KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM
4.3. TỔ CHỨC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG 1 Trình tự các bước kiểm tra chất lượng
4.3.1. Trình tự các bước kiểm tra chất lượng
Kiểm tra đánh giá chất lượng cần thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Xác định đối tượng kiểm tra chất lượng. Bước đầu tiên cần xác định được là
kiểm tra cái gì? Đối tượng của kiểm tra có thể là các quy trình, các hoạt động, các yếu tố nguyên vật liệu đầu vào, bán thành phẩm hoặc sản phẩm cuối cùng.
Bước 2: Xác định mục tiêu kiểm tra. Đây là khâu rất quan trọng nhằm xác định kiểm
tra phục vụ mục đích gì. Mục tiêu có thể là đánh giá chất lượng của sản phẩm hoặc các quá trình hoạt động hoặc chất lượng sản phẩm thiết kế… Tùy thuộc đối tượng và yêu cầu thực tế thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn để xác định mục đích kiểm tra cho thích hợp.
Bước 3: Quyết định các chỉ tiêu chất lượng cần kiểm tra. Mục tiêu kiểm tra chỉ nói lên
đích cuối cùng cần đạt được trong hoạt động kiểm tra mà chưa nói lên được để đạt mục đích đó cần kiểm tra những chỉ tiêu chất lượng nào. Đối với sản phẩm những chỉ tiêu phản ánh các thuộc tính chất lượng được sử dụng bao gồm các nhóm chỉ tiêu về khả năng thực hiện của sản phẩm, thời gian sử dụng, mức độ an toàn trong sử dụng, thẩm mỹ, các chỉ tiêu công thái học và các chỉ tiêu kinh tế phản ánh hiệu quả sản xuất, sử dụng sản phẩm như chi phí sản xuất, giá cả, chi phí sử dụng…
Bước 4: Chọn phương án kiểm tra. Dựa vào đặc điểm riêng biệt của các chỉ tiêu chất
lượng cần kiểm tra để lựa chọn phương pháp kiểm tra thích hợp. Chẳng hạn các chỉ tiêu công nghệ phản ánh phần cứng của sản phẩm có thể sử dụng các phương pháp phòng thí nghiệm
87 hoặc chuyên viên, các chỉ tiêu phản ánh phần mềm của sản phẩm hoặc các hoạt động quản lý thường dùng phương pháp định tính.
Bước 5: Chọn hình thức kiểm tra. Như trên đã trình bày có thể lựa chọn hình thức
kiểm tra toàn bộ hoặc kiểm tra chọn mẫu. Hình thức kiểm tra được lựa chọn có liên quan rất chặt chẽ với đặc điểm và khối lượng của đối tượng cần kiểm tra.
Bước 6: Chọn phương án kiểm tra. Trong trường hợp kiểm tra chọn mẫu, việc lựa
chọn phương án kiểm tra rất quan trọng. Phương án kiểm tra phụ thuộc rất lớn vào tính chất của các chỉ tiêu chất lượng, phản ánh các thuộc tính đo được trên thang liên tục hay các biến số phản ánh các thuộc tính chất lượng đứt đoạn có số liệu thu thập được bằng phương pháp đếm. Tương ứng với hai loại dữ liệu chất lương trên có hai loại phương án kiểm tra chất lượng theo thuộc tính liên tục hay theo biến số.
Bước 7: Chọn mẫu. Một lượng đối tượng xác định được rút ra từ một tổng thể dùng để
kiểm tra đại diện gọi là mẫu. Độ lớn của mẫu phụ thuộc vào độ lớn của tổng thể và yêu cầu đặt ra trong hoạt động kiểm tra chất lượng.
Bước 8: Tiến hành kiểm tra. Sử dụng các phương tiện cần thiết để kiểm tra đánh giá
mức độ đạt được của các chỉ tiêu chất lượng so sánh với các tiêu chuẩn đề ra hoặc các yêu cầu trong các hợp đồng kinh tế.
Bước 9: Đưa ra các kết luận về kết quả kiểm tra, đánh giá chất lượng của các quá
trình, các hoạt động hoặc lô sản phẩm.
4.3.2. Nội dung của tổ chức kiểm tra chất lượng 1- Công tác tổ chức kiểm tra chất lượng
Ngày nay, hoạt động kiểm tra chất lượng trong các doanh nghiệp được tổ chức thực hiện theo cơ chế phối kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận kiểm tra chất lượng với bộ phận quản lý sản xuất và người lao động trực tiếp. Kiểm tra chất lượng được tiến hành đối với tất cả các điều kiện bảo đảm cho quá trình sản xuất, các hoạt động và kết quả của các hoạt động. Những nội dung chính của kiểm tra chất lượng trong doanh nghiệp, gồm:
Kiểm tra thiết kế sản phẩm, dịch vụ. Mục đích của kiểm tra thiết kế nhằm xác minh thiết kế sản phẩm, dịch vụ đảm bảo thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng với chi phí tiết kiệm nhất. Để kiểm tra trước tiên cần xây dựng quy trình thủ tục trong thiết kế và hệ thống các tiêu chí cần kiểm tra đánh giá chất lượng của sản phẩm thiết kế dùng làm căn cứ cho công tác kiểm tra. Tiến hành kiểm tra việc chấp hành quy trình thủ tục trong quá trình thiets kế có đảm bảo tuân thủ đúng trình tự quy trình thủ tục không; có bỏ qua các bước trong quá trình thiết kế. Kiểm tra chất lượng của sản phẩm thiết kế. Sử dụng những thông tin dữ liệu từ nghiên cứu thị trường để xác định sự phù hợp của sản phẩm thiết kế với yêu cầu của khách hàng, điều kiện công nghệ, thiết bị, khả năng sản xuất của doanh nghiệp và những yêu cầu về vốn đầu tư và chi phí cho công tác thiết kế.
Tổ chức kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu. Hoạt động này bao gồm kiểm tra chất lượng nguyên liệu mua vào và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi đưa vào quá trình sản xuất. Khi kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu mua vào cần kiểm tra đánh giá theo các tiêu chuẩn đã thống nhất trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký với nhà cung ứng. Bộ
88 phận kiểm tra cần nắm chắc hệ thống quản lý chất lượng của bên cung ứng. Hai bên thỏa thuận về phương pháp và hình thức, địa điểm và thời điểm kiểm tra. Trong quá trình kiểm tra cần có sự tham gia trực tiếp của bên cung ứng. Biên bản kiểm tra có sự nhất trí của cả doanh nghiệp mua và nhà cung ứng.
Kiểm tra nguyên vật liệu trước khi đưa vào quá trình sản xuất tiến hành khi bộ phận kho xuất nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất. Việc kiểm tra do người sản xuất tiến hành có sự phối hợp với nhân viên kiểm tra chất lượng của doanh nghiệp. Việc kiểm tra tiến hành ngay tại nơi giao nhận trong doanh nghiệp và cần tuân thủ đầy đủ, đúng quy trình và thủ tục đã ban hành. Mọi sai sót hay không phù hợp của các chỉ tiêu chất lượng cần được ghi vào biên bản. Kiên quyết không đưa những nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn vào quá trình sản xuất.
Tổ chức kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất. Việc kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất nhằm:
- Phát hiện những nguyên nhân không ngẫu nhiên gây ra sự không phù hợp (khuyết tật) của sản phẩm một cách kịp thời;
- Giảm bớt dẫn đến loại bỏ những nguyên nhân ngẫu nhiên đó;
- Phòng ngừa những sai sót dẫn đến những biến động gây khuyết tật của sản phẩm; - Giảm chi phí cho việc kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng và những lãng phí do sự không phù hợp của sản phẩm trong từng công đoạn sản xuất.
Kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất do người sản xuất trực tiếp tiến hành, gọi là sự tự kiểm tra dưới sự giám sát của người lãnh đạo trực tiếp và sự hướng dẫn của bộ phận kiểm tra chất lượng trong doanh nghiệp. Cơ chế tự kiểm tra có tác dụng rất lớn vừa tăng tính trách nhiệm vừa đảm bảo sự chú ý và tự giác trong thực hiện các hoạt động sản xuất của người công nhân. Tuy nhiên để cơ chế tự kiểm tra thực hiện có hiệu quả cần hướng dẫn, huấn luyện cung cấp những kiến thức và kỹ năng và công cụ kiểm tra chất lượng cần thiết cho người lao động. Tạo điều kiện đảm bảo họ có khả năng tự nhận biết kiểm tra đánh giá được chất lượng các hoạt động, nhận biết được sự biến động và xu hướng biến thiên của các quá trình từ đó tự người công nhân có thể đưa ra những quyết định dừng sản xuất nếu thấy dấu hiệu gây ra sự không phù hợp của sản phẩm. Kiểm tra trong quá trình sản xuất bao gồm những công việc cụ thể sau:
- Kiểm tra đồ gá lắp, điều chỉnh thiết bị đảm bảo các chi tiết đầu tiên của sản phẩm sản xuất đáp ứng tiêu chuẩn để thực hiện theo phương châm làm đúng ngay từ đầu;
- Kiểm tra độ chính xác tin cậy của phương tiện, thiết bị, máy móc;
- Kiểm tra ở những vị trí nhất định trong từ công đoạn sau những khoảng thời gian nhất định trong quá trình sản xuất.
- Thường xuyên, hàng ngày trước khi làm việc cần kiểm tra, hiệu chuẩn các phương tiện đo lường chất lượng nhằm đảm bảo độ tin cậy chính xác của các thông số chất lượng khi kiểm tra.
Đồng thời với cơ chế tự kiểm tra của người lao động trực tiếp, bộ phận chất lượng tiến hành kiểm tra đột xuất trong từng công đoạn của quá trình sản xuất. Kiểm tra giám sát đảm bảo việc tuân thủ quy trình thủ tục trong các thao tác vận hành của người lao động.
89 Kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh cuối cùng. Đây là khâu kiểm tra nhằm nghiệm thu kết quả hoạt động của các quá trình. Kiểm tra sự phù hợp của sản phẩm với các điều kiện, yêu cầu kỹ thuật theo hệ thống tiêu chuẩn quy định hoặc theo các yêu cầu trong đơn đặt hàng. Mục đích là phát hiện những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn hay yêu cầu, loại bỏ chúng hoặc yêu cầu sửa chữa khắc phục những sai sót để đảm bảo sản phẩm có chất lượng theo đúng tiêu chuẩn, yêu cầu đặt ra. Ngày này nhờ ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống kiểm tra tự động chất lượng sản phẩm.
Ngoài ra trước khi giao hàng cho khách hàng, doanh nghiệp cũng cần tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm các điều khoản đã thống nhất ghi trong đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã ký nhằm không đưa những sản phẩm không đủ tiêu chuẩn đến tay khách hàng. Hoạt động này rất quan trọng góp phần đảm bảo uy tín độ tin cậy của doanh nghiệp đối với khách hàng, đồng thời giảm thiểu được những tổn thất trong giải quyết khiếu nại, đền bù… 2- Phương pháp kiểm tra chọn mẫu chấp nhận
a/ Thực chất và sự cần thiết của kiểm tra chọn mẫu chấp nhận
Kiểm tra chọn mẫu chấp nhận là phương pháp lấy một số chi tiết hoặc sản phẩm từ một dây chuyền sản xuất hoặc một lô sản phẩm ra một cách ngẫu nhiên để tiến hành kiểm tra. Hình thức kiểm tra này đem lại những kết quả dưới dạng các đại lượng trung bình đặc trưng cho tình hình chất lượng của một số mẫu nhất định rút ra từ một lô sản phẩm với độ tin cậy cần thiết đủ đảm bảo đại diện cho chất lượng của toàn bộ lô sản phẩm. Chọn mẫu là hình thức kiểm tra áp dụng cho một lô sản phẩm trước hoặc sau quá trình sản xuất chứ không phải kiểm tra trong quá trình sản xuất. Mẫu này lấy đại diện từ nguyên liệu đầu vào hoặc cuối mỗi quy trình sản xuất hoặc từ sản phẩm cuối cùng hoặc trước khi nhận hàng. Chất lượng của mẫu chấp nhận phản ánh chất lượng tổng quát của mọi chi tiết, sản phẩm trong lô sản phẩm. Kết quả từ chọn mẫu có thể suy rộng ra cho toàn bộ lô sản phẩm. Nếu một lô sản phẩm có mẫu chấp nhận được hoặc tỷ lệ phần trăm sai hỏng được chấp nhận thì lô đó được chấp nhân. Ngược lại nếu lô sản phẩm với mẫu kiểm tra có tỷ lệ phần trăm sai hỏng vượt quá quy định thì lô đó không được chấp nhận tức là bị bác bỏ.
Mục đích của chọn mẫu là quyết định xem mỗi lô sản phẩm có thỏa mãn các tiêu chuẩn hoặc yêu cầu đặt ra hay không. Lô sản phẩm nào đảm bảo tiêu chuẩn sẽ được chấp nhận những lô nào không đạt tiêu chuẩn cần loại bỏ. Mặc dù quan niệm chấp nhận một tỷ lệ sai hỏng nhất định không phù hợp với triết lý quản lý chất lượng toàn diện nhưng hiện nay kiểm tra chọn mẫu vẫn đang được áp dụng khá phổ biến trong giao nhận sản phẩm giữa các doanh nghiệp trên thế giới. Ngoài ra, trong một số trường hợp các chính phủ bắt buộc phải lấy mẫu chấp nhận giao nhận hàng hóa. Trong thực tế, trên thị trường quốc tế thường chấp nhận một lô hàng có tỷ lệ phế phẩm 2%.
Kiểm tra chọn mẫu chấp nhận được thực hiện phổ biến hiện nay còn nhờ những lợi ích to lớn của nó đưa lại. Nó cho kết quả nhanh hơn, do số sản phẩm phải kiểm tra ít hơn nhiều lần so với lô hàng. Kiểm tra chọn mẫu tiết kiệm các nguồn lực hơn, cần ít nhân viên hơn, hao phí vật tư nguyên liệu cho hoạt động kiểm tra cũng nhỏ hơn. Mẫu chọn đúng và đủ có thể cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho những quyết định trong kinh doanh. Để ra quyết định kiểm tra chất lượng toàn bộ lô sản phẩm hay kiểm tra chọn mẫu, người ta luôn so
90 sánh giữa chi phí kiểm tra và chi phí do đề lọt lưới các sản phẩm sai hỏng. Điểm cân bằng giữa 2 loại chi phí này đảm bảo cho tổng chi phí nhỏ nhất.
Mối quan hệ giữa các loại chi phí kiểm tra và chi phí do để lọt lưới phế phẩm giảm xuống minh họa như trong hình sau:
Hình 4.1. Mối quan hệ giữa các loại chi phí trong kiểm tra chất lượng
Đối với một số sản phẩm để xác định mức chất lượng khi kiểm tra cần phá hủy hoặc làm hỏng sản phẩm sẽ không thể kiểm tra toàn bộ. Kiểm tra chọn mẫu chấp nhận là hình thức thích hợp nhất, hiệu quả nhất trường hợp này.
b/ Một số thuật ngữ cơ bản sử dụng trong kiểm tra chọn mẫu chấp nhận
Lô sản phẩm là những sản phẩm được sản xuất ra trong cùng một hệ thống điều kiện chung, cùng khoảng thời gian, bởi cùng 1 người thực hiện, với nguyên liệu đồng nhất của cùng một cơ sở sản xuất. Độ lớn của lô sản phẩm chính là số lượng sản phẩm có trong 1 lô còn gọi là cỡ lô.
Mẫu: Trong mỗi lô sản phẩm người ta lấy ra một số sản phẩm đại diện để kiểm tra gọi là mẫu lô. Số đơn vị sản phẩm chưa trong một mẫu gọi là cỡ mẫu. Cỡ mẫu cần được chọn sao cho đảm bảo tính đại diện cho toàn bộ lô sản phẩm. Cỡ mẫu do tiêu chuẩn quy định từng loại hàng và tùy thuộc cỡ lô. Cỡ mẫu và cỡ lô sản phẩm cũng có thể xác định theo thỏa thuận giữa bên cung cấp và bên mua.
Sản phẩm sai hỏng là những sản phẩm có các chỉ tiêu chất lượng không phù hợp với tiêu chuẩn quy định hoặc yêu cầu trong hợp đồng. Số sản phẩm sai hỏng trong một lô được tính theo tỷ lệ phần trăm gọi là tỷ lệ sai hỏng. Trong mỗi lô sản phẩm xác định được tỷ lệ
91 phần trăm sai hỏng so sánh với tiêu chuẩn hoặc quy định để xác định mức chất lượng của lô sản phẩm. Tỷ lệ sản phẩm sai hỏng phải được cả khách hàng và người sản xuất chấp nhận.
Mức chất lượng chấp nhận AQL (Acceptable Quality Level). Mức chất lượng (AQL) là tỷ lệ phần trăm sai hỏng lớn nhất có thể chấp nhận được đối với lô sản phẩm đó. Chẳng hạn trong lô sản phẩm có cỡ lô 1000 theo quy định có 4 sản phẩm sai hỏng hay 0.4% sản phẩm sai hỏng coi là chấp nhận được. Mức chất lượng chấp nhận phản ánh mong muốn của người tiêu dùng mong chấp nhận lô hàng có tỷ lệ sản phẩm sai hỏng nhỏ hơn hoặc bằng tỷ lệ sai hỏng chấp nhận. Tỷ lệ sản phẩm sai hỏng cho phép này thường xác định dựa trên thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
c/ Các yêu cầu cần đảm bảo trong kiểm tra chọn mẫu
Việc kiểm tra chọn mẫu được thực hiện tùy theo đối tượng kiểm tra là các chỉ tiêu thuộc tính chất lượng đứt đoạn hay các chỉ tiêu biến số chất lượng đo được trên thang liên tục. Trong kiểm tra chọn mẫu cần xác định nguyên tắc, chỉ dẫn cách lấy mẫu và các chỉ tiêu,