng phải mất vài tuần nữa giấy chứng nhận mới được cấp. Giấy chứng nhận thường có hiệu lực trong ba năm và trong thời gian này, cơ quan cấp chứng nhận sẽ có kế hoạch đánh giá, giám sát theo định kỳ.
Các cơ quan cấp chứng nhận thường cho phép khách hàng của mình sử dụng logo của tổ chức chứng nhận họ trên các phương tiện quảng cáo và nội bộ.
Đánh giá giám sát
Cơ quan chứng nhận thường đánh giá giám sát sáu tháng một lần trong suốt thời gian giấy chứng nhận có hiệu lực. Mục đích là để kiểm chứng hệ thống chất lượng có được duy trì và luôn phù hợp với tiêu chuẩn hay không.
Bằng phương pháp chọn mẫu, chuyên gia đánh giá sẽ đánh giá một phần của hệ thống. Họ thường tập trung vào việc xem xét các hồ sơ đánh giá nội bộ, các hoạt động khắc phục… Trong khi đánh giá giám sát, nếu phát hiện ra các sai lỗi nghiêm trọng thì họ có thể rút lại Giấy chứng nhận, doanh nghiệp sẽ được cảnh cáo trước điều này.
Sau khi đánh giá và chấp nhân, cơ quan chứng nhận sẽ yêu cầu một cơ quan cấp cao xem xét các hồ sơ và công nhận kết quả, công nhận giá trị của giấy chứng nhận được cấp.
Hiện ở Việt Nam các tổ chức chứng nhận thường được công nhận bởi các tổ chức công nhận sau:
Stationweg 13F 3972 Ka Driebergen The Netherlands
o United Kingdom Accreditation Service (UKAS) Audley Housem, 13 Palace Street
London SW1E 5HS United Kingdom
o Registrar Accreditation Board 611 East Wisconsin Avenue
P.O. Box 3005
Milwaukee, WI 53201 – 3005 United States
Quá trình đánh giá chứng nhận và công nhận được mô tả trong Hình 4.19
Hình 4.19. Quá trình đánh giá chứng nhận và công nhận phù hợp với ISO 9001:2008 KHÁCH SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ NGƯỜI CUNG ỨNG GIẤY CHỨNG NHẬN ISO 9000… Tổ chức chứng nhận được công nhận EN 45011, 012, 013, Hay 9001
ỦY BAN CÔNG NHẬN QUỐC GIA (như UKAS của Anh, RAB của Mỹ,
RVA của Hà Lan,…)
BỘ CHỨC NĂNG (như bộ TM và CN của Anh)
THÀNH VIÊN CỦA MỘT CHÍNH PHỦ với danh nghĩa là được chỉ định bởi mua từ có được cấp bởi
Hoạt động theo tiêu chuẩn
được công nhận bởi NỘP ĐƠN XIN
CÔNG NHẬN
ĐÁNH GIÁ VÀ TÁI ĐÁNH GIÁ