Tổ chức theo hệ thống này, người mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng
hoá đơn bán hàng, còn người bán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dư nợ chi tiết theo từng hoá đơn thanh toán. Như vậy báo cáo khách hàng sẽ liệt kê tất cả hoá đơn chưa được thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời hạn nợ, theo hệ thống này, giấy báo trả tiền sễ là một bản sao của hoá đơn bán hàng, nó được gửi cùng hoá đơn cho khách hàng khi bán hàng.
Trường hợp số tiền thanh toán không khớp số tiền thanh toán theo từng hoá đơn thì hề thống sẽ tự động từ số tiền thanh toán vào một hoá đơn nào đó (thưògn là hoá đơn cũ nhât). Tuy nhiên doanh nghiệp bán thường thiết lập chính sách chiết khấu nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền chính xác theo từng hoá đơn để tiện việc tho dõi và đối chiếu, thuận lợi của phương pháp này việc xác định các khoản chiết khấu thanh toán rất rõ ràng vì thanh toán theo từng hoá đơn cụ thể. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi chi phí cao, thời gian nhiều vì theo dõi chi tiết theo từng hoá đơn.
b. Hệ thống chuyển số dư:
Trong hệ thống này, khách hàng không thanh toán chính xác theo từng hoá đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách hàng. Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ nhưng không chi tiết theo từng hoá đơn nghĩa là báo cáo khách hàng chỉ liệt kê các hoá đơn phát sinh trong kỳ
báo cáo, còn chi tiết số dư đầu kỳ, hệ thống phải dùng báo cáo khách hàng trước đó để tham khảo.
Phương pháp này không cần theo dõi chi tiết theo từng hoá đơn nên thường thích hợp với các công ty có số lượng lớn, mỗi khách hàng phát sinh mua nhiều lần, giá trị mỗi lần mua nhỏ. Thông thường các công ty thẻ tín dụng hình thức này để theo dõi thanh toán với khách hàng.
1.5.2.3. Báo cáo kế toán:
Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung
cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu, thông qua các báo
cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ biệc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.
Với mục đích này, trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan đến việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chương trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động.