Tạo đồ thị, biểu đồ trong bảng tính
6.2.2Khái niệm hàm, công thức
6.2.2.1 Hàm
Trong quá trình xây dựng bảng tính, ngoài một số biểu thức đơn giản do người dùng tự tạo, để kết xuất nhanh chóng các dạng thông tin cung cấp cho người dùng, Microsoft Excel 2003 cung cấp một loạt các hàm giúp làm việc thuận tiện và hiệu quả hơn trong môi trường bảng tính.
Dạng tổng quát
Trong đó:
- Tên hàm là tên hàm mẫu được Microsoft Excel 2003 quy định. Hàm cũng như các công thức
đều phải được bắt đầu bởi dấu “=”.
- <Danh sách các đối số> có thể là danh sách các giá trị, dãy các ô, tên vùng, tên công thức, tên hàm, … các đối số được phân cách nhau bởi dấu phẩy.
- <Danh sách các đối số> phải được đặt trong cặp dấu ngoặc đơn “(…)” kể cả các hàm mẫu không có đối số cũng phải có cặp dấu ngoặc đơn sau tên hàm, tên hàm và đối số không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.
- Khi sử dụng hàm, cần phải lưu ý tìm hiểu xem hàm đó phải được cung cấp bao nhiêu đối số, giá trị trả về là gì?
Ví dụ:
- TODAY(): cho kết quả là ngày hiện tại trong máy.
- AVERAGE(A1, B5, D8): cho kết quả là trung bình cộng của các số trong các ô A1, B5 và D5 (hàm nhiều đối số)
Quy tắc sử dụng hàm:
- Hàm phải được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu của một phép tính. - Tên hàm
Viết thường hay viết hoa.
Vừa viết thường vừa viết hoa. - Các đối số
Có thể có hoặc không – phải đặt trong hai dấu “(…)”
Cách nhau bởi dấu phẩy.
Có thể chưa nhiều nhất 30 đối số và không được vượt quá 255 ký tự. - Trong hàm không được có dấu cách
- Trường hợp dùng một hàm để làm đối số cho một hàm khác (hàm lồng nhau), nhiều nhất là 7 mức (đối với Excel 2003) thì không cần viết dấu = trước tên hàm đó.
- Ví dụ:
Các ô A1, B1 chứa các số đo các cạnh của tam giác vuông, khi đó công thức = SQRT(SUM(A1^1,B1^2)) gõ tại ô C1 cho số đo cạnh huyền của tam giác đó
6.2.2.2 Công thức
Công thức bắt đầu bởi dấu “=” Gồm: Địa chỉ, hằng, miền… Toán tử Hàm 6.2.2.3 Nhập công thức và hàm Tên hàm Ý nghĩa Ví dụ Một số hàm toán học
ABS(N) Trả về giá trị tuyệt đối của N. ABS(2)=2 ABS(-1)=1
Tên hàm Ý nghĩa Ví dụ
INT(N) Trả về phần nguyên của biểu thức số N.
ROUND (<Biểu thức
số>, n)
Hàm thực hiện làm tròn giá trị của <Biểu thức số> đến n số lẻ sau dấu phẩy nếu n > 0 và làm tròn về bên trái đến hàng đơn vị, chục, trăm, nghìn… nếu n=-1, -2, -3…
ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(543454.56436, 2)=543454.56
SQRT(đối số) Trả về căn bậc hai của đối số. SQRT(16) = 4
SUM(danh sách các trị) Tính tổng các trị trong <danh sách các trị> Một số hàm thống kê AVERAGE(đối số 1, đối số 2…)
Trả về giá trị trung bình cộng của các đối số Nếu A1: A5 chứa các số 10,7,9,27,2 thì:
AVERAGE(A1:A5)=11
MAX(đối số 1, đối số
2…)
Trả về giá trị lớn nhất trong tập hợp các giá trị.
Nếu A1: A5 chứa các số 10,7,9,27,2 thì:
MAX(A1:A5)=27 MAX(A1:A5, 30)=30
MIN(đối số 1, đối số
2…)
Trả lại giá trị nhỏ nhất trong tập hợp các giá trị.
Nếu A1: A5 chứa các số 10,7,9,27,2 thì:
MIN(A1:A5)=2 MIN(A1:A5, 0)=0
COUNT(đối số 1, đối
số 2…)
Đếm số ô chứa số và các số trong danh sách đối số.
Tên hàm Ý nghĩa Ví dụ
RANK(number, ref,
order)
Trả lại số thức tự trong một danh sách số.
Một số hàm chuỗi TEXT(value,
format_text)
Đổi các giá trị số thành text với định dạng cho trước.
LEFT(<biểu thức chuỗi>, n)
Trích n kí tự phía bên trái của <biểu thức chuỗi> (<biểu thức chuỗi> có thể là chuỗi kí tự cụ thể)
=LEFT(“ABCDEFGH”, 3) cho kết quả là “ABC”
RIGHT(<biểu thức chuỗi>, n)
Trích n kí tự phía bên phải của biểu thức chuỗi =RIGHT(“ABCDEFGH”, 3) cho kết quả là “FGH” Một số hàm ngày tháng DATE(year, month, day)
Chỉ ra ngày dạng số ứng với ngày tháng năm.
=DATE(04,09,27) trả về 27-09-04
DAY(date) Số ngày trong tháng của biến ngày tháng date.
=DAY(27-09-04) trả về 27
MONTH(date) Số tháng trong năm của biến ngày tháng
date.
=MONTH(27-09-04) trả về 9
TIME(hour, minute,
second)
Chỉ ra thời gian dạng số. =TIME(19,5,14) trả về 19:05:14 hoặc 7:05PM
WEEKDAY(date) Chỉ ra số thứ tự của ngày trong tuần của biến ngày tháng date (Thứ Hai là ngày thứ 1, Thứ Ba là ngày thứ 2, …, Chủ Nhật là ngày thứ 7)
= WEEKDAY(27-09-04) trả về 6
Tên hàm Ý nghĩa Ví dụ
Một số hàm logic
EXACT(text1, text2) Nhận giá trị TRUE hay FALSE phụ thuộc vào hai chuỗi text1 và text2 có giống hệt nhau hay không?
=EXACT(“Excel”, “Excel”) trả về TRUE =EXACT(“EXCEL”, “Excel”) trả về FALSE FIND(find_text, text, atnum)
Vị trí của chuỗi con (find_text) trong chuỗi lớn text bắt đầu từ vị trí atnum. Hàm này phân biệt hoa, thường.
=FIND(“e”,
“Excel2003”) trả về 4
AND(logic1,
logic2…)
Nhận giá trị TRUE nếu tất cả các biểu thức logic1, logic2,… đều là TRUE, nhận giá trị FALSE nếu có ít nhất một đối số là FALSE.
=AND(5>3, 6>4) trả về TRUE =AND(5>3, 6<4) trả về FALSE IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Trả lại giá trị ghi trong value_if_true nếu logical_test là TRUE và giá trị ghi trong value_if_false trong trường hợp ngược lại. Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp.
NOT(logic) Hàm phủ định
OR(logic1, logic2,…) Nhận giá trị TRUE nếu một trong số các
biểu thức logic1, logic2,… là TRUE, nhận giá trị FALSE nếu tất cả các biểu thức đó là FALSE.
=OR(5>3, 6<=4) trả về TRUE
=OR(5<3, 6<=4) trả về FALSE
TRUE() Nhận giá trị logic TRUE
Bảng 6.10Một số hàm thông dụng trong Microsoft Excel 2003
Cách sử dụng hộp thoại funciton
Trong trường hợp không nhớ chính xác tên hàm hoặc cú pháp của hàm có thể dùng cách sau:
2. Chọn thực đơn Insert/ Function xuất hiện hộp thoại: 3. Trong hộp Function Category chọn tên nhóm hàm
Tên nhóm ý nghĩa:
Most Recently Used: Các hàm hay dùng nhất All: Tất cả các hàm
Financial: Các hàm tài chính
Date & Time: Các hàm kiểu ngày tháng Math & Trig: Các hàm toán học
Statistical: Các hàm thống kê
Lookup & Reference: Các hàm tìm kiếm Text: Các hàm logic
Information: Các hàm thông tin
4. Kích chuột trong hộp Function Name để chọn tên hàm cần thiết.
5. Sau khi kích vào OK, tên hàm xuất hiện tại vị trí cần dán hàm và xuất hiện hộp hội thoại hướng dẫn vào các đối số của hàm. Ví dụ như nếu chọn hàm SUM, sẽ xuất hiện hộp thoại sau:
6. Sau khi nhập vào các đối số, click nút OK.