Ngày nay, cùng với sự tiến bộ, phát triển khoa học công nghệ và sự tiến bộ của nền văn minh trên thế giới, việc dụng máy vi tính trong công tác kế toán không còn xa vời đối với công ty cũng nh ư các doanh nghệp khác. Công ty nên tìm cho mình một phần mềm kế toán phù hợp với công ty. Ngoài ra công ty cần thi ết phải trang bị hệ thống vi tính đầy đủ từ đó sẽ giúp cho việc kế nối mạng nội bộ, thiết lập mật mã để phân quyền các phần hành kế toán, không nên sử dụng chung, tránh sai sót và nếu có thì dễ dàng kiểm tra, phát hiện và điều quan trọng là hệ thống sổ sác h được bảo mật theo yêu cầu của nhà quản lý.
Bên cạnh đó, với xu hướng ngày càng mở rộng và phát triển thì công ty ngày càng nhận được khối lượng chứng từ lớn, việc xử lý bằng tay gây nhiều ùn tắc chứng từ vào cuối tháng, cuối quý và cuối niên độ kế toán. Nếu công ty áp dụng phần mềm kế toán hoàn hảo phù hợp với công ty sẽ tránh được tình trạng trên, giúp cho việc quản lý chứng từ được nhanh chóng, giúp bộ máy kế toán gọn nhẹ giảm bớt công việc cũng như nhân sự trong phòng kê toán.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều chương trình phần mềm ứng dụng cho công tác kế toán tại các doanh nghiệp tuy nhiên việc xác định phần mềm nào thực sự thích hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với chi phí đầu tư vừa phải không quá đắt mới là quan trọng. Có 2 t rường hợp để lựa chọn:
Thứ nhất: Là mua phần mềm kế toán chuyên dụng của tập đoàn phần mềm
được bán trên thị trường. Tuy nhiên, để kiếm được phần mềm vừa thích hợp với quy mô sản xuất và hình thức kế toán tại doanh nghiệp, vừa có chi phí bỏ ra không quá lớn là một vấn đề đòi hỏi Ban Giám đốc công ty phải có sự nghiên cứu kĩ lưỡng.
Thứ hai : Doanh nghiệp có thể đặt hàng các công ty phần mềm hoặc các
nhóm lập trình viên viết một ch ương trình kế toán phù hợp với yêu cầu của Doanh nghiệp đặt ra. Với chi phí đầu tư bỏ ra tuỳ theo quy mô, hình thức kế toán và yêu cầu của doanh nghiệp mà có những mức giá khác nhau.
Khi công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán phải vận dụng các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán h ướng dẫn tại thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 c ủa Bộ Tài chính ban hành để lựa chọn phần mềm cho phù hợp với điều kiện áp dụng của công ty mình .
Tiêu chuẩn phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho ng ười sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán khi sử dụng phần mềm không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán phải có khả n ăng có thể cung cấp sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính của công ty không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo chính xác về số liệu kế toán.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật về thông tin và an toàn dữ liệu
Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán:
Đảm bảo điều kiện kĩ thuật:
Hiện tại điều kiện trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhìn chung ch ưa đảm bảo, công ty nên có kế hoạch đầu tư vào hệ thống máy móc, mà quan trọng đầu tiên đó là hệ thống máy vi tính. Công ty nên trang bị thêm hệ thống máy vi tính cho các phong ban đặc biệt là phòng kế toán, có nh ư vậy mới đảm bảo điều kiện cho việc sử dụng phần mềm có chất l ượng và hiệu quả.
Đảm bảo điều kiện con người và tổ chức bộ máy kế toán :
Việc áp dụng phần mềm đòi hỏi số lượng nhân viên kế toán ít, song trình độ chuyên môn phải vững chắc và có trình độ cao. Muốn vậy công ty cũng đề ra kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân viên kế toán để họ có thể sử dụng phần mềm một cách thành thạo, phát huy hết ưu điểm mà phần mềm đem lại.
Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán