6.3Một số hàm thông dụng & cách sử dụng
6.5.1 Cơ sở dữ liệu trong bảng tính
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức dưới dạng bảng bao gồm các dòng và các cột.
Mỗi cột được gọi là một trường (field), trong đó hàng đầu tiên của cột là tên trường (field name) – hay còn gọi là cột. Tiêu để cột phải là dữ liệu dạng chuỗi. Trong một cột chỉ chứa các dữ liệu thông tin theo một kiểu nhất định (dữ liệu có thể là chuỗi ký tự, số, ngày tháng, công thức hoặc hàm nhưng phải là một dữ liệu đồng nhất trong một cột). Cột là một đặc trưng của tệp cơ sở dữ liệu phản ánh một khía cạnh cụ thể cần quản lý.
Mỗi dòng là tập hợp của những dữ liệu (thuộc các cột khác nhau) có liên quan với nhau, được gọi là một bản ghi (record) – hay còn gọi là hàng. Hàng là tập hợp các thông tin phản ánh một đối tượng cần quản lý.
Trên hàng đầu tiên của các cột là tiêu đề cột viết ở dạng chuỗi ký tự. Trong mỗi cột chỉ chứa một loại dữ liệu và có nội dung riêng. Từ hàng thứ hai trở đi mỗi hàng là một bản ghi về một đối tượng.
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính được tạo để lưu trữ, bảo trì dữ liệu nhằm: - Truy cập thông tin
- Sắp xếp dữ liệu theo một tiêu chuẩn nào đó.
- Liệt kê, trích rút, thêm bớt hay sửa đổi các mẫu tin hay thay đổi một số thuộc tính các mẫu thông tin trong cơ sở dữ liệu.
- Phân tích, tổng hợp dữ liệu.
Các yếu tố cơ bản
Miền dữ liệu (database): chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả tiêu để. Miền dữ liệu là vùng cơ
sở dữ liệu gồm ít nhất hai dòng, dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, tên trường phải là dữ liệu kiểu chuỗi và không được trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu.
Miền tiêu chuẩn (Criteria): chứa điều kiện tìm kiếm, xóa, rút trích… để phục vụ cho việc xử lý
kết xuất thông tin trong cơ sở dữ liệu. Bảng này cũng gồm ít nhất hai dòng, dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện tiêu chuẩn.
Extract Area (Vùng kết xuất hay vùng trích dữ liệu): là vùng chứa thông tin được kết xuất chính là các bản ghi của cơ sở dữ liệu thỏa mãn các điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút trích. Chỉ dùng vùng này trong trường hợp thực hiện thao tác rút trích, còn các thao tác tìm kiếm, xóa,… không cần sử dụng đến vùng này.