6.3Một số hàm thông dụng & cách sử dụng
6.5.2.3 Lọc dữ liệu
Tính năng lọc dữ liệu là một điểm mạnh của chương trình bảng tính nói chung và của Microsoft Office Excel 2003 nói riêng. Tính năng này cho phép tìm kiếm và hiển thị một cách nhanh chóng những thông tin dữ liệu theo các yêu cầu đặt ra. Có hai lệnh lọc dữ liệu là Auto Filter và Advanced Filter.
Lọc dữ liệu bằng lệnh Auto Filter
MS Excel 2003 cung cấp cho người dùng công cụ Data – Auto filter để kết xuất thông tin một cách nhanh chóng, đơn giản. Trong những trường hợp điều kiện ràng buộc không quá phức tạp thì Data – Auto Filter là công cụ rất hữu hiệu. Để sử dụng công cụ này, ta tiến hành theo trình tự sau:
- Nhấn chuột trên ô bất kỳ của vùng dữ liệu khảo sát.
- Thực hiện lệnh Data/Filter/Auto Filter, Excel sẽ tự động chèn thêm các mũi tên (để mở các thực đơn trải xuống) ở ngay bên phải các tiêu đề cột.
Hình 6.28Lọc dữ liệu bằng lệnh Auto Filter
- Nhấn chuột trên mũi tên ở cột cần chọn thông tin dữ liệu để lọc rồi dùng thanh trượt để xem toàn bộ nội dung của cột, sau đó nhấn chuột trên thông tin muốn chọn làm điều kiện lọc dữ liệu của cột đó. Khi cần lọc với những toán tử so sánh, nhấn chuột trên Custom… Trong hộp thoại Custom AutoFilter có thể kết hợp hai điều kiện lọc theo kiểu “và” (AND) hay “hoặc” (OR).
Hình 6.29Hộp thoại Custom AutoFilter
Ở đây, người sử dụng có thể lọc theo những điều kiện khác nhau nhờ có thực đơn trải xuống bằng cách chọn các tiêu thức lọc khác nhau trong các cột khác nhau.
Lựa chọn Ý nghĩa
Equals = bằng
Does not equal <> khác Is greater than > lớn hơn
Is greater than or equal to >= lớn hơn hoặc bằng
Is less than < nhỏ hơn
Is less than or equal to <= nhỏ hơn hoặc bằng
Bảng 6.11Các tiêu chuẩn so sánh trong Custom AutoFilter
- Thực hiện tiếp việc đặt điều kiện lọc ở những cột khác. Mũi tên ở thực đơn trải xuống của các cột đã đặt điều kiện lọc sẽ có màu đổi khác để dễ phân biệt.
Chú ý:
- Khi cần hiển thị lại toàn bộ nội dung của cột, nhấn chuột trên chữ All của thực đơn trải xuống ở cột đó.
- Để hiển thị lại toàn bộ bảng tính, thực hiện lệnh Data/Filter/Show All
- Để hiển thị lại toàn bộ bảng tính và gỡ bỏ các mũi tên, thực hiện lệnh Data/Filter rồi nhấn chuột trên lệnh AutoFilter (để gỡ bỏ lệnh này).
Lọc dữ liệu bằng lệnh Advanced Filter
Muốn áp dụng lệnh Advanced Filter để lọc phải tạo ra một vùng chứa điều kiện lọc (Criteria
Range). Dưới đây trình bày các thao tác của việc lọc dữ liệu bằng Advanced Filter.
Các thao tác tiến hành như sau:
- Tạo vùng chứa điều kiện lọc. Vùng này có thể đặt ở ngay dưới bảng tính và có cấu trúc bao gồm :
Dòng thứ nhất chứa tiêu đề cột của cột dùng làm điều kiện lọc.
Dòng kế tiếp ghi những điều kiện cụ thể, cách ghi được quy ước ở mục sau. - Nhấn chuột trên ô bất kỳ của bảng tính.
- Thực hiện lệnh Data/Filter/Advanced Filter, MS Excel 2003 sẽ hiển thị hộp thoại
Advanced Filter:
Hình 6.30Hộp thoại Advanced Filter
- Trong khung Action, chọn vị trí hiển thị các thông tin đã được lọc
Filter the List, in-place: Hiển thị những thông tin đã lọc (là các hàng) ngay trên
vùng cơ sở dữ liệu đang khai thác.
Copy to Another Location: Sao chép thông tin đã lọc vào vùng khác của bảng
tính.
- Khai báo tiếp trong các khung
List Range: Tọa độ của vùng khai thác dữ liệu.
Criteria Range: Tọa độ của vùng điều kiện.
Copy To: Tọa độ của vùng xuất dữ liệu đã lọc, chỉ khai mục này khi ở khung Action đã chọn Copy to Another Location.
- Nhấn nút OK.
Chú ý:
- Khi cần hiển thị lại toàn bộ bảng tính thực hiện lệnh Data/Fitler/Show All.
- Các vùng khai thác, vùng điều kiện và vùng xuất dữ liệu lọc không nhất thiết phải trên cùng một bảng tính.
- Các vùng khai thác, vùng điều kiện và vùng xuất dữ liệu lọc không được trùng lặp, khi cần có thể khai báo lại.
Cách ghi điều kiện lọc dữ liệu
Điều kiện lọc dữ liệu có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể. Trong bảng dưới đây là các trường hợp điều kiện lọc có thể xảy ra.
Điều kiện
Điều kiện đơn Điều kiện hỗn hợp
Dữ liệu chuỗi Dữ liệu loại số Dữ liệu công thức Cùng cột Khác cột Chính xác Không chính xác Chính xác Không chính xác Dữ liệu số Chuỗi điều kiện OR AND OR AND OR
Bảng 6.12Cách ghi điều kiện lọc dữ liệu
Điều kiện đơn, dữ liệu loại chuỗi và chính xác
- Nhập ký tự canh biên và dấu = - Nhập chuỗi dữ liệu chính xác.
Điều kiện đơn, dữ liệu loại chuỗi và không chính xác Điều kiện đơn, dữ liệu số chính xác
Điều kiện đơn số liệu không chính xác: Sử dụng toán tử so sánh: <, >, =, <=, >=, <>
Điều kiện đơn dữ liệu dạng công thức: Trong vùng điều kiện, tạo một cột có tên khác với tất cả
các tiêu đề cột của bảng tính cơ sở dữ liệu đang khai thác.
Điều kiện hỗn hợp, cùng cột, cùng số liệu số, điều kiện: Tạo thêm cột điều kiện thứ hai cùng
tiêu đề cột và ghi điều kiện ở hai cột trên cùng một dòng, mỗi cột ghi một điều kiện (có thể sử dụng toán tử so sánh).
Điều kiện hỗn hợp, cùng số, dữ liệu số, điều kiện: Nhập điều kiện trên hai dòng riêng biệt (có
Điều kiện hỗn hợp, cùng cột, dữ liệu chuỗi điều kiện: Ghi hai điều kiện trên hai dòng riêng biệt. Điều kiện hỗn hợp, khác cột, điều kiện: Hai cột (mỗi cột một điều kiện) ghi điều kiện trên cùng
một hàng.
Điều kiện hỗn hợp, khác cột, điều kiện: Hai cột (mỗi cột một điều kiện), mỗi điều kiện ghi trên
một dòng riêng.
Tổng hợp số liệu theo nhóm – Sub Toltal
Trong thực tế nhiều khi đòi hỏi phải thực hiện tổng hợp dữ liêu theo từng nhóm chẳng hạn: Số lượng cán bộ nhân viên toàn cơ quan và trong từng đơn vị trong cơ quan; Tổng số tiền học bổng cấp phát cho sinh viên từng lớp và toàn bộ tiền học bổng cấp phát cho sinh viên toàn trường,... Để thực hiện công việc tổng hợp trên, MS Excel 2003 cung cấp cho ta chức năng tổng hợp SubTotal. Chức năng này thực hiện việc thống kê tính toán ở mỗi nhóm dữ liệu trên những cột lựa chọn trong phạm vi vùng dữ liệu. MS Excel 2003 tự động phân tích các nhóm dữ liệu và chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê tính toán và một dòng tổng kết ở cuối vùng dữ liệu. Các bước thực hiện như sau:
- Sắp xếp lại vùng cơ sở dữ liệu theo thứ tự của vùng cần thực hiện việc thống kê
Nhấn chuột trên vùng cần sắp xếp.
Nhấn tiếp nút Sort Ascending hoặc Sort Descending trên thanh dụng cụ. - Nhấn chuột trên ô bất kỳ trong vùng dữ liệu vừa sắp xếp xong.
Hình 6.31Hộp thoại Subtotal
- Chọn vùng tin chứa dữ liệu cần phân tích theo nhóm trong khung At Each Changein
bằng cách nhấn chuột vào mũi tên ở cuối khung làm xuất hiện tên các vùng tin dữ liệu để chọn tiếp vùng cần tính tổng bộ phận.
- Nhấn chuột vào mũi tên ở cuối khung Use Function để chọn hàm cần sử dụng. - Trong khung Add Subtotal To: chọn những vùng tin chứa dữ kiện thống kê tính toán. - Lựa chọn những tham số khác trong ba ô dưới đây khi cần biết :
Replace Current Subtotal: Bật/tắt việc thay thế cho phạm vi vùng dữ liệu hiện
hành.
Page Break Between Groups:Bật/tắt cho việc tự động tạo ngắt trang giữa các
nhóm dữ liệu.
Summary Below Data: Bật/tắt cho việc tự động tạo các dòng thống kê tính toán
phía dưới các nhóm. - Nhấn nút OK.
Hình 6.32Kết quả tính toán bằng Subtotal
Để huỷ bỏ việc thống kê tính toán vừa thực hiện, ta thực hiện lệnh Data/Subtotals và chọn
Remove All (hoặc lệnh Edit/Undo Subtotal).