c. Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu:
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ba n:
- Tổng Giá m Đốc: là người có quyền cao nhất trong Công ty, phụ trách chung toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, chỉ đạo về các công tác thuộc về tài chính, tổ chức hành chính, kinh doanh, nhân sự thông qua các trưởng bộ phận và Giám đốc các bộ phận. Tổng giám đốc là người đại diện cho Công ty chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh trước Công ty Savico và Nhà nước.
- Phó Tổng Giám Đốc: phụ trách hoạt động kinh doanh, kiêm phụ Giám đốc Kinh doanh xe ôtô. Chịu trách nhiệm quản lý chung tại Công ty khi Tổng Giám Đốc đi vắng.
- Giá m đốc bộ phận: tuỳ theo chức năng chính của từng bộ phận, các Giám đốc bộ phận phụ trách công tác chuyên môn và cung cấp các thông tin tham
mưu thuộc về chuyên môn để Ban giám đốc họp bàn đưa ra quyết định.
- Bộ phận kinh doanh: tham mưu cho Ban giám đốc về lĩnh vực kinh doanh
đề xuất cho GĐ ký các hợp đồng kinh tế và tiêu thụ xe, nghiên cứu thị trường,
thu thập xử lý thông tin và phối hợp với các phòng liên quan thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo, phòng còn đề ra các biện pháp nhằm đẩy
mạnh bán xe và mở rộng thị trường, xây dựng và triển khai chính sách bán hàng, chính sách giá dựa trên chính sách giá của Công ty, phòng còn có trách
nhiệm theo dõi và đôn đốc thu hồi công nợ từ phía khách hàng. Thực hiện các
nghiệp vụ thống kê bán hàng, tổ chức và thực hiện bảo quản, bàn giao, trưng
bày xe và thực hiện các báo cáo cho Giám đốc theo qui định của Công ty đề ra. Đây cũng là bộ phận trực tiếp thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và cũng là bộ phận quyết định bán hàng tại Công ty.
- Bộ phận dịch vụ: Cố vấn cho Ban giám đốc về việc thực hiện việc bảo dưỡng, bảo hành, sửa chữa xe cho khách hàng. Sắp xếp bố trí thời gian sửa chữa cho khách hàng theo qui trình 12 bước dịch vụ sửa chữa của Công ty Ford Việt Nam qui định, đăc biệt ưu tiên việc bảo hành bảo dưỡng cho xe Ford mà Công ty đã bán, thiết lập các hợp đồng sửa chữa và cung cấp các phụ tùng thay thế chính hiệu Ford, phối hợp với các phòng ban thực hiện chính sách
Quảng cáo và chăm sóc khách hàng sau khi bán xe.
Trung tâm AutoMar: Đây là bộ phận mới được hình thành trên cơ sở hợp tác giữa Công ty TM & DV Ôtô Ford với Cty Thiết Bị Phụ Tùng Ôtô Sài Gòn (SàiGòn Part). Trung tâm AutoMar chuyên thực hiện mua bán lắp ráp phụ kiện
và chăm sóc cho xe ôtô.
Bộ phận kế toán: tham mưu cho Ban giám đốc các lĩnh vực tài chính, hạch toán kế toán, phản ánh tình hình tài chính của Công ty để làm cơ sở cho việc
định hướng quản lý chặt chẽ lượng tiền mặt của Công ty và báo cáo số liệu kịp
thời về tổng công ty, thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ theo qui định của
bộ tài chính. Hướng dẫn các phòng ban có liên quan, các đối tác giao dịch với
Công ty về thủ tục thanh toán, quyết toán để đảm bảo cho hoạt động tài chính
của Công ty thông suốt và hiệu quả. Quản lý kho phụ tùng nhập xuất tồn cũng
như xe ô tô đúng với sổ sách và bố cáo cho Giám đốc hằng ngày theo qui định.
- Bộ phận hành chính: tham mưu cho Ban giám đốc về công tác nhân sự,
hành chính, đảm nhận các công tác đánh giá khen thưởng, kỹ luật, tuyển dụng lao động, quản lý cũng như phân công lịch trực của tổ bảo vệ Công ty, điều lái
xe và xe cho Giám đốc và các bộ phận khác đi công tác, giám sát toàn bộ thời
gian làm việc của nhân viên để chấm công, xây dựng kế hoạch tiền lương, phân phối tiền lương, thưởng, ngoài ra bộ phận hành chính còn thực hiện việc
tiếp khách, công tác hành chính văn phòng nhằm phục vụ cho hoạt động kinh
doanh của công ty.
Mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận:
Mỗi phòng ban, bộ phận của công ty đều có chức năng riêng biệt nhưng không tách rời nhau. Tất cả các kế hoạch kinh doanh do các bộ phận thực hiện đều phải cân nhắc dựa trên nguồn lực của công ty.
Nhận xét:
Với cơ cấu tố chức theo chức năng đã tạo nên sự linh hoạt trong việc giải quyết công việc. Giám đốc và các trưởng bộ phận trong quyền hạn của mình có thể đưa ra các quyết định về mặt chuyên môn cho bộ phận mình phụ trách đồng thời
tham mưu cho Ban giám đốc công ty về việc tổ chức nhân sự và tổ chức hoạt động
kinh doanh. Do có sự chuyên biệt về mặt chuyên môn trong từng bộ phận và phòng ban nên việc xây dựng các mục tiêu mang tầm chiến lược công ty chưa được chú trọng đúng mức. Vì vậy công ty cần phải tổ chức thêm bộ phận Marketing thực hiện nghiên cứu thị trường lập các kế hoạch kinh doanh dài hạn, tham gia vào việc xây dựng chiến lược kinh doanh cả về kinh doanh ôtô và kinh doanh dịch vụ tại công ty.