- α: Xác suất của lô tốt β: Xác suất của lô xấu
CÁC CÔNG CỤ THỐNG KÊ TRONG KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
5.1. THỰC CHẤT, VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH BẰNG THỐNG KÊ 5.1.1. Khái niệm kiểm soát quá trình bằng thống kê 5.1.1. Khái niệm kiểm soát quá trình bằng thống kê
Năm 1931 lần đầu tiên W.Shewhart công bố cuốn sách “Kiểm soát chất lượng sản phẩm sản xuất một cách kinh tế” trong đó đề xuất việc sử dụng các công cụ thống kê trong kiểm soát các quá trình hoạt động nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra ổn định nằm trong khoảng giới hạn tiêu chuẩn cho phép. Từ đó phương pháp kiểm soát quá trình bằng thống kê do W.Shewhart đã được triển khai áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp ở Mỹ và sau đó là ở các nước khác. Ngày nay việc sử dụng các công cụ thống kê trong kiểm soát quá trình đã trở thành phổ biến và là một nội dung cơ bản không thể thiếu được trong quản lý chất lượng.
Kiểm soát quá trình bằng thống kê là việc sử dụng các kỹ thuật thống kê trong thu nhập, phân loại, xử lý và phản ánh các dữ liệu chất lượng thu được từ kết quả của một quá trình hoạt động dưới những hình thức nhất định giúp nhận biết được thực trạng của quá trình và sự biến động của quá trình đó.
Sự biến động (hay biến thiên) của quá trình là những dao động của các hoạt động là các yếu tố trong hệ thống làm cho kết quả đạt được từ cùng một quá trình là khác nhau. Sự biến thiên của quá trình xảy ra thường xuyên và là một quy luật tất yếu. Trong thực tế không có 2 quá trình hoàn toàn giống nhau. Nguồn gốc của sự biến thiên của quá trình là từ các yếu tố đầu vào, người thực hiện, sự phối hợp thiết bị, phương pháp thực hiện và môi trường làm việc. Những biến động trong các yếu tố trên là tiềm ẩn. Nhờ việc áp dụng các kỹ thuật thống kê sẽ tìm ra những nguyên nhân gây nên sự biến thiên của quá trình để có cách giải quyết thích hợp. Có hai loại nguyên nhân gây ra biến thiên của quá trình là nguyên nhân thông thường phổ biến và nguyên nhân đặc biệt.
Nguyên nhân thông thường phổ biến xảy ra thường xuyên và nằm trong bản thân mỗi quá trình. Chúng sẽ không mất đi nếu quá trình đó vẫn được duy trì. Khi chỉ có những nguyên nhân thông thường phổ biến gây ra thì quá trình ổn định và có thể kiểm soát bằng thống kê. Sự biến thiên do những nguyên nhân này gây ra phản ánh khả năng của quá trình đó.
Loại nguyên nhân thứ hai là những nguyên nhân đặc biệt. Đó là những nguyên nhân làm cho quá trình biến động đột biến vượt mức cho phép và quá trình sẽ không bình thường. Một quá trình có chứa sự biến đổi không ngẫu nhiên gọi là quá trình không ổn định. Những nguyên nhân này nếu được khắc phục thì quá trình sẽ trở lại ổn định.
1- Lợi ích của sử dụng các công cụ thống kê trong kiểm soát chất lượng
Sử dụng các công cụ thống kê trong kiểm soát chất lượng cho chúng ta biết được quá trình có ổn định và có được kiểm soát không, mức độ biến thiên của quá trình có nằm trong giới hạn cho phép hay không; sản phẩm sản xuất ra có đảm bảo chất lượng theo yêu cầu quy
108
định không. Những nhận xét, đánh giá và kết luận thu được từ phân tích dữ liệu thống kê tạo căn cứ khoa học chính xác cho quá trình ra quyết định trong quản lý chất lượng. Thông qua sử dụng các công cụ thống kê giúp ta giải thích được tình hình chất lượng một cách đúng đắn, phát hiện nguyên nhân gây sai sót để có biện pháp khắc phục kịp thời.
Trong thực tế, các công cụ thống kê được áp dụng rộng rãi để phân tích và kiểm soát độ biến thiên của quá trình sản xuất, những trục trặc trong phân phối, bảo quản, dự trữ, phân tích marketing, thiết kế sản phẩm, xác định độ tin cậy và dự báo tuổi thọ, xác định mức chất lượng, phân tích số liệu, kiểm soát chất lượng.
Kiểm soát chất lượng bằng thống kê cho phép hoạt động một cách nhất quán hơn và thực hiện đúng những mục tiêu đã đề ra. Thông qua kiểm soát thống kê sẽ đánh giá được các yếu tố thiết bị, nguyên liệu và các yếu tố đầu vào khác một cách chính xác, cân đối hơn. Biết được tình trạng hoạt động của thiết bị từ đó dự báo những điều sẽ xảy ra trong tương lai để có những quyết định xử lý kịp thời, chính xác đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra với chi phí tiết kiệm nhất. Nhờ đó máy móc, thiết bị hiện có được sử dụng có mức độ biến thiên của các yếu tố đầu vào, các dịch vụ và các quá trình.
Việc sử dụng các công cụ thống kê còn tiết kiệm thời gian trong tìm kiếm các nguyên nhân gây ra những vấn đề về chất lượng; tiết kiệm được những chi phí phế phẩm và những lãng phí, những hoạt động thừa; tiết kiệm thời gian chuẩn bị và thực hiện các thao tác trong hoạt động và nhận biết sự báo động về những trục trặc sắp xảy ra giúp có những biện pháp ứng phó kịp thời.
2- Dữ liệu thống kê
Sử dụng các công cụ thống kê trong kiểm soát chất lượng đòi hỏi thu thập xử lý một cách đầy đủ chính xác dữ liệu từ các quá trình. Đó là đo lường sự hoạt động của quá trình và phản hồi cần thiết để có hành động khắc phục cần thiết. Dữ liệu bao gồm cả thông tin bằng con số giúp ích cho giải quyết các vấn đề hoặc cung cấp các hiểu biết về trạng thái của quá trình. Theo giá trị đo dữ liệu thống kê chất lượng chia làm hai loại biến số và thuộc tính. Các dữ liệu thu được từ đo lường các giá trị xảy ra trên một thang liên tục gọi là biến số. Ví dụ về các biến số là chiều dài, trọng lượng, độ bền…
Các dữ liệu xuất hiện từ đếm chỉ xảy ra tại một số điểm nhất định thể hiện các giá trị rời rạc để đo các đại lượng riêng biệt như số sản phẩm hỏng trên dây chuyển sản xuất, số khuyết tật trên sản phẩm. v.v..Sự biến động của những dữ liệu loại này xảy ra theo những bước nhảy ngắt quãng và được gọi là dữ liệu thuộc tính.
Dữ liệu thống kê bao gồm những số liệu cần thiết cho việc phân tích đánh giá về khả năng của quá trình, độ biến thiên của quá trình; xu thế biến động của quá trình trong thời gian tới và ảnh hưởng của nó đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Dựa theo công dụng của dữ liệu có thể chia thành:
- Dữ liệu để tìm hiểu một quá trình;
- Dữ liệu giúp phân tích thực trạng một tình trạng. Tình trạng đó do đâu mà ra. Chúng có liên quan đến những yếu tố nào;
- Dữ liệu dùng để phân tích, cải tiến chất lượng;
109
- Dữ liệu dùng để kiểm soát, điều chỉnh quá trình; - Dữ liệu dùng để chấp nhận hay loại bỏ một sản phẩm;
Việc thu thập, sơ bộ xử lý dữ liệu ban đầu là bước đầu tiên rất quan trọng để áp dụng các kỹ thuật thống kê trong kiểm soát chất lượng. Nó là điều kiện cần thiết tất yếu cho bất kỳ một phân tích thống kê nào. Dữ liệu thu được là cơ sở cho các quyết định và hành động. Các dữ liệu thống kê sẽ được tập hợp sắp xếp theo những cách thức khác nhau phù hợp với mục đích sử dụng của từng loại công cụ thống kê sử dụng. Kết quả của thu thập, xử lý dữ liệu thống kê có ảnh hưởng trực tiếp tới những kết luận về tình hình của quá trình và việc ra quyết định. Để tạo cơ sở tin cậy chính xác trong khi thu thập dữ liệu thống kê về chất lượng cần tuân thủ các yêu cầu đặt ra.
- Xác định loại dữ liệu nào cần thu thập, nghiên cứu, phân tích - Xác định rõ mục đích của thu thập dữ liệu
- Lựa chọn phương pháp thu thập dữ liệu hiệu quả nhất;
- Đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu, tránh những dữ liệu sai sót, không tin cậy - Dữ liệu có, chính xác, đầy đủ và có tính đại diện cho tổng thể.
5.2. CÁC CÔNG CỤ THỐNG KÊ TRUYỀN THỐNG TRONG KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH TRÌNH
5.2.1. Sơ đồ lưu trình
Sơ đồ lưu trình là hình thức thể hiện toàn bộ các hoạt động cần thực hiện của một quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ thông qua những sơ đồ khối và các ký hiệu nhất định. Điểm xuất phát của mỗi quá trình được thể hiện bằng 1 hình tròn. Mỗi bước trong quá trình được thể hiện bằng 1 hình chữ nhật thể hiện một hoạt động. Kết thúc của quá trình là một hình ô van. Điểm ở đó chia ra thành một số nhánh có một quyết định được thể hiện bằng 1 hình thoi. Các đường vẽ mũi tên nối liền giữa các ký hiệu thể hiện chiều hướng của quá trình. Dưới đây là sơ đồ lưu trình tổng quát.
Tốt Không tốt
Hình 5.1: Sơ đồ lưu trình tổng quát
Sơ đồ lưu trình được sử dụng để nhận biết, phân tích quá trình hoạt động nhờ đó phát hiện các hạn chế, các hoạt động thừa lãng phí không tạo ra giá trị gia tăng trong doanh nghiệp. Thông qua các hình ảnh cụ thể được biểu diễn trên sơ đồ, người ta biết được các hoạt động thừa không cần thiết để loại bỏ chúng, tiến hành những hoạt động cải tiến và hoàn thiện, nhằm giảm những lãng phí về thời gian và tài chính. Sơ đồ lưu trình là một công cụ đơn giản
Bắt đầu Các hoạt động Quyết định Kết thúc PTIT
110
nhưng rất tiện lợi, giúp những người thực hiện hiểu rõ quá trình, biết được vị trí của mình trong quá trình và xác định được những hoạt động cụ thể cần sửa đổi.
Để thiết lập sơ đồ lưu trình cần tuân thủ những yêu cầu cơ bản sau:
- Những người xây dựng sơ đồ là những người có liên quan trực tiếp đến quá trình đó. - Tất cả các thành viên của quá trình cần tham gia vào thiết lập sơ đồ lưu trình.
- Dữ liệu và thông tinphari trình bày rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, dễ nhận biết.
- Trong khi xây dựng sơ đồ lưu trình cần đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt. Các câu hỏi cần đặt ra liên tục trong suốt tiến trình xây dựng sơ đồ lưu trình. Những câu hỏi về cái gì? Khi nào? Ai? Ở đâu? Tại sao? Cái gì sẽ kế tiếp?...
Dự kiến đủ thời gian cần thiết cho việc thiết lập sơ đồ lưu trình. 5.2.2. Phiếu kiểm tra chất lượng
Mục đích của phiếu kiểm tra chất lượng là thu thập, ghi chép các dữ liệu, chất lượng làm đầu vào cho các công cụ phân tích thống kê khác. Phiếu kiểm tra được thiết kế theo những hình thức khoa học để ghi các số liệu một cách đơn giản bằng cách ký hiệu các đơn vị đo về các dạng sai sót, khuyết tật của sản phẩm mà không cần phải ghi một cách chi tiết các dữ liệu thu thập được và sau đó dựa vào các phiếu này để phân tích đánh giá tình hình chất lượng sản phẩm. Có những loại phiếu kiểm tra sau:
- Phiếu kiểm tra để nhận biết, đánh giá sự phân bố của các giá trị thuộc tính của 1 quá trình. Biết hình dạng phân bố và sự liên hệ giữa phân bố dữ liệu giúp nhận biết rõ thực trạng của quá trình đó.
- Phiếu kiểm tra để nhận biết, đánh giá loại khuyết tật của sản phẩm.
- Phiếu kiểm tra để nhận biết, xem xét nơi xảy ra khuyết tật. Ví dụ những khuyết tật về hình dáng như sần sùi, vết bẩn, vết xước, vết nhòe…
- Phiếu kiểm tra để tìm hiểu nguyên nhân của khuyết tật. Phiếu kiểm tra dạng này dùng để liệt kê nguồn gốc một tình trạng không có chất lượng. Ví dụ biên bản ghi lại tình trạng 2 oto bị hư hỏng vì tai nạn.
- Phiếu kiểm tra dùng làm danh sách kiểm tra. Ví dụ phiếu ghi lại tình trạng của ôtô trước khi cho khách thuê.
Để sử dụng phiếu kiểm tra một cách có hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Xác định rõ ràng kiểu loại phiếu sẽ sử dụng;
- Số liệu phải thu thập một cách kỹ càng, thận trọng và ghi rõ mục đích thu thập dữ liệu đó;
- Thiết kế phiếu phải đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu, dễ nhận biết các dao động hoặc độ phân tán của các sai sót hàng ngày hàng tuần hay hàng tháng phải được ghi trên một trang giấy;
- Cách kiểm tra và mẫu số phải thống nhất;
- Cách bố trí phải phản ánh theo trình tự quá trình và các hoạt động
- Ghi rõ nhân viên ghi phiếu kiểm tra, nơi kiểm tra và các bộ phận được thông báo khi xuất hiện các trường hợp bất thường.
Sau đây là ví dụ về một vài mẫu phiếu kiểm tra.
111