Chương 6 Xử lý số liệu với bảng
6.3 Một số hàm thông dụng & cách sử dụng
6.3.1 Các hàm MIN, MAX, AVERAGE
Công dụng:
- Hàm MAX: Tính giá trị cao nhất của các giá trị được liệt kê.
- Hàm MIN: Tính giá trị thấp nhất của các giá trị được liệt kê.
- Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng của các giá trị được liệt kê.
Ví dụ: Tính Trung bình cộng, Điểm cao nhất và Điểm thấp nhất của các học viên như sau:
6.3.2 Hàm COUNT, COUNTA, COUNTBLANK
Công dụng:
- Hàm COUNT: Đếm số ô có giá trị kiểu số trong danh sách đối số.
- Hàm COUNTA: Đếm số ô có dữ liệu (không rỗng) trong danh sách đối số.
- Hàm COUNTBLANK: Đếm số ô rỗng trong danh sách đối số.
Ví dụ: Xét ví dụ sau và áp dụng các hàm COUNT, COUNTA, COUNTBLANK.
6.3.3 Hàm RANK
Công dụng: Tính thứ hạng của một giá trị số so với một khối giá trị.
Cú pháp: RANK(giá trị số cần tính thứ hạng, khối giá trị, kiểu xếp hạng)
Kiểu xếp hạng: có 2 giá trị (kiểu)
- Giá trị lớn, xếp hạng nhỏ thường dùng trong xếp loại học tập kiểu xếp hạng = 0 - Giá trị lớn, xếp hạng lớn thường dùng trong thể thao kiểu xếp hạng = 1.
Ví dụ: Xếp thứ hạng theo điểm của danh sách sau:
6.3.4 Hàm ROUND
Công dụng: Làm tròn một giá trị số hay biểu thức số Cú pháp: ROUND(Giá trị số hay biểu thức số, N) Với N là một số nguyên, có 3 trường hợp:
- N > 0: Làm tròn lấy N số lẻ - N = 0: Làm tròn đến hàng đơn vị
- N < 0: Làm tròn phần nguyên của giá trị số
N = -1: Làm tròn hàng chục
Ví dụ: Làm tròn 12345.23456
6.3.5 Hàm IF
Công dụng: Dùng lựa chọn giữa 2 giá trị phụ thuộc vào một biểu thức điều kiện.
Cú pháp: IF(Biểu thức điều kiện, Giá trị đúng, Giá trị sai) Ta có thể phát biểu hàm IF như sau:
- Nếu biểu thức điều kiện đúng thì nhận giá trị đúng, ngược lại thì nhận giá trị sai - Biểu thức điều kiện là một phát biểu logic chỉ có 2 giá trị là TRUE hay FALSE.
Biểu thức điều kiện gồm 2 vế liên tiếp với nhau bằng các toán tử so sánh sau:
> Lớn hơn
>=
Lớn hơn hoặc bằng
<
Nhỏ hơn
<=
Nhỏ hơn hoặc bằng
=
Bằng
<>
khác - Ví dụ:
=3>8 FALSE;
= 3<8 TRUE
Ví dụ: Hãy xác định kết quả: Nếu điểm >=5 thì “Lên lớp”, ngược lại thì “Ở lại”
Ta có thể phân tích như sau: Điều kiện: >=5; Giá trị đúng là “Lên lớp”; Giá trị sai là “Ở lại”.
6.3.6 Biểu thức điều kiện phức
Gồm nhiều biểu thức điều kiện đơn liên kết với nhau có ý nghĩa và hay hoặc. Để liên kết các biểu thức điều kiện thì ta phải mô tả bằng các lời gọi hàm.
6.3.6.1 Hàm AND
Công dụng: Dùng liên kết các biểu thức điều kiện có ý nghĩa và.
Cú pháp: AND (biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2,...)
- Cho kết quả là TRUE khi tất các biểu thức điều kiện bên trong nó đều TRUE.
- Cho kết quả là FALSE khi có ít nhất biểu thức đkều kiện bên trong nó là FALSE.
Ví dụ: = AND (5>=3, 7>=6, 9<>8) TRUE
= AND (5>=3, 7>9, 9<>8) FALSE 6.3.6.2 Hàm OR
Công dụng: Dùng liên kết các biểu thức điều kiện có ý nghĩa hoặc Cú pháp: OR (biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, ...)
- Cho kết quả là FALSE khi tất cả các biểu thức điều kiện bên trong nó là FALSE.
Ví dụ: =OR (6>=5, 4>=5, 9=8) TRUE
=OR (6<5, 4>5=5, 9=8) FALSE Thực hành:
- Nếu ĐKQ >=8.0 và Điểm thấp nhất >=6.5 ... Giỏi - Nếu ĐKQ >= 6.5 và Điểm thấp nhất >=5.0 ... Khá - Nếu ĐKQ <=5.0 và Điểm thấp nhất >=3.5 ... TB - Còn lại ... Kém
6.3.7 Các hàm xử lý kiểu chuỗi 6.3.7.1 Hàm LEFT
Công dụng: Lấy N ký tự từ bên trái (từ đầu chuỗi) của một chuỗi.
Cú pháp: LEN (chuỗi, N)
Với N là số ký tự cần lấy (N là một số nguyên dương).
Ví dụ: Lấy 2 ký tự từ trái sang: = LEFT(“Tin hoc dai cuong”, 2) Ti Lấy 1 ký tự từ trái sang: = LEFT(“Tin hoc dai cuong”) T 6.3.7.2 Hàm RIGHT
Công dụng: Lấy N ký tự từ bên phải (từ cuối chuỗi) của một chuỗi.
Cú pháp: RIGHT (chuỗi, N)
Với N là số ký tự cần lấy (N là một số nguyên dương)
Ví dụ: Với D4=”L3-0987”
Lấy 2 ký tự từ phải qua của D4: = RIGHT(D4, 2) 87 Lưu ý: Giá trị trả về của hàm RIGHT là một chuỗi ký số 6.3.7.3 Hàm VALUE
Công dụng: Dùng chuyển một chuỗi ký số thành kiểu số.
Cú pháp: VALUE (chuỗi ký số) Ví dụ: Với D4=”L3-0987”
Lấy 2 ký tự từ phải qua của D4 và chuyển sang kiểu số: = VALUE(RIGHT(D4,2)) 87 6.3.7.4 Hàm MID
Công dụng: Lấy N ký tự kể từ vị trí thứ M (tính từ bên trái của một chuỗi) Cú pháp: MID (Chuỗi, M, N)
- Với M, N là các số nguyên dương - M chỉ vị trí cần lấy (từ trái sang) - N là số ký tự cần lấy
Ví dụ: Với D4=”L3-0987”
Lấy 2 ký tự thứ 2 và 3 từ trái qua của D4: = MID(D4,2,2) “3-”
6.3.7.5 Hàm LEN
Công dụng: Tính độ dài của chuỗi – đếm số ký tự có trong chuỗi Cú pháp: LEN (chuỗi)
- Chuỗi có thể là kết quả của một biểu thức
- Khoảng trắng vẫn được xem là một ký tự (ký tự trắng).
6.3.7.6 Toán tử nối chuỗi:
Ta sử dụng toán tử & để nối chuỗi. Ví dụ: = “Excel”& “XP” “ExcelXP”
6.3.8 Hàm dò tìm theo cột (VLOOKUP)
Cú pháp: VLOOKUP (giá trị dò, bảng phụ, số thứ tự cột lấy, kiểu dò) - Giá trị dò: Giá trị cần dò tìm
- Bảng phụ: một vùng để dò tìm Giá trị dò, gồm các thông tin sau:
Cột thứ 1: Liệt kê đầy đủ các giá trị dò
Các cột tiếp theo: Liệt kê các dữ liệu cần đọc vào
- Số thứ tự cột lấy: Là một số nguyên chỉ thứ tự của cột cần đọc dữ liệu vào.
- Kiểu dò: Có 2 kiểu:
Dò tìm chính xác, nếu không có thì báo lỗi N/A, dùng kiểu dò = 0 (hoặc FALSE)
Dò tìm gần đúng, hay còn gọi là kiểu dò xấp xỉ nhỏ hơn, sử dụng kiểu dò = 1 (hoặc TRUE)
Ví dụ 1: Điền Tên vật tư và Đơn giá vào Bảng cần tính dựa vào Mã số và Bảng 1
Ví dụ 2: Điền Xếp loại vào Bảng cần tính dựa vào Điểm trung bình và Bảng tiêu chuẩn xếp loại.
Lưu ý:
- Cột Điểm trong bảng Tiêu chuẩn xếp loại phải được sắp xếp tăng dần.
- Sử dụng kiểu dò gần đúng = 1 (hoặc TRUE).
- Khi sử dụng hàm dò tìm, mà ta bỏ qua không gõ vào giá trị đối số thứ 4 (kiểu dò), thì đó chính là kiểu dò gần đúng.
Chú ý – đối với kiểu dò gần đúng = 1 (1). Phương thức dò với kiểu dò = 1
Hàm VLOOKUP mang giá trị dò lướt qua trên cột 1 của bảng phụ, hàm sẽ dừng dò khi:
- Gặp ô có giá trị bằng với giá trị dò.
- Nếu không sẽ tiếp tục dò cho đến khi gặp ô có giá trị lớn nhất trong các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị đem đi dò, và sẽ lấy ra dữ liệu ở cột tương ứng.
(2). Điều kiện để kiểu dò = 1 thực hiện đúng - Bảng phụ phải được sắp tăng dần theo cột 1
- Giá trị đem dò phải >= giá trị nhỏ nhất được liệt kê trong cột 1 của bảng phụ (3). Khi nào dùng kiểu dò = 1
- Khi có một khoảng giá trị dò (nhiều) mà chỉ có một giá trị trả về.
6.3.9 Hàm dò tìm the o hàng ngang (HLOOKUP)
Cú pháp: HLOOKUP (giá trị đem dò, bảng phụ, số thứ tự hàng lấy, kiểu dò)
- Bảng phụ: gồm
o Hàng thứ 1: Liệt kê đầy đủ các giá trị dò
o Các hàng tiếp theo: Liệt kê dữ liệu được đọc vào.
- Số thứ tự hàng lấy: Là một số nguyên chỉ thứ tự của hàng cần đọc dữ liệu vào.
- Kiểu dò: Có 2 kiểu
o Dò tìm chính xác, nếu không có báo lỗi N/A, dùng kiểu dò = 0.
o Dò tìm gần đúng, hay gọi là xấp xỉ nhỏ hơn, dùng kiểu dò = 1.
Ví dụ: Điền Giá vào Bảng cần tính dựa vào Mã CTừ, Loại và Bảng 1.
Đơn giá: Lấy ký tự bên trái của Mã CTừ đem dò ở hàng thứ 1 của bảng 1; lấy Giá ở hàng thứ 2 nếu loại là 1, hàng thứ 3 nếu loại là 2, sử dụng kiểu dò tìm chính xác.
6.3.10 Các hàm xử lý kiểu ngày tháng 6.3.10.1 Hàm DATE
Công dụng: Dùng chuyển 3 giá trị Y, M, D thành một giá trị kiểu ngày tháng.
Cú pháp: DATE (Y,M,D) với:
- Y: Giá trị chỉ năm trong khoảng 1990 – 9999 (4 chữ số) - M: Giá trị chỉ tháng
- D: Giá trị chỉ ngày.
Ví dụ: Tính tỷ giá USD với VND biết: nếu ngày lập HĐ từ ngày 15/08/2010 về sau thì tỷ giá là 21000, ngược lại tỷ giá là 19500.
6.3.10.2 Hàm YEAR, MONTH, DAY
Công dụng:
- Hàm YEAR: Tính giá trị năm trong một giá trị kiểu ngày tháng - Hàm MONTH: Tính giá trị tháng trong một giá trị kiểu ngày tháng.
- Hàm DAY: Tính giá trị ngày trong một giá trị kiểu ngày tháng.
Ví dụ:
6.3.10.3 Hàm DATEDIF()
Công dụng: Sử dụng để tính toán khoảng cách của 2 ngày.
Cú pháp: DATEDIF(ngày đầu, ngày cuối, “loại kết quả”)
Loại kết quả là loại kết quả trả về của hàm (khi sử dụng trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc) - Y: số năm chênh lệch của ngày đầu và ngày cuối
- M: số tháng chênh lệch của ngày đầu và ngày cuối - D: số ngày chênh lệch của ngày đầu và ngày cuối
- Md: số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số tháng.
- Yd: số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm.
Ví dụ: