e. Báo cáo, sổ sách kế toán:
3.2. Biện pháp 2: Kiểm soát rủi ro trong khâu xuất và giao hàng:
Đặc trưng của công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ nói chung và công ty Cổ phần Dana nói riêng là tài sản lưu động chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản – tức hàng hóa chiếm tỷ trọng cao tổng tài sản. Chính vì thế nếu xảy ra tình trạng mất mát, giao hàng kém chất lượng sẽ gây tổn thất cho hoạt động kinh doanh rất lớn. mà việc xảy ra những rủi ro này chủ yếu gặp phải trong khâu xuất và giao hàng. Cho nên kiểm soát chặt chẽ khâu xuất và giao hàng nghĩa là ta đã giảm thiểu tổn thất, mất mát cho hoạt động kinh doanh của công ty :
Thực tế công tác xuất hàng và giao hàng công ty Cổ phần Dana cần chú trọng đến những điểm sau để có thể giảm thiểu sai sót, rủi ro:
Thủ kho chỉ thực hiện việc xuất hàng khi có lệnh bán hàng – Lệnh bán hàng là một chứng từ mệnh lệnh, yêu cầu thủ kho xuất hàng theo yêu cầu. Đây là thủ tục
kiểm soát quan trọng đảm bảo việc xuất hàng đúng thời gian, số lượng, chủng loại,
quy cách,…
Hoạt động giao hàng cần có một chứng từ chứng nhận thủ kho đã xuất hàng
và giao hàng cho khách gọi là Giấy giao hàng. Giấy giao hàng gồm các nội dung sau: Mã hàng, tên hàng, số lượng, chủng loại, quy cách, ngày giao, người giao, người nhận, địa điểm. Thủ tục kiểm soát này tránh được gian lận về phía khách hàng, người giao hàng (khách hàng khi đã ký tên vào giấy giao hàng nghĩa là đã nhận hàng và giao hàng theo đúng số lượng, quy cách,…trên giấy nhận hàng. Chứng từ này sẽ được đối chiếu với lệnh bán hàng, phiếu xuất kho,…
- Trong khâu giao hàng, cần có nhân viên giao hàng tách biệt với thủ kho. Thiết kế mẫu giấy giao hàng
Nhóm biện pháp trên nhằm giải quyết 2 vấn đề tồn đọng tại Công ty Cổ phần Dana hiện nay. Đó là:
Vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm giữa thủ kho và người giao hàng. Giảm thiểu được rủi ro, tổn thất, mất mát trong khâu xuất và giao
hàng.