a. Những vấn đề chung:
Để dễ dàng và giúp ích cho việc ghi chép thi chi của công ty thì công ty sử dụng đơn vị tiền thống nhất trong toàn công ty là đồng Việt Nam.
Các trường hợp tăng tiền:
- Tăng do thu nợ khách hàng - Do thu từ lãi cho vay - Do thu nội bộ
- Do rút tiền gửi nhập quỹ. - Do thu tiền tạm ứng thừa. Các trường hợp giảm tiền:
- Chi nộp thuế và các khoản phải nộp Nhà n ước. - Chi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
- Chi lương - Chi tạm ứng
b. Chứng từ, sổ sách:
Hiện công ty đang sử dụng các chứng từ dùng cho hạch toán tiền mặt nh ư sau: - Phiếu thu( phụ lục số 1.1 )
- Phiếu chi ( phụ lục số 1.1) - Các loại chứng từ liên quan Sổ sách kế toán:
- Sổ quỹ tiền mặt( phụ lục số 2.1) - Chứng từ ghi sổ( phụ lục số 2.4) - Sổ cái tài khoản 111( phụ lục số 2.1 ) - Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt.
c. Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 111: Tiền mặt VNĐ
- Các tài khoản có liên quan: 141;131;334,…
d. Trình tự luân chuyển chứng từ: Các trường hợp thu tiền:
Lưu đồ 2.1: Thu nợ khách hàng: LƯU ĐỒ 2.1: THU NỢ KHÁCH HÀNG BĐ KH Đối chiếu công nợ, lập phiếu thu Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 3 Ký duyệt 1 2 Phiếu thu đã ký 3 Ký, thu tiền Sổ quỹ 1 2 KH z Phiếu thu đã ký 2 Z
KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QuỸ
Phiếu thu đã ký 3 KT lên bảng kê, GS Bảng kê, SCT 111, 331,SC 111, 331 Kết thúc
Giải thích:
Bắt đầu, khi khách hàng trả nợ, tại phòng kế toán, kế toán viên tiến hành đối chiếu công nợ và căn cứ lập phiếu thu.
Phiếu thu lập 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt, phiếu thu đã ký duyệt chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ ký, thu tiền, ghi sổ quỹ. Sau đó lưu 1 liên phiếu thu lại, 1 liên đưa cho khách hàng và liên còn l ại đưa sang cho kế toán viên.
Kế toán viên căn cứ vào phiếu thu, tiến hành định khoản, ghi giảm công nợ phải thu khách hàng ( SCT 131), bảng kê thu tiền mặt và sổ chi tiết TK 111, 131, sau đó lưu lại chứng từ này để làm cơ sở sau đối chiếu với thủ quỹ khi có yêu cầu.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các chứng từ có liên quan Kế toán tr ưởng tiến hành lập chứng từ ghi sổ và lên sổ Cái TK 111, TK 131.
Lưu đồ 2.2: Thu tiền hoàn ứng:
Giải thích:
Khi nhân viên đi công tác v ề, sẽ tiến hành thanh toán. Nhân viên tạm ứng đem toàn bộ giấy tờ liên quan, bao gồm (giấy thanh toán tam ứng, giấy đi đường, vé tàu xe và hoá đơn… ) đến phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tạm ứng, nhân viên tạm ứng tiến hành giấy đề nghị thanh toán tạm ứng.
Tại phòng kế toán, kế toán viên tiến hành làm thủ tuc hoàn ứng. Căn cứ vào giấy tờ liên quan(giấy đi đường, vế tàu xe, hóa đơn mua hàng,…), giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, kế toán viên lập giấy thanh toán tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng chuyển sang cho KTT ký duyệt, kiểm tra lại số đã tạm ứng: nếu số đã tạm ứng lớn hơn số đã chi kế toán tiến hành lập phiếu thu.
Phiếu thu lập 2 liên chuyển cho kế toán tr ưởng, giám đốc ký, nhân viên tạm ứng ký sau đó chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ ký vào phiếu thu, thu tiền và ghi vào sổ quỹ. Thủ quỹ l ưu lại 1 liên phiếu thu còn chuyển 1 liên còn lại cho kế toán viên để làm căn cứ ghi sổ.
Kế toán viên căn cứ vào các chứng từ: giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu và
chứng từ liên quan tiến hành định khoản, lập bảng kê thu tiền mặt, ghi sổ chi tiết TK
111, 141. Sau đó lưu lại chứng từ này.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các chứng từ có liên quan Kế toán viên tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái TK 111, TK 141 . Kết thúc quá trình hoàn ứng.
Giải thích:
Khi phát sinh các kho ản chi phí cần thiết để trang trải cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong trường hợp tại quỹ không còn tiền sau khi được sự đồng ý của Kế toán trưởng và giám đốc thì Thủ quỹ thông báo cho kế toán viên để kế toán viên lập Séc
Kế toán viên tiến hành lập Séc, ghi đầy đủ các nội dung trên tấm Séc sau đó trình Giám đốc, Kế toán trưởng kí duyệt. Khi đã có đầy đủ chữ kí, kế toán viên chuyển cho thủ qũy để thủ qũy để thủ qũy đến Ngân hàng giao dịch.
Thủ quỹ sẽ là người mang tấm Séc đến ngân hàng để làm thủ tục rút tiền về. Ngân hàng căn cứ vào séc sẽ tiến hành chi tiền và giữ lại 1 từ séc.
Sau khi nhận được tiền cùng giấy báo nợ của Ngân hàng về công ty. Thủ quỹ chuyển giấy báo nợ, Séc cho kế toán viên để lập phiếu thu. Kế toán viên lập phiếu thu, phiếu thu gồm 2 liên, trình cho KTT ký duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ ký, ghi sổ quỹ.
Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu thu còn 1 liên chuyển cho kế toán viên.
Kế toán viên dựa trên chứng từ định khoản, ghi tăng tiền mặt( SCT 111), giảm tiền gửi Ngân hàng( SCT 112) sau đó lưu chứng từ đó lại làm cơ sở đối chiếu với thủ quy khi có yêu cầu.
Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê và chứng từ có liên quan Kế toán viên tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và từ đó lên Sổ Cái TK 111, 112.
Lưu đồ 2.4: Thu các khoản thu nội bộ (thu tiền BHXH):
Bắt đầu khi có phát sinh các khoản thu nội bộ. Kế toán viên căn cứ vào chứng từ liên quan( bảng tính bảo hiểm xã hội, …) tiến hành lập phiếu thu. Phiế u thu lập 2 liên trình cho kế toán trưởng ký, sau đó chuyển cho thủ quỹ ký, thu tiền.
Thủ quỹ thu tiền và lưu lại 1 liên phiếu thu còn 1 liên chuyển cho kế toán viên để kế toán viên ghi sổ. Kế toán viên c ăn cứ vào chứng từ gốc, phiếu thu kế toán định khoản, SCT 111, SCT 338 và thúc quá trình luân chuyển chứng từ.
Lưu đồ 2.5: Chi trả nợ cho khách hàng:
KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ
BĐ Theo dõi tình hình công nợ đến hạn trả,thông báo cho KTT Chỉ thị Kiểm tra, lập phiếu chi 1 Phiếu chi 2 Ký duyệt 1 Phiếu chi đã duyệt 2 Ký,chi tiền,ghi sổ quỹ 1 Phiếu chi đã duyệt 2 Sổ quỹ z Định khoản, ghi sổ Phiếu chi đã ký 1 z
LƯU ĐỒ 2.5: CHI TIỀN MẶT TRẢ NỢ KHÁCH HÀNG
SCT, CTGS, SC 111,
331
Giải thích:
Bắt đầu, kế toán viên theo dõi tình hình công nợ đến hạn trả, sau đó thông báo cho KTT. Kế toán trưởng ra chỉ thị yêu cầu kế toán viên lập phiếu chi.
Kế toán viên căn cứ vào sổ theo dõi công nợ phải trả tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi gồm 2 liên, trình lên cho KTT, Giám đốc ký, sau đó chuyển sang cho thủ quỹ ký, chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Thủ quỹ sau khi ghi sổ l ưu lại 1 liên phiếu chi còn liên còn lại đưa cho kế toán viên làm căn cứ ghi sổ.
Kế toán viên căn cứ vào chứng từ gốc, phiếu chi sẽ định khoản, ghi giảm công nợ phải trả ( Tk 331), giảm tiền mặt( TK 111), l ưu lại các chứng từ.
Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ trên kế toán viên tiến hành vào bảng kê, lập Chứng từ ghi sổ và lên Sổ Cái TK 111, TK 331.
Lưu đồ 2.6: Chi tiền trả lương cho công nhân viên trong công ty: Giải thích:
Hàng tháng cứ vào cuối tháng, kế toán viên tiến h ành lên bảng tính lương, căn cứ vào bảng tính lương kế toán tiến hành lập phiếu chi , chi lương cho công nhân viên trong công ty.
Phiếu chi lập 2 liên trình lên cho KTT, Giám đốc ký, duyệt sau đó chuyển sang cho thủ quỹ ký, chi tiền và ghi sổ quỹ. Mỗi cán b ộ công nhân viên khi lĩnh l ương phải kí vào ô kí nhận. Thủ quỹ chi l ương và ghi vào sổ quỹ xong thì sẽ lưu lại 1 liên của phiếu chi còn 1 liên chuyển qua cho kế toán viên.
Kế toán viên căn cứ vào bảng thanh toán l ương ( bảng này đã có chữ ký của Giám Đốc, KTT), phiếu chi sẽ tiến hành định khoản ghi giảm khoản phải trả công nhân viên( TK 334, TK 338), gi ảm tiền mặt( TK 111) và l ưu lại chứng từ.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các chứng từ có liên quan Kế toán viên lập chứng từ ghi sổ và lên sổ Cái TK 111, T K 334, TK 338.
Lưu đồ 2.7: Chi tạm ứng:
Giải thích:
Bắt đầu khi nhân viên có nhu cầu tạm ứng đi công tác do yêu cầu của giám đốc, nhân viên tạm ứng sẽ tới phòng kế toán làm thủ tục xin tạm ứng.
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng kế toán viên tiến hành lập phiếu chi, phiếu chi gồm 2 liên sau đó trình lên kế toán trưởng, giám đốc ký, sau đó chuyển sang cho thủ quỹ ký, chi tiền và ghi sổ quỹ.
Sau khi ký, chi tiền thủ quỹ giữ 1 liên của phiếu chi để lưu lại còn 1 liên chuyển lại cho kế toán viên.
Kế toán viên căn cứ vào giấy đề nghi tạm ứng, phiếu chi định khoản ghi vào giảm tiền( TK 111), tăng các khoản tạm ứng( TK141) và l ưu lại các chứng từ.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các chứng từ có liên quan Kế toán viên tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và lên Sổ Cái TK 111, TK 141. Kết thúc quá trình chi tạm ứng.
c. Trình tự hạch toán
Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tháng 12/2008.
Căn cứ vào phiếu thu số 264 ngày 01/12/200 8, thu tiền lệ phí xuất bản lịch tờ:
Nợ 111 600.000
Có 131 600.000
Căn cứ vào phiếu thu số 266 ngày 08/12/2008, thu tiền sách “Tr ường ca sông chu –Núi Đọ”
Nợ 111 800.000
Có 131 800.000
Căn cứ phiếu thu số 267 ngày 08/12/2008, tiền sách “Th ơ Thanh Hóa thế kỷ XX”:
Nợ 111 1.000.000
Có 131 1.000.000
Căn cứ phiếu thu số268 ngày 08/12/2008, thu tiền BHXH của CBCNV tháng 12/2008:
Nợ 111 2.257.632
Có 3383 2.257.632
Căn cứ vào phiếu thu số 276 ngày 12/12/2008, hoàn ứng tiền công tác phí đi Sài Gòn:
Nợ 111 5000.000
Căn cứ phiếu chi số 365 ngày 04/12/2008, tạm ứng tiền làm sách “Hàm Rồng cuộc đụng đầu lịch sử”:
Nợ 141 5.000.000
Có 111 5.000.000
Căn cứ phiếu chi số 370 ngày 08/12/2008, chi l ương tháng 12/2008:
Nợ 334 46.285.250
Có 111 46.285.250
Căn cứ phiếu chi số 386 ngày 19/12/2008, nộp tiền mặt vào Ngân hàng: Nợ 112 70.000.000 Có 111 70.000.000 e. Sơ đồ hạch toán: 111 141 112 D:42.050.923 11.000.000 60.000.000 334 131 165.527.507 345 .941.000 642 141 71.366.189 5.000.000 133.1 338.3 1.571.313 2.257.632 112 70.000.000 333.1 631 143.182 52.561.200 431.2 4.900.000 413.341.814 377.225.183 f . Minh hoạ sổ sách chứng từ: - Phiếu thu ( phụ lục 1.1) D: 78.167.554
- Phiếu chi( phụ lục 1.1)
- Sổ quỹ tiền mặt 111 tháng 12 n ăm 2008( phụ lục 2.1)
- Sổ cái 111 tháng 12 năm 2008( phụ lục 2.2.)
