2. Thực tế phương pháp chọn mẫu áp dụng trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC thực hiện.
2.2.1. Thủ tục kiểm soát đối với hàng tồn kho của doanh nghiệp
Đối với các hàng tồn kho nhập trong kỳ:
o Đơn vị đã thiết lập một hệ thống luân chuyển chứng từ chặt chẽ nên đảm bảo rằng các đơn đặt mua hàng đã được cấp có thẩm quyền duyệt. Các đơn đặt hàng thường là giấy ruột, giấy bìa, thùng carton với khối lượng lớn.
o Phiếu nhập kho phải đính kèm với bản phô tô chứng từ vận chuyển và bản phô tô của hoá đơn mua hàng để tiện việc theo dõi, đối chiếu số liệu.
o Để đảm bảo rằng các bút toán được ghi vào sổ sách là chính xác về mặt số lượng và nghiệp vụ thì công ty đã tổ chức một hệ thống kế toán chặt chẽ, một nghiệp vụ được kế toán hàng tồn kho ghi, sau đó được kế toán tổng hợp rồi đến kế toán trưởng kiểm tra lại.
Đối với các hàng tồn kho xuất trong kỳ:
o Trưởng phòng bán hàng có trách nhiệm phê duyệt đơn hàng vì các Công ty sách thiết bị trường học thường đặt mua hàng với số lượng lớn. Đơn hàng được phê duyệt sẽ có chữ ký của trưởng phòng bán hàng.
o Để đảm bảo việc giao chính xác số lượng và loại sách cho đúng khách hàng, bộ phận giao hàng lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng được đánh số trước và được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho bộ phận vận chuyển của công ty có thể tiến hành giao hàng. Phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó.
o Phiếu xuất kho do bộ phận bán hàng phát hành và phải có đủ 5 chữ ký ở phiếu. Người lập phiếu ký để xác nhận việc lập phiếu, trưởng bộ phận bán hàng ký để xác nhận bán đúng và bán đủ, giám đốc ký để phê duyệt việc xuất bán, thủ kho ký để xác nhận việc xuất kho, khách hàng ký để xác nhận việc nhận đúng và đủ hàng. Phiếu xuất kho được phát hành 3 liên. Một liên gốc lưu ở bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu
và công nợ, 1 liên cho thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho, 1 liên giao cho kế toán để phản ánh lên sổ kế toán doanh thu, hàng tồn kho, công nợ.