Các khoản thanh toán tạm ứng của công ty chủ yếu là tạm ứng đi công tác, tiếp khách, mua trang thiết bị,…Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên trong công ty.
Tại phòng kế toán, kế toán phải theo dõi chi tết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng c ăn cứ vào các chứng từ sau:
Giấy đề nghị tạm ứng (phụ lục số1. 3)
Giấy thanh toán tiền tạm ứng( phụ lục số 1.4 )
b) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng: TK 141 – tạm ứng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng cho công nhân viên, các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp và tình hình thanh toán các kho ản tạm ứng.
Các tài khoản liên quan khác
c) Quy trình luân chuyển chứng từ :
Lưu đồ: Lưu đồ xin tạm ứng ( đã trình bày ở phần chi tiền mặt-lưu đồ số 2.8) Lưu đồ: Lưu đồ hoàn ứng
Khi cán bộ công nhân viên đi công tác về sẽ tiến hành thanh toán với phòng kế toán. Khi đó có 2 trường hợp xảy ra:
Số tiền tạm ứng lớn hơn số đã chi: đã trình bày ở phần tăng tiền mặt do thu tạm ứng thừa ( lưu đồ 2.2)
Nhân viên tạm ứng đem toàn bộ giấy tờ đi công tác ( tiền vế tàu xe, tiền phòng, tiền tiếp khách,…) cho phòng kế toán. Kế toán viê n kiểm tra, sau đó lập giấy thanh toán tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng phải có chữ ký của kê toán tr ưởng, nhân viên đi công tác và kế toán viên. Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng kế toán viên lập phiếu chi, phiếu chi gồm 2 liên, đưa KTT ký, duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ ký và chi tiền.
Thủ quỹ làm thủ tục chi tiền và ghi vào sổ quỹ, l ưu lại 1 phiếu chi.
Kế toán căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, 1liên phiếu chi và chứng từ liên quan định khoản và ghi vào sổ sách sau đó lưu lại chứng từ này.
d) Định khoản minh họa:
Căn cứ vào chứng từ đã phát sinh trong quý IV n ăm 2008, hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể sau:
Căn cứ phiếu chi số 320 ngày 22/10/2008, tạm ứng tiền cho Phùng Sĩ Tài đi công tác Hà Nội:
Nợ 141 10.000.000
Có 111 10.000.000
Căn cứ vào phiếu thu số 238 ngày 22/10/2008, hoàn ứng tiền đi công tác Hà Nội:
Nợ 111 2.000.000
Có 141 2.000.000
Căn cứ phiếu chi số 327 ngày 31/10/2008, tạm ứng tiền cho Nguyễn Cao Thế:tiền KSX:
Nợ 141 19.400.000
Có 111 19.400.000
Căn cứ phiếu chi số 346 ngày 11/11/2008, tam ứng tiền cho Mai Ngọc Thanh tiền tổ chức bản thảo:
Nợ 141 2.500.000
e) Sơ đồ hạch toán: 141 111 25.900.000 111 41.900.000 36.300.000 642 5.690.000 41.900.000 41.990.000 25.810.000 f) Chứng từ sổ sách minh họa:( phần phụ lục) - Giấy đề nghị tạm ứng( phụ lục số 1.3)
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng( phụ lục số 1.4)
- Sổ các tài khoản 141- tháng 12 năm 2008( ph ụ lục số 2.7 )
2.2.5.3. Kế toán các khoản phải trả ng ười bán:a. Chứng từ sử dụng:
