thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng, thời gian giao hàng.
1.5.3. Sổ sách:
Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tuỳ theo việc xử lý bằng tay hay bằng máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau.
1.5.3. 1. Ghi chép bằng tay:
Việc ghi chép bằng tay được tiến hành trên ba nhật ký đặc biệt và một sổ chi tiết và sổ cái phù hợp. Đó là các nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán, Nhật ký thu tiền và sổ chi tiết khách hàng. Các loại sổ kế toán này bằng giấy và được ghi chép bằng tay.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký phù hợp. Hằng ngày, hàng tuần, hàng tháng kế toán chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các tài khoản liên quan trong sổ cái.
1.5.3.2. Ghi chép bằng máy:
1.5.4.Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu:
Một hệ thống thông tin kế toán còn cần được thiết kế để cung cấp các kiểm soát nhằm đạt mục tiêu:
Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được uỷ quyền và xét duyệt đúng đắn.
Chỉ ghi chép các nghiệ vụ có thực.
Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng đắn.
Ghi chép chính xác các nghiệp vụ. Đảm bảo an toàn các tài sản.
Thông thường hệ thống kế toán thực hiện các hoạt động kiểm soát liên quan tới kiểm soát thực hiện các hoạt động xử lý nghiệp vụ kinh tế liên quan, các kiểm soát chung liên quan tới hệ thống xử lý thông tin và các kiểm soát ứng dụng liên quan tới từng xử lý thông tin cụ thể.
1.5.4.1 Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế:
Trong chu trình doanh thu, các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ là:
Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán.
Nhận đặt hàng những hàng hoá và dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc
không có khả năng cung cấp.
Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng.
Xuất hàng khi chưa cho phép.
Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng.
Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng.
Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng.
Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán. Ghi sai khách hàng thanh toán.
Không nộp tiền thu.
Để có thể kiểm soát được các rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và quy trình xử lý nghiệp vụ cho phù hợp.
1.5.4.2. Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu:
Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong những nội dung rất quan trọng khi thiết kế hệ thống. Thông thường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao gồm rủi ro liên quan tới toàn bộ hệ thống thông tin và rủi ro liên quan tới quá trình xử lý thông tin.
Các rủi ro bao gồm:
Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ và các sự kiện kinh doanh.
Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin cần lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẫu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được.
Rủi ro liên quan tới báo cáo. Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận.
Để kiểm soát các rủi ro, kiểm soát ứng dụng bao gồm ba loại kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý.