2.2.5.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng:
a) Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Để hạch toán nợ phải thu khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ liên quan sau:
Phiếu xuất kho( phụ lục số 1.5).
Phiếu thu( phụ lục số 1.1)
Giấy báo Có
b) Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng công ty sử dụng tài khoản 131 “phải thu khách hàng”.
Công ty mở sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và diễn giải chi tiết từng đối tượng khách hàng và sổ chi tiết cho từng khách hàng.
c) Quy trình luân chuy ển chứng từ:
Lưu đồ 2.12: Tăng công nợ phải thu khách hàng:
Giải thích:
Bắt đầu khách hàng khi có nhu cầu mua hàng, liên hệ với phòng kinh doanh để mua hàng.
Phòng kinh doanh s ẽ giao dịch với khách hàng để đi đến hợp đồng mua bán. Khi hợp đồng mua bán đã được ký kết. Hợp đồng gồm 2 bản một bản đưa cho khách hàng, một bản chuyển sang phòng kế toán để làm căn cứ lập hóa đơn GTGT.
Tại phòng kế toán, kế toán căn cứ vào hợp đồng tiến hành viết hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho. Hóa đơn GTGT lập 2 liên, có chữ ký đầy đủ của KTT, Giám đốc người lập hóa đơn và khách hàng. 1liên c ủa hóa đơn được kế toán viên lưu lại, 1 liên giao cho khách hàng. Phi ếu xuất kho lập thành 2 liên: 1 liên k ế toán lưu lại, 1 liên chuyển xuống kho để thủ kho làm căn cứ xuất hàng và ghi vào thẻ kho. Sau đó toàn bộ chứng từ: hóa đơn, phiếu xuất kho kế toán viên làm c ăn cứ ghi vào sổ theo dõi công nợ( SCT 131), SCT 156, và l ưu lại chứng từ này. Hợp đồng được lưu lại phòng kinh doanh.
Lưu đồ: giảm công nợ phải thu khách hàng:
Có 2 trường hợp: Khách hàng trả tiền bằng tiền mặt và trả qua tài khoản Ngân hàng. Khi nhận được thông báo của khách hàng và giấy báo có của Ngân hàng, kế toán sẽ tiến hành định khoản ghi giảm công nợ phải thu khách hàng và t ăng tiền gửi Ngân hàng và ghi vào s ổ sách liên quan.(đã trình bày ở phần tăng tiền gửi Ngân hàng-lưu đồ 2.9)
d) Định khoản minh họa:
Cứ vào chứng từ đã phát sinh tháng 12 / 2007 hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể sau:
Căn cứ vào phiếu thu số 265 ngày 4/12/2007, tiền lịch 5 tờ phong cảnh Thanh Hóa:
Nợ 111 1.080.000
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 120 ngày 4/12/2008, bán sách cho nhà sách Hồng Nhân:
Nợ 131(Hồng Nhân) 29.202.224
Có 511 27.811.642
Có 3331 1.390.582
Căn cứ vào phiếu thu số 274 ngày 11/12/2008, công ty Nhân v ăn trả tiền lệ phí xuất bản sách:
Nợ 111 47.250.000
Có 131(Nhân Văn) 47.250.000
Căn cứ vào phiếu thu số 290 ngày 25/12 /2008, công ty Nước TK Hòa Bình nộp trước tiền lịch 5 tờ phong cảnh Thanh hóa:
Nợ 111 12.000.000
Có 131 12.000.000
Căn cứ vào GBC số 98098 ngày 23/12/2008, UBND xã Nga Liên trả tiền sách “LSĐB-PTC”: Nợ 112 23.000.000 Có 131 23.000.000 e) Sơ đồ hạch toán: 131 511 D:1.333.553.056 111 1.058.535.180 800.000 333.1 112 442.243.674 4.000.000 1.500.769.854 4.800.000 D: 2.829.522.91
f) Minh họa sổ sánh chứng từ:( phần phụ lục)
- Bảng xác nhận công nợ giữa Nhà Xuất Bản vói nhà sách Hồng Ân( phụ lục số 1.10 )
- Sổ công nợ quý IV năm 2008( phụ lục số 2.5) - Báo cáo chi tiết công nợ phải thu( phụ lục số 2. 6)
2.2.5.2. Kế toán các khoản tạm ứng:a) Chứng từ sổ sách sử dụng: a) Chứng từ sổ sách sử dụng:
Các khoản thanh toán tạm ứng của công ty chủ yếu là tạm ứng đi công tác, tiếp khách, mua trang thiết bị,…Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên trong công ty.
Tại phòng kế toán, kế toán phải theo dõi chi tết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng c ăn cứ vào các chứng từ sau:
Giấy đề nghị tạm ứng (phụ lục số1. 3)
Giấy thanh toán tiền tạm ứng( phụ lục số 1.4 )
b) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng: TK 141 – tạm ứng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng cho công nhân viên, các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp và tình hình thanh toán các kho ản tạm ứng.
Các tài khoản liên quan khác
c) Quy trình luân chuyển chứng từ :
Lưu đồ: Lưu đồ xin tạm ứng ( đã trình bày ở phần chi tiền mặt-lưu đồ số 2.8) Lưu đồ: Lưu đồ hoàn ứng
Khi cán bộ công nhân viên đi công tác về sẽ tiến hành thanh toán với phòng kế toán. Khi đó có 2 trường hợp xảy ra:
Số tiền tạm ứng lớn hơn số đã chi: đã trình bày ở phần tăng tiền mặt do thu tạm ứng thừa ( lưu đồ 2.2)
Nhân viên tạm ứng đem toàn bộ giấy tờ đi công tác ( tiền vế tàu xe, tiền phòng, tiền tiếp khách,…) cho phòng kế toán. Kế toán viê n kiểm tra, sau đó lập giấy thanh toán tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng phải có chữ ký của kê toán tr ưởng, nhân viên đi công tác và kế toán viên. Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng kế toán viên lập phiếu chi, phiếu chi gồm 2 liên, đưa KTT ký, duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ ký và chi tiền.
Thủ quỹ làm thủ tục chi tiền và ghi vào sổ quỹ, l ưu lại 1 phiếu chi.
Kế toán căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, 1liên phiếu chi và chứng từ liên quan định khoản và ghi vào sổ sách sau đó lưu lại chứng từ này.
d) Định khoản minh họa:
Căn cứ vào chứng từ đã phát sinh trong quý IV n ăm 2008, hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể sau:
Căn cứ phiếu chi số 320 ngày 22/10/2008, tạm ứng tiền cho Phùng Sĩ Tài đi công tác Hà Nội:
Nợ 141 10.000.000
Có 111 10.000.000
Căn cứ vào phiếu thu số 238 ngày 22/10/2008, hoàn ứng tiền đi công tác Hà Nội:
Nợ 111 2.000.000
Có 141 2.000.000
Căn cứ phiếu chi số 327 ngày 31/10/2008, tạm ứng tiền cho Nguyễn Cao Thế:tiền KSX:
Nợ 141 19.400.000
Có 111 19.400.000
Căn cứ phiếu chi số 346 ngày 11/11/2008, tam ứng tiền cho Mai Ngọc Thanh tiền tổ chức bản thảo:
Nợ 141 2.500.000
e) Sơ đồ hạch toán: 141 111 25.900.000 111 41.900.000 36.300.000 642 5.690.000 41.900.000 41.990.000 25.810.000 f) Chứng từ sổ sách minh họa:( phần phụ lục) - Giấy đề nghị tạm ứng( phụ lục số 1.3)
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng( phụ lục số 1.4)
- Sổ các tài khoản 141- tháng 12 năm 2008( ph ụ lục số 2.7 )
2.2.5.3. Kế toán các khoản phải trả ng ười bán:a. Chứng từ sử dụng: a. Chứng từ sử dụng:
Các khoản phải trả người bán được công ty theo dõi cho từng đối tượng, khi đến hạn thanh toán công ty trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua Ngân hàng.
Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT( phụ lục số 1.16)
Các chứng từ liên quan khác: phiêu chi, giấy báo nợ,..
b. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi khoản phải trả người bán kế toán sử dụng tài khoản 331 “ Phải trả người bán “
c. Quy trình luân chuy ển chứng từ:
Giải thích lưu đồ:
Bắt đầu, khi công ty có nhu cầu mua các yếu tố kinh doanh liên hệ với nhà cung cấp, lập hợp đồng kinh tế. Khi hàng về nhập kho, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm 2 liên, thủ kho ký, ghi thẻ kho: 1 liên đưa thủ kho, 1 liên cùng hóa đơn mua hàng k ế toán làm căn cứ hạch toán và vào sổ sách, ghi t ăng khoản phải trả người bán sau đó lưu lại bộ chứng từ này lại. Kết thúc quá trình luân chuyển chứng từ tại đây.
z
z
Lưu đồ: Giảm khoản phải trả ng ười bán:
Kế toán viên theo dõi các khoản công nợ đến hạn trả, tiến hành trả tiền cho người bán bằng tiền mặt ( đã trình bày ở lưu đồ 2.5) hoặc chuyển khoản ( lưu đồ 2.10)
d. Định khoản minh họa:
Trình bày hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu tháng 11 n ăm 2008 như sau:
Căn cứ vào phiếu chi số 335 ngày 10/11/2008, tiền mua lịch tờ n ăm 2007:
Nợ 331 852.000
Có 111 852.000
Căn cứ hóa đơn GTGT 3656, mua v ật dụng hành chính, ngày 20/11/2008:
Nợ 642 392.750
Nợ 1331 39.275
Có 331 432.025
Căn cứ hóa đơn GTGT số 0098 ngày 24/11/2008, tiền mua bản đồ của Nhà Xuất Bản Bản Đồ Hà Nội:
Nợ 156 38.181.818 Nợ 1331 3.818.182
Có 331 42.000.000
Căn cứ phiếu chi số 334 ngày 26/11/2008, tiền làm bìa sách “ Lê Lợi con người và sự nghiệp”:
Nợ 331 12.721.225
Có 112 12.721.225
Căn cứ vào thu số 287 ngày 27/11/2008, chênh lệch thuế lịch khoa học 2009:
Nợ 111 143.182
e. Sơ đồ hạch toán: 111 331 111 D:34.560.000 852.000 143.128 112 1331 12.721.225 3.857.457 156 38.181.818 642 392.750 13.573.225 42.575.153 D: 5.558.072 f. Sổ sách minh họa:
Sổ cái tài khoản 331 – tháng 11 năm 2008( ph ụ lục số 2.8)
2.2.5.4. Kế toán các khoản phải nộp Ngân sách Nhà n ước:a. Chứng từ sử dụng:. a. Chứng từ sử dụng:.
Chứng từ sử dụng:
Tờ khai thuế GTGT( phụ lục số 1. 8)
Tờ khai quyết toán thuế TNDN
Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà n ước bằng chuyển khoản( phụ lục số 1.9)
b. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các khoản phả i nộp nhà nước, công ty sử dụng tài khoản 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà n ước” với các tiểu mục sau:
3334 Thuế TNDN phải nộp 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất. 3338 Thuế môn bài
Đối với thuế GTGT đầu ra, công ty có các mức t huế suất sau:
Thuế suất 5%: Áp dụng cho các mặt hàng là sách
Thuế suất 10%: Áp dung cho những mặt hàng là v ăn hóa phẩm
c. Quy trình luân chuy ển chứng từ:( đã trình bày ở phần giảm TGNH - lưu đồ 2.11)
d. Định khoản minh họa:
Căn cứ vào số liệu quý IV/2008, một số nghiệp vụ xảy ra như sau:
Căn cứ GBN số 0980 ngày 21 tháng 10/2008 tiền thuế GTGT tháng 9/2008: Nợ 3331 11.886.398
Có 112 11.886.398
Căn cứ GBN số 0980 ngày 21/10/2008 tiền thuế đất 6 tháng cuối năm 2008: Nợ 3337 7.700.000
Có 112 7.700.000
Căn cứ GBN 1998 ngày 18/11/2008, ti ền thuế GTGT tháng 10, 11: Nợ 3331 1.610.878
Có 112 1.610.878
Căn cứ GBN số 90547 ngày 25/12/2008, tạm nộp tiền thuế TNDN quý III/2008:
Nợ 3334 1.958.356
e. Sơ đồ chữ T: 112 333 642 D:686.238 23.155.632 1.000.000 133 131 3.793.510 84.295.694 821 39.121.000 26.949.142 124.416.694 98.153.790 f. Chứng từ sổ sách minh họa( phần phụ lục)
- Tờ khai thuế GTGT tháng 1 n ăm 2009( phụ lục 1.8 ) - Sổ cái tài khoản 3338 - Quý IV năm 2008( ph ụ lục số 2.9 ) - Giấy nôp tiền vào NSNN bằng chuyển khoản( phụ lục số 1. 9 )
2.2.5.5. Kế toán các khoản phải trả công nhân viên: a. Chứng từ sử dụng:
Các khoản phải trả công nhân viên bao gồm: l ương, các khoản phụ cấp, thưởng. Chứng từ sử dụng: Bảng tính l ương ( phụ lục số 1.11)
b. Tài khoản sử dụng:
Kế toán các khoản phải trả công nhân viên công ty sử dụng tài khoản 334 “ Phải trả công nhân viên”
c. Quy trình luân chuy ển chứng từ :( đã trình bày ở lưu đồ 2.6) d. Trình tự hạch toán:
Căn cứ số liệu tháng 12/2008, ta có một số nghiệp vụ kế toán minh họa sau: Cuối tháng tính lương cho toàn công ty :
Nợ 642 48.542.882
Căn cứ vào phiếu chi số 370 ngày 8/12 trả tiền l ương công nhân viên tháng 12/2008: Nợ 334 46.285.250 Có 111 46.285.250 e. Sơ đồ tổng hợp: 111 334 642 46.285.250 48.542.882 338 2.257.632 48.542.882 48.542.882 f. Chứng từ sổ sách minh họa( phần phụ lục)
Sổ cái tài khoản 334 - tháng 12 năm 2008( ph ụ lục số 2.10)
Nhận xét: Do công ty là một doanh nghiệp nhỏ số l ượng công nhân chỉ có 21 ng ười
do đó việc tính lương hết sức đơn giản và gon nhẹ. Hàng tháng c ăn cứ vào hệ số tính lương của từng người kế toán viên sẽ lên bảng tính lương tháng cho t ừng người.
2.2.6. Phân tích tình hình thanh toán và kh ả năng thanh toán của Nhà XuấtBản Thanh Hóa Bản Thanh Hóa
2.2.6.1 Phân tích tình hình thanh toán t ại công ty:
Bảng 2.2 Phân tích các khoản phải thu của công ty trong 3 n ăm CHỈ TIÊU 2006 2007 2008 C/ L 07/ 06
C/ L 08/ 07 giá trị % giá trị %
I. Các khoản phải thu 1.359.918.076 1.527.065.474 1.508.071.784 167.147.398 12,29 -18.993.690 -1,24 Phải thu khách hàng 1.331.553.056 1.500.769.854 1.415.676.164 169.216.798 12,71 -85.093.690 -5,67
Trả trước người bán 465.020 395.620 395.620 -69.400 -14,92 0 0,00
Nhận xét:
Qua bảng phân tích trên ta nhận thấy, các khoản phải thu của công ty bao gồm: phải thu khách hàng, trả trước người bán và phải thu khác. Phân tích số liệu 3 năm từ 2006 đến năm 2008 thì nhìn chung có xu hướng không ổn định, cụ thể:
Phải thu của khách hàng: Nhìn vào bảng phân tích ta thấy, năm 2007 chỉ tiêu này tăng 169.216.798 đồng tức tăng 12,71% so với năm 2006. Tuy nhiên, năm 2008 chỉ tiêu này giảm 85.093.690 đồng so với năm 2007 tương đương mức giảm 5,67 %. Nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt này là do năm 2007 công ty làm ăn hiệu quả, đơn đặt hàng cũng theo đó tăng lên, số lượng sách và văn hóa phẩm tiêu thụ nhiều hơn, song sang năm 2008 không chỉ Nhà Xuất Bản Thanh Hóa bị chịu tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu mà các doanh nghiệp khác cũng chịu tác động theo do đó việc tiêu thụ các mặt hàng của côn g ty bị giảm sút. Mặt khác, các đơn vị liên kết với công ty họ chỉ thanh toán hết cho công ty khi mà họ tiêu thụ hết số hàng đó. Đây là một điểm yếu trong khâu thu hồi công nợ của công ty, công ty nên có chính sách thu hồi nợ tốt hơn.
Trả trước người bán: Khoản này nhìn chung qua 3 n ăm đều ổn định và thấp
chứng tỏ công ty không bị khách hàng chiếm dụng vốn nhiều.
Phải thu khác: (chủ yếu là khoản tiền lãi phải thu của Ngân hàng) năm 2007 phải
thu khác giảm 2.000.000 đồng, tương đương mức giảm 7,17 %, tuy nhiên sang năm 2008 chỉ tiêu này lại tăng 66.100.000 đồng, tương đương mức tăng 255,21 %, như vậy công ty nên có chính sách thu hồi vốn để khoản tiền nhàn rỗi được đầu tư một cách có hiệu quả.
8
1
giá trị % giá trị %
II. Các khoản phải trả 897.804.686 1.260.733.028 832.038.252 362.928.342 40,42 -428.694.776 -34,00
1. Nợ ngắn hạn 897.804.686 1.260.733.028 832.038.252 362.928.342 40,42 -428.694.776 -34,00
Vay và nợ ngắn hạn 0 0 0 0 0
Phải trả người bán 621.449.908 767.580.945 220.805.526 146.131.037 23,51 -546.775.419 -71,23
Người mua trả tiền trước 7.300.000 4.800.000 86.141.000 -2.500.000 -34,25 81.341.000 1.694,60
Thuế và các khoản phải nộp 23.423.268 82.173.195 89.153.790 58.749.927 250,82 6.980.595 8,49
Phải trả công nhân viên 91.599.286 215.825.501 184.417.500 124.226.215 135,62 -31.408.001 -14,55
Chi phí phải trả 8.491.200 27.691.920 54.242.920 19.200.720 226,12 26.551.000 95,88
Phải trả nội bộ 1.640.000 7.085.810 9.888.358 5.445.810 332,06 2.802.548 39,55
Các khoản phải trả, phải nộp khác 143.901.024 155.575.657 178.389.158 11.674.633 8,11 22.813.501 14,66
Nhận xét:
Qua bảng phân tích các khoản phải trả của công ty chủ yếu là phải trả trong ngắn hạn do đó có thể đưa ra nhận xét khái quát là khoản tiền của công ty chỉ bị chiếm dụng trong ngắn hạn, cụ thể:
Vay và nợ ngắn hạn: Hàng năm công ty đ ều có ngân sách của trung ương
cấp xuống do đó công ty không ph ải vay vốn để đầu tư kinh doanh do đó các kho ản này hàng năm không phát sinh.
Phải trả người bán: Năm 2007 phải trả người bán tăng 146.131.037 đồng so
với năm 2006 tức tương đương mức tăng 23,51 %, vì năm 2007 công ty làm ăn hi ệu quả hơn do đó mức chi phí để xuất bản sách cũng t ăng lên nên các khoản phải trả cũng tăng theo, như vậy công ty cũng đang chiếm dụng vốn của nhà cung cấp. Tuy nhiên, năm 2008 phải trả người bán giảm xuống 546.775.419 đồng, tương đương mức giảm 71,23 %, đây là mức giảm rất đáng kể của công ty so với n ăm 2007. Công ty cần nên đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết tình hình giảm lợi nhuận n ăm của năm 2008.
Người mua trả tiền trước: năm 2007 chỉ tiêu này giảm 2.500.000 đồng so
với năm 2006, tương đương mức giảm 34,25% nhưng năm 2008 chỉ tiêu này tăng 81.341.000 đồng so với năm 2007 tương đương m ức tăng 1.694,60%. Việc tăng này